Was ist Projektmanagement? Ultimativer Leitfaden

Lass uns erst einmal in Projekte eintauchen, bevor wir etwas anderes tun. Alles Mögliche kann ein Projekt sein. Wenn du Aufgaben rund um dein Zuhause erledigst, schließt du ein Projekt ab. Wenn du den nächsten Familienurlaub planst oder das Budget für das große Konto bei der Arbeit aufstellst. All diese Dinge sind Projekte, aber weniger formell. Wenn du ein echtes, formelles Projekt erstellen willst, brauchst du ein paar wichtige Dinge:

• Startdatum
• Enddatum
• Allgemeines Ziel
• Gesamtumfang
• Angemessene Ressourcen
• Management

Wenn du all diese Dinge hast, dann hast du ein echtes Projekt, aber du weißt wahrscheinlich noch nicht, wie du das Projekt verwalten sollst. Genau hier setzt der nächste Schritt in diesem Prozess an.

Projektmanagement Definition

Wenn wir über Projektmanagement sprechen, geht es um eine Handlung. Jemand (der Projektmanager) stellt sicher, dass alle anderen das tun, was sie tun müssen, wenn sie es tun müssen. Die Manager/innen sind diejenigen, die dafür sorgen, dass alle Aspekte des Projekts, über die wir bereits gesprochen haben, reibungslos ablaufen. Management ist der Prozess, bei dem es um die eigentliche Überwachung geht.

Häufig hören wir das Wort "Management", um die höheren Chefs zu beschreiben. Das Management kümmert sich darum. Aber so sollte das Wort nicht verwendet werden. Management ist eine Praxis, keine Person. Wenn wir über das Management eines Projekts sprechen, geht es darum, was getan wird, um sicherzustellen, dass die Dinge so gemacht werden, wie sie gemacht werden sollten. Der/die Manager/in ist zwar für das richtige Management verantwortlich, aber er/sie ist nicht selbst das Management.

Was sind die 4 Hauptelemente eines Projekts?

Der Projektmanagementprozess ist für jedes Unternehmen und jeden Projekttyp ziemlich unterschiedlich. Ein Produktionsbetrieb braucht zum Beispiel andere Projektmanagementtechniken als ein Softwareunternehmen. Der Grund dafür ist die unterschiedliche Natur der verschiedenen Unternehmen. Wenn es um Projektmanagement geht, gibt es jedoch 4 Hauptelemente von Projekten, die immer gleich sind. Ein Projektmanager muss sich also immer zuerst auf diese Dinge konzentrieren. Im Folgenden findest du die Details zu all diesen Elementen.

Umfang des Projekts

Das erste Element eines Projekts ist sein Umfang. Der Umfang umfasst die Ziele und Vorgaben für den Umfang des Projekts. Der Umfang konzentriert sich auch auf die verschiedenen Projektanforderungen, die Interessengruppen, die Nutzerbasis, die Hauptmerkmale und die Anforderungen an die Funktionalität und so weiter.

Ressourcen für das Projekt

Das nächste Hauptelement, auf das sich Projektmanager/innen konzentrieren müssen, ist die Menge der Ressourcen. Ressourcen sind je nach Projekt unterschiedlich, aber zu den wichtigsten Kategorien gehören die Materialien und Werkzeuge, die für das Projekt verwendet werden, sowie die Arbeitskräfte. Alle diese Ressourcen müssen entsprechend den Anforderungen des Projekts verwaltet werden.

Zeitliche Dauer des Projekts

Für jedes Projekt gibt es eine bestimmte Dauer. Ein Website-Entwicklungsprojekt kann zum Beispiel 20-30 Tage dauern. Für einen Projektmanager oder eine Projektmanagerin beinhaltet diese Zeitspanne jedoch eine Menge Dinge, darunter die folgenden:

- Die Dauer des Projekts als Ganzes

- Liefer- und Aufgabenfristen

- Gestaltung des kritischen Pfades und Umsetzung des Projekts

- Zeitplan für das Projekt unter Berücksichtigung von Leistungen und Meilensteinen

- Abhängigkeiten

Kosten und Geld

Das letzte Element des Projekts ist das Geld. Dieses Element umfasst alles, einschließlich der Kosten, Ausgaben, Einnahmen, Unvorhergesehenes und den Gewinn. Ein Projektmanager bekommt normalerweise Ziele für all diese Dinge, die er erfüllen muss, während er den Zeitplan und die Qualität des Projekts einhält.

Der Umfang ist das wichtigste dieser Elemente, denn er ist am effektivsten, wenn das Projekt abgeschlossen ist. Ein vollständiges Projekt ist wichtig, weil es effektiv und effizient für seine Stakeholder ist und sein Umfang alle ihre Bedürfnisse abdeckt.

Projektmanager verstehen

Was ist eigentlich der Projektmanager? Sie sind diejenigen, die mit allen kommunizieren müssen. Er muss dafür sorgen, dass die verschiedenen Abteilungen an ihrem Teil des Puzzles zusammenarbeiten. Sie müssen den Überblick über das Puzzle behalten und sich darüber im Klaren sein, was das Team und was der Kunde will. Sie sind verantwortlich für die Ausweitung des Projektumfangs, für Fehlschläge innerhalb des Projekts und für die großen Entscheidungen, wie ein Projekt durchgeführt werden soll. Weitere Aufgaben können sein:

• Ressourcenplanung
• Zeit-/Kostenabschätzung
• Treffen moderieren
• Analyse/Management von Risiken
• Überwachung des Projektstatus

Wie Projektmanagement funktioniert

Die tatsächliche Durchführung des Projektmanagements ist von Team zu Team und sogar von Projekt zu Projekt unterschiedlich. Der Schlüssel liegt darin, ein Gleichgewicht zu finden, das für die Organisation und die Menschen, die für die einzelnen Schritte des Prozesses verantwortlich sind, funktioniert. Wenn es um die Durchführung eines Projekts geht, folgen die meisten Organisationen jedoch diesen drei grundlegenden Schritten, wobei es unterschiedliche Vorgaben gibt. 

Unterschiedliche Ziele und Zielsetzungen im Projektmanagement

Die Dinge, die du in einem Projekt erreichen willst, können auf 2 Arten beschrieben werden:

1. Übergeordnete Aussagen, die Ziele des Projektmanagements sind

2. Low-Level-Aussagen, die Ziele des Projektmanagements sind

Ziele des Projektmanagements

Dies sind die übergeordneten Aussagen, die sich an den Zielen des Unternehmens orientieren. Sie umreißen also, was ein Projekt auf einer höheren Ebene erreichen will. Der Schwerpunkt liegt auf der Unternehmensleistung und Rentabilität durch Kosten- und Qualitätsverbesserungen.

Einige Projektziele sind:

- Bessere Kundenerfahrung

- Höhere Einnahmen

- Bessere Kundenzufriedenheit

- Kostensenkung

- Datenerhebung

Die Projektmanager sind dafür verantwortlich, all diese Ziele sowie alle anderen Ziele eines Unternehmens zu verwalten. In der Zwischenzeit konzentriert sich alles auf die Qualität des Unternehmens und die Verbesserung des Gesamterlebnisses für den Kunden. Um die Projektziele zu erreichen, müssen die Stakeholder des Projekts ermittelt werden. Nachdem du sie identifiziert hast, musst du die Bedürfnisse dieser Stakeholder erforschen.

Als Letztes und Wichtigstes sortierst du sie von den wichtigsten zu den unwichtigsten. Danach kannst du deinen Projektmanagementplan entsprechend gestalten. So wird es einfacher, die Ziele des Projektmanagements zu erreichen.

Ziele des Projektmanagements

Diese untergeordneten Aussagen unterstützen die Verwirklichung der Projektziele. Sie helfen den Projektmanagern, ihre Fortschritte während des gesamten Projektlebenszyklus zu verfolgen. Zu den Zielen gehören in der Regel Leistungen und greifbare Produkte, die das Projekt erbringen muss. Während die Ziele für verschiedene Projekte gleich sein können, unterscheiden sich die Objekte je nach Zeit, Kosten, Umfang, Management und verschiedenen anderen Faktoren.

Auch wenn es unterschiedliche Ziele gibt, muss jedes Ziel SMART (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant, Zeitgebunden) sein. Einige Beispiele für solche Ziele sind:

- Steigerung der Besucherzahlen auf der Projektwebsite um 50%

- Verbesserung der Teamkommunikation durch 1 Woche Training

- Bereitstellung eines Tools zur Kundenzufriedenheit innerhalb von 1 Monat

- Damit die Website nach dem nächsten Update 2-mal schneller lädt als vorher.

Forschungs- und Planungsphase

In der ersten Phase des Prozesses wird untersucht, was getan werden muss, damit das Projekt erfolgreich ist. Dazu gehören in der Regel Marktforschung, Wettbewerbsanalysen und ein gründliches Verständnis dessen, was der Kunde sucht. Indem du recherchierst und den Prozess planst, bevor du mit irgendetwas anderem beginnst, kannst du sicherstellen, dass angemessene Ziele gesetzt werden. Dadurch wird auch sichergestellt, dass die Anforderungen vollständig verstanden und entwickelt werden, damit alle Teammitglieder ihren Teil der Aufgaben angemessen erfüllen können. Es geht darum sicherzustellen, dass du das richtige Maß an Priorisierung und Delegation hast, was du mit unserer Ultimate Gantt Software erreichen kannst.

Ausführungsphase

In der nächsten Phase des Prozesses geht es darum, den von dir erstellten Plan auszuführen. Das bedeutet, dass du dich für einen Weg und eine Methode entscheidest, die du anwenden willst. Das kann eine der vielen gängigen Methoden sein, wie z.B. Wasserfall oder Agilität (über die wir später sprechen werden). An dieser Stelle solltest du mit allen Teammitgliedern zusammenarbeiten und sicherstellen, dass jeder seine Aufgaben auf dem Weg dorthin erfüllt. Du musst mit den Mitarbeitern sprechen, die die einzelnen Aspekte ausführen. Du musst mit den Interessengruppen und Kunden sprechen, die von dem Ergebnis profitieren (oder auch nicht). Jeder muss wissen, wie der Prozess aussieht und wie alles von diesem Moment bis zur Auslieferung des Endprodukts ablaufen wird. Das erfordert eine sorgfältige Planung und eine Menge Struktur.

Testphase

Die letzte Phase ist die, in der das Projekt zu Ende ist. Zumindest ist es die Phase, in der die Erstellung des Projekts abgeschlossen ist. Jetzt musst du sicherstellen, dass alles so funktioniert, wie es soll, und dass es die erwarteten Ergebnisse bringt. Du willst die Dinge ausprobieren und musst eventuell Anpassungen vornehmen, wenn du nicht genau das bekommst, was du geplant hast. Es kann sein, dass du in mehreren Phasen Anpassungen vornehmen und Tests durchführen musst, bevor du das endgültige Ergebnis erreichst. Aber wenn diese Phase vorbei ist, bedeutet das, dass das Projekt abgeschlossen ist.

Alles zusammenfügen

Schauen wir uns diese Phasen genauer an und was passieren muss, um sicherzustellen, dass dein Plan effektiv, effizient und umsetzbar ist. Wir schauen uns an, wie du einen Arbeitsplan erstellst und welche Prozesse du für die Umsetzung dieses Plans nutzen kannst. Außerdem schauen wir uns genau an, wie du sicherstellst, dass jeder weiß, was er zu tun hat und welche Aufgaben er zuerst erledigen muss. Also, fangen wir gleich an.

Deine Ziele setzen

Ein Ziel zu setzen, ist der erste Schritt in deinem Prozess, denn wenn du nicht weißt, wohin du gehst, wie willst du dann wissen, wann du ankommst? Du hast dieses Zitat vielleicht schon in Abwandlungen von Lewis Carroll und Yogi Berra gehört. Beide wussten, dass du dir ein Ziel setzen musst, um etwas zu erreichen, und nicht nur ein Ziel. Du musst dir ein SMARTes Endziel setzen. Nein, ein SMARTes Ziel ist auch nicht dasselbe wie ein kluges Ziel. Natürlich musst du dir Gedanken über deine Ziele machen, aber du brauchst noch mehr als das:

• Spezifische
• Messbar
• Erreichbar
• Einschlägige
• Zeitgebundene

Wenn dein Ziel alle fünf Punkte erfüllt, bist du auf dem besten Weg, es tatsächlich zu erreichen. Wenn nicht, dann ist es an der Zeit, dass du dir etwas Neues einfallen lässt. Der Grund dafür ist, dass Untersuchungen zeigen, dass SMARTe Ziele die sind, die die Menschen erreichen wollen, und darum geht es doch, oder? Du setzt dir ein Ziel, weil du es erreichen willst. Indem du sicherstellst, dass du dich an jeden dieser Punkte hältst, ermutigst du dich (und dein Unternehmen), genau das zu tun. 

Den Plan erstellen

Der nächste Schritt ist die Erstellung des Plans. Wir haben bereits erwähnt, dass dies die erste Phase des Drei-Phasen-Plans ist, aber das muss noch ein bisschen mehr erklärt werden. Planung bedeutet, dass du das Projekt in Schritte unterteilst. Du beginnst mit einem Ziel vor Augen und überlegst dann, was auf dem Weg dorthin erreicht werden muss. Es werden mehrere Personen an dem Prozess beteiligt sein und du musst sicher sein, dass jede dieser Personen ihre Aufgaben so ausführt, wie du es erwartest.

Es ist zwar immer eine gute Idee, sich persönlich bei deinem Team zu melden, aber du wirst nicht in der Lage sein, jeden Teil ihrer Aufgaben zu jedem Zeitpunkt des Tages im Auge zu behalten. Überlege dir, wie groß dein Team ist und was es alles zu erledigen hat. Wahrscheinlich arbeiten sie auch nicht nur an einem einzigen Projekt. Du musst also wissen, was in den einzelnen Aufgaben vor sich geht, willst aber nicht ihren Tag (oder deinen) unterbrechen, indem du ständig mit ihnen sprichst - hier kann ein guter Projektarbeitsplan viel bewirken. Du solltest einen Plan erstellen, der alle Beteiligten anleitet, und ihn dann in ein System einbauen.

Auf diese Weise kann jeder einchecken, sehen, was er zu tun hat, und Projekte markieren, an denen er arbeitet oder die er abgeschlossen hat. Als Projektleiter/in kannst du dann im System nachsehen, welche Projekte abgeschlossen sind, was noch zu tun ist und wo jeder arbeitet. Von dort aus kannst du sehen, welche Art von Treffen oder Besprechungen du einplanen musst und dich darauf konzentrieren, anstatt viel Zeit damit zu verbringen, mit Leuten zu reden, die es nicht nötig haben.

Agile vs. Wasserfall Planung

Werfen wir einen Blick auf die beiden gängigsten Methoden zur Planung und Durchführung eines Projekts. Das sind die agile Planung und die Wasserfallplanung. Beide können zwar erfolgreich sein und hervorragende Ergebnisse für dein Projekt liefern, aber sie haben auch ihre eigenen Vor- und Nachteile, die die eine oder andere Methode für dein Unternehmen oder ein bestimmtes Projekt in deinem Unternehmen zur besseren Wahl machen können. Bei der agilen Planung liegt der Schwerpunkt auf der Unterteilung des Plans in kleinere Schritte. 

Jeder dieser Schritte wird als Sprint bezeichnet, der etwa 1 bis 3 Wochen Arbeit umfasst. Durch die Unterteilung in Sprints ist es möglich, jedes Projekt in überschaubare Schritte zu unterteilen. Es ist viel einfacher, ein Projekt in kleinen Teilen durchzuführen, als ein großes Projekt, das Monate oder länger dauern kann. Dieser Prozess stellt sicher, dass jeder Schritt richtig gemacht wird und nichts übersehen wird. Es ist auch die beliebteste Methode: Etwa 71 % der Unternehmen geben an, dass sie diese Methode verwenden, wahrscheinlich weil sie flexibel und offen für Änderungen ist und es für die Teammitglieder recht einfach ist, damit zu arbeiten. Die Wasserfallplanung hingegen ist sehr strukturiert und streng.

Viele Projektmanager/innen sind nicht ganz so begeistert von dieser Methode, weil sie sich zu starr anfühlt. Man hat das Gefühl, keine Flexibilität zu haben, und das kann für manche etwas schwierig zu befolgen sein. Wenn du jedoch daran interessiert bist, linear von einem Schritt zum nächsten zu gehen, kann dies eine effektive Methode für die Durchführung eines Projekts sein. Sie sieht nämlich einen Schritt nach dem anderen vor. Wenn der erste Schritt abgeschlossen ist, kannst du zum nächsten übergehen und so weiter, bis das endgültige Ziel am Ende der Linie erreicht ist.

Richtiges Zuweisen von Rollen

Im Laufe der Projektumsetzung und der oben beschriebenen Schritte ist einer der wichtigsten Aspekte, jedem eine Aufgabe zu geben. Jedes Teammitglied muss wissen, welchen Platz es im großen Ganzen einnimmt und wofür es verantwortlich ist. Eine Möglichkeit, Rollen positiv und effektiv zu verteilen, ist ein RACI-Diagramm. Dabei handelt es sich um ein Diagramm, das sich auf vier wichtige Aspekte der Aufgabenzuweisung konzentriert.

- Verantwortlich

- Verantwortlich

- Konsultiert

- Informiert

Mit jeder dieser verschiedenen Rollen teilst du verschiedene Teammitglieder ein, was das Projekt effizienter macht und sicherstellt, dass jeder eine Aufgabe hat, die er erledigen muss. Schau dir den Link oben an, wenn du noch mehr darüber erfahren möchtest, wie RACI dir und deinem Team helfen kann, die Arbeit zu erledigen.

Planen von Aufgaben

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Planung deines Projekts ist, dass du sicherstellst, dass jeder Aspekt des Projekts auf die richtige Weise erledigt wird. Du musst nicht nur dafür sorgen, dass du Aufgaben zugewiesen bekommst, sondern auch, dass jeder weiß, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen. Es kann leicht passieren, dass du in einen Kreislauf gerätst, in dem du versuchst, die einfachsten Aufgaben zuerst zu erledigen, nur um etwas von der Liste zu streichen. 

Mit einer Eisenhower-Matrix kannst du nicht nur die Aufgaben aufzeigen, die erledigt werden müssen, sondern auch sicherstellen, dass sie nach Prioritäten geordnet sind, damit die wichtigsten Dinge zuerst erledigt werden.Mit dieser Matrix (über die du auch noch mehr erfahren kannst) kannst du deinem Team zeigen, welche Aufgaben am wichtigsten sind. Oder, um es mit Eisenhowers Worten zu sagen, welche Aufgaben dringend sind. Im Allgemeinen werden die Aufgaben in einen von vier Quadranten eingeteilt.

Diese sind:

1. Dringend und wichtig

2. Nicht dringend und wichtig

3. Dringend und nicht wichtig

4. Nicht dringend und nicht wichtig

Aufgaben nachverfolgen

Sobald die Aufgaben zugewiesen und geplant sind, ist es wichtig, sicherzustellen, dass sie richtig ausgeführt werden. Hier beginnt die zweite Phase des Projekts, über die wir im vorherigen Abschnitt gesprochen haben. Um Aufgaben zu verfolgen, kannst du verschiedene Methoden verwenden, z. B. Programme wie Trello, Wrike, Asana oder Monday, aber du solltest dir unbedingt Instagantt ansehen, denn damit kannst du mehr tun als nur Aufgaben zuweisen.

Mit Trello, Asana und Monday kannst du zwar Aufgaben zuweisen und sogar Notizen schreiben und sicherstellen, dass die Aufgaben abgehakt werden, aber sie bieten dir nicht die fortgeschrittenen Aspekte des Managementprozesses. Du wirst nicht in der Lage sein, Dinge wie Baselines, kritische Pfade, Abhängigkeiten, Meilensteine und mehr zu verwalten. Für diese Dinge brauchst du eine Gantt-Diagramm-Software. Du kannst hier mehr über Gantt-Diagramme erfahren, wenn du dich für die Hintergründe, die Anfänge und die Entwicklung interessierst, aber mit Wrike oder Instagantt kannst du mehr erreichen als mit den anderen beiden genannten Optionen.

Das Tolle an dieser Art von Software ist, dass du den Fortschritt von Projekten überprüfen kannst und nicht nur, ob sie abgeschlossen sind oder nicht. Außerdem kannst du das Programm perfekt an dein Unternehmen und die Bedürfnisse deiner Teams anpassen. Du kannst Ressourcen verwalten, die Arbeitslast managen und sogar das Budget verfolgen und vieles mehr. Alles in allem ist es ein sehr tiefgehendes und detailorientiertes Projektmanagement-System, das es für jeden Projektmanager sehr viel einfacher macht, es zu nutzen. Außerdem enthält es die meisten Konzepte, die du für die zweite Phase deines Projekts brauchst.

Erfolg messen

Der letzte Aspekt des Prozesses ist die Messung deines Erfolgs. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Erfolg eines Projekts zu messen, und das hängt vor allem von den Besonderheiten des Projekts selbst ab. Du musst Dinge wie die Rendite für den Kunden und die Zeitersparnis, die er dadurch hat, berücksichtigen. Um den Erfolg zu messen, musst du einige Kennzahlen aus der Zeit vor der Umsetzung des Projekts kennen und sie mit denselben Kennzahlen nach Abschluss des Projekts vergleichen.

Instagantt kann dir bei einigen dieser Schritte helfen. Du kannst auch nach anderen Arten von Tracking-Software Ausschau halten, mit denen deine Kunden und dein Team messen können, wo ein bestimmtes Projekt erfolgreich ist und wo zusätzliche Änderungen oder Verbesserungen vorgenommen werden können. So können alle mit dem Ergebnis zufrieden sein und du kannst sicherstellen, dass du den gewünschten Erfolg erzielst.

Tipps, die deine Arbeit im Projektmanagement erleichtern

Wenn du Projektmanager/in bist, musst du alle folgenden Dinge berücksichtigen, um deine Arbeit zu erleichtern:

- Bemühe dich stets um eine gute Dokumentation, da sie die Grundlage für ein gutes Management bildet

- Kommunizieren, zusammenarbeiten und koordinieren in Echtzeit

- Konzentriere dich immer auf das Hauptziel, um Verwirrung zu vermeiden

- Bleib mit Ressourcen und Techniken auf dem Laufenden

- Befolge sichere Methoden zur Verwaltung von Projekten

Grundsätze des Projektmanagements

Einige Projektmanagement-Prinzipien helfen dem gesamten Team, sich auf das Unternehmensziel zu konzentrieren und eine bessere Leistung und Effizienz zu erzielen, von den Mitarbeitern auf der unteren Ebene bis hin zur obersten Führungsebene. Im Folgenden findest du die Details zu all diesen Grundsätzen.

Rechenschaftspflicht

Rechenschaftspflicht ist das erste Prinzip und macht die Person, die an einer bestimmten Aufgabe arbeitet, für den Erfolg oder Misserfolg dieser Aufgabe verantwortlich. Die Rechenschaftspflicht erhöht den Druck auf den Beauftragten, den Projektmanager und das gesamte Team. Auf diese Weise werden die Anforderungen besser erfüllt und das Projektmanagement ist besser, um die Ziele des Projekts effizient zu erreichen.

Die Klarheit der Ziele und Vorgaben

Das nächste Prinzip sind klare Ziele und Vorgaben. Unklarheiten bremsen die Leistungsdynamik während des gesamten Projektlebenszyklus. Mit klaren Zielen und Objekten lassen sich die Schritte leicht durchführen. Deshalb legt der Projektmanager die Ziele und Gegenstände jedes Projekts nach den SMART-Richtlinien fest.

Kommunikation

Wenn ein Team gemeinsam an einem Projekt arbeitet, ist Kommunikation wichtig für eine effektive Zusammenarbeit. Keine schlechte Kommunikation kann den Fortschritt und die Effizienz des gesamten Teams behindern. Außerdem kennt bei guter Teamkommunikation jeder seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten mit allen wichtigen Details.

Effektive Kommunikation sorgt dafür, dass das Team vom ersten Tag der Projektarbeit bis zur Übergabe der endgültigen Arbeitsergebnisse besser arbeitet.

Außergewöhnliches Management

Ein Projektmanager muss in außergewöhnlicher Weise arbeiten, um die Qualität und die Kosten zu kontrollieren und gleichzeitig alle Standards und Fristen des Projekts einzuhalten. Ein Projektmanager muss die Effizienz maximieren, indem er Aufgaben und andere Verantwortlichkeiten an andere Teammitglieder delegiert und die Verantwortung für die unter ihm arbeitenden Mitarbeiter übernimmt.

Es ist das Modell der oberen und unteren Führungsebene. Um die beste Leistung zu erzielen, muss der Stress für alle Ebenen der Beschäftigten so gering wie möglich gehalten werden.

Fokussierung auf das Hauptziel

Einer der wichtigsten Grundsätze des Projektmanagements ist die Konzentration auf das Hauptziel. Es ist ein guter Ansatz, bestimmte Projektteile in kleinere Aufgaben und Leistungen aufzuteilen, um das Management zu erleichtern. Der Schwerpunkt aller Leistungen und Aufgaben muss jedoch das Hauptziel sein. Das Hauptziel immer im Blick zu haben, hilft dabei, eine Lösung zu finden, die dem Hauptziel zugute kommt, anstatt nur das Problem zu lösen.

Risikomanagement

Der Prozess des Projektmanagements birgt auf bestimmten Ebenen so viele Risiken. Bei manchen Projekten ist das Risikomanagement sogar wichtiger als andere Aufgaben. Daher ist es für den Projektmanager wichtig, dass er über Risikomanagementplanung und -qualitäten verfügt. Es gibt 2 Arten von Risiken:

1. Diejenigen, mit denen du rechnen kannst

2. Diejenigen, die du nicht vorhersehen kannst

Als Projektmanager/in ist es wichtig, Risikobewertungen vorzunehmen und ein Team zu haben, das diese Risiken plant und löst. Das Risikomanagement erfordert sicherlich etwas mehr Zeit und Mühe bei der Planung und Umsetzung. Aber wenn das Risikomanagement richtig gemacht wird, bringt es am Ende die besten Ergebnisse.

Die Bedeutung des Projektmanagements

Auf den ersten Blick legt das Projektmanagement die zu erbringenden Leistungen und den Zeitplan für die Durchführung des Projekts fest. Bei genauerer Betrachtung hilft das Projektmanagement jedoch, dem gesamten Team, das an dem Projekt arbeitet, die Ziele des Projekts zu verdeutlichen, was zu einer präzisen Ausführung führt. Ohne richtiges Projektmanagement bleiben die Ziele eines Projekts für alle, die an dem Projekt arbeiten, unklar. So kann das Projekt zum Scheitern verurteilt sein.

Effektive Dokumentation

Die meiste Arbeit im Projektmanagement besteht darin, eine effektive Projektdokumentation zu erstellen. Das liegt daran, dass die meisten Projekte für die Manager nur eine Erklärung sind. Sie arbeiten jedoch an den Anwendungsfällen, Anforderungen, Funktionalitäten und technischen Details des Projekts, um eine effektive Dokumentation zu erstellen. Diese Dokumentation hilft während des gesamten Lebenszyklus des Projekts und unterstützt das gesamte Team bei seiner Arbeit. Durch das Projektmanagement wird eine gute Dokumentation erstellt, die eine wichtige Rolle dabei spielt, die wichtigsten Elemente und Anforderungen des Projekts deutlich zu machen.

Bessere Leistung mit besserer Überwachung

Projektmanager/innen konzentrieren sich auf die Leistungsüberwachung auf allen Ebenen des Lebenszyklus eines Projekts. Sie können schnellere und effektivere Methoden für die Arbeit an einem Projekt festlegen. Dadurch können sich die Teams auch besser koordinieren. So können Projektmanager/innen die Leistung aller Projektmitarbeiter/innen unter Berücksichtigung der folgenden Punkte überwachen:

- Zeitleiste und Zeitplan

- Aufgaben und ihre Fristen

- Ergebnisse

- Risken

- Aufgabenbesitzer (einzeln und mehrere)

Gutes Projektmanagement ist immer die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt, unabhängig von Umfang, Art, Geld, Zeit und allem anderen. Mit einem guten Projektmanagement schaffen die Projektmanager/innen eine gute Umgebung und einen Zeitplan, damit alle, die an dem Projekt arbeiten, effizient arbeiten können. So wird die Bearbeitung des Projekts einfacher. Noch wichtiger ist, dass das Projekt für die Nutzer/innen einfacher zu implementieren und zu nutzen ist, was zu einem großartigen Nutzererlebnis führt, was eines der Hauptziele jedes Projektmanagers ist.

Letzte Worte zum Projektmanagement

Projektmanagement und insbesondere effektives und hochwertiges Projektmanagement ist für jedes Unternehmen von Vorteil, weil es einige wichtige Aspekte bietet, die sonst nur schwer oder gar nicht zu erreichen sind:

- Effiziente Teams

- Glückliche Kunden

- Richtige Organisation

- Wachstum und Entwicklung des Teams

- Allgemeine Flexibilität

- Projektqualität

- Projektmenge

Durch die Berücksichtigung all dieser Aspekte kann jedes Unternehmen sein Ergebnis verbessern und die Qualität seiner Arbeit steigern. Der richtige Projektmanagementstil stellt sicher, dass Teams effektiv gebildet werden und dass diese Teams dann ermutigt werden, in ihren Stärken zu arbeiten, anstatt dass jeder versucht, verschiedene Aufgaben zu erledigen. Projektmanagement bietet die organisatorische Struktur, das Wachstum und die Entwicklung, die notwendig sind, um Aufgaben zu erfüllen, und die Flexibilität, die jeder braucht, um das zu erreichen, was er braucht.

Wenn du während dieses Prozesses mit einem effektiven Managementteam zusammenarbeitest, können sich Mitarbeiter/innen und Teammitglieder besser gehört und verstanden fühlen, so dass sie ihre Meinung äußern und während des gesamten Prozesses wirksame Änderungen vornehmen können. Projektmanagement kann für jedes Unternehmen ein entscheidender Faktor sein, wenn es in jeder Phase richtig eingesetzt wird.

Wenn du ein Projekt starten willst oder wenn du der Projektmanager für ein bereits laufendes Projekt bist, musst du einen Blick auf diese verschiedenen Aspekte eines erfolgreichen Projekts werfen. Dein Team erwartet von dir, dass du es führst und ihm hilfst, erfolgreich zu sein, und das kann es nur durch richtiges Management erreichen.