Meeting-Reflexionen: Teile wertvolle Erfahrungen mit deinem Team
Wenn es um das Management von Projekten und Teams geht, gibt es immer Raum für Lernen und Verbesserungen. Ein Reflexionstreffen ist eine perfekte Gelegenheit, um über die Arbeit und die Erfahrungen zu sprechen, um verschiedene Fähigkeiten und Denkweisen zu lernen und zu verstehen.
Eine Meeting-Reflexion ist eine spezielle Sitzung, die den Teammitgliedern helfen soll, gemeinsam zu lernen, indem sie über ein aktuelles Projekt oder eine Erfahrung nachdenken und diese mit anderen teilen. Es ist ein einfacher und informeller Weg, um Kreativität zu fördern und Wissen zu teilen, indem Themen außerhalb der alltäglichen Aufgaben diskutiert werden.
Meeting Reflections schafft Raum für verschiedene Arten von Gesprächen, um zu klären, wie die Menschen über die grundlegenden Bedürfnisse des Projektmanagements hinaus denken und fühlen. In diesen Sitzungen kann dein Team in einer entspannten Umgebung darüber sprechen, wie es seine Arbeit angeht.
Bei diesen Treffen übernimmt in der Regel eine Person die Rolle des "Lernenden", der eine kürzlich gemachte Erfahrung weitergibt, von der alle anderen profitieren können. Die anderen Teammitglieder beteiligen sich, indem sie Fragen zu ihrer Arbeit, ihren Erfahrungen, Werten und Initiativen stellen. Der/die designierte Lernende erzählt etwas Bedeutsames: Das kann ein bestimmtes Problem sein, das er/sie gelöst hat, eine schwierige Situation im Zusammenhang mit einem Projekt, ein Gespräch mit einem Kunden, das ihm/ihr geholfen hat, ein Problem zu verstehen und zu lösen, oder ein Buch, das er/sie kürzlich gelesen hat. Die Teammitglieder können dann durch Fragen über diese Erfahrung nachdenken.
Wer kann von einer Meeting-Reflexion profitieren?
Im Gegensatz zu anderen Arten von Besprechungen oder Brainstorming-Sitzungen erfordert eine Besprechungsreflexion keine besondere Ausbildung oder Ausrüstung. Bei dieser Aktivität werden die Fragen frei gestellt, was zu einem viel persönlicheren Ansatz führt, um die Visionen, Gefühle, Einstellungen und Motivationsfaktoren eines Teams zu entdecken und zu verstehen.
Unabhängig von der Art der Arbeit, die dein Team verrichtet, kann jeder von der Reflexion der Sitzungen profitieren. In diesen Sitzungen geht es darum, zu verstehen, wie dein Team neue Fähigkeiten erlernt, wichtige Beobachtungen zu dokumentieren und herauszufinden, wie die neuen Fähigkeiten für die zukünftige Entwicklung genutzt werden können. Besprechungsreflexionen ermöglichen es den Teammitgliedern, neue Informationen über eine Vielzahl von Themen, einschließlich Problemlösungstechniken, auszutauschen.
Wie man ein Meeting durchführt Reflexion
Zuerst ist es wichtig, die Rollen zu verstehen. Werfen wir einen Blick auf einige der häufigsten Rollen bei der Planung und Durchführung einer Reflexionssitzung.
Zeitnehmer: Bestimme jemanden, der die Zeitmessung während des Gesprächs und der Fragen übernimmt.
Lernende: Die Person, die ihre wertvolle Lernerfahrung weitergibt.
Sketcher: Die Person, die dafür zuständig ist, sich Notizen zu machen und Ideen zu den einzelnen Lernpunkten der Sitzung zu zeichnen.
Moderator/in: Wenn eure Gruppe groß ist, solltet ihr jemanden als Moderator/in bestimmen. Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass alle die Chance haben, sich zu beteiligen und ihre Stimme zu erheben.
Also, ran an die Arbeit. Dies sind einige der besten Methoden, um deine Sitzungen zum Nachdenken anzuregen.
1. Vorbereitung. Entscheide vor dem Treffen, wie der/die Lernende seine/ihre Erfahrungen mit der Gruppe teilen wird und passe den Zeitplan nach Bedarf an. Du kannst den/die Lernende vor der Gruppe vortragen lassen. Das ist die einfachste Art, Informationen mit der Gruppe zu teilen und erfordert nur minimale Vorbereitung. Du kannst auch ein Interview mit der/dem Lernenden führen, aber bedenke, dass dies ein gewisses Maß an Vorbereitung erfordert, um den richtigen Dialog zu gewährleisten und Zeit für Fragen zu haben.
Einige dieser Fragen eignen sich hervorragend als Eisbrecher und können helfen, das Gespräch zu lenken:
Was war die Erfahrung/Information, die du teilen möchtest?
Wie hat es dich als Teilnehmer oder als Beobachter beeinflusst?
Was denkst du, wie es dich verändert hat?
Hat dich das dazu veranlasst, weiter nach Lernmöglichkeiten in diesem Bereich zu suchen?
Für welchen Aspekt der Arbeit des Teams ist das deiner Meinung nach besonders wichtig?
2. Reagiere mit Fragen, Beobachtungen oder Ratschlägen als Team. Nachdem der/die Lernende zu Ende gesprochen hat, bittest du jede Person in der Gruppe, eine Beobachtung mitzuteilen oder eine Frage zu stellen, um das Gehörte zu vertiefen. Je spezifischer diese Fragen sind, desto besser. Der/die Protokollant/in in der Gruppe sollte bereit sein, die Erkenntnisse aufzuschreiben.
3. Entscheide über Aktionspunkte. Der Protokollant sollte nun eine mündliche Zusammenfassung eures Treffens durchgehen. Jetzt könnt ihr als Team beschließen, alle Ideen weiterzuverfolgen, die ihr während der Sitzung entdeckt habt. Dieser Schritt dient dazu, sowohl den Lernenden als auch den Zuhörern Anerkennung zu zollen und die nächsten Schritte zu bestätigen.
4. Nachbereitung. Nach dem Treffen solltest du das Protokoll in einer E-Mail versenden. Diese E-Mail sollte die besprochenen Maßnahmen enthalten.
Vorlage zur Reflexion des Treffens
Jetzt, wo du weißt, wie man eine Reflexionssitzung durchführt, ist es wichtig, dass du mit den richtigen Tools arbeitest. Eine Online-Projektmanagement-Software wie Instagntt kann dir dabei helfen, indem sie eine unkomplizierte Plattform bietet, die jeder nutzen kann. Instagntt ist eine Online-Gantt-Diagramm-Software für Projektmanagement die Teams auf der ganzen Welt dabei hilft, ihre Projekte von Anfang bis Ende zu planen, zu koordinieren, zu terminieren und durchzuführen. Dazu gehört auch das Planen, Durchführen und Dokumentieren von Besprechungen.
Teams können sich auf Instagantt verlassen, um ihre Arbeit effizient zu verwalten, indem sie relevante projektbezogene Informationen wie Termine, Ressourcen und Budget mit einem Gantt-Diagramm visualisieren und Aufgaben, Konversationen und Dokumente an einem einzigen, zentralen Ort aufbewahren können.
