Creación del plan del proyecto
¿Tiene su proyecto un plan? Lo más probable es que piense que tiene un plan de proyecto, o algo parecido. Puede que piense que lo tiene todo planeado y que sabe exactamente lo que va a hacer, pero no es necesariamente así. Más bien, es posible que sólo esté tomando su proyecto y empujando hacia adelante sin llegar a crear el plan que necesita para llegar allí. Ahí es donde vas a necesitar un poco de ayuda. Y vamos a guiarte a través de lo que significa tener un plan real y cómo vas a crearlo y utilizarlo.
¿Qué es un plan de proyecto?
Empecemos por lo que es un plan de gestión de proyectos . Es bastante sencillo, ya que se trata de un sistema que define de forma precisa y completa los objetivos, los pasos y el alcance del proyecto en el que se va a trabajar. Así que, si ya tienes el proyecto, entonces ya estás a medio camino de crear el tipo de plan que necesitas para que ese proyecto sea un éxito. Y dependerá enteramente de ti decidir qué va a incluir ese plan.
Redactar el plan
El siguiente paso es redactar el plan. Claro que es una gran idea crear uno, pero si no lo escribes es muy probable que se te olvide algo o que alguien no sepa lo que tiene que hacer para cumplir sus tareas. Para eso sirve escribirlo todo. Todo queda claro sin tener que explicarlo varias veces. Será un buen comienzo, ¿no crees? Y os ayudará a todos a tener más éxito.
Primer paso
El primer paso es saber cuál va a ser el alcance del plan. ¿Qué tienes que hacer para que tu proyecto sea un éxito? ¿Cuál es su objetivo? ¿Es crear una campaña publicitaria para la nueva cuenta que acabas de conseguir? ¿O crear un nuevo producto que responda a una necesidad concreta? Sea lo que sea, el alcance de tu plan debe definir cuál será tu "producto" final y cuándo hay que hacerlo. Conviene conocer el final antes de establecer el medio.
Segundo paso
El segundo paso es mucha investigación. Lo sabemos, no te gusta investigar mucho, pero va a ser una parte importante del proceso porque necesitas saber no sólo el objetivo del proyecto en sí, sino también lo que busca tu cliente. ¿Qué espera de ti? Además, ¿con quién vas a trabajar y cómo se desenvuelven mejor cuando trabajan en equipo? Toda esta información garantiza que estés preparado para la ejecución del plan antes de ponerlo en marcha.
Tercer paso
El tercer paso es hacer preguntas. Quieres saber cómo hay que hacer las cosas, quién las va a hacer y cuáles son los riesgos y las recompensas. Hay que hacer tantas preguntas como sea posible para entender bien el proyecto y poder crear un plan que responda con precisión a todas las preguntas del cliente y a las tuyas propias. Asegúrate de no dejar nada por el camino en esta parte. Tendrás que interrogar a tu cliente y a todos los que vayan a formar parte de tu equipo para asegurarte de que todo salga bien.
El cuarto paso es el esbozo del plan. Aquí es donde vas a crear una idea muy aproximada de cómo van a ser las cosas. Asegúrate de no precipitarte, pero tampoco lo pienses demasiado porque es probable que hagas muchos cambios antes de llegar al plan definitivo. En esta parte vas a escribir cuál es el objetivo final y cada una de las tareas que hay que hacer para conseguirlo. Escribe los plazos que necesitas para esas tareas, los recursos que se van a necesitar para ejecutarlas y todo lo que necesites en relación con el presupuesto o cualquier otra cosa.
En el quinto paso empezarás a involucrar más a tu equipo. Aquí es donde tienes que discutir con ellos los objetivos de tu proyecto y lo que te va a costar alcanzarlos. Tendrás que trabajar con ellos para repasar algunas de las ideas que se te han ocurrido para el plan y hacerles partícipes de sus pensamientos e ideas para saber qué opinan. Para ser un buen gestor de proyectos, o incluso un buen líder en este proyecto, tendrás que tener en cuenta sus opiniones e ideas. Si hablas con ellos sobre este tema, fomentarás la comunicación desde el principio.
El sexto paso consiste en crear una versión más formal y definitiva del plan del proyecto. No te sientas demasiado abrumado, porque aún podrás hacer cambios más adelante, pero ésta debe ser lo más definitiva posible. Investiga a fondo para que, si todo va bien, puedas seguir este plan, y no te compliques con lo que pueda no salir según lo previsto. El software de diagramas de Gantt adecuado puede marcar una gran diferencia en este sentido, ya que puedes asignar diferentes tareas, establecer trabajos que deben realizarse e incluso trabajar con dependencias y mucho más. Echa un vistazo a InstaGantt para obtener más información sobre cómo puedes conseguir la ayuda que necesitas para crear tu plan definitivo.
El séptimo paso es donde vas a empezar a ejecutar tu plan. Con este paso, simplemente enviarás el plan del proyecto que has creado a través de InstaGantt(creador de diagramas de Gantt)a todas las personas que forman parte del equipo y a cualquier otra persona que deba estar al tanto (como tu jefe, por ejemplo). Quieres asegurarte de que todo el mundo es consciente de sus tareas y asignaciones y también de que van a empezar a trabajar donde tienen que hacerlo inmediatamente. No querrás que un gran plan se quede en papel mojado porque nadie hace nada.
En el octavo paso, una última persona examinará detenidamente el plan del proyecto. Pídele que repase los detalles y lea todo con lupa. Querrás asegurarte de que no has puesto accidentalmente a Sally, tu financiera, en una tarea de la que debería encargarse Suzy, tu jurista, o de que no te has equivocado de cliente o de plazo. Esta otra persona debe tener una idea de lo que está pasando con el proyecto y debe ser capaz de señalar cualquier problema (incluido el hecho de que Matt se va de vacaciones durante una semana cuando tú lo tienes apuntado para una parte crucial del proyecto, por ejemplo).
En el noveno paso vas a explicar el plan a todo el equipo y a todos los responsables del trabajo. Se lo enviarás y querrás asegurarte de que lo lean y entiendan cada una de sus funciones. Anímales a que se hagan preguntas entre ellos o a ti si necesitan más ayuda o no entienden algo. Quieres que todos lo entiendan y que se pongan a trabajar de inmediato en la ejecución del plan del proyecto. Así es como se conseguirá el resultado. Aquí es también donde quieres repasar las cosas con tu cliente para asegurarte de que tienes los plazos y entregables correctos antes de empezar.
El décimo paso es el final y aquí es donde vas a estar abierto a los cambios y vas a ser flexible sobre las cosas que podrían no salir según lo planeado. Hay que tener la mente un poco abierta sobre lo que hay que hacer y cuándo. Tienes que estar dispuesto a ajustar las cosas y a trabajar con tu equipo según sea necesario, como cuando surge una emergencia y alguien no puede entregar una tarea a tiempo o cuando una tarea tarda más de lo esperado en hacerse bien, o incluso cuando resulta un poco difícil ponerse en contacto con el cliente y no puedes obtener la aprobación final. Esté dispuesto a editar el plan cuando sea necesario.
¿Qué incluye su plan final?
Retrocedamos un poco para asegurarnos de que el plan final es justo lo que necesitamos, ¿de acuerdo? Cuando trabajes con un diagrama de Gantt , podrás crearlo todo directamente en el software de gestión de proyectos y empezarás con datos como el nombre del cliente, el proyecto concreto y la fecha de entrega. Esta es la información básica y sólo va a ayudarle a clasificar este proyecto de cualquier otro proyecto que usted u otra persona en su oficina podría estar trabajando. Asegúrate de utilizar también los códigos o etiquetas interdepartamentales que puedas tener.
A continuación, crea hitos y elementos específicos que deban entregarse. Dentro de cada uno de ellos, crea encabezados y subtareas que deban realizarse. A continuación, asegúrate de que cada persona de tu equipo sabe quién es responsable de las tareas. Incluso puedes asignárselas a alguien y nombrarlo directamente en el sistema. De este modo, todos los miembros del equipo sabrán que Sara está a cargo de la entrega financiera antes de que Mark pueda empezar con el concepto artístico.
Deberás añadir los recursos necesarios para cada una de las tareas, lo que significa que cada persona sabrá lo que necesita antes de empezar, incluido quién está a cargo de los distintos recursos. También debes aclarar cualquier cosa que parezca confusa, ya sea en el sistema o en persona, y añadir las fechas en las que la persona debe trabajar en esa tarea. Establece una fecha de inicio y otra de finalización para que no se adelanten demasiado al resto del equipo y no os retrasen a todos.
