Projekte gibt es in allen Größen und Formen, das ist eine Tatsache. Bei der Verwaltung großer Projekte kann es sehr schwierig und überwältigend sein, alle möglichen Aufgaben und Schritte zu bewältigen. Deshalb ist es immer eine gute Idee, die Aufgaben in mehreren Ebenen zu organisieren und diese Elemente visuell darzustellen. Im Projektmanagement ist diese Praxis als Work Breakdown Structure bekannt.
Ein Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS) kann als eine ergebnisorientierte Gliederung eines Projekts definiert werden, die sich darauf konzentriert, Aufgaben in mehrere Ebenen und kleinere Aufgaben zu organisieren und die daraus resultierenden Elemente grafisch darzustellen.
Im Projektmanagement ist der Projektstrukturplan ein Schlüsselelement, denn er hilft dabei, die Arbeit eines Teams in überschaubare Abschnitte einzuteilen und alles zu identifizieren, was bis zum Abschluss eines Projekts erledigt werden muss.
Warum einen Projektstrukturplan verwenden?
Dieser ergebnisorientierte Ansatz hilft Projektmanagern dabei, sich ein genaueres Bild von den Aktivitäten, Ergebnissen und Meilensteinen zu machen, die während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts erledigt werden müssen. Mit anderen Worten: Die Erstellung eines Projektstrukturplans hilft dir dabei, die anfallende Arbeit in kleinere, detaillierte Elemente zu zerlegen.
Bei größeren Projekten kann dir ein Projektstrukturplan helfen, die Komplexität einer großen Anzahl von Aufgaben und Teilaufgaben zu bewältigen. Und durch die bessere Übersichtlichkeit kannst du auch sicherstellen, dass jede Aufgabe zur richtigen Zeit erledigt wird.
Was sind die wichtigsten Elemente eines Projektstrukturplans?
Hierarchie. Ein Projektstrukturplan ist eine "hierarchische Untergliederung" der gesamten Arbeit, die im Laufe des Projekts erledigt werden muss. Das bedeutet, dass jede "untergeordnete" Aufgabe in einer hierarchischen Beziehung zur übergeordneten Aufgabe steht. Indem du die "untergeordneten" Aufgaben zusammenzählst, erhältst du ein klares Bild von der "übergeordneten" oder der Hauptaufgabe.
Exklusive Elemente. Jedes Element muss sich von jedem anderen ausschließen und darf sich nicht überschneiden. Außerdem musst du die 100%-Regel beachten, die besagt, dass jede Ebene der Struktur bis zur "übergeordneten" Ebene zu 100% ausgefüllt sein muss.
Ergebnisse. Wenn du einen Projektstrukturplan erstellst, solltest du daran denken, dass es sich um ein ergebnisorientiertes Diagramm handelt. Du musst dich auf die Ergebnisse konzentrieren und nicht nur auf die Aktivitäten, die zu ihrer Erreichung erforderlich sind.
Wenn du einen Projektstrukturplan erstellst, ist es wichtig, dass du die Ziele des Projekts genau kennst. Das hilft dir dabei, die übergeordneten Leistungen (übergeordnete Aufgaben) zu ermitteln und diese Leistungen in kleinere, ausführbare Phasen und Aufgaben zu unterteilen.
Wenn du deine Aufgaben verstehst, kannst du jede einzelne Aufgabe bewerten und die Kosten und Ressourcen abschätzen, die für die Erledigung jeder einzelnen Aufgabe benötigt werden. Wenn du deine Ziele und Aufgaben verstehst, kannst du auch besser einschätzen, wie lange du und dein Team brauchen werden, um sie zu erfüllen. Das macht es dir viel einfacher, einen Zeit- und Arbeitsplan zu erstellen, der deine Erfolgschancen erhöht und gleichzeitig realistisch bleibt.
Einen Projektstrukturplan mit Instagantt erstellen
Betrachte den Projektstrukturplan als eine Ressource, die dir hilft, deine Arbeit zu organisieren, deine Ziele zu verstehen und deine Aufgaben grafisch darzustellen.
Einen Projektstrukturplan mit Excel oder PowerPoint zu erstellen, kann eine gängige und einfache Methode sein, aber diese Tools können nur so weit gehen und sind nur begrenzt nützlich. Es gibt keine Möglichkeit, Aufgaben einfach verschiedenen Personen zuzuweisen oder Aufgaben neben ihren Terminen zu visualisieren, um nur ein paar Nachteile zu nennen. Und genau dafür gibt es eine Gantt-Diagramm-Software wie Instagantt dir helfen kann.
Projektstrukturplan
Instagantt ist darauf spezialisiert, in wenigen Minuten visuell beeindruckende Gantt-Diagramme zu erstellen. Mit nur wenigen Klicks kannst du deine eigenen Aufgaben und Unteraufgaben erstellen, Abhängigkeiten zwischen ihnen schaffen und sie deinen Teamkollegen zuweisen. Und indem du klare Fristen festlegst, stellst du sicher, dass dein Team bei keiner Aufgabe in Rückstand gerät.
