RACI-Diagramm: Definition, Leitfaden und Beispiele
Was ist der schlimmste Feind eines Teams? Verwirrung und Unsicherheit. Als Manager gibt es nichts Beunruhigenderes, als die Frage zu hören: "Wer sollte das noch mal machen?". Wenn das für dich oder dein Team Realität ist, solltest du unbedingt eine RACI-Matrix einführen.
Projektmanagement erfordert die Beteiligung mehrerer Personen; das ist eine Tatsache. Aber wie stellst du sicher, dass jeder von ihnen die Verantwortung für seine Aufgaben und Handlungen übernimmt? Wie stellst du als Führungskraft sicher, dass sich dein Team über den Grad seiner Verantwortung für eine bestimmte Aufgabe im Klaren ist? Hier kann ein RACI-Diagramm hilfreich sein. RACI steht für Responsible (Verantwortlich), Accountable (Verantwortlich), Consulted (Beraten) und Informed (Informiert) und ist ein sehr empfehlenswertes Modell, um Rollen und Verantwortlichkeiten festzulegen und Aufgaben und Meilensteine den richtigen Personen in deinem Team zuzuweisen. So kannst du sicherstellen, dass jeder in deinem Team weiß, was zu tun ist und wann es zu tun ist. Und nicht nur das: Sie wissen auch, an wen sie sich wenden können, wenn sie Hilfe brauchen oder wenn die vorherige Aufgabe nicht erledigt wurde. Wenn du ein solches System einführst, hast du einen besseren Überblick über die wichtigsten Aspekte eines Projekts, nämlich das Wer, Was, Wann, Wo und Wie. Und alles, was du tun musst, ist, an einer zentralen Stelle nachzusehen, um die Informationen zu erhalten, denn sie sind alle im RACI-Diagramm gespeichert.
Rollen definieren
Verantwortlich: Diese Person führt die Aufgabe bis zum Abschluss aus. Für jede Aufgabe, Aktivität oder Entscheidung muss es also mindestens einen Verantwortlichen geben, aber vielleicht willst/brauchst du auch mehrere dieser Personen in deinem Team.
Rechenschaftspflichtig: Dieses Teammitglied delegiert die Arbeit und ist die letzte verantwortliche Partei, die die Aufgaben überprüft und sicherstellt, dass sie zu Ende geführt wurden. Genauso wichtig ist es, dass du nicht mehr als einen Verantwortlichen für jede Aufgabe bestimmst, da sonst Verwirrung entstehen könnte.
Konsultiert: Diese Personen haben die Antworten. Sie sind in der Regel Experten und liefern nützliche Informationen, die helfen, die Aufgaben bis zur Ziellinie zu bringen. Daher stehen sie in der Regel in direkter Kommunikation mit den Verantwortlichen.
Informiert: Diese Teammitglieder müssen über den Fortschritt eines Projekts Bescheid wissen und sich dessen bewusst werden. Das Ergebnis der einzelnen Aufgaben und/oder das Projekt selbst betreffen sie.
Aufgaben und Meilensteine auswerten
Schließlich ist es wichtig, dass du dir die Aufgaben ansiehst, die erledigt werden müssen, und die Meilensteine, die du auf dem Weg dorthin setzen willst. Jede Aufgabe ist eine Teilmenge des übergeordneten Ziels, das erreicht werden muss. Innerhalb dieser Aufgaben gibt es Meilensteine, die erreicht werden müssen, um den Weg zum Ziel zu markieren. Meilensteine können beliebig groß sein. In der Regel gibt es einige zu Beginn des Projekts, wenn kleinere Schritte erreicht wurden, und andere, die später im Prozess auftreten, wenn größere Schritte erreicht wurden. Alles, was dich deinem endgültigen Ziel einen Schritt näher bringt, gilt als Meilenstein, auch wenn du solche Meilensteine feiern kannst oder nicht. Achte darauf, dass du jeden Aspekt deines Projekts bewertest und realistische Meilensteine mit Fristen festlegst, die du erreichen willst. Achte außerdem darauf, dass du so viele Aufgaben erstellst, wie nötig sind, um das Ziel schnell und effizient zu erreichen. Das Team sollte in der Lage sein, sich diese Aufgaben anzuschauen und genau zu sehen, wie es von seinem jetzigen Stand zum fertigen Projekt kommt.
Wie kann ein RACI-Diagramm mir oder meinem Team helfen?
Ein RACI-Diagramm ist eine gute Lösung, um Verwirrung während eines Projekts zu vermeiden. Mit dieser Art von System weißt du genau, wer für was im Projekt verantwortlich ist. Das bedeutet, dass du schnell und einfach sehen kannst, ob Mark für die Gehaltsabrechnung zuständig ist oder Jon. Du kannst einen Blick auf die Tabelle werfen und sehen, dass Rebecca für die Erstellung eines Entwurfs zuständig ist und nicht Jessica. Außerdem macht es die Kommunikation viel einfacher. Wenn du weißt, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist, kannst du dich besser an die richtige Person wenden. So gibt es weniger unnötige Kommunikation oder jemanden, der versucht, die richtigen Leute zu finden, um etwas zu erledigen oder eine Frage zu beantworten. Die Kommunikation ist sogar direkt über das System möglich, mit dem du deine Aufgaben verfolgst. Das bedeutet, dass du dein Büro nicht einmal verlassen musst. Wenn du mit mehreren Teammitgliedern zusammenarbeitest, kannst du die richtigen Personen zur richtigen Zeit einbeziehen und die Genehmigungs- und Entscheidungsprozesse innerhalb deines Teams beschleunigen. Du kannst Personen direkt über das System erreichen oder du kannst ganz einfach eine Einladung zu einem Gruppenchat oder einer Besprechung direkt über das System versenden. Schließlich kannst du genau sehen, wer an jedem Schritt des Prozesses beteiligt ist und wer über die besprochenen Informationen Bescheid wissen muss. Darüber hinaus ist ein RACI-Modell besonders nützlich, wenn es darum geht, die Arbeitslast gleichmäßig zu verteilen, da es visuell dargestellt wird. Der Projekt- oder Programmmanager kann sich jede einzelne Aufgabe ansehen und sie jemandem im Team zuweisen. Von dort aus kann er erkennen, ob jemand mehr als seinen gerechten Anteil leistet, und er kann verschiedene Aufgaben neu zuweisen und verteilen, um sicherzustellen, dass jeder im Team die richtige Menge an Arbeit erledigt. Die Verwirrung über die Besitzverhältnisse gehört der Vergangenheit an, da jeder genau weiß, wer was macht. Niemand muss sich mehr fragen, wer für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich ist, denn wenn man es nicht weiß, kann man sich einfach in das System einloggen und sofort sehen, wer der Eigentümer der Aufgabe ist. Du brauchst nicht herumzufragen oder zu versuchen, es selbst herauszufinden, denn die Informationen liegen dort für dich bereit. Mit dieser Art von System sparst du insgesamt Geld für dein Team und dein Unternehmen. Weil jeder eine Aufgabe zugewiesen bekommt, jeder sehen kann, wer verantwortlich ist, die Kommunikation verbessert wird und jeder weiß, wann und wie er seine Aufgaben erledigen muss, gibt es keine Ausfallzeiten. Außerdem gibt es keine Überschneidungen zwischen Personen, die zur gleichen Zeit dieselbe Aufgabe erledigen. Die Arbeit wird schneller und effizienter erledigt, wodurch weniger Geld ausgegeben wird.
Bring dein RACI-Diagramm auf die nächste Stufe
Wenn du die konkreten Aktionen, Aufgaben und Rollen für dein Projekt festgelegt hast, ist es an der Zeit, es in die Tat umzusetzen. An diesem Punkt ist es wichtig, dass du die richtige Gantt-Diagramm-Software verwendest, die dir dabei hilft. Ein Tool wie Instagantt kann dir dabei helfen, dein RACI-Diagramm mit Leben zu füllen und dein Projekt zu visualisieren, vor allem, wenn mehrere Parteien daran beteiligt sind. Wenn du mit diesem System arbeitest, hast du alle Vorteile eines RACI-Diagramms und noch mehr. Mit der richtigen Projektmanagement-Software, wie du sie bei Instagantt findest, kannst du alles, was du brauchst, schnell, einfach und effizient erledigen. Denn nur so kannst du das Beste aus dem Prozess herausholen, oder? Mit Gantt-Diagrammen kannst du deine Projekte schnell erstellen und überwachen und von dort aus allen Personen, die du in dein System aufgenommen hast, Aufgaben zuweisen. Mit diesem Gantt-Diagrammersteller kannst du auch überwachen, wie jeder mit den Aufgaben umgeht, die du ihm zugewiesen hast. Denn du kannst eintragen, wie weit du mit einer Aufgabe bist und was noch zu tun ist. Das macht es für alle einfacher, den Überblick zu behalten, wie das Projekt läuft und was nötig ist, um weiterzukommen oder es abzuschließen. Du hast sogar die Möglichkeit, deine Diagramme mit verschiedenen Methoden anzusehen. Von dort aus musst du nur noch den Prozess starten. Das kannst du tun, indem du mit dem übergreifenden Projekt oder Ziel beginnst, das du erstellen möchtest. Gib deinem Projekt einen Namen und beginne mit der Arbeit an den Terminen und den spezifischen Aufgaben, die erledigt werden müssen. Das kannst du ganz einfach tun, ohne dass du sie gleich zu Beginn zuweisen musst. Das gibt dir viel mehr Freiheit bei deiner Arbeit. Wenn du die Aufgaben erstellst, bevor du sie zuweist, kannst du dir überlegen, was zu tun ist, ohne dich ablenken zu lassen. Dann kannst du dich darauf konzentrieren, die Aufgaben verschiedenen Personen zuzuweisen, sobald du entschieden hast, welche Aufgaben es im Projekt tatsächlich gibt.
Weisen Sie den verschiedenen Teammitgliedern unterschiedliche Aufgaben zu. Vergewissere dich, dass du die richtigen Leute in deinem Team hast und teile sie dann ein. Wie bereits erwähnt, kannst du so sicherstellen, dass jeder Einzelne in deinem Team die richtige Verteilung der Aufgaben erhält. Außerdem kannst du jede Aufgabe gerecht verteilen und sicherstellen, dass jede Aufgabe an jemanden innerhalb des Teams weitergegeben wird. Außerdem kannst du Abhängigkeiten festlegen, um bestimmte Aktionen zu priorisieren und dank der "Erwähnungs"-Optionen von Instagram eine klare Kommunikationslinie aufrechtzuerhalten. Wenn du deine Abhängigkeiten festlegst, bedeutet das, dass du eine Aufgabe und dann eine zweite Aufgabe erstellst, die erledigt werden kann, wenn die erste erledigt ist. So weiß dein Team, wer für was verantwortlich ist und wann es eine Aufgabe erledigen kann.
Kommuniziere mit deinen Teamkollegen, indem du sie erwähnst.
Alles, was du tun musst, ist, jemanden bei den Aufgaben, die du zugewiesen hast, zu erwähnen, und er kann sehen, was du gesagt hast. Die Person kann sehen, was du kommentiert hast, und sie kann die von dir bereitgestellten Informationen ebenfalls kommentieren. So könnt ihr miteinander kommunizieren, ohne dass ihr Treffen vereinbaren oder Nachrichten über andere Plattformen verschicken müsst. Du kannst Informationen zu einer Aufgabe sofort an andere Mitglieder deines Teams weitergeben. So kann jede Person in deinem Team sehen, was bei anderen Aufgaben passiert, und sich zu allem äußern, was noch erledigt werden muss. Das macht es einfacher, einige der größeren Aufgaben, die für das Projekt benötigt werden, zu erledigen. So kannst du ein Projekt aufbauen, deine Teammitglieder in Echtzeit zusammenarbeiten lassen und dafür sorgen, dass jeder für seine Aufgaben verantwortlich ist. Möchtest du mehr darüber erfahren, was du mit Instagantt erreichen kannst?
Wer muss ein RACI-Diagramm verwenden?
Wenn du ein RACI-Diagramm verwendest, solltest du verschiedene Situationen im Auge behalten. Natürlich kannst du ein RACI-Diagramm bei allen Projekten einsetzen, die du erstellst, aber es gibt einige Situationen, in denen es noch wichtiger ist, dass du weißt, was vor sich geht und wer für die verschiedenen Teile des Projekts verantwortlich ist. Wo solltest du diese Art von Diagramm also unbedingt verwenden? Erstens, wenn es einen bestimmten Prozess gibt, der eingehalten werden muss, um die richtigen Genehmigungen zu erhalten und Entscheidungen zu treffen, wird ein RACI-Diagramm einen großen Unterschied für dich machen. So kannst du schnell die Genehmigung einholen und diejenigen kennzeichnen oder erwähnen, die die Genehmigung erteilen müssen. Wenn du sicherstellen musst, dass jeder weiß, wer für die verschiedenen Aufgaben verantwortlich ist, solltest du auch diese Art von Diagramm verwenden. So kannst du sehen, wer für jedes Teil des Puzzles verantwortlich ist und bei Bedarf Zuweisungen vornehmen. Außerdem kann so jeder seine eigenen Aufgaben erledigen. Wenn es den Anschein hat, dass jemand mehr als seinen gerechten Anteil an den Aufgaben eines Projekts erledigt, ist dies ein weiterer guter Zeitpunkt, diese Art von Diagramm zu verwenden. So kannst du sicherstellen, dass jeder eine Aufgabe zugewiesen bekommt und dass niemand mehr Aufgaben bearbeitet als andere. Das willst du ja schließlich im Interesse der Fairness vermeiden, oder?
Erste Schritte mit deinem RACI-Diagramm
Wenn du bereit bist, loszulegen, solltest du mit allen Mitgliedern deines Teams sprechen. Du willst sichergehen, dass dein Team weiß, mit wem es zusammenarbeitet und was genau es zu tun hat. Erkläre ihnen, wie der Prozess abläuft und welche Aufgaben erledigt werden müssen. Zeig ihnen auch das Diagramm, um sicherzustellen, dass jeder seine Aufgaben erfüllen kann. Du musst die Aufgaben richtig zuweisen und sicherstellen, dass jeder über alle Änderungen informiert ist, die während der Projektlaufzeit auftreten. Wenn du dich mit anderen Teammitgliedern treffen musst, musst du sicherstellen, dass sie wissen, was passiert und wann. All diese Dinge kannst du mit Hilfe des RACI-Diagramms und deines Instagram-Diagramms erledigen. Achte darauf, dass du die Aufgaben nach der RACI-Methode zuweist. Du musst wissen, wer dein Verantwortlicher ist und wer dein Informierter ist. All diese Dinge helfen dir, die Kontrolle über das Projekt zu behalten und alles, was getan werden muss, im Auge zu behalten.
Wenn du bereit bist, bei deinen Projekten richtig zur Sache zu gehen, ist ein RACI-Diagramm genau das Richtige für dich. Achte darauf, dass du weißt, wie du die verschiedenen Aspekte des Diagramms zuordnen kannst. Außerdem musst du sicherstellen, dass du jede Aufgabe innerhalb des Diagramms und des Projekts den richtigen Personen zuweist. Du wirst feststellen, dass dein Projekt viel besser läuft, wenn du weißt, wie du die Aufgaben richtig zuweist. Wenn du alle Funktionen von Instagantt und dem RACI-Diagramm, mit dem du arbeitest, nutzt, kannst du einen großen Unterschied in deinem Unternehmen feststellen.
