Vorlage zur Fehlerverfolgung für Projektmanager

Problemverfolgung 

Im Projektmanagement ist ein Problem etwas, das dem Projekt als Ganzes schaden könnte. Dabei kann es sich um etwas handeln, das bereits jetzt oder in absehbarer Zeit auftritt, aber wie auch immer, ein Problem ist etwas, um das du dich bald kümmern solltest, weil es sich sonst negativ auf dein Projekt auswirken kann.

Per Definition unterscheiden sich Probleme im Projektmanagement von Risiken. Und obwohl Risiken ein Projekt beeinträchtigen können, erfordert ein Problem sofortige Aufmerksamkeit. Risiken hingegen sind zukünftige, potenzielle Probleme, die vermieden werden können.

Vorteile der Problemverfolgung

Die Fähigkeit, Probleme zu erkennen und zu verfolgen, entscheidet über den Erfolg deines Projekts. Wenn du deine Probleme identifiziert hast, kannst du nur noch die Priorität der einzelnen Probleme festlegen und sie den richtigen Personen zuweisen, damit diese mit der Arbeit beginnen können. 

Indem du alle eingehenden Probleme verfolgst, kannst du deinem Team die Möglichkeit geben, einen Aktionsplan zur Lösung dieser Probleme zu erstellen, der auch dazu beitragen kann, neue mögliche Szenarien und Risiken zu erfassen, die deinem Projekt schaden könnten.

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Hauptbestandteile einer Vorlage zur Fehlerverfolgung

Probleme können unterschiedlich sein, es gibt verschiedene Arten von Problemen und sie können unterschiedlich schwerwiegend sein. Aber eines ist sicher: Die Organisation von Problemen, die Priorisierung der kritischsten Probleme und die Standardisierung deines Lösungsprozesses können sich positiv auf das Ergebnis deines Projekts auswirken. Wenn du eine Vorlage verwendest, um Probleme zu erfassen, stellst du außerdem sicher, dass du den gesamten Prozess dokumentierst.

Was sind also die wichtigsten Elemente, die du verfolgen solltest?

1. Ausgabennummer: Du wirst verschiedene Ausgaben verfolgen müssen, und indem du sie kennzeichnest, kannst du sie von den anderen unterscheiden.
2. Problembeschreibung: Dein Team muss verstehen, worum es bei dem Problem geht, also beschreibe es ausführlich. Welche Auswirkungen kann das Problem haben?
3. Erforderliche Maßnahme: Beschreibe die Maßnahme, die erforderlich ist, um das Problem zu lösen. 
4. Status: Ist dein Problem offen, in Bearbeitung, blockiert oder gelöst? Mach es für alle leicht verständlich.
5. Kategorie: Kategorisierung ist der Schlüssel, also definiere die Art des Problems, mit dem du zu tun hast. 
6. Priorität: Sind diese Probleme kritisch? Kennzeichne sie als hohe Priorität. Können sie warten, bis die kritischsten Probleme angegangen werden? Ordne jedem dieser Probleme eine niedrige oder mittlere Priorität zu.
7. Verantwortlicher: Nachdem ein Problem identifiziert wurde, ist es wichtig, es einem Teammitglied zuzuweisen. Diese Person muss sich um das Problem kümmern, bis es gelöst ist. 
8. Erstellungsdatum: Das Datum, an dem das Problem gemeldet wurde.
9. Fälligkeitsdatum: Das Datum, an dem das Problem gelöst sein muss, um die Projektziele zu erreichen.
10. Datum abgeschlossen: Das Datum, an dem das Problem geschlossen oder behoben wurde.

Einfache und wirksame Problemverfolgung

Vorlagen für die Problemverfolgung sind eine hervorragende Möglichkeit für Projektmanager, ihren Teammitgliedern ein Dokument zur Verfügung zu stellen, das wichtige Informationen enthält und in dem umfassende, kritische Details festgehalten werden. Wenn Probleme auftauchen, ist der richtige Umgang mit ihnen entscheidend dafür, dass das Projekt auf dem erwarteten Weg fortgesetzt werden kann. Das kann sich auch direkt auf das Ergebnis des Projekts auswirken.

Die Nachverfolgung von Problemen mit Excel kann für viele Projektmanager/innen sehr sinnvoll sein, aber die Wahrheit ist, dass es eine begrenzte Option ist und ihre Effektivität nur so weit reicht. Mit Excel ist es nicht möglich, Probleme einfach verschiedenen Verantwortlichen zuzuweisen oder Probleme neben ihren Terminen zu visualisieren. Da es sich um ein statisches Dokument handelt, kann die Verwaltung von Änderungen oder die Aktualisierung des Fortschritts eine schwierige Aufgabe sein. Und genau dafür gibt es eine Gantt-Diagramm-Software wie Instagantt dir helfen kann.

Instagantt ist spezialisiert auf die Erstellung visuell beeindruckender Gantt-Diagramme in nur ein paar Minuten. Mit nur wenigen Klicks kannst du damit beginnen, Probleme zu erstellen und zu verfolgen, ihnen Prioritäten zuzuweisen und sie deinem Team zur ordnungsgemäßen Bearbeitung zuzuweisen. Indem du klare Fristen festlegst, stellst du außerdem sicher, dass dein Team nicht mit dem Abschluss oder der Lösung von Problemen in Verzug gerät.

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Kostenlose Vorlage zur Problemverfolgung