Verstehen und Festlegen von Projektmeilensteinen
Wenn es darum geht, ein Projekt erfolgreich durchzuführen, musst du wissen, wie du vom Anfang zum Ende kommst. Es mag zwar einfach erscheinen oder du denkst, dass es nur um die Aufgaben geht, aber in Wahrheit sind die Meilensteine der wichtigste Teil. Sicher, du musst die Aufgaben innerhalb des Projekts erledigen. Und du musst dich auf den Endtermin konzentrieren. Aber wenn du während des Projekts keine Meilensteine setzt, wirst du Schwierigkeiten haben, das Tempo beizubehalten, das du brauchst, oder du wirst nicht wissen, ob du auf dem richtigen Weg bist. Hier kommen die Projektmeilensteine ins Spiel.
Was sind Projektmeilensteine?
Projektmeilensteine sind bestimmte Dinge, die du für das Projekt innerhalb einer bestimmten Zeitspanne erledigt haben musst. Das sind die Stellen im Zeitplan, an denen du ein messbares Maß an Arbeit erledigen musst, das du entweder dem Projektmanagement oder sogar dem Kunden vorlegen kannst. Meilensteine müssen etwas Größeres sein und nicht nur kleine Aufgaben, die du Tag für Tag erledigst. Sie sollen dir nämlich helfen, herauszufinden, ob du das Projekt rechtzeitig abschließen wirst.
Wichtig ist, dass du auch anderen mitteilst, wie du bei dem Projekt vorankommst. Diese Meilensteine können dir zeigen, wie weit du gekommen bist und wie viel du noch vor dir hast. Wenn du dir die erreichten Meilensteine ansiehst, kann dein Team und auch der Kunde die Fortschritte sehen. Er kann sehen, dass ihr vorankommt und dass ihr viel Zeit und Mühe in das Projekt steckt, anstatt bis zur letzten Minute zu warten. Bei diesen Meilensteinen kann es sich um zu erbringende Leistungen handeln oder sie können einfach nur Wegweiser sein, mit denen ihr euren Fortschritt markiert.
Warum du Projektmeilensteine brauchst
Wenn du Projektmeilensteine festlegst, entscheidest du, bis wann bestimmte Dinge erledigt sein müssen. Wenn du die für diesen Meilenstein festgelegte Frist erreichst, kannst du sehen, wo du im Projektumfang stehst und ob du die Dinge erreicht hast, die du erreichen wolltest. Wenn ja, dann bedeutet das, dass du wahrscheinlich die Gesamtfrist einhalten wirst. Wenn nicht, müsst ihr euch beeilen oder den Endtermin anpassen, um alles zu schaffen, was zu tun ist.
Vielleicht brauchst du Projektmeilensteine, um sicherzustellen, dass du auf dem richtigen Weg bist. Vielleicht brauchst du sie, um den Kunden über den Stand des Projekts auf dem Laufenden zu halten. Vielleicht brauchst du sie auch, um deinem Chef zu zeigen, dass alles voranschreitet oder dass dein Team die Arbeit wirklich erledigt. Diese Meilensteine helfen allen, verantwortlich zu bleiben, und sie ermöglichen es dir, alles im Auge zu behalten. Alles, was du tun musst, ist, die für dein Projekt notwendigen Meilensteine einzurichten.
Wie man Projektmeilensteine festlegt
Wie legst du die Meilensteine eines Projekts fest? Dazu musst du dir das Gesamtziel des Projekts und die dazugehörigen Aufgaben genau ansehen. Was muss alles erledigt werden, damit das Projekt ein Erfolg wird? Schreibe auf, welche Ergebnisse du am Ende liefern musst und welche Frist dafür vorgesehen ist. Vielleicht möchtest du eine frühere Frist als die vereinbarte setzen, um dir einen gewissen Puffer für Probleme zu verschaffen.
Schreibe dann alle wichtigen Dinge auf, die auf dem Weg zum Ziel erledigt werden müssen. Was sind die wichtigsten Aufgaben, die dir zeigen, dass du auf dem richtigen Weg bist? Das sind die Meilensteine deines Projekts. Du solltest darauf achten, dass sie über die gesamte Projektdauer verteilt sind. Bei einem kürzerfristigen Projekt könntest du jeden Monat einen Meilenstein setzen, bei einem längerfristigen Projekt jedes Quartal. Das Ziel ist es, eine Struktur zu finden, die für die Art des Projekts, an dem du arbeitest, geeignet ist.
Denke daran, dass ein Meilenstein nicht unbedingt eine einzelne Aufgabe sein muss. Es kann sich auch um eine Reihe von Aufgaben handeln, wie z.B. die Fertigstellung des Entwurfs oder der Baupläne. Es gibt viele verschiedene Arten von Dingen, die als Meilenstein gelten können. Der wichtigste Aspekt ist, dass er für den Abschluss des Projekts wichtig ist und dir zeigt, ob du auf dem richtigen Weg bist oder nicht. Außerdem muss er einen festen Termin haben, damit du weißt, ob du den Rest des Projekts innerhalb der vereinbarten Zeitspanne durchziehen wirst.
Wo du Projektmeilensteine hinzufügen kannst
Wir haben bereits erwähnt, dass Projektmeilensteine Schlüsselpunkte in deinem Projekt sein sollten. Aber sie sollten auch Bereiche sein, in denen du Schwierigkeiten oder Probleme haben könntest. Vielleicht gibt es in deinem Projekt einen bestimmten Bereich, in dem eine Abteilung eine Aufgabe erledigen muss, damit die nächste Abteilung das tun kann, was sie tun muss. Wenn das der Fall ist, könnte dies ein guter Ort für einen Projektmeilenstein sein. Schließlich ist dies eine wichtige Übergabe, die stattfinden muss, damit das Projekt abgeschlossen werden kann. Wenn die erste Abteilung nicht rechtzeitig fertig wird, kann die nächste Abteilung nicht anfangen.
Ein weiterer Bereich, in dem du Projektmeilensteine einfügen kannst, ist, wenn du die Zustimmung deines Kunden oder einer höheren Stelle im Unternehmen brauchst, um weiterzumachen. Wenn der Kunde den Fortschritt alle zwei Monate bewerten will, brauchst du alle zwei Monate einen Meilenstein, um ihm den Fortschritt zu zeigen. Wenn er einen Teil des Projekts absegnen will, bevor du weitermachst, ist das ebenfalls ein Meilenstein. Das Gleiche gilt für einen Chef, der eines dieser Dinge tun möchte. Du musst sicherstellen, dass du einen Meilenstein einrichtest, um ihm die aktuellen Informationen zu übermitteln.
Erstellen von Meilensteinen in deinem Gantt-Diagramm
Was ist, wenn du Gantt-Diagramme für dein Projekt erstellt hast und Meilensteine einfügen möchtest? Das ist eigentlich ganz einfach. Das ist ein weiterer Grund, warum Gantt-Diagramme eine so gute Möglichkeit sind, den Überblick zu behalten. Wenn du dein Projekt zum ersten Mal einrichtest, hast du die Möglichkeit, so viele Aufgaben, Leistungen und Abhängigkeiten einzutragen, wie du möchtest. Das macht es dir leicht, die Art von Projekt zu erstellen, die du für jeden Aspekt deines Unternehmens brauchst.
Sobald du das getan hast, kannst du auch ganz einfach Meilensteine einfügen. Du kannst sie zu den Leistungen und Aufgaben hinzufügen oder sie als eigene Aspekte des Projekts einfügen. Du musst alles selbst entscheiden, um sicherzustellen, dass dein Projektzeitplan für dein Unternehmen funktioniert. Das bedeutet auch, dass du sicherstellen musst, dass du für jeden deiner Meilensteine die Möglichkeit hast, ihn zu verfolgen. Und weil Meilensteine unabhängig von allen anderen Aufgaben eingerichtet werden können, kannst du sie sogar überprüfen, ohne auf andere Aufgaben in deiner Tabelle zu schauen.
Wer erstellt die Projektmeilensteine?
Es gibt eine Reihe von Personen, die bei der Erstellung von Projektmeilensteinen beteiligt sein sollten. Zuerst musst du mit dem Kunden darüber sprechen, was er eigentlich von dem Projekt erwartet. Er legt die endgültige Leistung fest, und ihr beide (und eventuell ein Chef oder Vorgesetzter) entscheidet über die Frist für diese endgültige Leistung. So kannst du alles planen, was in der Zwischenzeit erledigt werden muss, und mit der Festlegung von Meilensteinen beginnen.
Du solltest mit dem Kunden auch alle Zwischenergebnisse besprechen, die er haben möchte. Er möchte vielleicht, dass du im Laufe des Projekts kleinere Aktualisierungen lieferst. Vielleicht will er auch andere Ergebnisse sehen, während du an dem Projekt arbeitest. In beiden Fällen handelt es sich bei diesen Dokumenten und Aktualisierungen um Meilensteine, die du markieren und sicherstellen musst, dass du sie einhältst, um deinen Kunden zufrieden zu stellen. Für diese Meilensteine gibt es möglicherweise Fristen, die du und der Kunde oder du und dein/e Vorgesetzte/r im Voraus vereinbaren.
Wenn du mit diesen Personen gearbeitet hast, ist es an der Zeit, dich an dein Team zu wenden. Hoffentlich hast du bereits mit deinem Team gesprochen, als es darum ging, einen Termin für das Projekt zu vereinbaren, aber auf jeden Fall musst du jetzt mit ihnen sprechen. Du solltest alle Aufgaben auflisten, die erledigt werden müssen, und herausfinden, wie lange sie für die verschiedenen Arten von Aufgaben brauchen. Dein Team kann dir helfen, einen realistischen Zeitplan für jede Aufgabe zu erstellen. Danach kannst du sie in deinem Online-Gantt-Diagramm abbilden und sehen, wo sich alles einreiht.
Achte darauf, dass du bei der Erstellung von Meilensteinen jede Aufgabe berücksichtigst, die erledigt werden muss. Lass das Team wissen, ob es Meilensteine gibt, die bereits vom Kunden festgelegt wurden, oder ob es bestimmte Dinge gibt, die zu bestimmten Zeiten erledigt werden müssen (einige Finanzunterlagen müssen laut Gesetz zu bestimmten Terminen eingereicht werden). Diese Dinge sind Meilensteine, über die du keine Kontrolle hast und die du einhalten können musst.
Arbeite mit deinem Team zusammen, um weitere Meilensteine festzulegen, und nutze die Zeitpläne, die sie mit dir erstellen, um diese Meilensteine zu erreichen. Es ist in Ordnung, wenn du dein Team ein wenig drängst und versuchst, es dazu zu bringen, ein bisschen schneller zu arbeiten. Es ist keine gute Idee, Meilensteinen zuzustimmen, die das Team überfordern, weil es dann vielleicht nicht in der Lage ist, eine qualitativ hochwertige Arbeit in dieser Zeitspanne zu erledigen. Schlimmer noch: Wenn es auf dem Weg dorthin ein Problem oder einen Rückschlag gibt, könnte das zu Problemen bei der endgültigen Lieferung führen.
Gemeinsame Projektmeilensteine
In einem Projekt gibt es viele verschiedene Dinge, die als Meilenstein gelten können, aber es gibt einige, die häufiger vorkommen als andere. Das sind die Dinge, die du im Auge behalten solltest, um sicherzustellen, dass du den richtigen Weg einschlägst und dass dein Team seine Aufgaben erfüllt. Wenn du diese Projektmeilensteine in deine Pläne einbaust, bist du besser vorbereitet.
Start- und Enddatum - Dies sind zwei der wichtigsten Meilensteine, denn sie zeigen dir, wann es losgeht und wann dein Team oder einzelne Personen mit ihren Aufgaben beginnen müssen. Außerdem erfährst du hier, bis wann du an dem Projekt arbeiten solltest und wann der Kunde das Endergebnis erwartet.
Externe Überprüfung - Wenn du jemanden brauchst, der nicht zu dir oder deinem Team gehört, um etwas zu überprüfen, dann brauchst du auch hier einen Meilenstein. In diesem Fall musst du einige deiner Arbeitsschritte unterbrechen, um auf die Genehmigung von höherer Stelle zu warten.
Budgetkontrolle - Wenn du dich mit dem Kunden, einem Projektmanager oder deinem Chef abstimmen musst, bevor du Ausgaben über ein bestimmtes Limit hinaus tätigst, ist dies ein weiterer Bereich, in dem du einen Meilenstein brauchst. Du musst deine Arbeit unterbrechen, bis du das Budget geprüft und die Genehmigung zum Weitermachen erhalten hast.
Wichtige Leistungen - Wenn der Kunde Leistungen außerhalb der endgültigen Leistung verlangt hat, gilt jede dieser Leistungen als Meilenstein. Du musst alle Aufgaben, die zu dieser Leistung führen, abschließen und dann den Gegenstand, das Dokument oder was auch immer es sein mag, dem Kunden übergeben. Das Wichtigste ist, dass du dich mit den Leuten absprichst, die in der Kette höher stehen als du und dein Kunde, um herauszufinden, was jeder erwartet. Wenn du auf dieser Grundlage arbeitest, kannst du dich besser auf den Erfolg vorbereiten und sicherstellen, dass alle deine Aufgaben so erledigt werden, wie sie erledigt werden sollten. Das Setzen von Meilensteinen wird dann einfacher.
Worauf du bei der Erstellung von Projektmeilensteinen achten solltest
Bei der Festlegung von Projektmeilensteinen gibt es einige Dinge, die du genau im Auge behalten musst. Du musst sicherstellen, dass du alle diese Dinge im Auge behältst, um sicherzustellen, dass du dein Ziel erreichst und deine Aufgaben erfüllst. Wenn du bei der Erstellung deiner Tabelle und deines Zeitplans nicht an all diese Dinge denkst, könntest du in große Schwierigkeiten geraten, wenn es darum geht, das endgültige Projekt durchzuführen. Du könntest feststellen, dass du die Dinge nicht in dem Zeitplan erledigst, den du dir vorgestellt hast, und das wird bei deinen Vorgesetzten oder deinen Kunden nicht gut ankommen.
Abhängigkeiten
Eines der ersten Dinge, auf die du bei der Erstellung von Zeitplänen und Projektmeilensteinen achten musst, sind Abhängigkeiten. Überall dort, wo eines deiner Teammitglieder oder eines deiner kleineren Teams von einem anderen abhängig ist, kann es zu Problemen kommen. Hier kann es zu einer Verzögerung bei der Übergabe kommen, was bedeutet, dass das nächste Team oder die nächste Person nicht in der Lage ist, die ihr zugewiesene Aufgabe zu erledigen. Das solltest du im Hinterkopf behalten, wenn du einen Meilenstein einrichtest.
Verzögerungen außerhalb deines Einflussbereichs
Bei den Verzögerungen, auf die du keinen Einfluss hast, geht es um Probleme bei der Beschaffung von Materialien oder Dingen, die du von externen Anbietern benötigst. Solche Dinge können aus den unterschiedlichsten Gründen passieren, und sie können zu jedem Zeitpunkt der Projektvorbereitung und -durchführung auftreten. Es kann sein, dass du etwas nicht richtig oder gar nicht bekommst. Es kann Probleme mit den Lieferanten oder sogar mit der Lieferung der Produkte an deinen Standort geben. All diese Dinge musst du bei der Planung deiner Meilensteine berücksichtigen.
Team Verzögerungen
Teamverzögerungen sind Dinge, die innerhalb deines Teams passieren. Zum Beispiel, wenn jemand krank wird oder dein Team sogar streikt. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, wie die Mitarbeiter/innen deines Teams den Prozess verlangsamen können, entweder absichtlich oder aus Versehen, und du solltest auf jede Möglichkeit vorbereitet sein. Es wird immer Dinge geben, die außerhalb deines Einflusses liegen, oder es kann zu Verzögerungen kommen, die du nicht vorhersehen kannst.
Kundenänderungen
Wenn du ein Projekt durchführst, ist es immer möglich, dass dein Kunde währenddessen Änderungswünsche hat. Du solltest sicherstellen, dass du auf alle Änderungswünsche vorbereitet bist und deine Meilensteine entsprechend aktualisierst. Wenn ein Kunde eine Änderung an einem Meilenstein vornimmt, lass ihn wissen, wie sich das auf die anderen Meilensteine und den gesamten Zeitplan auswirkt. Es ist am besten, wenn du versuchst, den Zeitplan so gut wie möglich einzuhalten, aber das wird nicht immer möglich sein. Sprich mit deinen Kunden offen darüber, welche Auswirkungen ihre Änderungen auf das Projekt haben werden.
Längere Fristen als vorhergesagt
Dein Team wird dir Zeitpläne und Ideen geben, wie lange verschiedene Dinge im Projekt dauern werden. Das Beste, was du tun kannst, ist, einen Puffer in diese Bereiche einzubauen, um sicherzustellen, dass du auf weitere Verzögerungen vorbereitet bist. Es kann sein, dass etwas, von dem du dachtest, es würde nur eine Woche dauern, plötzlich zwei Wochen in Anspruch nimmt oder dass etwas, von dem du dachtest, es könnte in einem Tag erledigt werden, mehrere Tage oder länger dauert. Plane für jede Aufgabe etwas zusätzliche Zeit ein, damit du nicht hoffnungslos in Rückstand gerätst, wenn eine Sache nicht so läuft, wie du es erwartet hast.
Ungeplanter Bedarf
Vielleicht fängst du an, dein Projekt durchzuarbeiten, nur um dann festzustellen, dass andere Dinge erforderlich sind, die du nicht vorhergesehen hast. Vielleicht dachtest du, dass du mit dem Plan, den du hattest, auskommst, aber dann stellst du fest, dass er nicht funktioniert. Oder du dachtest, dass der Kunde ein bestimmtes Teil für das Projekt liefern würde, aber er hat es nicht. All diese unvorhergesehenen Bedürfnisse werden sich auf deine Fähigkeit auswirken, die von dir gesetzten Meilensteine zu erreichen, und das bedeutet, dass du mehr Spielraum einplanen musst.
Fazit
Wenn es darauf ankommt, sind es die Projektmeilensteine, die dich und dein Projekt am Laufen halten. Sie helfen dir, die gesetzten Ziele zu erreichen und deinem Kunden die Endergebnisse zu liefern. An ihnen kannst du erkennen, ob dein Team das tut, was es tun sollte, und sie ermöglichen es dir, alle Fristen einzuhalten. Aber es ist auch wichtig, dass du auf Probleme vorbereitet bist, die auf dem Weg auftreten können. Wenn du weißt, wie du Meilensteine festlegen und planen kannst, sind du und dein Team rundum besser vorbereitet.
Mit den richtigen Meilensteinen wirst du dich wie ein besserer Projektmanager fühlen, und alles, was du brauchst, sind die richtigen Werkzeuge, die dich dabei unterstützen. Schließlich ist die Erstellung von Meilensteinen nur der erste Schritt. Du musst auch eine Möglichkeit haben, alle Meilensteine und deine Fortschritte zu verfolgen. Wenn du mit einem Gantt-Diagrammersteller für dein Projekt arbeitest und deine Meilensteine und Aufgaben auf diese Weise einrichtest, hast du eine viel bessere Chance, alle wichtigen Ziele zu erreichen und sicherzustellen, dass du bereit bist, wenn der Kunde das endgültige Ergebnis haben möchte.
