Eisenhower Matrix Definition, Leitfaden und Beispiele
Wenn Projekte größer und länger werden, als du erwartet hast, findest du dich bald in einer höllischen Schleife wieder. Plötzlich musst du den ganzen Tag Brände löschen: Fehlerbehebungen, Kundensupport, teamübergreifende Probleme. Du beantwortest dringende E-Mails oder vermittelst zwischen verschiedenen Abteilungen bei kleineren Problemen. Jeden Tag sind all diese Aufgaben dringend, notwendig und ein MUSS. Aber wenn alle Aufgaben Priorität haben, woher weißt du dann, welche Aufgabe DIE wichtigste ist? Nun, wir bieten eine Antwort auf dieses Rätsel.
Warum alles, was du über Produktivität weißt, falsch ist
Die oben beschriebene Situation ist auch als "Mere Urgency Effect" bekannt, der besagt, dass wir dazu neigen, Aufgaben mit kürzeren Fristen und kleineren Erledigungszeiträumen zu übernehmen. Warum? Ganz einfach, weil wir sie so schnell wie möglich erledigen müssen. Wir ziehen sie weniger dringenden Aufgaben vor, auch wenn die weniger dringenden Aufgaben wichtiger sind und einen größeren Nutzen bringen.
Das führt dazu, dass wir auf die Dauer der Aufgabe fixiert sind und nicht auf den langfristigen Nutzen. Und wenn dieses Problem im Projektmanagement auftaucht, können keine wichtigen langfristigen Themen in den Vordergrund rücken. Wir vernachlässigen sie bis zur letzten Minute. Sobald sie an der Reihe sind, sind sie plötzlich dringlich und verursachen nichts als Stress und unnötige Überstunden.
Rory Vaden, Autor und Stratege für Selbstdisziplin, behauptet, dass To-Do-Listen und Zeitmanagementtechniken zu sehr auf Effizienz ausgerichtet sind. Die meisten Produktivitätsmethoden zielen darauf ab, dich schneller zu machen, um einen lukrativeren Output zu erzielen. Sie verschaffen dir aber nur mehr Zeit für kurzfristige Entscheidungen am Tag. Um dir zu helfen, dieses Problem zu bekämpfen und dir eine neue Art der Problemlösung beizubringen, möchten wir dir die Eisenhower Matrix vorstellen.
"Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend."
Ganz einfach ausgedrückt ist die Eisenhower-Matrix ein Leitfaden für eine effektive Entscheidungsfindung. Ihre Brillanz liegt darin, dass du lernst, zu unterscheiden, welche Aufgaben wichtig und welche dringend sind. Wie Vader sagte, konzentriere dich darauf: "Was kann ich heute tun, um es mir morgen leichter zu machen?"
Die Matrix ermöglicht es dir, langfristige strategische Pläne zu machen. Du lernst, dich auf das große Ganze zu konzentrieren, anstatt auf Aufgaben, die zwar dringend erscheinen, aber keinen übergreifenden Nutzen für das Projekt haben.
Nimm deine Schwäche an
Bevor wir die Eisenhower-Matrix aufschlüsseln, möchten wir betonen:
Sei nicht zu streng mit dir.
Wie bei jeder neuen Produktivitätsmethode, die du anwenden willst, wird auch die Perfektionierung der Eisenhower-Matrix eine Menge Versuch und Irrtum erfordern. Finde einen Weg, um dir die ersten Wochen oder Monate zu erleichtern. Lade dir Hilfsmittel herunter, besorge dir Bullet Journale oder verwende eine App wie Clockify (sowohl offline als auch online), um deinen Fortschritt zu verfolgen.
Wenn du ein Team leitest, solltest du Aufgaben und Zeitpläne mit deinen Teammitgliedern mit einer Gantt-Diagrammsoftware planen, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite stehen, wenn es um die Prioritäten geht. Instagantt kann dir dabei helfen, Gantt-Diagramme zu erstellen .
Nutze alle dir zur Verfügung stehenden Tools, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Jeder Mensch lernt anders, und die Anpassung an einen neuen Arbeitsablauf ist nicht anders als das Erlernen einer neuen Sprache. Selbst die hochgelobte Agile-Methode braucht weit mehr als ein oder zwei Jahre, um richtig umgesetzt zu werden.
Wie die Eisenhower-Matrix funktioniert
John Green vom beliebten Youtube-Kanal Vlog Brothers bringt es auf den Punkt:
"Produktivität muss nichts mit Arbeit zu tun haben, oder mit der Maximierung des Outputs oder was auch immer. Es gibt viele Möglichkeiten, produktiv zu sein. Für mich ist Produktivität vor allem eine Frage der Erkenntnis, dass Zeit das ist, was wir haben."
Hör auf, über Geschwindigkeit nachzudenken, und fang an, über Sinn und Zweck nachzudenken. Um wirklich klügere und bewusstere Entscheidungen zu treffen, wenn es um Projektaufgaben geht, musst du den Unterschied zwischen wichtig und dringend kennen.
Das Wichtige - Eine Möglichkeit, zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden, ist die Frage: "Wird das Projekt darunter leiden, wenn diese Aufgabe nicht erledigt wird?" Wenn die Arbeit anderer von ihrer Erledigung abhängt oder sie einen großen Einfluss auf das Projekt hat, darf die Aufgabe nicht übergangen werden.
Die Dringenden - Bei den Dringenden geht es um Zeit und Effizienz. Das sind Aufgaben mit klaren Fristen. Ob etwas dringend ist oder nicht, hängt von verschiedenen Umständen ab (je nachdem, was das Projekt mit sich bringt). Bedenke aber, dass auch die Flexibilität deines Zeitplans und die Projektziele eine Rolle spielen.
Sobald du den Unterschied zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit herausgefunden hast, sortierst du im zweiten Schritt deine Aufgaben in vier Gruppen:
Die WICHTIG und DRINGEND (TUN) Green veranschaulicht dies mit einem einfachen Beispiel: Dein Haus brennt. Das ist etwas, das du sofort tun MUSST. Weniger katastrophal ausgedrückt, sind diese Aufgaben meist die, die wir bis zur letzten Minute aufschieben oder die durch unvorhergesehene Umstände entstehen.
Die WICHTIGEN, aber NICHT DRINGENDEN (ENTSCHEIDEN) Ein weiteres einfaches Beispiel wären langfristige persönliche und berufliche Ziele wie beruflicher Aufstieg, ein Buch schreiben oder Sport treiben (es sei denn, es gibt ein ernstes Gesundheitsproblem, in diesem Fall ist es dringend). Die allgemeine Regel für diese Gruppe ist, Zeit für diese Aufgaben einzuplanen. Wenn du sie aufschiebst, werden sie nur noch dringender oder gar nicht mehr angegangen.
Die UNWICHTIGEN, aber DRINGENDEN (DELEGIEREN) Das können kleinere, alltägliche Aufgaben sein, wie z.B. Lebensmitteleinkäufe, Rechnungen bezahlen oder E-Mails durchgehen. Du kannst sie leicht delegieren oder automatisieren. Denk an Eltern, die ihre Kinder zum Laden schicken, um Eier und Milch zu holen, während sie das Mittagessen kochen. Oder in unserem Fall zum Beispiel ein Projekt-Update-Meeting abhalten. Wenn du wichtigere Aufgaben hast, hilft es auf lange Sicht, wenn du jemanden beauftragst, der genauso gut informiert ist, die Besprechung zu halten.
Die UNWICHTIGEN und NICHT DRINGENDEN (LÖSCHEN) Aktivitäten oder Aufgaben, die in diese Kategorie fallen, sind normalerweise Ablenkungen. Zum Beispiel die Neugestaltung der Website, weil das Farbschema nicht stimmt. Das ist unwichtig und nicht dringend, da es sich nicht auf die Kundenbindung auswirken wird.
Für diejenigen unter euch, die visuelle Typen sind, kann die Eisenhower-Matrix mit einem einfachen Kasten dargestellt werden.
Wichtig ist, dass du dir vor Augen hältst, dass sich der Filter Wichtig/Dringlich je nach Projekt und Zielsetzung ändert. Die Eisenhower-Matrix ist ein Rezept für langfristige Problemlösungen und zur Vermeidung der "Mere Urgency"-Falle, in die jedes Projekt zwangsläufig tappt.
Die Magie des "NEIN"
Du musst nicht nur lernen, wie man die Matrix benutzt, sondern auch deine Ablehnungsfähigkeiten auffrischen. Wenn du zum Beispiel CEO eines aufstrebenden Start-ups bist, wirst du alle Hände voll mit Projekten und Aufgaben zu tun haben, die damit zusammenhängen. Ein paar Freunde oder Bekannte werden dich vielleicht über LinkedIn kontaktieren und dich bitten, ihnen einige deiner neuen Partner vorzustellen oder sie einzustellen.
Wenn wir dieEisenhower-Matrix auf dieses Szenario anwenden, ist diese Aktivität weder wichtig noch dringend für dich oder dein Projekt. Anstatt ihnen zu sagen, dass du dich melden wirst, oder stundenlang E-Mails zu schreiben oder mit ihnen zu sprechen, sagst du einfach "Nein". Stattdessen schreibst du eine sehr höfliche E-Mail, in der du ihnen mitteilst, dass du im Moment nicht helfen kannst, weil du zu viele andere Dinge zu tun hast.
Ablehnung ist ein wichtiger Teil des Filterprozesses. Tätigkeiten, die in der vierten Eisenhower-Gruppe landen, werden am ehesten verworfen (z. B. deine Junk-Mails löschen, anstatt sie zu sortieren). Und wenn du eine Aufgabe Woche für Woche in die vierte Gruppe verschiebst, war sie von Anfang an nicht wichtig oder dringend.
Wenn Aufgaben auf der Prioritätsleiter nach oben oder unten wandern, vergiss nicht, alle über die Änderungen auf dem Laufenden zu halten und darüber, wie sie sich auf das Projekt als Ganzes auswirken.
Zum Schluss
Wenn du die Eisenhower-Matrix beherrschst, ist sie ein mächtiges Werkzeug. Sie ist eine Methode, die auf diejenigen zugeschnitten ist, die ihre Ziele nicht erreichen können, weil der Tag nicht genug Stunden hat. Mit der Matrix überdenkst du deine Prioritäten und lernst, wie Green und Vaden betonen, dich auf das zu konzentrieren, was wichtig ist, anstatt falsche Dringlichkeit vorzutäuschen. Verabschiede dich davon, Feuer zu löschen, sobald sie auftauchen, und dich bei Projekten zu verausgaben. Indem sie das große Ganze in den Vordergrund stellt, erweist sich die Eisenhower-Matrix als eine der besten Selbsthilfemethoden für kränkelnde Projekte und Teams.
Geschrieben von Marko Maric: Marko Maric ist ein Marketer und Blogger. Er berichtet hauptsächlich über Themen rund um Wirtschaft, Marketing und Produktivität. Marko arbeitet derzeit bei Clockify - einem kostenlosen Tool zur Zeiterfassung.
