Wie man einen Kommunikationsplan für das Projektmanagement erstellt

Was ist ein Kommunikationsplan?

Ein Kommunikationsplan kann als Fahrplan für die Übermittlung einer konsistenten Botschaft an ein bestimmtes Zielpublikum definiert werden. Er ermöglicht es Projektmanagern, Informationen zum richtigen Zeitpunkt effektiv an ein bestimmtes Publikum zu übermitteln. Der Plan ermöglicht es dir, die Informationen, die du vorbereiten und versenden musst, an bestimmte Personen zu übermitteln und festzulegen, welche Kanäle du für die Übermittlung der Botschaft nutzen wirst. 

Diese Art von Plänen kann in verschiedenen Szenarien eingesetzt werden, z. B. bei der Vorstellung neuer Initiativen, bei der Kommunikation von Fortschritten oder wenn Unternehmen den Zweck der Einführung neuer Funktionen oder Dienstleistungen klären müssen. Sie können deinem Projekt oder deiner Marke auch in Krisenzeiten helfen, oder wenn eine bestimmte Entscheidung deinem Unternehmen oder deinen Stakeholdern geschadet hat, indem sie ein Verfahren vorbereiten, um eine schwierige Situation effektiv zu bewältigen.

Warum ist es wichtig, einen Kommunikationsplan zu erstellen?

Wenn Unternehmen keinen Kommunikationsplan haben, sind sie höchstwahrscheinlich nicht auf das vorbereitet, was die Zukunft bringen könnte. Aber auch im Projektmanagement ist es äußerst wichtig, einen Kommunikationsplan zu erstellen und zu planen, denn er ist die Ressource, die es dir ermöglicht, alles zu planen, was dein Kunde von dir und dem Projekt, an dem du arbeitest, erwartet. 

Kunden erwarten, dass sie über ihre Fortschritte informiert werden. Das bedeutet aber, dass du genau wissen musst, welche Ziele und Meilensteine sie haben. Wenn du nicht die richtigen Informationen hast und nicht weißt, wie du mit deinen Kunden kommunizieren kannst, wirst du bei der Projektdurchführung Probleme bekommen. Mit einem Kommunikationsplan stellst du sicher, dass du einen genauen Fahrplan für die Weitergabe von Informationen an die Interessengruppen und den richtigen Zeitrahmen dafür hast. Vor allem aber hast du so die Möglichkeit, Feedback zu geben, damit du notwendige Änderungen oder Anpassungen an deinem Arbeitsplan vornehmen kannst.

Mit anderen Worten, ein Projektmanagement Kommunikationsplan dient als:

• Ein Fahrplan für deine Kommunikationsziele.
• Eine Strategie, um deine Ziele zum Abschluss zu bringen.
• Einen Zeitrahmen, um diese Ziele zu erreichen.
• Ein Vehikel für Feedback.

Ein effektiver Kommunikationsplan für das Projektmanagement hilft dir dabei, eine erfolgreiche Kommunikation während der gesamten Projektlaufzeit zu gewährleisten. Damit er erfolgreich ist, musst du zunächst bestimmte Voraussetzungen für deinen Projektplan sammeln.

Schritte zur Entwicklung eines Kommunikationsplans für das Projektmanagement

Hier sind die wichtigsten Schritte, die du befolgen kannst, um einen effektiven Kommunikationsplan zu erstellen und zu entwickeln:

Hintergrund. Hier musst du die wichtigsten Informationen sammeln, um deinen Kommunikationsplan zu beschreiben und ihn in einen Kontext zu stellen. Erwäge, die folgenden Aspekte anzusprechen:

• Vision und Ziele: Achte darauf, dass du die Vision und die Ziele deines Kunden verstehst, denn das ist hilfreich bei der Planung und Terminierung, um Fortschritte zu kommunizieren.

• Ziele und Zeitrahmen: Setze dir konkrete Fristen. Stelle sicher, dass dein Kunde weiß, wann du dich melden wirst, um ihm Ziele und Meilensteine mitzuteilen.

Projektbedarf. Projekte gibt es in allen Formen und Größen. Das bedeutet, dass du dich mit diesen Unterschieden auseinandersetzen und die Bedürfnisse deines speziellen Projekts sowie die besonderen Vorlieben und Bedürfnisse deines Kunden verstehen musst. 

Zweck. Jede Nachricht, die du verschickst, muss einen Grund haben. Es ist wichtig, dass du dir die Zeit nimmst, einen Leitfaden für die Themen zu erstellen, die du in jeder E-Mail oder in jedem Treffen mit deinen Kunden behandeln wirst. Das hilft dir auch dabei, einen klaren Weg zu finden, wann sie mit Fortschrittsberichten von dir rechnen können.

Methode. Was ist die bevorzugte Kommunikationsmethode deines Kunden? Besprich diese Information vor dem Projektstart. Auf diese Weise wisst ihr genau, wie ihr den Fortschritt eurer Arbeit mitteilen könnt, sei es bei wöchentlichen Treffen, per E-Mail oder per Telefon. 

Verantwortlichkeit. Lege fest, wer für was verantwortlich ist. Auf diese Weise weist du deinem Team eine klare Verantwortung zu. Damit dein Kommunikationsplan funktioniert, ist es wichtig, dass jede Person ihre Rolle kennt. 

Entwickle einen wirklich effektiven Kommunikationsplan mit Gantt-Diagrammen

Bei der Verwaltung von Projekten ist die Kommunikation über den Fortschritt ein wichtiger Teil der Arbeit. Aber wenn du nicht von Anfang an über die richtigen Informationen verfügst, wird es schwierig, deine Arbeit effizient auszuführen. Deshalb ist es wichtig, die richtigen Daten zu sammeln und einen Plan zu erstellen, der als Fahrplan für die Umsetzung des Projekts dient.

Die effektive Kommunikation mit deinen Kunden ist ein wichtiger Aspekt des Projektmanagements.

Egal, an welcher Art von Projekt du arbeitest, das Wichtigste ist, dass du weißt, was von dir und deinem Team erwartet wird. Wenn du dich mit deinem Kunden auf eine Strategie geeinigt hast, machst du dir das Leben leichter. Die Stakeholder wissen, wann sie auf dem Laufenden gehalten werden sollen, und du weißt, was du ihnen jedes Mal mitteilen sollst.

Aber Projekte - und Teams - zu managen ist keine leichte Aufgabe. Du hast es mit Terminen, Problemen, Besprechungen und hundert verschiedenen Anfragen auf einmal zu tun. Zum Glück! Projektmanagementsoftwaree wie Instagantt dir helfen, den Überblick zu behalten. Wie? Zunächst einmal kannst du Kommunikationspläne für deine Projekte erstellen und sie an einem Ort verwalten. 

Das bedeutet, dass du alle projektbezogenen Informationen an einem einzigen Ort speicherst, was wirklich einen Unterschied macht, wenn du versuchst, den Überblick über deine Fortschritte zu behalten. Mit Instagantt ist es viel einfacher, deinen Kommunikationsplan zu entwickeln und in die Praxis umzusetzen. Mit unserer Gantt-Diagramm-Software kannst du deine Projekte verwalten, mehrere Aufgaben und Termine erstellen, Besprechungen oder Telefonate planen und sicherstellen, dass du keine Frist verpasst, vor allem, wenn es darum geht, deine Kunden auf dem Laufenden zu halten.

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Vorlage für einen Kommunikationsplan