Die Ressourcenzuweisung verstehen
Wenn du ein Projekt erfolgreich durchführen willst, musst du sicherstellen, dass du über die richtigen Werkzeuge, Finanzen und Personen verfügst, die dir helfen, das Projekt zu verwirklichen. In der Geschäftswelt bezeichnen wir all diese Dinge zusammen als Ressourcen. Das bedeutet, dass du eine angemessene Ressourcenzuweisung brauchst, um sicherzustellen, dass jede Phase eines bestimmten Projekts in der richtigen Zeit abgeschlossen wird. In diesem Artikel gehen wir auf die verschiedenen Aspekte der Ressourcenzuweisung ein und erläutern, was es bedeutet, diese Technik in deinen Projekten einzusetzen.
Was ist Ressourcenzuteilung?
Um es ganz einfach auszudrücken: Bei der Ressourcenzuteilung geht es darum, die richtigen Leute mit den Aufgaben zu betrauen, die für den Abschluss eines Projekts notwendig sind. Wenn du also Designer/innen, Autor/innen, Bauarbeiter/innen oder andere Personen brauchst, um an dem Projekt zu arbeiten, gehören diese zu deinen Ressourcen. Wenn sie ihre Software, Hardware und andere Werkzeuge mitbringen müssen, um die Aufgaben zu erledigen, sind das ebenfalls Ressourcen. Auch Zeit und Geld können als Ressourcen betrachtet werden. Dann musst du all diese Dinge den Aufgaben zuordnen, die für die Fertigstellung des gesamten Projekts erforderlich sind. Du ordnest die Werkzeuge zu, die du brauchst, oder du teilst deine Ressourcen zu.
Die Bedeutung der Ressourcenallokation
Der wichtigste Aspekt der Ressourcenzuweisung ist, dass du alles da hast, wo du es brauchst und wann du es brauchst. Wenn du die Buchhalterin deines Unternehmens brauchst, um dir bei bestimmten Finanzdaten für dein Projekt zu helfen, sie aber gerade an einer anderen Aufgabe arbeitet, hast du deine Ressourcen nicht richtig verteilt. Wenn du einen Besprechungsraum für eine große Diskussion brauchst, aber alle Räume ausgebucht sind, hast du deine Ressourcen ebenfalls nicht richtig zugeteilt. Deshalb ist es so wichtig, diese Dinge so früh wie möglich zu erledigen.
Die beste Möglichkeit, Ressourcen zuzuweisen, ist, einen Plan zu erstellen, noch bevor du mit der Durchführung eines Projekts beginnst. Du solltest in der Lage sein, dich mit ein oder zwei anderen Personen zusammenzusetzen und einen Plan für das Projekt zu erstellen. Dieser Plan muss so detailliert sein, dass er genau festlegt, wer daran arbeiten muss, wie viel Geld dafür zur Verfügung steht und wie viel Zeit dafür zur Verfügung steht. Von dort aus kannst du diese Personen oder das Unternehmen ansprechen, um sicherzustellen, dass alle benötigten Dinge oder Personen zur Verfügung stehen.
Sobald du deinem Projekt Ressourcen zugewiesen hast, können dir diese nicht mehr weggenommen werden (oder sollten es zumindest nicht). Das macht es für dich viel einfacher, die Aufgabe zu erfüllen. In den meisten Fällen ist ein/e Projektmanager/in oder ein/e Programmmanager/in (oder beide) an der Ressourcenzuweisung beteiligt. Sie sorgen dafür, dass alles ordnungsgemäß zugewiesen wird und dass es auch richtig gemacht wird. Es ist jedoch wichtig, mit allen Personen, die für das Projekt benötigt werden, zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass sie an den benötigten Aufgaben arbeiten können.
6 Aspekte, die sich negativ auf deine Ressourcenzuteilung auswirken
Was ist, wenn du nicht alles richtig hinbekommst? Was ist, wenn es bei der Zuweisung deiner Ressourcen Schwierigkeiten gibt? Nun, die Wahrheit ist, dass verschiedene Dinge die Ressourcenzuweisung erschweren können. Schauen wir uns also genauer an, welche Dinge du im Auge behalten solltest.
1. Zeitplanänderungen
Eines der ersten Dinge, die sich bei einem Projekt oft ändern, ist der Zeitplan. Es kann sein, dass ein Projekt- oder Programmmanager beschließt, dass das Projekt schneller fertig werden muss (zum Beispiel gestern). Oder du hast einen Kunden, der es plötzlich sehr eilig hat, die Dinge zu erledigen. Oder vielleicht hat ein Teil des Puzzles länger gedauert als erwartet und jetzt müssen alle anderen schneller arbeiten, um ihren Teil zu erledigen. Und natürlich hat ihr Teil später begonnen, was bedeutet, dass sie vielleicht nicht mehr die gleiche Verfügbarkeit haben wie am Anfang (was uns zu einem anderen Punkt weiter unten führt).
2. Umfangsänderungen
Der Umfang des Projekts ist ein weiterer Aspekt, der die zugewiesenen Ressourcen verändern kann. Wenn sich der Umfang des beantragten Projekts ändert, ist es durchaus möglich, dass sich auch die Mitarbeiter, die daran arbeiten sollen, ändern. Neue Aufgaben und neue Anforderungen machen den Einsatz zusätzlicher Hilfsmittel erforderlich. Dadurch können sich die ursprünglich beantragten Ressourcen für dein Projekt ändern und das gesamte Projekt kann ins Stocken geraten, wenn diese Ressourcen nicht sofort verfügbar sind.
3. Änderungen der Ressourcenverfügbarkeit
Wenn du nicht über die richtigen Ressourcen verfügst, um die Arbeit zu erledigen, wirst du auch Probleme haben, alles zuzuweisen. Vielleicht sind die Leute, die du für das Projekt brauchst, einfach nicht verfügbar, wenn du sie brauchst. Wenn das der Fall ist, musst du entweder neue Leute finden oder den Zeitplan für das Projekt selbst umstellen. Das kann es für Projektmanager/innen oder Programmmanager/innen schwierig machen, die Arbeit zu erledigen oder sicherzustellen, dass jemand anderes die Arbeit erledigen kann.
4. Abhängigkeiten von Aufgaben
Wenn ein Teil des Projekts fertiggestellt werden muss, bevor der nächste Teil des Projekts fertiggestellt werden kann, bedeutet das, dass es eine Abhängigkeit gibt. Aber was ist, wenn Teil A des Projekts eine Woche länger dauert als geplant? Jetzt musst du Teil B später fertigstellen. Und das ist mit dem ursprünglichen Team, das du zusammengestellt hast, vielleicht nicht möglich. Denn was ist, wenn das Team, das für Teil B zuständig ist, ein anderes Projekt hat, das jetzt erledigt werden muss? Vielleicht haben sie dich in der einzigen Woche, die sie zur Verfügung hatten, gebucht, aber jetzt, wo du im Verzug bist, können sie es nicht mehr schaffen? Jetzt musst du einen Weg finden, den anderen Zeitplan zu umgehen oder das Team, das du geplant hast, zu wechseln.
5. Allgemeine Dringlichkeit
Du musst verstehen, was die dringendsten Aspekte sind. Musst du diese Aufgabe sofort erledigen? Es kommt oft vor, dass ein Projekt, das als erstes ansteht, zugunsten eines ganz anderen Projekts, das fertiggestellt werden muss, zur Seite geschoben wird. Wenn das der Fall ist, musst du vielleicht einige deiner Mitarbeiter/innen neu zuweisen, damit sie an dem neueren Projekt arbeiten können, oder dein Projekt könnte Mitarbeiter/innen verlieren, weil dein Vorgesetzter das andere Projekt für wichtiger hält und dein Team stattdessen diesem Bereich zuweist.
6. Teamarbeit
Dein gesamtes Team muss in der Lage sein, zusammenzuarbeiten. Es geht nicht nur darum, sicherzustellen, dass dein Team in kleinen Gruppen zusammenarbeiten kann. Das gesamte Team, also alle, die für das Projekt verantwortlich sind, müssen in der Lage sein, zusammenzuarbeiten und das Projekt gemeinsam zu bewältigen. Das ist nicht immer einfach, vor allem, wenn du Leute zusammenbringst, die vielleicht nicht oft zusammenarbeiten. Wenn das der Fall ist, solltest du dafür sorgen, dass du ein Team aufbaust und Wege findest, wie alle miteinander auskommen können.
Wie du es für dein Projekt nutzen kannst
Wenn du bereit bist, mit dem Prozess zu beginnen, ist es wichtig, genau zu wissen, was das Gesamtziel des Projekts ist. Sprich mit dem Kunden und mit den Personen, die direkt für die Durchführung des Projekts verantwortlich sind. Diese Personen verfügen über die meisten Informationen und können über das endgültige Ziel entscheiden. Von da an liegt es an den Projekt- oder Programmmanagern, alle Details festzulegen.
Du musst mit den Verantwortlichen der einzelnen Abteilungen zusammenarbeiten, um herauszufinden, welche Personen am besten für die einzelnen Aufgaben geeignet sind, die erledigt werden müssen. Wenn du jemanden brauchst, der an der Entwicklung arbeitet, solltest du mit dem Leiter der Entwicklungsabteilung sprechen und herausfinden, wer die beste Person für diese Art von Projekt oder Aufgabe ist. Diesen Prozess solltest du für jede Aufgabe wiederholen, die erledigt werden muss, aber achte darauf, dass du dem Abteilungsleiter so viele Informationen wie möglich gibst. Jemand, der gut im Marketing für Restaurants ist, ist vielleicht nicht die beste Person, wenn es um Marketing für die Automobilindustrie geht.
Du solltest auch mit diesen Leuten sprechen, um sicherzugehen, dass sie genug Platz auf ihrem Teller haben, um eine zusätzliche Aufgabe zu übernehmen. Wenn sie sagen, dass das nicht der Fall ist, wende dich an den Abteilungsleiter. Vielleicht gibt es eine Möglichkeit, einige ihrer anderen Aufgaben umzuverteilen, um Platz für diese Aufgabe zu schaffen. Wenn nicht, solltest du mit dem Abteilungsleiter sprechen, um einen anderen Vorschlag zu bekommen, wer die Aufgabe übernehmen kann oder wen du als Nächstes ansprechen solltest.
Wenn du die Personen für dein Team eingeteilt hast, sprich mit ihnen über die Einzelheiten der Ergebnisse, die du brauchst. Dann können sie und du einen realistischen Zeitplan für die einzelnen Aufgaben aufstellen und auch ein realistisches Budget für jeden Teil des Projekts festlegen. Es liegt dann an dir, einen Gesamtzeitplan und ein Gesamtbudget zu erstellen, die du deinem Vorgesetzten oder dem Kunden vorlegen kannst.
Wenn diese Zeitpläne oder Budgets nicht funktionieren, ist es an der Zeit, mit den anderen Beteiligten zu diskutieren und herauszufinden, wie man am besten Abstriche machen kann, damit das Projekt gut durchgeführt werden kann und alle mit dem Ergebnis zufrieden sind.
Planung für das Schlimmste
Um sicherzustellen, dass dein Projekt gut läuft, musst du auch für Probleme auf dem Weg dorthin planen. Einige davon sind die Dinge, über die wir oben im Zusammenhang mit den Interaktionen gesprochen haben, aber es gibt immer noch andere Dinge, die du dir genauer ansehen und so gut wie möglich planen solltest.
Planen von Aufgaben
- Verzögerungen durch den Kunden - wie oft ist es dir schon passiert, dass ein Kunde länger als geplant gebraucht hat, um etwas zu besprechen? Vielleicht war es etwas Kleines, wie die Entscheidung über die Schriftgröße oder die Farbe des Hintergrunds. Vielleicht war es auch etwas Großes, wie die Genehmigung einer Budgeterhöhung. Egal, was es war, du solltest sicherstellen, dass du für Verzögerungen gerüstet bist.
- Persönliche Verzögerungen - Was ist, wenn jemand aus deinem Team, auf den du angewiesen bist, einen persönlichen Notfall hat und nicht in der Lage ist, die Aufgabe rechtzeitig oder überhaupt zu erledigen? Möglicherweise musst du auf die Person warten oder die Aufgabe jemand anderem zuweisen. In jedem Fall kann es zu Verzögerungen bei der Erledigung der Aufgaben kommen.
- Lieferverzögerungen - Vielleicht wird die Aufgabe, für die du 10 Stunden veranschlagt hast, nicht in 10 Stunden erledigt, sondern braucht 12 oder 20 oder noch mehr. Man weiß nie, was passiert, wenn man mit Technik oder Kreativen zusammenarbeitet, also kann es sein, dass es Bereiche gibt, in denen Probleme auftreten.
Egal, was passiert, du willst sichergehen, dass du deine Ressourcen kennst und dass du die richtigen Ressourcen für deinen Weg einplanst. Du musst sicherstellen, dass du für Notfälle und für Dinge planst, die dich aufhalten werden, aber es ist auch wichtig, dass du von vornherein realistisch bist. Die Ressourcenzuteilung ist ein wichtiger Teil des Prozesses, wenn es um dein Unternehmen geht, und nur wenn du es beim ersten Mal richtig machst, kannst du hoffen, dass die Dinge so erledigt werden, wie deine Kunden es erwarten.
