¿Qué es un calendario de gestión de proyectos?
En primer lugar, veamos qué es un calendario de gestión de proyectos. Este tipo de cronograma significa que vas a tomar toda la información que tienes sobre tu proyecto, incluyendo la fecha de inicio, los entregables y la fecha final, y vas a establecer un calendario de cuándo se va a hacer todo. Por supuesto, hay un poco más que eso, pero cuando lo reducimos y lo hacemos lo más simple posible, eso es todo lo que vas a hacer. Y cuando lo hagas, marcará una gran diferencia para todo tu equipo.
Por qué necesita un calendario de gestión de proyectos
¿Cuál es la gran diferencia de tener un calendario? Bueno, todo el mundo va a saber exactamente lo que está haciendo y cuándo tiene que hacerlo. Sabrán cuáles son las distintas tareas y cómo hay que completar una para poder pasar a la siguiente. Y van a ser capaces de ver cuánto tiempo tienen para los diferentes pasos. Todo esto va a facilitar que tu equipo termine un proyecto a tiempo (y dentro del presupuesto).
Cómo confeccionar su calendario
Veamos con más detalle los distintos pasos para crear tu cronograma. Debes asegurarte de que estás creando algo que va a funcionar para todo el equipo. También quieres asegurarte de que funcionará para el cliente. Y eso significa que su línea de tiempo es algo en lo que probablemente tendrá que colaborar. Pero empecemos por analizar tu proceso y asegurarnos de que vas por el buen camino. De ese modo, podrás avanzar aún más rápido.
1. Reúna sus materiales
Cuando estés listo para empezar a crear un cronograma, debes asegurarte de que tienes todos los materiales que vas a necesitar. Como esto es algo que vas a escribir para un proyecto específico, necesitas tener todo lo relacionado con ese proyecto para poder empezar a trabajar. También necesitas el sistema que vayas a utilizar para apuntarlo todo, ¿verdad? Ahí es donde quieres empezar y vamos a darte una idea de algunas de tus opciones cuando se trata de esta parte del proceso.
Cuando registres tu línea de tiempo tienes la opción de escribirlo y registrarlo todo en un planificador. Podrías escribirlo en tu agenda de escritorio o en una que lleves contigo. Esto puede ser estupendo para ti personalmente, siempre que lleves el calendario contigo en todo momento. Pero significa que nadie más va a conocer el calendario a menos que hagas copias. Por no hablar de que no vas a tener ese calendario contigo en todo momento y entonces no tendrás manera de comprobar lo que se está haciendo o lo que hay que hacer y para cuándo.
La mejor manera de asegurarse de que tienes todo escrito correctamente es usar tu ordenador y utilizar el tipo adecuado de software de diagrama de Gantt. Un diagrama de Gantt es una forma estupenda de hacerlo, porque te permite registrarlo todo, hacer cambios cuando y como necesites y compartir el diagrama y la cronología con cualquiera que necesite verlo. Esto facilita enormemente la participación de todos y te asegura que no tendrás que preocuparte de quién conoce los cambios o los requisitos.
También querrás asegurarte de que en este momento tienes toda la información del resumen del proyecto, las notas de tus clientes, los plazos, los objetivos, los entregables y cualquier otra cosa de la que tu equipo deba responsabilizarse. Si tienes todos estos elementos en un mismo lugar, estarás mejor preparado para crear el calendario que vas a seguir. Si tienes que buscar esta información o el cliente aún no te la ha facilitado, podrías tardar aún más tiempo en hacer las cosas y crear el calendario general.
2. Esbozar lo que hay que hacer
Ahora que lo tienes todo junto, es un buen momento para esbozarlo todo. Describa los detalles de su objetivo final (¿cuál es la entrega final que indica que ha completado la tarea?). Asimismo, esboza los objetivos que deben alcanzarse antes de la entrega final. Crear un esquema te facilitará la tarea de incluir todo en el calendario a medida que vayas avanzando, así que asegúrate de tomar notas sobre cada uno de los objetivos y entregables.
Este esquema también puede servir como resumen del proyecto. Eso significa que puedes exponer los objetivos internos que tienes mientras trabajas en el proyecto y los objetivos externos, como el resultado del propio proyecto. Todo esto te facilitará la comprensión del resultado global. Además, averigua quién va a participar en el proyecto, tanto el equipo que va a trabajar en él como las personas a las que hay que mantener informadas a lo largo del proceso.
Cuando crees tu esquema, puedes poner tantos detalles como quieras y, en realidad, añadir más detalles va a ser lo mejor para ti. Escribir las cosas a medida que se te ocurren y se mencionan te ayudará a crear algo cohesionado. Si te olvidas de algo ahora, puede que tengas tiempo de recordarlo más tarde, pero será mejor tenerlo todo preparado y listo. Llevando un registro, aunque sólo sea una breve nota para recordarte que tienes que investigar algo, tendrás un mejor esquema preparado para más adelante.
3. Registrar los pasos
Lo siguiente que tienes que hacer es mirar tu esquema y empezar a pensar en los distintos pasos que hay que seguir. ¿Qué es lo último que debe terminar? A veces funciona bien ir hacia atrás a partir de ahí. Así, si el último paso es un informe de 100 páginas, escríbelo. Si es un prototipo funcional para un proyecto de un cliente, escríbelo. Sea lo que sea, debe ser lo primero que escribas. A partir de ahí, vas a trabajar hacia atrás.
¿Qué pasos tienes que dar para llegar desde donde estás ahora a ese paso final? Escribe los pasos principales que hay que dar, como crear un prototipo, hacer un estudio de mercado, etc. A partir de ahí, divide los pasos principales en pasos más pequeños y luego en pasos más pequeños hasta que tengas un proceso paso a paso muy fácil de entender que te ayude a llegar desde donde estás ahora hasta el objetivo final que quieres alcanzar. Serás capaz de ver cómo puedes llegar de un lugar a otro ahora.
No olvides cada una de las diferentes cosas de tu esquema. Puede que haya que alcanzar varios objetivos finales diferentes. Quizá tengas que escribir ese informe, pero el verdadero objetivo final es el prototipo. Aunque el informe esté terminado en un momento distinto al del prototipo, eso no significa que puedas olvidarte de él. En este proceso también hay que tener en cuenta todas las tareas secundarias y los objetivos adicionales. Eso significa que puedes tener un conjunto de instrucciones paso a paso para varias tareas diferentes para completar todo el proyecto.
4. Crear un marco temporal
Analiza cada uno de los pasos y decide cuánto tiempo vas a tardar en cumplirlos. Para cualquier paso en el que no vayas a trabajar directamente, es posible que tengas que consultar con otros miembros de tu equipo. Ponte en contacto con el departamento de investigación o el de fabricación y, en concreto, con las personas a las que se asignarán las tareas. ¿Qué necesitan para completar la tarea? ¿Cuánto tiempo les va a llevar conseguir exactamente lo que buscas? Diles que se tomen su tiempo para establecer un plazo razonable.
No querrás anotar algo en tu cronograma o tu calendario y descubrir que era demasiado optimista. Asegúrate de que saben exactamente lo que esperas de ellos y de que crean un calendario muy sólido al que atenerse. No se van a ceñir por completo a ese calendario. Como en cualquier otra cosa, tiene que haber cierto margen de maniobra, pero tienes que saber qué es realista para este tipo de proyecto y los pasos que tienen que dar para conseguirlo. Una vez que sepas esto, puedes anotar todos los tiempos para cada paso.
No necesariamente tienes que tener todo específico. Puedes redondear las cosas, por ejemplo, un plazo de 5 días puede escribirse en una semana y media. 8 días puede ser escrito en como dos semanas. No olvides que el número de días que te dicen los miembros de tu equipo no tiene en cuenta que trabajan los fines de semana. Así que 5 días es una semana de trabajo completa y eso no deja tiempo flexible en caso de problemas. Tienes que tener un margen para no tener que preocuparte de que se te pase un plazo.
5. Programación en Dependencias
Ya has creado un esquema de lo que hay que hacer y cuánto tiempo va a llevar cada una de esas cosas. Pero, ¿qué pasa con los proyectos y pasos que dependen unos de otros? ¿Qué pasa con el hecho de que el equipo de fabricación no puede hacer nada hasta que los ingenieros creen el diseño? Pues bien, hay que asegurarse de que quede constancia en el calendario de que la fabricación depende de la ingeniería. Asegúrate de marcar todas las demás dependencias que puedas tener para saber quién tiene que hacer qué y cuándo.
Tienes que ver cuál debe ser el orden de los distintos pasos para crear un calendario real. Cuando empieces a trabajar con las dependencias, puede que encuentres pasos adicionales que deban completarse y diferentes personas responsables de esos pasos. Asegúrate de escribirlo todo y de registrar los pasos en orden. Puede que tengas diferentes líneas de cosas que hay que hacer. Por ejemplo, puedes tener una línea de tareas que implique cómo vas a crear un informe para tu cliente. A continuación, puede que tengas una segunda línea de tareas sobre cómo vas a crear el prototipo.
Con el sistema y el software adecuados, no tendrás problemas para registrar cada una de estas líneas por separado y reunirlas siempre que lo necesites. Sin embargo, es importante que queden bien registradas, porque querrás asegurarte de que todo el mundo sabe cuál es su tarea y cómo se espera que encajen en el proceso y el sistema de creación del producto final. Llegados a este punto, deberías tener todo lo que necesitas para empezar con lo que has venido a hacer: crear el calendario.
6. Crear una línea de tiempo base
Ahora es el momento de empezar a crear el calendario que vas a utilizar. Tome toda la información que ha recopilado en los pasos anteriores y empiece a trabajar en lo que tendrá que hacer y cuándo. El calendario debe ser exhaustivo e incluir todos los pasos necesarios, por triviales que sean. No des por sentado que alguien conoce un paso a menos que esté registrado en el cronograma.
En este punto también puedes configurar todas las partes del proceso. Podrás crear las dependencias que existan. Puedes crear pasos más grandes o hitos y luego pasos más pequeños dentro de cada uno de ellos. Puedes asignar diferentes tareas a diferentes equipos, grupos o incluso personas individuales. También puedes establecer el plazo exacto para cada uno de los pasos. Asegúrate de que utilizas la información que te ha proporcionado cada uno de esos equipos para establecer los plazos. Por algo te han dado su opinión sobre esta parte del proceso.
Puesto que vas a compartir este calendario con otras personas, es posible que también quieras reservar un poco de tiempo para ti. Prevé un poco más de tiempo para que cada uno de tus equipos complete las tareas y para que el proyecto esté terminado. Asegúrate de que todo está contabilizado y de que todo el mundo sabe en qué tareas está trabajando. Cada tarea, asignación o elemento de tu diagrama de Gantt debe tener una persona o un equipo asignado para que el elemento se cumpla.
7. Enviar
Una vez creado todo, es hora de enviarlo a las personas que lo van a necesitar. Todas las partes interesadas, el cliente, los equipos y los directivos van a necesitar ver lo que hay en el gráfico. Necesitan saber qué se va a hacer, cuándo se va a hacer y quién lo va a hacer. Al fin y al cabo, querrán intervenir y asegurarse de que todo se hace correctamente. Si puedes diseñar el plan de forma eficaz y sencilla, podrán echarle un vistazo y asegurarse de que todo funciona para ellos.
Además, enviar tu plan garantiza que todo el mundo va a hacer las tareas que se le han asignado. También permite a los clientes y a otras personas ver qué tareas se han completado o en cuáles se sigue trabajando, ya que el gráfico permite a cada miembro del equipo marcar sus tareas. De este modo, los clientes no tendrán que llamar o pasar por el despacho con demasiada frecuencia, ya que sabrán cuándo deben completarse los distintos pasos del proceso. No hay que adivinar ni intentar comprobar si las cosas van según lo previsto.
Pide ayuda y opiniones a los implicados. No basta con que vean el calendario y estén contentos con él. Puede que quieran que aceleres ciertas áreas o que alguien de tu equipo te diga que necesita más tiempo para una tarea concreta. Sea lo que sea, debes invitarles a que te den su opinión y te digan lo que funciona en el calendario y lo que no. Esto te permitirá hacer los cambios que necesites o estar al tanto de posibles problemas por el camino. Eso ahorrará muchos problemas a todos.
8. Modificar en caso necesario
A veces, el gráfico será perfecto a la primera. Sin embargo, la mayoría de las veces habrá que ajustarla y modificarla sobre la marcha. En la mayoría de los casos, encontrarás puntos en los que has pasado algo por alto. Tal vez se olvidó de una tarea que debe realizarse antes de que otra cosa pueda llevarse a cabo. Tal vez no hayas previsto tiempo suficiente para algo que hay que hacer. Tal vez haya habido un retraso por otro motivo, como la falta de materiales o problemas para obtener la aprobación de un cliente. Pase lo que pase, habrá momentos en los que tendrás que hacer cambios.
Ten en cuenta que hacer cambios está bien y es algo que ocurre en casi todos los proyectos. Pero tienes que asegurarte de que llevas a cabo esos cambios de la mejor manera posible. Lo primero que hay que hacer es introducir los cambios en el gráfico para que todo el mundo pueda ver que algo es diferente. Así podrán evaluar el cambio realizado y hacer comentarios o comunicarle su opinión al respecto. Esto puede mejorar el proceso de introducción de cambios.
Otro paso importante es asegurarse de que todo el mundo conoce el cambio. No des por sentado que porque hayas hecho el cambio en el software o en el gráfico y todo el mundo tenga acceso lo van a ver. Hay que asegurarse de que sepan que se ha hecho el cambio, qué se ha cambiado, por qué se ha cambiado y cualquier otra cosa que puedan preguntarse. Cuanto más abierto y honesto seas con ellos, mejor será para ti, y ese será un paso importante.
Para terminar
Si quieres crear un calendario de gestión de proyectos, debes asegurarte de que lo haces correctamente. Quieres asegurarte de que todo el mundo es consciente de las diferentes tareas y de que todas esas tareas se están haciendo correctamente. Un calendario va a garantizar todo esto y mucho más. Entonces, ¿cómo vas a asegurarte de que vas por el buen camino? Siguiendo estos pasos tendrá un buen comienzo y se asegurará de que su equipo haga el trabajo.
Nuestro creador de diagramas de Gantt es ideal para gestores de proyectos, profesionales del marketing, gestores de redes sociales y comunidades, trabajadores autónomos, responsables de TI, desarrolladores, diseñadores, organizadores de bodas, contratistas, ¡lo que se te ocurra! Hemos construido nuestro software pensando en las características que sin duda necesitará cuando ejecute con éxito un proyecto de principio a fin. Así que pruébelo, ¡ahora!
%2012.02.32.png)
