Recopilación de materiales
Antes de empezar a intentar crear un gráfico de cualquier tipo, necesitarás conocer la respuesta a algunas preguntas cruciales. Éstas te ayudarán a disponer de toda la información necesaria para crear un gráfico de calidad que todo tu equipo necesitará.
1. ¿Cuáles son los productos que hay que entregar?
¿Qué cosas tienes que crear y entregar al cliente? Estos son los entregables de tu proyecto, y debes asegurarte de hacer un seguimiento de cada uno de ellos. Si tienes que presentar varios entregables, debes registrarlos todos.
2. ¿Qué tenemos que hacer para obtener los resultados?
¿Qué cosas tienes que crear y entregar al cliente? Estos son los entregables de tu proyecto, y debes asegurarte de hacer un seguimiento de cada uno de ellos. Si tienes que presentar varios entregables, debes registrarlos todos.
3. ¿Qué tenemos que hacer para cumplir el plazo?
¿Qué hay que hacer para cumplir el plazo fijado? ¿Necesita hacer algo más amplio para cumplir ese plazo? ¿Necesita esforzarse un poco más, o trabajar con otra empresa u otro equipo?
4. ¿Qué hitos tendremos que superar a lo largo del camino?
¿Cómo va a dividir los entregables para cumplir los hitos específicos? ¿Qué hay que entregar al cliente por el camino para llegar a los entregables? Se trata de hitos, y también hay que asegurarse de saber cuándo hay que cumplirlos.
5. ¿Qué dependencias existen para realizar correctamente el proyecto?
¿Qué tareas deben realizarse antes de que pueda completarse otra tarea? ¿Necesitas que los ingenieros creen un diagrama antes de que el siguiente equipo pueda crear un prototipo? ¿Necesitas que otro miembro del equipo consiga materiales antes de que puedas empezar a crear un programa de precios? Éstas son las dependencias.
6. ¿Quién participa en la realización del proyecto?
¿Qué personas de su empresa van a formar parte de su equipo? ¿Quién le ayudará a completarlo todo? Necesita una lista completa de todas las personas que van a trabajar en su proyecto para saber cómo asignar las distintas tareas.
7. ¿Qué deben hacer todos los miembros del equipo para completar el proyecto?
Por último, ¿qué vas a asignar a cada uno de los miembros de tu equipo? Tienes que asegurarte de que cada uno tiene una tarea o de que sabes cuál va a ser cada una de esas tareas. Así es como vas a diseñar tu diagrama de Gantt sobre la marcha.
Inicio del proceso
Una vez que hayas respondido a todas las preguntas, es hora de empezar a confeccionar tu gráfico. Pero hay varias maneras de hacerlo. Entonces, ¿cómo asegurarse de que está armando su gráfico de la manera correcta? Todo dependerá del tipo de servicio o sistema que elijas utilizar.
Crear un diagrama de Gantt con Excel o Google Sheets
En su mayor parte, Excel y Google Sheets son casi idénticos. Tendrás algunas funciones más con Excel, pero seguirás teniendo las básicas que te permitirán crear un diagrama de Gantt de calidad. Eso significa que podrás establecer el esquema de cómo debería ser tu gráfico completo y podrás hacerte una mejor idea de si este tipo de gráfico va a ser lo que necesitas. Por lo tanto, echemos un vistazo a lo que hay que hacer para empezar todo.
Primer paso: crear un gráfico
Lo primero que tienes que hacer es crear un marco para el gráfico. No vas a encontrar un verdadero creador de diagramas de Gantt como opción en los gráficos de Excel, pero puedes hacer que funcione. En su lugar, debes crear un gráfico de barras apiladas, que viene en la sección de columnas en los gráficos. Quieres que el gráfico de barras apiladas ocupe un total de tres columnas en tu hoja de cálculo cuando empieces, aunque puedes aumentar esto aún más si necesitas más tareas.
Segundo paso: cree su información
Aquí es donde vas a decidir el título real de tu gráfico completo o, mejor dicho, el título del proyecto que estás creando. Cada hoja será un proyecto diferente, y puedes nombrarlas como tal. También podrás personalizar tus tareas en el lateral del gráfico para asegurarte de que cada tarea está representada por una barra. Esto significa que puedes crear tantas tareas como quieras. También puedes configurar las fechas que quieres supervisar en el otro lado del gráfico.
Tercer paso: Fijar las fechas
En este apartado tendrás que hacer algunas cuentas. Porque registrar fechas no es tan sencillo como poner una fecha real. Tendrás que introducir valores numéricos. Y para obtener fechas, esos valores numéricos empiezan en el 0 de enero de 1900. Si quieres representar otra fecha, tendrás que averiguar a cuántos días está tu fecha de aquella. Entonces representa esa fecha como un valor numérico en la casilla. Luego pondrás el valor numérico de la fecha final como el final de cada barra en tu gráfico.
Cuarto paso: Lo que no conseguirá
Ahora, la última cosa que usted debe saber acerca de la creación de sus diagramas de Gantt, ya sea en Excel o Google Sheets es que estos formatos no van a darle todas las características que usted puede ser que desee. No tendrás la misma capacidad para crear dependencias, y no tendrás tanta libertad para personalizar el gráfico. Tampoco vas a tener tantas capacidades para disponer los diferentes miembros del equipo que son responsables o las columnas que podrías querer registrar. Sólo tendrás dos columnas separadas, y necesitarás más habilidad y capacidad matemática para establecer las fechas.
Crear su diagrama de Gantt con InstaGantt
Bien, ya estás listo para empezar a construir tu gráfico y quieres asegurarte de que lo estás haciendo todo bien. ¿Qué necesitas hacer primero? Necesitarás reunir todas las respuestas a las preguntas que hicimos anteriormente. Entonces vas a empezar a ir a través de los diferentes pasos que vamos a esbozar aquí. La buena noticia es que la creación de su primer diagrama de Gantt a través de InstaGantt es fácil. Y entonces usted será capaz de empezar a pasar a características y funciones más avanzadas.
Primer paso: cree su cuenta
Lo primero que tiene que hacer es simplemente crear su cuenta. Incluso puedes empezar con una cuenta gratuita para asegurarte de que los diagramas de Gantt son justo lo que necesitas para tener éxito. La cuenta se vincula a Asana, así que si ya tienes una cuenta allí, puedes unirlo todo. A partir de ahí, el sistema incluso te guía a través de los pasos que debes seguir para crear ese primer gráfico. De esta manera, incluso si no tienes esta guía contigo, sabrás qué hacer.
Segundo paso: cree su proyecto
A continuación, vas a crear el proyecto. Esto es sólo crear una visión general del proyecto, así que selecciona un proyecto que esté actualmente listado en tu cuenta de Asana, o puedes elegir crear uno completamente nuevo. Crear un proyecto es simple. Sólo seleccionas crear, decides dónde se almacenará el proyecto en tu cuenta de Asana y luego eliges qué nombre quieres ponerle. Así de fácil, tendrás tu primer proyecto listo para que lo personalices.
Tercer paso: Crear tareas
El siguiente paso es crear las tareas dentro del proyecto, y esto es bastante sencillo. Todo lo que tiene que hacer es seleccionar el botón para añadir una tarea. Una vez que lo hagas, puedes nombrar la tarea como quieras. Eso te permite personalizar tu gráfico para representar todas las tareas que entran en el proyecto. Si vas a tener varios proyectos, también puedes hacerlo y asignar tareas a cada uno. Incluso puedes copiar y traspasar las tareas que se producen con frecuencia en tus diferentes proyectos, para que siempre estén disponibles cuando las necesites.
Cuarto paso: Personalice sus tareas
Este es el paso en el que vas a personalizar cada tarea para que se ajuste a tus necesidades. Podrás añadir subtareas y darles un nombre. También puedes establecer el nombre de la persona responsable de la tarea. Incluso podrás establecer qué tareas dependen de otras que aún están pendientes. Esto te ayudará a decidir cómo se van a completar las tareas, y entonces estarás listo para crear la siguiente tarea.
Paso 5: Fije las fechas
Aquí es donde vas a configurar las fechas que están asociadas a tus tareas. Puedes establecer cada fecha tú mismo, y lo haces en un formato súper sencillo. Todo lo que tienes que hacer es hacer clic en el gráfico para la fecha de inicio y luego hacer clic de nuevo para la fecha de finalización. Así de fácil. Si luego decides que la fecha que has establecido es demasiado larga o corta, puedes ajustarla, o incluso puedes mover todo el marco temporal a un intervalo de fechas diferente según necesites. Así de sencillo.
Paso 6: Personalizar la mesa
Aquí es donde vas a empezar a trabajar con la tabla y a diseñarla para que se ajuste exactamente a lo que quieres. Puedes personalizar qué columnas se muestran en función de lo que sea más importante para tu empresa, tu proyecto específico o las tareas que estés realizando. Incluso puedes configurar cómo quieres que se muestre, cómo quieres que se ordenen las tareas y cómo quieres que se agrupen adecuadamente. Todo esto te ayudará a conseguir que la tabla se adapte a tus necesidades.
Paso 7: Personalizar el aspecto de la mesa
El último paso es personalizarlo todo para que se ajuste a tus preferencias. Por ejemplo, puedes decidir de qué color quieres que sea todo. También puedes determinar cómo quieres organizarlo todo y configurar tus tareas. Todo lo que hagas te permitirá crear los diagramas de Gantt que quieras utilizar. Es la mejor manera en general de crear este tipo de gráficos. A pesar de que puede utilizar hojas de cálculo Excel y también Google Sheets, obtendrá una opción mucho más detallada y personalizable si va con el sistema de gráficos InstaGantt en su lugar. Obtendrás algo de mucho mayor nivel.
Conclusión
Al final, no te va a resultar difícil crear tus diagramas de Gantt. Si usted tiene un software de diagrama de Gantt o que está buscando para empezar, usted quiere asegurarse de que conoce el proceso. También quiere asegurarse de que está optimizando todo sobre el proceso. Un diagrama de Gantt podría ser lo mejor posible para encaminar a su equipo y asegurarse de que sus proyectos se ejecutan adecuadamente. Entonces, ¿qué va a hacer? ¿Va a empezar a utilizar diagramas de Gantt? ¿O vas a seguir intentando utilizar los viejos sistemas que no han funcionado hasta ahora?
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