Was ist ein Gantt-Diagramm und seine Vorteile für das Projektmanagement

 Es kann sehr hilfreich sein, wenn du ein großes Projekt in kleinere Meilensteine und Ziele unterteilst. Willst du wissen, "was ein Gantt-Diagramm ist" oder "wie es funktioniert"? In diesem Artikel erklären wir dir alles, was du wissen musst.

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Ein Gantt-Diagramm ist ein Projektmanagement-Tool, das auch als Gantt-Diagramm bekannt ist. Es hilft bei der Planung und Terminierung kleinerer und größerer Projekte, indem es deren Komplexität vereinfacht. Die Verwaltung eines Projekts mit einem Gantt-Diagramm ist in Aufgaben und Zeitpläne unterteilt und wird als horizontales Balkendiagramm dargestellt.

Das Balkendiagramm zeigt kleinere Aufgaben mit ihren Zeitplänen, Zeitvorgaben, Abhängigkeiten und Terminen. Auf diese Weise bekommt jedes Teammitglied einen besseren Überblick über die Abhängigkeiten des Projekts und seine spezifischen kleineren Aufgaben.

Warum das Gantt-Diagramm im Projektmanagement nützlich ist

Die Verwaltung von Projekten kann je nach Umfang extrem komplex und schwierig werden. Bei großen Projekten müssen normalerweise mehrere Teams gleichzeitig an einem Ziel arbeiten. Das bedeutet, dass das gesamte Projekt in viele kleinere Teile aufgeteilt wird, die verschiedenen Teams und Mitarbeitern zugewiesen werden. Angesichts dieser Komplexität bringt das Gantt-Diagramm einige praktische Vorteile mit sich, darunter:

- Leichtere Verwaltung für größere Teams mit mehreren Interessengruppen

Das Projekt und alle Beteiligten gleichzeitig zu managen, kann für Projektmanager/innen knifflig sein. Mit dem Gantt-Diagramm wird das ganz einfach. Das Gantt-Diagramm ermöglicht es, das gesamte Projekt in kleinere Teile zu zerlegen, die als Meilensteine für Teams und Einzelpersonen festgelegt werden können.

Gleichzeitig können allen Beteiligten ihre spezifischen Rollen zugewiesen werden, was die Verwaltung für alle extrem einfach macht. Das Gantt-Diagramm sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, und die Kommunikation wird dadurch effizienter.

- Einfacher Überblick über den gesamten Fortschritt mit einem Blick

Das Gantt-Diagramm verfügt über Funktionen wie eine vollständige Prozentangabe. Es zeigt, wie die einzelnen Aufgaben und das gesamte Projekt voranschreiten. So ist es für Beteiligte wie das höhere Management und Kunden einfacher, den Fortschritt mit einem Blick zu überprüfen. Die visuelle Darstellung und die Anpassbarkeit der Elemente sind sehr hilfreich.

- Verfolge die Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aktivitäten

Bei größeren Projekten hängen verschiedene Aufgaben und Meilensteine von mehr als einem Team/Mitarbeiter ab. Wenn zum Beispiel eine Abteilung an der Produktion arbeitet, während die andere an der Verpackung arbeitet, ist die Verpackungsabteilung von der Produktionsabteilung abhängig.

Auch in der Softwarebranche gibt es Hunderte solcher Beispiele. Die Verfolgung dieser Abhängigkeiten ist extrem wichtig für maximale Effizienz bei der Planung eines Projekts. Das Gantt-Diagramm macht diese Verfolgung extrem einfach.

- Besseres Ressourcenmanagement für Projektmanager

Das Gantt-Diagramm verbessert alles, von der Verwaltung der Hardwareressourcen über die Logistik bis hin zur Verwaltung der Humanressourcen. Mit einem Gantt-Diagramm wird klar, wann etwas aktiv genutzt wird und wann nicht. So können die Projektmanager/innen verschiedene Aufgaben zuweisen, die von diesen Ressourcen abhängen, und alle Ressourcen besser verwalten.

Was sind die wichtigsten Bestandteile eines Gantt-Diagramms?

Bevor du dich damit beschäftigst, was ein Gantt-Diagramm ist und wie du es verwendest, musst du die wichtigen Bestandteile des Gantt-Diagramms kennenlernen. Dieses Wissen hilft dir, das Gantt-Diagramm leichter zu verstehen und zu gestalten, wenn du selbst arbeitest. Im Folgenden werden einige der wichtigsten Bestandteile eines Gantt-Diagramms erläutert.

- Kolumnen

Die am häufigsten verwendete Komponente eines Gantt-Diagramms sind die Säulen. Das gesamte Gantt-Diagramm wird auf diese Säulen gelegt.

- Aufgabe Name

Der nächste Punkt ist der Aufgabenname, der jeder Aufgabe im gesamten Projekt individuell zugewiesen wird.

- Datum und Uhrzeit

Als Nächstes folgen das Datum und die Uhrzeit. Das ist der Teil, in dem Dinge wie das geplante Start- und Enddatum angegeben werden und der die geplante Dauer der Arbeit am Projekt angibt. In diesem Teil wird auch angegeben, wie viele Tage an einer bestimmten Aufgabe gearbeitet werden soll.

- Geplanter Aufwand

Der geplante Aufwand ist ein weiterer wesentlicher Bestandteil des Gantt-Diagramms. Er gibt Auskunft über den Aufwand und die Arbeiten, die im Rahmen der Umsetzung zu erledigen sind. Er umfasst sowohl die gesamte Arbeitszeit als auch die Wartezeit. Ein Beispiel: Die Entwicklung eines Moduls dauert 1 Stunde, die eines anderen Moduls 1 Stunde.

Ihre Aufstellung und Verbindung dauert jedoch 4 Stunden. Der geplante Aufwand beträgt also 2 Stunden, aber die geplante Dauer beträgt 6 Stunden.

- Prozentsatz abgeschlossen

Es ist die Komponente eines Gantt-Diagramms, in der die Person, die an einer Aufgabe arbeitet, ihre berechnete Schätzung in Bezug auf den Prozentsatz der erledigten Arbeit und den verbleibenden Anteil angibt.

- Zugewiesen

In der Spalte "Zugewiesen" steht der Name der Person oder des Teams, die/das für die jeweilige Aufgabe zuständig ist. Die größeren Projektblöcke haben in der Regel Teamnamen, während die kleineren Einzelaufgaben Namen von Teammitgliedern haben.

- Task-Abhängigkeiten

Die letzte wichtige Komponente eines Gantt-Diagramms zeigt die Abhängigkeiten der Aufgaben in der verknüpften Spalte. Sie gibt an, welche Aufgaben voneinander abhängen und welche verschiedene Arten von Beziehungen haben. Anstatt die Abhängigkeiten manuell aufzuspüren, macht die Funktion der Aufgabenabhängigkeiten im Gantt-Diagramm das Aufspüren extrem einfach und leicht.

Schritte zur Erstellung deines eigenen Gantt-Diagramms

Die Erstellung eines Gantt-Diagramms ist kein komplizierter Prozess, sondern macht komplexe Projekte einfacher. Ein Gantt-Diagramm hat eine horizontale Achse, die die Informationen über den Zeitplan enthält, während die vertikale Achse die Informationen über die Aufgaben enthält. Die Erstellung eines Gantt-Diagramms bedeutet nur, dass du diese Informationen in das Diagramm einträgst, und hier erfährst du, wie das geht:

1. Planen, bevor du ein Gantt-Diagramm erstellst

Zuerst musst du das gesamte Projekt planen und alle wichtigen Komponenten heraussuchen, um sie deinem Warenkorb hinzuzufügen. Welche Komponenten du in das Gantt-Diagramm aufnehmen kannst, erfährst du im vorherigen Teil dieses Artikels. Beginne damit, alle wichtigen Komponenten des Projekts zu notieren, und wenn du mit allen Komponenten fertig bist, kannst du mit dem nächsten Teil fortfahren.

2. Verwende ein Werkzeug, um dein Gantt-Diagramm zu erstellen.

Um diesen Schritt zu beginnen, musst du zunächst ein Werkzeug zur Erstellung des Gantt-Diagramms auswählen. Microsoft Excel bietet Funktionen und Vorlagen für die manuelle Erstellung von Gantt-Diagrammen, die dir die Arbeit sehr erleichtern. Wenn du jedoch eine viel bessere Erfahrung machen willst, solltest du einige Online-Tools und -Vorlagen oder eine spezielle Software zur Erstellung von Gantt-Diagrammen ausprobieren.

Wenn du dich für eine Option entschieden hast, füllst du einfach alle Informationen aus und stellst deine Anforderungen wie Benachrichtigungen und Teamverwaltung ein. Damit bist du mit der Erstellung deines Gantt-Diagramms fertig.

Tipps zur Zusammenarbeit mit deinem Team mithilfe des Gantt-Diagramms

Was ist ein Gantt-Diagramm? Kennst du alle Grundlagen zur Erstellung und Verwendung? Dann ist es gut möglich, dass du die effizientesten Möglichkeiten verpasst, dein Gantt-Diagramm zu nutzen und mit deinem Team zusammenzuarbeiten. Jetzt, wo du weißt, was ein Gantt-Diagramm ist, findest du hier ein paar Tipps, die dir helfen werden, die Zusammenarbeit im Team mit einem Gantt-Diagramm effizienter zu gestalten.

1. Weisen Sie Ihren Teammitgliedern Aufgaben zu

Anstatt den Teams Aufgaben zuzuweisen, solltest du die Aufgaben den einzelnen Teammitgliedern zuweisen. Dies muss auf der Grundlage der Verfügbarkeit und der Fähigkeit der einzelnen Teammitglieder geschehen, die Aufgabe zu bewältigen. Wenn du bestimmten Teammitgliedern bestimmte Aufgaben zuweist, wissen sie automatisch, welche Rolle sie in dem Projekt spielen, und die Zusammenarbeit wird effizienter.

2. Anpassen deiner Diagramme

Die meisten Tools und Softwareprogramme zur Erstellung von Gantt-Diagrammen bieten Anpassungsmöglichkeiten. Achte also auf diese und passe die Dinge bei dir an, wenn es nötig ist. Du kannst verschiedene Farben für verschiedene Personen oder Teams verwenden. Auf diese Weise kannst du Aufgaben effizient zuweisen und den Fortschritt verfolgen. Auch für die Teams und Teammitglieder wird es einfacher, die zugewiesenen Aufgaben zu bestimmen.

3. Achte darauf, Anhänge in das Gantt-Diagramm aufzunehmen

Gantt-Diagramme und Charts haben die Möglichkeit, Dateien und Notizen anzuhängen. Außerdem kannst du Kommentare zu verschiedenen Teilen des Diagramms hinzufügen. Wenn du also etwas davon anhängen möchtest, solltest du das tun. Auf diese Weise musst du außer dem Diagramm selbst niemandem mehr etwas zur Verfügung stellen.

4. Für Alarme einrichten

Diagramme bieten eine E-Mail-Benachrichtigungsfunktion, die dich über jede Aktualisierung des Diagramms informiert. Wer also eine Aktualisierung vornimmt, sendet die Benachrichtigung an die betroffenen Parteien, und sofortige Benachrichtigungen sorgen für eine bessere Zusammenarbeit.

5. Halte dich mit dem Gantt-Diagramm auf dem Laufenden.

Schließlich kannst du auf die Aktivitätsseite des Gantt-Diagramms gehen und hast eine Übersicht über alle Personen, die an den Aufgaben arbeiten, sowie Informationen über die einzelnen Personen, die an ihren Aufgaben arbeiten. Mit den aktuellen Informationen über alle Beteiligten wird die Zusammenarbeit im Team viel einfacher.

Fazit

Was ist ein Gantt-Diagramm? Was sind seine Vorteile? Wie funktioniert es? Wir hoffen, du hast die Antworten auf diese Fragen und alle anderen wichtigen Dinge über ein Gantt-Diagramm. Wenn du nicht an einem Projekt arbeitest und es effizient verwalten willst, kannst du ein Gantt-Diagramm erstellen. Es ermöglicht eine effiziente Projektplanung mit der richtigen Aufgabenverteilung, ohne deine Mitarbeiter zu überlasten.