Wenn es darum geht, ein Projekt zu leiten, weißt du, dass es einige Leute gibt , die sich noch mehr engagieren und mehr Verantwortung tragen als andere. Du weißt, dass es einige Leute gibt, die ein Interesse daran haben, was mit dem Projekt passiert. Und das sind die Projektbeteiligten.
Schauen wir uns einmal genauer an, wer sie sind und was sie tun. Und warum du sie überhaupt in dein Projekt einbeziehen solltest, um den Erfolg zu sichern. Schließlich willst du sicherstellen, dass du alles für dein Unternehmen tust, was möglich ist.
Der Projektstakeholder
Erstens sind die Projektstakeholder Menschen, die in irgendeiner Weise in das Projekt investiert sind. Du denkst vielleicht, dass ein Stakeholder jemand ist, der finanziell in etwas investiert hat. Aber das ist nicht der Fall, wenn es um das Projektmanagement geht. Stattdessen sind deine Stakeholder Menschen wie die Abteilungen in deinem Unternehmen, dein Kunde, dein Team, das dir bei der Durchführung des Projekts hilft, und so weiter. Diese Menschen sind dafür verantwortlich, dass du von deinem jetzigen Stand zum Abschluss deines Projekts kommst.
Wenn du dir die eigentliche Definition eines Stakeholders ansiehst, ist das jemand, der aktiv an dem Projekt beteiligt ist. Das kann eine Einzelperson oder eine ganze Organisation sein. Und es bedeutet, dass die betreffende Person oder Organisation von der Art und Weise, wie das Projekt abgeschlossen wird, betroffen ist und ob es abgeschlossen wird oder nicht. Sie haben also kein finanzielles Interesse (normalerweise), aber sie haben etwas zu verlieren, wenn etwas schief geht. Und sie haben etwas zu gewinnen, wenn die Dinge gut laufen. Sie haben einen Anteil an dem Projekt als Ganzes.
Denke daran, dass einige deiner Stakeholder sehr offensichtlich sein werden. Andere sind etwas weniger offensichtlich. Und nicht nur das: Einige von ihnen haben ein größeres Interesse an dem Projekt als andere. Einige spielen vielleicht eine wichtige Rolle im Projekt, sind aber an der Entscheidungsfindung nicht beteiligt. Oder jemand spielt eine kleine Rolle im Projekt, ist aber maßgeblich an den Entscheidungen beteiligt. Du solltest wissen, wer diese Personen sind und welche Aufgaben sie im Team haben. So kannst du dafür sorgen, dass alle bei der Stange bleiben und ihre Aufgaben erfüllen.
Arten von Stakeholdern
Bei jedem Projekt, an dem du arbeitest, können wir zwei verschiedene Arten von Stakeholdern betrachten. Die ersten sind die internen Stakeholder, die anderen sind deine externen Stakeholder. Vergiss nicht, dass dies sehr wichtige Menschen sind. Egal, um welche Art von Stakeholder es sich handelt, du musst jedem von ihnen Aufmerksamkeit schenken und verstehen, was sie brauchen und wie du es erreichen kannst. Du musst auch darüber nachdenken, wie sie mit dem Rest des Teams zusammenarbeiten, damit alles reibungslos funktioniert.
Interne Stakeholder sind diejenigen, die sich innerhalb deines Unternehmens befinden. Das sind die Teammitglieder, die mit dir an dem Projekt arbeiten. Es sind auch die Leute, die dafür verantwortlich sind, dass das Projekt durchgeführt wird. Das sind Projektmanager, Organisationsmanager und -leiter, Führungskräfte und so weiter. Grundsätzlich gilt jeder, der in irgendeiner Form an dem Projekt beteiligt ist, als interner Stakeholder. Mit diesen Personen sollte es am einfachsten sein, zusammenzuarbeiten und dafür zu sorgen, dass sie von diesem Prozess profitieren können.
Externe Stakeholder sind die Menschen, die außerhalb deiner Organisation stehen, aber ein Interesse an dem haben, was passiert. Das können Kunden oder Investoren sein. Es können auch Lieferanten sein, die auf Zahlungen warten, oder Menschen, die dein Produkt oder deine Dienstleistung nutzen. Das sind Menschen, die von den internen Stakeholdern und ihren Aktivitäten beeinflusst werden. Sie sind auch die Menschen, die es dir ermöglichen, dein Unternehmen weiter auszubauen, denn du brauchst Menschen, die deine Produkte und Dienstleistungen kaufen oder nutzen, und du brauchst Menschen, die bereit sind, in dich und dein Angebot zu investieren.
Was du tun musst
Als Projektmanager/in ist es deine Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die Dinge in deinem Projekt richtig gemacht werden. Dazu gehört, dass du dafür sorgst, dass alle Beteiligten während des gesamten Prozesses wissen, was vor sich geht. Sie sollten gut informiert und in das Projekt, an dem du arbeitest, eingebunden sein (in dem Maße, in dem sie es sein sollten). Sie sollten bei allem, was passiert, mit an Bord sein und wissen, was wann getan werden muss. Aber sie sollten auch zufrieden sein, also sorge dafür, dass du die Stakeholder bei Laune hältst.
Eine Stakeholder-Analyse durchführen
Sobald du weißt, wer deine Stakeholder sind, kannst du eine Stakeholder-Analyse durchführen. So bekommst du ein besseres Verständnis dafür, wer alles beteiligt ist und wie sie beteiligt sind. Das ist auf jeden Fall ein wichtiger Schritt, der sicherstellt, dass dein ganzes Team bei jedem Schritt auf der richtigen Seite ist. Wie führst du also eine umfassende Stakeholder-Analyse durch? Wir werden uns das jetzt genauer ansehen.
1. Kenne deine Stakeholder
Als Erstes musst du eine Liste mit allen Personen erstellen, die als Stakeholder deines Unternehmens gelten. Denke daran, dass du interne und externe Stakeholder haben wirst. Außerdem solltest du daran denken, dass du während des gesamten Prozesses Interessengruppen hast. Auch wenn jemand bis zum Ende des Projekts keine Lieferungen bringt, gilt er als Stakeholder und muss auf die Liste gesetzt werden. Du willst niemanden übersehen oder nicht verstehen, welchen Einfluss er auf das Projekt haben könnte, denn das kann dich später aus der Bahn werfen.
2. Setze deine Prioritäten
Welche der Stakeholder, die du identifiziert hast, werden die wichtigsten sein? Bringe sie in eine Art Reihenfolge, von den Personen, die für das Ergebnis des Projekts am wichtigsten sind, bis hin zu denen, die weniger wichtig sind. Die wichtigsten oder am meisten geschätzten Entscheidungsträger sollten ganz oben auf der Liste stehen. Diejenigen, die zwar eine Verantwortung für das Projekt haben, aber keine großen Entscheidungsträger sind, kommen eher ans Ende der Liste. Sie werden zwar keine so große Rolle im Projekt spielen, aber sie sind trotzdem wichtig und du musst sie mit einbeziehen.
3. Wissen, was sie brauchen
Du musst nicht nur genau wissen, wer deine Stakeholder sind, sondern auch, was sie von dem Projekt erwarten. Setzen sie sich Ziele und Standards für das Projekt? Sind diese Ziele ähnlich wie deine oder sind sie anders? Welche Fragen, Bedenken oder Erwartungen haben sie? Wie kannst du sicherstellen, dass du und alle deine Interessenvertreter/innen mit deinen Wünschen und Bedürfnissen in Bezug auf diese Investition auf einer Wellenlänge liegen?
Als Erstes solltest du mit allen deinen Stakeholdern sprechen. Du willst all diese Dinge und noch mehr wissen, damit du sicherstellen kannst, dass dein Projekt gut läuft. Denke daran, dass nicht alle deine Stakeholder die gleichen Interessen oder Erwartungen an dein Projekt haben. Deine Aufgabe als Projektmanager/in ist es, die Erwartungen zu steuern und sicherzustellen, dass alle auf das gleiche Ziel hinarbeiten. Du musst sicherstellen, dass sie verstehen, welches Ergebnis du anstrebst und dass sie auf dieses Ergebnis hinarbeiten.
4. Verwalte dein Team
Wenn du all diese Dinge getan hast, musst du immer noch wissen, wie du dein Team führen kannst. Du musst wissen, was zu einem bestimmten Zeitpunkt im Unternehmen oder im Projekt getan werden muss. Und während du deine Stakeholder bei Laune halten und ihre Meinungen berücksichtigen willst, musst du auch sicherstellen, dass du insgesamt die richtigen Entscheidungen triffst. Manchmal bedeutet das, den Rest des Teams zu ignorieren oder eine Entscheidung zu treffen, die nicht bei allen beliebt ist. Als Projektleiter/in musst du sicherstellen, dass du die richtigen Entscheidungen triffst, auch wenn sie unpopulär sind.
5. Verantwortlichkeiten aufschreiben
Um dein Team wirklich so zu führen, wie es sein sollte, ist es eine gute Idee, die Verantwortlichkeiten aller Mitarbeiter/innen aufzuschreiben. So weißt du, wer was wann zu tun hat. Außerdem zeigt es deinem Team und allen anderen Beteiligten, dass du die Sache ernst nimmst und dass du jemanden willst, der die Arbeit erledigen kann. Ganz zu schweigen davon, dass so jeder Einzelne weiß, wofür er zuständig ist, damit es keine Verwirrung darüber gibt, wer wofür verantwortlich war.
Es ist sehr leicht, in eine Routine zu verfallen und etwas zu verpassen, das eigentlich deine Aufgabe sein sollte. Wenn du alle Aufgaben aufschreibst, die jede Person hat, ist es für sie einfacher, den Überblick über die Aufgaben zu behalten, die ihr übertragen wurden. Du könntest die Liste sogar nach Prioritäten ordnen, damit sie wissen, welche Aufgaben am schnellsten erledigt werden müssen oder die meiste Sorgfalt und Liebe zum Detail erfordern. Danach kannst du die restlichen kleineren Aufgaben auflisten, für deren Erledigung sie verantwortlich sind, damit du den Überblick behältst.
6. Kommunikation aufrechterhalten
Wenn es um die Zusammenarbeit mit deinen Stakeholdern geht, darfst du dich nicht auf eine einmalige Sache festlegen. Das heißt, du kannst dich nicht nur einmal mit ihnen treffen und dann in eine andere Richtung gehen und davon ausgehen, dass alles in Ordnung ist. Sorge stattdessen dafür, dass du mit ihnen zusammenarbeitest und regelmäßige Termine einplanst, an denen du dich mit ihnen austauschen kannst, um sicherzustellen, dass du sie bei der Stange hältst (und sie dich bei der Stange halten). Wenn du regelmäßig mit deinem Team zusammenarbeitest, kannst du das Problem finden, bevor es zu etwas Großem wird.
Mangelnde Kommunikation kann bei jeder Art von Projekt, an dem du arbeitest, zu einem großen Problem werden, egal ob es sich um ein großes oder kleines Projekt handelt. Wenn du nicht mit den Leuten sprichst, denen du vertraust, dass sie die Arbeit mit dir erledigen, wie willst du dann etwas erreichen? Stelle stattdessen sicher, dass du regelmäßig mit diesen Leuten sprichst und dass ihr alle auf derselben Seite seid. Das wird dir helfen, die Arbeit schneller zu erledigen und sicherzustellen, dass du dich auch an dein Projektmanagementsystem hältst.
Wenn es darum geht, ein Projektmanagement-System einzuführen, brauchst du ein Programm, das dir dabei hilft. Instagantt bietet Gantt-Diagramme, die dir und deinem gesamten Team helfen, die Aufgaben zu erfüllen. Mit diesem Dienst erhältst du alle Diagramme und Zeitleisten, die du brauchst, um Zeitpläne, Aufgaben, Fristen und vieles mehr festzulegen. Das ist wichtig, wenn es darum geht, das Beste für deine Stakeholder zu erreichen, und das ist etwas, um das du dich unbedingt kümmern solltest.
Wenn du keine Stakeholder hast, bist du auf dich allein gestellt, und das ist nie eine gute Idee, vor allem nicht für ein Startup. Suche also nach jemandem (oder mehreren), der/die daran interessiert ist/sind, eine völlig neue Methode des Projektmanagements auszuprobieren.
