Comprender y fijar los hitos del proyecto
Cuando se trata de ejecutar con éxito cualquier proyecto, hay que saber cómo llegar del principio al final. Aunque pueda parecer sencillo o piense que todo gira en torno a las tareas, lo cierto es que los hitos son la parte más importante. Por supuesto, hay que completar las tareas del proyecto. Y tienes que centrarte en el plazo final. Pero si no creas hitos a lo largo del proyecto, tendrás dificultades para mantener el ritmo necesario o para saber si vas por el buen camino. Ahí es donde entran en juego los hitos del proyecto.
¿Qué son los hitos del proyecto?
Los hitos del proyecto son aspectos específicos que deben realizarse en un plazo determinado. Son los puntos del calendario en los que se espera haber completado un nivel de trabajo cuantificable que pueda entregarse a un gestor de proyectos o incluso a un cliente. Los hitos deben ser de cierta envergadura, en lugar de limitarse a tareas menores que se completan día a día. Esto se debe a que su propósito es ayudarte a saber si vas a terminar el proyecto a tiempo.
Ahora, lo importante aquí es que también vas a hacer saber a los demás cómo te va en el proyecto. Estos hitos pueden ayudarte a mostrar lo lejos que has llegado y lo mucho que te queda por hacer. Al ver los hitos que has alcanzado, tu equipo puede ver el progreso y también el cliente. Pueden ver que avanzas y que dedicas mucho tiempo y esfuerzo a tu proyecto en lugar de esperar hasta el último minuto. Estos hitos pueden ser entregables o simplemente señales que utilizas a lo largo del camino para marcar tu progreso.
Por qué necesita hitos en su proyecto
Cuando se establecen hitos en un proyecto, se decide cuándo deben estar terminadas determinadas cosas. Cuando se alcanza la fecha límite fijada para ese hito, se puede comprobar en qué punto del proyecto nos encontramos y si hemos logrado lo que queríamos. Si es así, es probable que estés en el buen camino para cumplir el plazo total. Si no, significa que tendrás que acelerar o ajustar el plazo final para poder completar todo lo que hay que hacer.
Puede que necesites hitos en el proyecto para asegurarte de que vas por el buen camino. Puede que los necesites para mantener al cliente informado de lo que ocurre con su proyecto. También es posible que los necesites para demostrar a tu jefe que todo avanza o que tu equipo realmente está haciendo el trabajo. Estos hitos ayudarán a todos a rendir cuentas y te permitirán tenerlo todo bajo control. Todo lo que tienes que hacer es establecer los hitos necesarios para tu proyecto.
Cómo fijar los hitos del proyecto
¿Cómo se establecen los hitos de un proyecto? Pues bien, para ello tendrá que examinar detenidamente el objetivo general del proyecto y las tareas que lo componen. ¿Qué es lo que hay que completar para que el proyecto sea un éxito? Anota el entregable final que tienes que proporcionar y el plazo que se ha decidido. Es posible que quieras anotar una fecha límite anterior a la acordada para disponer de cierto margen de maniobra en caso de problemas.
A continuación, escribe cada una de las principales cosas que hay que hacer por el camino para llegar a la fecha límite. ¿Cuáles son las principales tareas que te indicarían que vas por buen camino? Esos son los hitos de tu proyecto. Debes asegurarte de que estén espaciados a lo largo del proyecto. Podrías tener uno cada mes para un proyecto a corto plazo o uno cada trimestre para un proyecto a largo plazo. El objetivo es tener una configuración que funcione para el tipo de proyecto en el que estás trabajando.
Ten en cuenta que un hito no tiene por qué ser necesariamente una única tarea. Puede ser un conjunto de tareas o podría ser terminar el aspecto de diseño del proyecto o finalizar los planos. Hay muchos tipos de cosas que pueden considerarse hitos. Lo más importante es que sea esencial para la finalización del proyecto y que te permita saber si vas por buen camino o no. También debe tener un plazo firme para que sepas si vas a seguir adelante con el resto del proyecto en el tiempo acordado.
Dónde añadir hitos del proyecto
Hemos mencionado que los hitos del proyecto deben ser puntos clave del mismo. Pero también deben ser áreas en las que pueda tener dificultades o algún tipo de problema. Puede que encuentres un área específica en tu proyecto que requiera que un departamento complete una tarea para que el siguiente departamento pueda hacer lo que tiene que hacer. En ese caso, podría ser un buen punto para establecer un hito en el proyecto. Al fin y al cabo, se trata de un traspaso importante que debe producirse para que el proyecto se complete. Si el primer departamento no termina a tiempo, el siguiente no podrá empezar.
Otra área para añadir hitos al proyecto es si necesitas obtener la aprobación de tu cliente o de un superior dentro de la empresa para poder continuar. Si el cliente quiere evaluar el progreso cada dos meses, entonces necesitarás un hito cada dos meses para mostrarle algún progreso. Si quieren aprobar una parte del proyecto antes de que continúes, eso también es un hito. Lo mismo ocurre con un jefe que quiera hacer cualquiera de estas cosas. Necesitas asegurarte de que tienes un hito establecido para hacerles llegar la información actualizada.
Ahora bien, ¿qué ocurre si ha configurado diagramas de Gantt para su proyecto y desea añadir hitos? En realidad, es un proceso muy sencillo, otra de las razones por las que el software de diagram as de Gantt es una forma estupenda de realizar un seguimiento de todo. Cuando configure por primera vez su proyecto, tendrá la oportunidad de introducir tantas tareas, entregables y dependencias como desee. Eso hace que sea fácil para usted para crear el tipo de proyecto que usted necesita para cualquier aspecto de su negocio.
Una vez hecho esto, usted puede agregar fácilmente en los hitos también. Añádelos encima de los entregables y las tareas o añádelos como aspectos independientes del proyecto. Tienes que decidir sobre todo para asegurarte de que la línea de tiempo de tu proyecto va a funcionar para tu negocio. Eso significa asegurarse de que usted tiene la capacidad de seguimiento para cada uno de los hitos que tiene también. Y debido a que los hitos se pueden configurar de forma independiente de todo lo demás que está haciendo, puede incluso comprobar los hitos sin mirar a otras tareas en su gráfico.
¿Quién crea los hitos del proyecto?
En realidad, hay varias personas que deben formar parte del proceso cuando se trata de crear hitos del proyecto. En primer lugar, tienes que hablar con el cliente sobre lo que realmente quiere del proyecto. Ellos fijarán la entrega final y vosotros dos (y posiblemente un jefe o gestor) decidiréis el plazo para esa entrega final. Esto te permitirá establecer los planes para todo lo que haya que completar mientras tanto y comenzar el proceso de fijación de hitos.
También querrás hablar con el cliente sobre los entregables intermedios que desee. Puede que quieran que les entregues actualizaciones más pequeñas a lo largo del proyecto. Puede que tengan otros entregables que quieran ver mientras trabajas en el proyecto. En cualquiera de estos casos, esos tipos de documentos y actualizaciones serán hitos que querrás marcar y asegurarte de cumplir para mantener contento a tu cliente. Puede que haya plazos que tú y el cliente, o tú y tu jefe, acordéis de antemano.
Una vez que hayas trabajado con estas personas, es hora de dirigirte a tu equipo. Con suerte, ya habrás hablado con tu equipo en el proceso de acordar un plazo para el proyecto, pero en cualquier caso, tendrás que hablar con ellos ahora. Tendrás que planificar cada una de las tareas que hay que hacer y averiguar cuánto tardan en completar los distintos tipos de tareas. Tu equipo podrá ayudarte a establecer un calendario realista para cada tarea. Una vez que lo hayas hecho, podrás trazarlo en tu diagrama de Gantt en línea y ver dónde encaja todo.
Asegúrate de que tienes en cuenta cada tarea que debe completarse a la hora de crear hitos. Informa al equipo de si hay algún hito que ya haya fijado el cliente o si hay cosas específicas que deban hacerse en momentos determinados (la ley exige que algunos documentos financieros se presenten en determinadas fechas). Estas cosas son hitos sobre los que no tienes control y que tienes que ser capaz de cumplir.
Trabaja con tu equipo para establecer cualquier otro hito y utiliza los plazos que te ayuden a crear para llegar a esos hitos. Está bien presionar un poco a tu equipo e intentar que trabajen un poco más rápido. No es buena idea acordar hitos que les exijan demasiado, porque puede que no sean capaces de completar un trabajo de alta calidad en ese plazo de tiempo. Peor aún, si hay algún problema por el camino o algún contratiempo de cualquier tipo, podría causar problemas para el entregable final.
Hitos comunes del proyecto
Dentro de un proyecto, hay una serie de cosas diferentes que podrían considerarse un hito, pero hay algunos que son más comunes que otros. Estas son las cosas a las que debes prestar atención para asegurarte de que estás siguiendo el camino correcto y de que tu equipo está ejecutando sus tareas. Si incluyes estos hitos del proyecto en tus planes, estarás mejor preparado.
Fechas de inicio y finalización - Estos son dos de los hitos más importantes porque te permiten saber cuándo empiezan las cosas y cuándo tu primer equipo o individuos deben empezar a trabajar en sus tareas. También te permiten saber el último día posible en el que deberías estar trabajando en el proyecto y cuándo espera el cliente la entrega final.
Revisión externa - Si necesitas que alguien ajeno a ti o a un miembro directo de tu equipo revise algo, entonces esa es otra ocasión en la que vas a necesitar un hito. Aquí es donde tendrás que detener algunos de tus pasos y cualquier cosa en la que estés trabajando para esperar la aprobación de un nivel superior.
Comprobaciones de presupuesto - Si necesitas consultar con el cliente o con un jefe de proyecto antes de gastar más allá de un límite específico, esta es otra área en la que necesitarás tener un hito. Tendrás que detener tu trabajo hasta que puedas evaluar el presupuesto y obtener la aprobación para continuar.
Entregables Principales - Si el cliente ha solicitado entregables fuera del entregable final cada una de estas entregas se considera un hito. Tendrás que completar todas las tareas que conducen a ese entregable y luego entregar el artículo, documento o lo que sea al cliente. Lo más importante es que consultes a las personas que están por encima de ti y de tu cliente para averiguar qué es lo que todos esperan. Trabajando a partir de esta base, podrás prepararte para un mayor éxito y asegurarte de que todas las tareas se completan como es debido. Establecer sus hitos será entonces más fácil.
Qué hay que tener en cuenta al crear los hitos del proyecto
A la hora de fijar los hitos de un proyecto, también hay que vigilar de cerca algunos aspectos. Debes asegurarte de que vigilas cada uno de estos aspectos para no desviarte del objetivo ni de la tarea. Si no tienes en cuenta todos estos aspectos a la hora de elaborar tu gráfico y tu cronograma, podrías encontrarte en graves problemas cuando llegue el momento de ejecutar el proyecto final. Podrías encontrarte con que no tienes las cosas hechas en el plazo que pensabas y eso no va a quedar bien ni con tus jefes ni con tus clientes.
Dependencias
Una de las primeras cosas que hay que tener en cuenta a la hora de crear plazos e hitos del proyecto son las dependencias. Cuando uno de los miembros de un equipo o uno de los equipos más pequeños depende de otro, pueden surgir problemas. Es un lugar donde podría haber un retraso en el traspaso, lo que significa que el siguiente equipo o individuo no es capaz de completar la tarea que se les ha asignado. Esto es algo que hay que tener en cuenta a la hora de establecer un hito.
Retrasos ajenos a su voluntad
Cuando hablamos de retrasos que escapan a nuestro control, nos referimos a problemas para conseguir los suministros que necesitamos de proveedores externos. Este tipo de cosas pueden ocurrir por muchas razones y en cualquier momento del proceso de preparación y ejecución del proyecto. Puede que acabes recibiendo algo equivocado o que no lo recibas. Puede haber problemas con los proveedores o incluso con el envío de los productos a su ubicación. Hay que tener en cuenta todos estos factores a la hora de planificar los hitos del proyecto.
Retrasos de los equipos
Los retrasos del equipo son cosas que ocurren dentro de tu equipo. Por ejemplo, que alguien se ponga enfermo o que el equipo se ponga en huelga. Las personas que trabajan en tu equipo pueden ralentizar el proceso de muchas formas distintas, ya sea intencionadamente o por accidente, y debes estar preparado para cualquier posibilidad. Siempre habrá cosas que escapen a tu control dentro del equipo o ralentizaciones que no puedas prever, pero en la mayoría de los casos puedes crear amortiguadores para hacerles frente.
Cambios de cliente
Durante el proceso de ejecución de un proyecto, siempre es posible que el cliente solicite cambios. Debes asegurarte de que estás preparado para cualquier tipo de cambio que puedan querer y que estás actualizando tus hitos para reflejarlos. Si un cliente realiza un cambio en un hito, hágale saber cómo afecta al resto de los hitos y al calendario general. Lo mejor es intentar mantener el rumbo en la medida de lo posible, pero no siempre será posible. Sé sincero con los clientes sobre lo que sus cambios van a suponer para el proyecto.
Plazos más largos de lo previsto
Todo tu equipo te dará plazos e ideas sobre el tiempo que llevarán distintas cosas dentro del proyecto. Lo mejor que puedes hacer es prever un margen en estas áreas para asegurarte de que estás preparado para cualquier otro retraso. Puede que algo que pensabas que tardaría sólo una semana de repente tarde dos semanas, o que algo que creías que podía hacerse en un día tarde varios días o más. Presupueste algo de tiempo extra para cada tarea, de modo que no se retrase irremediablemente si una cosa no sale como esperaba.
Necesidades imprevistas
Puede que empiece a trabajar en su proyecto sólo para descubrir que hacen falta otras cosas que no había previsto. Quizá pensabas que podrías arreglártelas con el plano que tenías, pero luego descubres que no funciona. O tal vez pensabas que el cliente te iba a suministrar un elemento específico para el proyecto, pero no fue así. Todas estas necesidades imprevistas van a afectar a tu capacidad para alcanzar los hitos que te has marcado, y eso significa que tienes que crear más espacio.
Conclusión
A la hora de la verdad, los hitos del proyecto son los que te mantienen en marcha y hacen que tu proyecto siga adelante. Son lo que te ayuda a alcanzar los objetivos que te has marcado y a entregar los resultados finales a tu cliente. Son los que te ayudarán a saber si tu equipo está haciendo lo que debe y los que te permitirán cumplir todos los plazos. Pero también es importante estar preparado para los problemas que surjan por el camino. Si sabes cómo establecer y planificar los hitos, te estarás preparando mejor a ti mismo y a tu equipo en general.
Con los hitos adecuados, te sentirás mucho mejor gestor de proyectos, y todo lo que necesitas son las herramientas adecuadas para lograrlo. Después de todo, crear hitos es sólo el primer paso. También es necesario tener una manera de realizar un seguimiento de todos esos hitos y su progreso hacia ellos. Si trabajas con un creador de diagramas de Gantt para tu proyecto y configuras tus hitos y tareas de esta forma, tendrás muchas más posibilidades de cumplir todos esos objetivos importantes y asegurarte de que estás listo cuando el cliente quiera ese producto final.
