Plantilla gratuita de diagrama de Gantt de Google Sheets

Cuando se trata de diagramas de Gantt, es posible que ni siquiera se dé cuenta de lo que se necesita para crear uno. Tal vez haya examinado numerosos sistemas y programas de software en el pasado y haya pensado en probar los diagramas de Gantt, pero no estaba tan seguro. Tal vez estabas un poco abrumado por el coste de entrar en estos programas antes de entender cómo funcionaban y si eran una buena idea para ti. Pues bien, la nueva plantilla de diagrama de Gantt de Google Sheets que hemos creado es justo lo que necesitas.

Entender los diagramas de Gantt

Empecemos con un breve resumen de lo que son los diagramas de Gantt y por qué debería tenerlos en cuenta para su empresa. Estos diagramas te permiten planificar los proyectos en los que estás trabajando para que todos los miembros de tu equipo sepan lo que está pasando. Están diseñados para ayudarle a controlar quién es responsable de las distintas tareas de su empresa. De esta forma, puedes asegurarte de que todo se está haciendo y de que las personas responsables de las distintas tareas saben lo que se supone que tienen que hacer.
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Los diagramas de Gantt se pueden personalizar para que se ajusten exactamente a lo que necesitas en tu empresa. Pueden realizar el seguimiento de múltiples proyectos con múltiples tareas y subtareas y numerosos plazos. Pueden ayudarle a gestionar equipos grandes, pequeños y todo lo demás. Pueden mantener a todo el mundo en el buen camino y listo para ponerse en marcha, independientemente de lo que haya que hacer. En resumen, estos gráficos pueden ayudarle a hacer cualquier cosa relacionada con el seguimiento de sus diferentes proyectos y a mantener a su equipo donde debe estar en cada momento. Eso le ayudará a mantenerse a la vanguardia.

¿Por qué Google Sheets?

Lo bueno de usar Google Sheets para esta plantilla es que es 100% gratis. Ahora bien, puedes descargar el sistema en Excel si ya tienes Microsoft Office en tu ordenador, pero si no quieres pagar por ese servicio, Google te ofrece una alternativa gratuita. Queríamos asegurarnos de que cualquiera que quiera probar los diagramas de Gantt pueda hacerlo, y la mejor manera de asegurarnos de ello es ofrecerte una versión gratuita que puedas probar sin importar qué otro software tengas en tu ordenador.
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Aunque este sistema va a ser una versión ligeramente más simplificada que la que encontrarás a través de nuestro software real, todavía te va a dar suficiente de una prueba para que puedas ver si esto es algo que quieres probar por ti mismo. Quieres asegurarte de que tienes la oportunidad de conectar tu información, ver cómo funcionan estos tipos de gráficos y hacer un seguimiento de cómo va a funcionar para tu equipo. Al hacerlo a través de Google Sheets, sabíamos que usted sería capaz de hacer precisamente eso.

Crear su copia

En primer lugar, abra el siguiente enlace:
DIAGRAMA DE GANTT GRATIS PARA GOOGLE SHEETS‍
Para crear su copia vaya a Archivo, y seleccione "Hacer una copia". Por favor, no solicite acceso

Cómo funciona

Veamos cómo funciona este sistema y cómo puedes empezar a utilizarlo. Muchos de estos pasos, una vez que aprendas un poco más sobre ellos, van a facilitarte el uso de cualquier tipo de software Gantt si decides que quieres conseguir un programa completo para tu equipo. Por lo tanto, una vez que aprenda cómo cuidar de esta parte del proceso, usted va a ser más que feliz de saber que es igual de simple en la cosa real, y usted va a terminar con aún más fuera de él.

El primer paso es poner en las diferentes tareas que usted necesita para realizar un seguimiento. Ahora, con la plantilla de Google Sheets, vas a tener una página separada para cada proyecto que quieras seguir. Todo lo que tienes que hacer es copiar y pegar la plantilla en diferentes páginas para poder configurar un proyecto completamente nuevo cada vez. A continuación, vaya a través de cada una de las tareas que ya se han añadido y cambiarlos a sus tareas. De esta forma, puedes personalizar en qué necesitas que trabaje tu personal o las tareas específicas que acompañan a cada proyecto.
A continuación, tienes que ir a las fechas que ya están insertadas en el gráfico. Éstas también se pueden editar para que puedas establecer las fechas de inicio y vencimiento de cada una de las tareas. Están preformateadas para que parezcan fechas, así que no tienes que preocuparte de cómo darles formato. Se ajustarán automáticamente a un mes de dos dígitos, un día de dos dígitos y un año de cuatro dígitos. De este modo, puedes ver de un vistazo qué está pasando y cuáles son las fechas concretas que deben seguir todas las tareas.

Una vez que hayas rellenado estas fechas, la columna de duración debería rellenarse por sí sola. Esta columna está diseñada para que todos sepan cuánto tiempo tienen (en días) para trabajar en una tarea específica. Si cambias la fecha de inicio o la fecha de vencimiento de una tarea, la columna de duración cambiará para permitir que cualquiera que mire el gráfico sepa cuánto tiempo tienen dentro de esa ventana. Esto se calcula restando la fecha de inicio de la fecha de vencimiento. De esta forma, tendrás una idea precisa de la cantidad de tiempo que puedes trabajar en una tarea y cómo repartirlo.
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Tu siguiente paso es simplemente rellenar quién es el responsable de cada una de las tareas. Tu columna de usuario te permitirá poner un nombre e incluso recordará los nombres si los escribes con frecuencia. De esta forma, podrás añadir a las mismas personas a diferentes tareas si es necesario. También podrás hacer un seguimiento preciso de quién es el responsable de cada una de las tareas. Esto les permitirá a ellos también hacer un seguimiento de sus tareas y de cuándo deben iniciarse o completarse para que el proyecto se realice a tiempo.
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También hay una barra de progreso. En este sistema, tú o tu equipo podéis actualizar esta barra de progreso para reflejar cuánto habéis completado en una tarea concreta. Esto permitirá a todos los demás ver cómo van las distintas tareas y qué hay que hacer a continuación o cuánto queda pendiente de la tarea. También te permite ver cuándo se han completado las tareas y qué hay que hacer a continuación para que el resto del proyecto siga su curso. Es una forma de asegurarte de que sigues el calendario. Veamos cómo funciona este sistema y cómo puedes empezar a utilizarlo. Muchos de estos pasos, una vez que aprendas un poco más sobre ellos, te facilitarán el uso de cualquier tipo de software de Gantt si decides que quieres obtener un programa completo para tu equipo. Así que, una vez que aprendas a ocuparte de esta parte del proceso, estarás más que contento de saber que es igual de sencillo en la realidad, y acabarás sacándole aún más partido.

Hacerlo único

Configurar toda la información del gráfico es una parte del proceso, pero es posible que también desee personalizarlo un poco más. Al fin y al cabo, se trata de un gráfico que va a consultar a menudo para mantenerse informado a sí mismo y a su equipo. ¿Qué puede hacer para personalizarlo y darle un aspecto aún más exclusivo? Bueno, hay bastantes cosas que puedes y debes hacer. Cada una de ellas te ayudará a disfrutar un poco más del uso de este tipo de gráfico, y también funcionan en el sistema completo.

1: Actualice su expediente

En primer lugar, puedes cambiar el nombre del archivo. Claro, ya sabes que puedes ponerle nombre a tu proyecto, pero también puedes ponerle nombre a la hoja completa en función de ese proyecto. Eso te facilita el seguimiento de varios proyectos al mismo tiempo. Puedes ver de un vistazo qué proyecto hay en cada uno de los archivos y elegir el que necesites en ese momento. Esto va a hacer que sea mucho más fácil para usted y su equipo, y va a mantenerlo más organizado para sus clientes también.

2: Personalice su expediente

También podrás cambiar el color de los gráficos y de las distintas barras de tareas. Esto significa que puedes cambiar el color de todo el gráfico, incluyendo todas las barras, el texto, el propio gráfico y cualquier otra cosa que desees. También puede optar por codificar por colores cada una de las barras separadas si desea personalizarlo a su gusto o para ayudar a los diferentes miembros de su equipo a realizar un seguimiento de las tareas que les corresponden. Esto ayudará a todos a entender mejor el gráfico, y hace que las diferentes barras o tareas sean más visibles.
También es posible que tengas un proyecto mucho más extenso que requiera más pasos de los que están disponibles actualmente en la plantilla predeterminada. Si ese es el caso, puedes añadir más filas. Sólo tienes que insertar filas en el gráfico haciendo clic en la última fila y seleccionando insertar. De este modo, añadirá nuevas filas con el mismo formato que las demás. Eso te permite mantener toda la misma información, y no tienes que preocuparte de intentar descifrar las fórmulas o cómo organizar las nuevas filas para que encajen.

Cómo hacer que funcione

Ahora que ya sabes cómo configurarlo todo, puedes compartir tu gráfico con el resto de tu equipo para que puedan revisarlo y mantenerlo actualizado. También puede imprimirlo para que todos dispongan de una copia física que puedan consultar cuando lo necesiten. La forma de compartirlo con tu equipo dependerá exclusivamente de ti, pero poder compartirlo es una parte crucial del proceso. Y eso es sólo el principio de lo que puedes hacer con un diagrama de Gantt real.
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Si creas una cuenta propia a través de Instagantt, vas a tener aún más libertad y capacidades para actualizar la información. Tendrás un proceso aún más sencillo para rellenar la información porque podrás sincronizarla directamente desde cualquiera de tus otros gestores de tareas y programas favoritos. Así, podrás asegurarte de que se actualiza y personaliza exactamente como tú quieres. Todas las funciones de personalización que hemos mencionado aquí están disponibles en el software y algunas más. Todo lo que tienes que hacer es decidir cómo quieres que funcionen las cosas.
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El software también está diseñado para ser lo más sencillo posible. Las diferentes tareas se pueden arrastrar y soltar, por lo que puedes moverlas, cambiar fechas, cambiar duraciones, crear dependencias y mucho más. Todo lo que tienes que hacer es decidir cuántas tareas necesitas y qué otras características vas a crear. Todas estas cosas aseguran que su diagrama de Gantt funcionará para usted y su negocio. Esto se debe a que este tipo de diagramas no son de talla única. Están pensados para que crees algo único y completamente relacionable.

Conclusión

Cuando se trata de crear tus propios diagramas de Gantt, quieres asegurarte de que vas por el buen camino. Usted quiere saber que está utilizando un sistema que va a trabajar para usted, y que está diseñado para ser simple. Queríamos hacerlo lo más sencillo posible, por eso creamos nuestros diagramas de Gantt con funciones de arrastrar y soltar y secciones fáciles de rellenar. Pero también queríamos asegurarnos de que cualquiera que quiera probar este software pueda hacerlo. Tanto si quieres utilizar la opción de prueba gratuita que tenemos disponible como si quieres probarlo en Google Sheets, sabemos que este proceso va a funcionar para ti.
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Los diagramas de Gantt Maker son la forma de hacer un seguimiento de cualquier cosa y de todo en tu negocio o incluso en tu vida personal. Puedes hacer un seguimiento de tu progreso, fechas de inicio, fechas de vencimiento, hitos, quién es responsable y cualquier otra cosa que quieras saber. Ya no tendrás que esforzarte por recordar cuándo tienes que entregar algo o quién se va a encargar de ello. Con esta plantilla de diagrama de Gantt de Google Sheets y Microsoft Excel, podrás crear todos los diagramas que necesites. Lo único que necesitas ahora es un proyecto para realizar un seguimiento.