Wie man Projektanforderungen dokumentiert

Was sind Projektanforderungen?

Projektanforderungen können als die Bedingungen oder Aufgaben definiert werden, die erfüllt werden müssen, um den Abschluss oder die Fertigstellung eines Projekts zu gewährleisten. Ihr Ziel ist es, die Projektressourcen mit den vom Unternehmen oder der Organisation festgelegten Zielen in Einklang zu bringen. 

Projektanforderungen können auch als messbare Kundenbedürfnisse angesehen werden und helfen dabei, ein klares Bild von der zu erledigenden Arbeit zu bekommen, was den Projektmanagern bei der Planung hilft. Das Dokumentieren von Anforderungen kann zur Entwicklung eines wirklich erfolgreichen Projekts führen.

Sammeln von Projektanforderungen

Das Sammeln von Anforderungen kann für das Ergebnis eines Projekts entscheidend sein. Wenn du dir die Zeit nimmst, Anforderungen zu sammeln und zu dokumentieren, kannst du vorhersehen, was die Beteiligten am Ende des Projekts erwarten, und so sicherstellen, dass die Ziele erreicht werden. 

Bevor du loslegst, musst du dir zunächst ein paar wichtige Fragen stellen: Was ist der Zweck deines Projekts? Was wird benötigt? Diese beiden Antworten helfen dir, deinen Projektplan in Gang zu bringen. Und hier kommt ein Projektanforderungsdokument ins Spiel, das sich auf eine vorgefertigte Checkliste bezieht, mit der du sicherstellst, dass du jeden Aspekt überblickst, die Kundenbedürfnisse erfüllst und die relevanten Projektinformationen dokumentierst. Mit anderen Worten: Indem du die Projektanforderungen dokumentierst, stellst du sicher, dass du und dein Team über die nötigen Informationen verfügen, um das Projekt erfolgreich durchzuführen.

Was sind die Vorteile der Dokumentation von Projektanforderungen?

Das Sammeln und Dokumentieren von Projektanforderungen kann unter anderem folgende Vorteile haben

• Kostensenkung
• Höhere Erfolgsquoten bei Projekten
• Effektives Management
• Verbesserte Kommunikation zwischen Projektmitarbeitern und Stakeholdern

Was gehört zum Sammeln von Anforderungen für ein Projekt?

Bei der Anforderungserhebung werden die Aufgaben, Merkmale und Funktionen des zu erstellenden oder zu entwickelnden Produkts oder der Dienstleistung definiert und dokumentiert. Dieser Prozess umfasst in der Regel eine Reihe von Schritten, die wie folgt unterschieden werden können:

1. Identifiziere die Bedürfnisse der Stakeholder.

2. Dokumentiere die Bedürfnisse und Anforderungen.

3. Verwalte die Bedürfnisse und Anforderungen während des gesamten Projekts, um die Projektziele zu erreichen.

Unternehmensziele, -bedürfnisse und -anforderungen ermitteln

Dies ist der richtige Zeitpunkt, um im Gespräch mit deinen Stakeholdern die allgemeinen Geschäftsanforderungen zu sammeln. Du wirst die detaillierten Anforderungen an die Funktionalität im Auge behalten wollen, und dies ist auch eine gute Gelegenheit, ihre Geschäftsziele und spezifischen Bedürfnisse für dieses Projekt zu verstehen. Du kannst diese Ziele ermitteln und Daten sammeln, indem du Interviews führst, Brainstorming-Sitzungen abhältst, einen Fragebogen verschickst oder einfach ein Gespräch führst. 

Bedürfnisse und Anforderungen dokumentieren

Indem du die Anforderungen dokumentierst und nachverfolgst, stellst du sicher, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird. Dies sind einige der wichtigsten Anforderungen, die du dokumentieren musst:

- Geschäftsbedürfnisse. Behalte den Überblick über alle Geschäftsbedürfnisse, die du ermittelt hast.

- Projektziele. Um sicherzustellen, dass die Projektziele am Ende des Projekts erreicht werden, musst du sie zunächst dokumentieren.‍

- Projektumfang. Behalte den Überblick über den Projektumfang und die zu erbringenden Leistungen. ‍

- Produktentwicklung. Überwache die Entwicklung deines Produkts oder deiner Dienstleistung genau, um sicherzustellen, dass das Projekt in jeder Phase des Projektlebenszyklus den gewünschten Umfang erreicht hat.

- Übergeordnete Anforderungen. Berücksichtige alle Anforderungen, damit du deine Ressourcen effektiv einsetzen kannst.

Verwende die richtigen Werkzeuge, um deine Projektanforderungen zu dokumentieren

Ohne angemessene Anforderungen können Projekte nicht umgesetzt werden. Anforderungen sind wichtige, grundlegende Aspekte, die dokumentiert und auf messbare, nachvollziehbare und einheitliche Weise umgesetzt werden müssen. 

Aber um die Informationen deines Projekts zu dokumentieren , brauchst du die richtigen Werkzeuge. Wenn du nach einer Möglichkeit suchst, einen Prozess zur Erfassung von Projektanforderungen zu implementieren, gibt es Werkzeuge, die dir und deinem Team helfen können, die richtigen Informationen zu sammeln und die wichtigen Daten im Auge zu behalten, damit du sicherstellen kannst, dass die Geschäftsziele erreicht werden.

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Vorlage für Projektanforderungen