Bei der Verwaltung von Projekten ist es äußerst wichtig, die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten und den Fortschritt mitzuteilen . Ein gut geschriebener Projektstatusbericht kann dabei helfen, den Prozess der Beantwortung der wichtigsten Informationen zu standardisieren, zu denen oft Meilensteine, geleistete Arbeit, Risiken und Hindernisse gehören.
Ein Projektstatusbericht ist ein Dokument, das den Gesamtfortschritt eines Projekts zusammenfasst. Das Ziel eines Projektstatusberichts ist es, wichtige Personen über den Fortschritt eines Projekts zu informieren und Fragen oder Probleme zu klären, bevor sie auftreten. In der Regel informiert ein Projektstatusbericht über den Fortschritt im Vergleich zum geplanten Projektplan, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens abgeschlossen wird.
Projektstatusberichte sind ein wichtiger Teil des Projektmanagements , denn sie helfen dabei, eine gesunde und effektive Kommunikationsstrategie aufrechtzuerhalten, indem sie dein Projektteam, deine Kunden und deine Stakeholder regelmäßig auf den neuesten Stand bringen. Darüber hinaus kann ein Statusbericht den Kommunikationsprozess vereinfachen, indem er einen formalen Bericht erstellt, der alle Beteiligten auf dem Laufenden hält und Fragen und Zweifel bezüglich eines Projektabschnitts minimiert.
Warum einen Statusbericht verwenden, um Fortschritte zu kommunizieren?
Statusberichte zeigen deinen Kunden und Stakeholdern, dass du auf dem richtigen Weg bist, indem du einen formellen Kommunikationskanal bereithältst, um sicherzustellen, dass die Ziele wie geplant erreicht werden. Sie helfen auch dabei, einen dokumentierten Projektverlauf zu erstellen, der zukünftigen Projekten zugute kommt.
Ein gut geschriebener Statusbericht sollte wie ein praktischer Leitfaden für deine Stakeholder und deine Teammitglieder sein. Einige der wichtigsten Vorteile sind:
Sie verbessern die Kommunikation zwischen Teams, Kunden und Interessengruppen und vereinfachen den Prozess.
Sie übermitteln Schlüsselbotschaften und halten die Menschen über Fortschritte, Risiken, Probleme oder Verzögerungen auf dem Laufenden.
Sie bieten Transparenz über die Fortschritte bei den zuvor festgelegten Meilensteinen.
Sie helfen, unangenehme Überraschungen zu vermeiden.
Sie helfen dabei, den gesamten Lebenszyklus des Projekts auf Papier zu dokumentieren.
Was in einem Projektmanagement-Statusbericht enthalten sein sollte
Wir haben darüber gesprochen, wie wichtig es ist, regelmäßig Projektstatusberichte zu verschicken. Aber was sollte ein solcher Bericht enthalten? Struktur und Konsistenz sind zwei der wichtigsten Aspekte. In diesem Leitfaden erfährst du, was du in deinen nächsten Projektstatusbericht schreiben solltest:
Allgemeine Projektinformationen. Beginne mit den Grundlagen: Gib den Namen des Projekts und den Namen des Projektleiters an. Wie viele Personen arbeiten an dem Projekt? Was sind die Ressourcen? Diese Informationen werden sich als nützlich erweisen, wenn du historische Nachforschungen über deine Projekte anstellst.
Allgemeine Statusinformationen. Gib das Datum an, an dem der Bericht erstellt wurde, den Autor sowie andere relevante Informationen, z.B. ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist, ein Risiko darstellt oder vom richtigen Weg abgekommen ist.
Überprüfung der Meilensteine. Die Stakeholder sind an Meilensteinen interessiert, deshalb solltest du ihnen mitteilen, wie es um die Einhaltung der zuvor festgelegten Meilensteine steht.
Projektzusammenfassung. Gib eine kurze Zusammenfassung deines Projekts an. Denke daran, dass das Ziel darin besteht, denjenigen, die keine Zeit haben, einen vollständigen Überblick über dein Projekt zu lesen, die wichtigsten Aspekte zu vermitteln. Nimm die voraussichtliche Fertigstellung der Aufgaben auf und informiere die Beteiligten über alle Fragen und Probleme, die sich auf den Termin oder die Kosten des Projekts auswirken könnten.
Risiken. Hast du es mit möglichen Risiken zu tun? Erkläre kurz, wie du sie zu bewältigen gedenkst. Wie werden sie sich auf dein Projekt auswirken? Erkläre.
Budget. Sprich das Budget an, das du ausgegeben hast. Es ist immer eine gute Idee, den Gesamtstatus deines Budgets zu notieren: im Rückstand, im Plus oder im Plan.
Highlights. Nutze diesen Abschnitt, um zusätzliche Informationen hinzuzufügen. Bist du auf irgendwelche Hindernisse gestoßen? Gibt es besondere Herausforderungen auf dem Weg dorthin? Es ist auch eine gute Idee, die nächsten Schritte oder wichtige Highlights zu erwähnen.
Wie du siehst, müssen Statusberichte nicht super detailliert sein. Es geht darum, die wichtigsten Informationen zusammenzufassen und den Stakeholdern mitzuteilen, ob dein Projekt auf dem richtigen Weg ist, ob es gefährdet ist oder ob es aus dem Ruder läuft.
Halte alles auf Kurs mit perfekt erstellten Projektstatusberichten
Projektstatusberichte sind ein hervorragendes Mittel für Projektmanager, um Kunden, Teamkollegen und Interessengruppen zusammengefasste Informationen zu übermitteln. Das Verfassen von Statusberichten mit Microsoft Word, Excel-Vorlagen oder PowerPoint ist zwar eine gängige Methode, aber diese Tools reichen nicht aus. Es gibt keine Möglichkeit, den Fortschritt bestimmter Aufgaben neben den jeweiligen Terminen anzuzeigen oder Meilensteine zu erstellen und zu visualisieren, um nur ein paar Nachteile zu nennen. Und genau hier kann eine Gantt-Diagrammsoftware wie Instagantt einen echten Unterschied machen.
Instagantt, eine der besten Gantt-Diagramm-Software, hilft dir, dein gesamtes Projekt zu verwalten, und du kannst auch regelmäßige Projektstatusberichte erstellen. Dank unserer Export- und Freigabeoptionen kannst du Kontrollpunkte deines Projekts erstellen, die du dann ganz einfach mit deinen Kunden und Stakeholdern teilen kannst, damit alle immer auf dem Laufenden sind.
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