Asana, eines der besten Projektmanagement-Tools auf dem Markt

Was ist Asana?

Lass uns ein bisschen tiefer in dieses Programm eintauchen. Es ist relativ neu und wird derzeit nur von etwa 30.000 Menschen genutzt. Das heißt aber nicht, dass sie nicht wissen, was sie tun. Sie scheinen sogar ziemlich genau zu wissen, was sie tun, und sie bieten definitiv eine Menge Funktionen. Tatsächlich wurde Asana von einigen der führenden Köpfe entwickelt, die früher zu zwei anderen großen Technologieunternehmen gehörten, nämlich Facebook und Google. Wenn du dir also nicht sicher warst, ob du dieser relativ neuen Software vertrauen willst, sollte dich das beruhigen.
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Sie bietet dir die Möglichkeit, deine Aufgabenliste zu planen, zu teilen und zu organisieren und lässt dein gesamtes Team daran teilhaben. Noch besser ist, dass dieses System einfach zu bedienen ist, d.h. jeder kann es ohne Probleme nutzen. Du kannst sogar deinen technik-aversen Teammitgliedern beibringen, wie man diese Software benutzt. Das macht es zu einem unschätzbaren Vorteil für Teams mit Mitgliedern aus verschiedenen Generationen und mit unterschiedlichem Komfort im Umgang mit Technologie.

Wie genau funktioniert das?

Im Allgemeinen erstellst du dein Konto und ordnest ihm Personen zu. Du kannst verschiedene Teams innerhalb deines Kontos erstellen, damit die verschiedenen Personen an den richtigen Stellen arbeiten. Wenn du also ein Team hast, das an Projekt A arbeitet, gehört es zu einem anderen Team als das an Projekt B. Außerdem kannst du innerhalb der Teams verschiedene Projekte anlegen und innerhalb dieser Projekte Abschnitte und Aufgaben erstellen. Das alles macht es für dich viel einfacher, den Überblick über die Dinge zu behalten, die dein Team erledigen muss.
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Jede einzelne Aufgabe, die du erstellst, bekommt einen Namen, ein Fälligkeitsdatum und Teammitglieder zugewiesen. Du kannst Markierungen, Unteraufgaben und andere Texte einrichten, die dir helfen, den Inhalt der Aufgabe zu beschreiben. Außerdem kannst du den Status einer Aufgabe festlegen. Das bedeutet, dass du sie als "in Prüfung", "in Rückmeldung" oder einen anderen Status festlegen kannst, den du möchtest. Auch die Art und Weise, wie diese Status gesetzt werden sollen, kannst du selbst bestimmen. Es gibt sogar einen Posteingang, über den dein gesamtes Team ganz einfach miteinander kommunizieren kann.
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Für alle, die erst einmal anfangen wollen, funktioniert es mit Teams jeder Größe. Der Unterschied wird der Preis sein. Mit der kostenlosen Version von Asana hast du Zugang zu Suchen, Archiven, grundlegenden Aufgabenlisten und allgemeinen Aufgaben sowie zu insgesamt 15 Teammitgliedern. Wenn du dir nicht hundertprozentig sicher bist, wie das alles funktionieren soll oder ob es für dich geeignet ist, oder wenn du ein kleines Team hast, könnte das für dich ausreichend sein. Möglicherweise kannst du auch mit der kostenlosen Version arbeiten, zumindest für eine Weile.
Wenn du hingegen ein größeres Team hast oder die erweiterten Funktionen benötigst, solltest du die kostenpflichtige Version des Dienstes nutzen. Diese kostet 7,50 $ pro Nutzer und Monat, in dem du den Dienst nutzen möchtest. Das bedeutet, dass du eine ordentliche Menge an Kosten zu tragen hast. Du solltest dir also ziemlich sicher sein, dass dies der Dienst ist, den du willst und der für dich geeignet ist, wenn du dich entscheidest, dafür zu bezahlen. Du willst nicht so viel Geld für etwas ausgeben, das nicht funktioniert.

Allgemeine Merkmale

Werfen wir einen kurzen Blick auf einige der wichtigsten Funktionen, die dein Asana-System mit sich bringt. Natürlich wirst du eine Aufgabenliste haben, in der du deine Aufgaben anlegen und entscheiden kannst, was für den Tag (oder länger) wichtig ist. Deine Aufgabenliste kann so ziemlich alles enthalten, was du willst, und sie kann sich nur auf dich beziehen oder auf ein ganzes Team, das du erstellst. Auf diese Weise kannst du deine Aufgaben individuell gestalten, indem du Aufgaben hinzufügst und ihnen Fristen und mehr zuweist.
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In der Premium-Version stehen dir Funktionen wie Berichte zur Verfügung, mit denen du sehen kannst, wie dein Team bei deinen Ergebnissen und Aufgaben abschneidet. Außerdem kannst du die Starttermine für Projekte festlegen und nicht nur die Endtermine. Das hilft dir dabei, die Leute auf dem Laufenden zu halten, wenn es um Dinge geht, die dringender erledigt werden müssen, oder um Dinge, die etwas länger warten können, bevor du sie in Angriff nimmst. So kann das ganze Team die Dinge tun, die es tun soll, wenn es sie tun soll.
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Weitere Funktionen sind ein Posteingang mit Benachrichtigungen. Damit kannst du alle Mitglieder deines Teams benachrichtigen, wenn du ihnen neue Aufgaben zuweist oder ihnen eine Nachricht schickst. So wird sichergestellt, dass sie nichts verpassen und du auch nicht. Wenn jemand eine Frage hat, wirst du sie schnell sehen und dich sofort darum kümmern können. Alles, was du tun musst, ist, deine Benachrichtigungen im Auge zu behalten, und Asana sorgt dafür, dass du das schnell und einfach tun kannst. So bist du im Handumdrehen startklar.
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Außerdem stehen dir Funktionen wie Prioritätsunterstützung, Datensicherheit und Archivierung deiner Aufgaben und Checklisten zur Verfügung. Du kannst all diese Funktionen nach Belieben nutzen und das System so anpassen, dass du es auch wirklich nutzen kannst. Du willst schließlich etwas, das einfach ist, und mit diesem System hast du genau das, egal ob du die kostenpflichtige oder die kostenlose Version benutzt. Du musst nur herausfinden, welche Version des Systems du brauchst.

Wo sie gewinnt

Okay, dann wollen wir uns mal ansehen, was die besten Funktionen von Asana sind. Schließlich hat Asana einige großartige Dienste und Funktionen, und das ist auch der Grund, warum es sich insgesamt so gut entwickelt. Wir wollen uns also genauer ansehen, wo Asana floriert und wie es dir weiterhin die Dienste und Funktionen bietet, nach denen du gesucht hast. Wenn du das weißt, bist du besser vorbereitet, um eine Entscheidung zu treffen (obwohl wir empfehlen, auch die Fehlschläge im folgenden Abschnitt anzuschauen).
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Die Benutzeroberfläche ist einer der Hauptgründe, warum Asana so gut ab schneidet, und zwar, weil es eine großartig aussehende und sehr einfach zu bedienende Oberfläche hat. Es ist für jeden leicht herauszufinden, wie das System funktioniert und wie du auf die verschiedenen Bereiche zugreifen kannst, die du brauchst. Es gibt keine große Lernkurve, was es für jeden Benutzer geeignet macht.
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Wenn du nach einer Möglichkeit suchst, eine gute Aufgabenliste zu erstellen, bist du hier genau richtig. Genau darum geht es in diesem System. Es wird dir dabei helfen, eine Aufgabenliste auf eine wirklich einfache Weise zu erstellen. Alles, was du tun musst, ist, deine Aufgabe zu erstellen und sie dann per Drag-and-Drop dorthin zu ziehen, wo du willst. So kannst du problemlos neue Aufgaben hinzufügen, sie verschieben und was auch immer du sonst noch tun möchtest.
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Wenn du nur ein paar Leute in deinem Team oder in deinem Unternehmen hast, wirst du mit dieser Software viel Spaß haben, denn sie bietet dir und deinen Mitarbeitern einen großartigen Ort, an dem ihr euch austauschen und sehen könnt, woran alle arbeiten. Wenn du weniger als 5 Leute in deinem Team hast, wirst du hier viel Spaß haben.
Wenn du Dinge auf eine bestimmte Prioritätsstufe setzen musst, kannst du das mit Asana tun. Am einfachsten ist es, wenn du nur einen Punkt als höchste Priorität festlegst und den Rest der Punkte auf eine niedrigere Stufe setzt. So kannst du festlegen, was erledigt werden muss und wer dafür sorgen muss, dass es erledigt wird.
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Der Kalenderaspekt ist eines der besten Dinge an diesem System. Er ermöglicht es dir, deinen Kalender auf einen Blick zu sehen und zeigt jedem im Team, was zu tun ist oder welche Aufgaben gerade bearbeitet werden. Es zeigt dir sogar eine Zeitleiste und lässt dich erkennen, wie verschiedene Aufgaben voneinander abhängen. All das sorgt dafür, dass du deine Aufgaben viel schneller und einfacher im Zeit- und Kostenrahmen erledigen kannst.

Wo es scheitert

Okay, wir reden nicht gerne über Misserfolge, aber das ist etwas, das wir uns genauer ansehen müssen. Du willst sichergehen, dass du ein System bekommst, das für dich und dein ganzes Team funktioniert, und das bedeutet, dass du die weniger guten Aspekte von Asana kennen musst. So weißt du, wie du sie ausgleichen kannst oder was du vielleicht anderswo suchen solltest. Schließlich willst du etwas, mit dem du alle wichtigen Aufgaben in deinem Unternehmen erledigen kannst, oder?
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Die Kommunikation zwischen verschiedenen Teams ist kein einfacher Prozess. Stattdessen bist du darauf angewiesen, nur in deinem eigenen Team zu kommunizieren und nur mit anderen in diesem Team. Das kann es ein wenig schwierig machen, das volle Potenzial der Software auszuschöpfen. Schließlich wird es immer wieder Situationen geben, in denen du mit jemandem kommunizieren musst, der nicht zum selben Team gehört, weil sich deine Arbeit überschneidet oder weil du seine Hilfe brauchst. Wenn du diese Kommunikation aus deinem Aufgabenverwaltungssystem herausnehmen musst, wird es dir keine Hilfe sein.
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Wenn du ein großes Team hast, musst du für das Unternehmenssystem bezahlen. Das kann teuer werden, vor allem, weil du für jedes Mitglied, das das System nutzen muss, bezahlen musst, und das jeden Monat. Wenn also viele Leute das System nutzen, musst du aufrüsten und die Vor- und Nachteile der Kosten abwägen, die du damit verursachst. Dennoch gibt es Möglichkeiten, die Kosten auszugleichen, denn du kannst sie auf die Kosten für deine Kunden umlegen.
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Leider sind einige der Software, die Asana einführt, und die verschiedenen Möglichkeiten, die sie für Verbesserungen anpreisen, etwas veraltet. Viele andere Unternehmen bieten einige dieser Funktionen bereits an, aber Asana betritt die Arena gerade erst. Das kann ein kleiner Nachteil sein, aber wenn du genauer hinsiehst, wirst du feststellen, dass einige dieser besonderen Funktionen gar nicht so notwendig sind, wie du vielleicht denkst. Deshalb hat Asana anfangs nicht so viel Zeit darauf verwendet und sich stattdessen auf andere, wichtigere Bereiche konzentriert.
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Es gibt keine wirklich gute Studie darüber, wie es mit dem System weitergehen wird. Niemand weiß, welche Produkte sie auf den Markt bringen werden oder welche Funktionen und Dienste sie anbieten werden. Niemand weiß, wann Fehlerbehebungen durchgeführt werden, was für die einen etwas nervig und für die anderen ärgerlich sein kann. Das ist etwas, das du dir genau ansehen solltest und das du vielleicht als lästig empfindest. Zum Glück gibt es eine Menge großartiger Rollouts und sie beginnen relativ schnell, so dass du dir keine Sorgen machen musst, zu lange zu warten, selbst wenn du nicht weißt, wann es kommt.
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Manchmal wirkt Asana auch ein bisschen zu verspielt. Einige der Funktionen und Hintergrundaspekte des Systems wirken sehr amateurhaft und scheinen eher zum Spielen geeignet zu sein als für ein ernsthaftes System, das du für dein Geschäft brauchst. Aber vielleicht ist es genau das, was du brauchst: etwas Spielerisches, das Spaß macht und die Monotonie deines Arbeitstages auflockert, oder? Wenn das der Fall ist, dann bist du bei der Arbeit mit Asana an der richtigen Adresse. Es hat ein bisschen von allem, was du brauchen könntest.

Die wichtigsten neuen Funktionen

Was hat sich in letzter Zeit bei Asana getan? Nach allem, was wir gesagt haben, könntest du denken, dass dieses System nicht viel tut oder dass es dazu neigt, ganz ins Hintertreffen zu geraten. Nun, es gibt einige gute Bereiche von Asana und einige wichtige Aspekte, die du dir unbedingt ansehen solltest. Es gibt einige neuere Software, die du nicht unbedingt an anderer Stelle finden wirst, wie z.B. neue Automatisierungen und sogar neue Berichtsmethoden. Wenn du dich also für diese Funktionen interessierst, solltest du einen Blick darauf werfen, was hier verfügbar ist.
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Erstens: Automatisierung. Wenn du bestimmte Aufgaben hast, die mehrmals oder projektübergreifend wiederholt werden müssen, kannst du sie automatisch erledigen lassen. Du kannst einige dieser Funktionen anpassen und sicherstellen, dass alles, was getan werden muss, auch getan wird. Und nicht nur das: Du wirst keine Probleme haben, Fehler zu vermeiden, die sonst auftreten könnten. Außerdem sparst du so etwas Zeit, die du für die Erledigung deiner Aufgaben aufwenden musst. All das ist ein Gewinn für dich.
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Was die Berichterstattung angeht, arbeitet Asana mit Forrester Wave Reports zusammen . Du kannst dich über verschiedene Formen der Zusammenarbeit und des Arbeitsmanagements informieren. Du bekommst hier eine Menge Informationen und kannst sie für deine Zwecke nutzen. Am Ende wirst du viel besser auf das vorbereitet sein, was du in deinem Asana-System tun musst. Vergiss nicht, dass du diesen aktualisierten Bericht mit deinem Dienst erhältst, sodass du die Informationen sofort anwenden kannst.

Ist es etwas für dich?

So, is Asana going to be the software for you? Well, that’s going to be a relatively personal choice. You’re the one who has to decide whether you like this system or you don’t. You have to take a closer look at each of the benefits and features that it does offer and compare them to the features that you’re not going to get. You might be able to get some different features by going with a different system. You might be able to get the most important ones with this or another system. Remember, you may have to make some sacrifices.
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When it comes to getting the best system for your business the most important thing you can do is balance out your top needs and the sacrifices that you’re willing to make to get those things. If you’re willing to give up a little bit of money to get the other features that you can access through Asana then this is great for you. Other features and shortcomings might balance out different ways for you too. And keep in mind that this is all about what’s going to work for you, not someone else.
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Now, if you have a small business you’re going to see the benefits when it comes to Asana. You’re going to be able to work with your team more easily and to balance out the different tasks that need to be done. You’re going to have a free system that gives you a whole lot of features and combines great with your Gantt Chart Software (Instagantt). It’s all going to make for a cohesive system that you can use for any area of business. Your entire office is going to be more than happy to be able to collaborate this way.
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If you have a large business you’re going to see even more benefits from this system because you’re going to have an array of different benefits with the paid version. You’ll be getting all of the same benefits that come with the standard, but you’re also going to be upgrading those features and getting a whole lot more. What could be better than that? If you’re going to pay for the service you want to make sure that you’re getting something that’s going to be worth the investment, right?

So, are you going to get good features out of Asana? In short, absolutely. And when you combine Asana with Instagantt you’re going to be even better off. You’ll be able to utilize all of the top features that we already mentioned when it comes to Asana and you’ll also be able to make sure that you’re shoring up the areas where Asana may not be doing as well as you had hoped. Instagantt can take care of it too.
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But in all fairness, we’ve explained what Asana can do for you, and some of its unique features. However, we haven’t really gotten into what Instagantt has to offer, and all the benefits your team will be introduced to by using it. So let’s dive a little bit into this software.


What is Instagantt?

Instagantt is a web app developed for as a Gantt chart maker that help you visually plan project schedules with your team.
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It's honestly the perfect Gantt chart ally you were hoping for. This tool makes project planning easy, as it allows you to create a Gantt chart, schedule tasks, and set start and due dates.
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What’s even better is that this system is simple to use. It's so intuitive, that you and your team will be able to start using it right away.  
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Gantt Chart Software for Asana
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By creating an Instagantt account linked to Asana, you'll be able to manage and create Gantt Charts for your Asana Projects. So, how do you start using Instagantt for Asana? During your first Instagantt session, you will be prompted to browse your Asana projects and connect those that you'd like to visualize in Gantt format, given that you may only want to connect one or a few of your projects, versus your entire list of projects.
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Two-way Communication Between Asana and Instagantt
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And once you choose which projects to connect, just like that, your tasks (and all your information related to your tasks) will be transformed into Gantt chart mode. This means that descriptions, the names of your tasks and subtasks, assignees, and start and due dates you had previously assigned to your projects in Asana, will be immediately synchronized to Instagantt. Why does this happen? Because there is two-way communication between Asana and Instagantt, meaning that changes made in Asana reflect in Instagantt straight away, and vice versa.
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Your Favorite Asana Features Sync to Instagantt
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We’ve mentioned your top Asana features also work in Instagantt. But it’s more than that. We’re talking full-on synchronization between the way you manage your projects. What does this mean? It means that features such as Milestones, which are incredibly useful and make for check-points that mark a critical decision factor within your project, also sync from Asana to Instagantt.
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As you probably know by now, making communication between teams a simple process is one of our main goals. So it makes sense that we would make a point to deliver a great tool that allows for comments to quickly synchronize between the two systems. This way, when you add comments to tasks, they will also automatically show up on your Gantt chart. Also, when you create new comments on Instagantt, the information will sync to your project in Asana.
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The same goes for great features such as dependencies and tags. We’ve made the best and most useful project management features available and fully connected between the two software so that any progress you make in one, automatically reflects on the other one. When we say your team won’t miss anything anymore, we really mean it. Asana and Instagantt can make your team reach a new level in no time.

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