Alles, was du über die Zeitmanagement-Matrix wissen musst (Stand Juni 2024)

Wir alle haben in unserem Berufs- und Privatleben einige Aufgaben zu erledigen. In unserem Privatleben sind wir niemandem Rechenschaft schuldig, aber im Berufsleben müssen wir unserem Unternehmen oder unserem Chef Rechenschaft ablegen. Wir müssen praktisch denken und uns für die Erfüllung unserer Aufgaben organisieren.

Wenn wir über die Projekte sprechen, folgen wir einem Zeitplan, in dem wir eine bestimmte Aufgabe oder Arbeit erledigen müssen. Der Projektmanager muss die Zeitmanagement-Matrix kennen. Mit einer Zeitmanagement-Matrix kann er nicht nur seine Arbeit pünktlich erledigen, sondern sich auch aneignen, organisiert zu sein.

Zeitmanagement-Matrix: Ein Weg, um Aufgaben reibungslos zu verwalten

Viele erfolgreiche Unternehmen folgen den sieben Gewohnheiten von Stephen Covey und übernehmen die Zeitmanagement-Matrix, um eine Erfolgsformel zu erreichen. Beim Zeitmanagement geht es nicht nur darum, die Start- und Endzeit zu notieren. Es geht darum, die Zeit zu bestimmen und sie dann produktiv zu nutzen, um die Aufgaben in ihrer Zeit zu erledigen.

 Die Zeitmanagement-Matrix hilft dir, die Aufgaben zu organisieren, sie zu kategorisieren und sie dann entsprechend ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu erledigen. Wenn du ein Projekt beginnst, zerlegst du es nicht in kleine Häppchen und beginnst mit der Arbeit am Rohmaterial. Du wirst es nicht auf die richtige Art und Weise fertigstellen können.

Wir beobachten die Natur, die zeigt, dass alles organisiert und geplant ist und nichts aus dem Ruder läuft. Meinst du nicht auch, dass wir ein paar Tricks brauchen, um zu organisieren und proaktiv mit jeder Situation umzugehen, wenn wir dringende Arbeit bekommen?

Wir müssen die Dinge kategorisieren und daran arbeiten, die ständig deine Aufmerksamkeit erfordern, und nur die Dinge rechtzeitig erledigen, die dringend sind. Die folgenden vier Quadranten helfen dir, deine Aufgaben zu organisieren, vor allem im Berufsleben, und machen dir klar, dass du die richtige Aufgabe zuerst auswählen solltest.

Quadrant 1: An erster Stelle stehen

Im ersten Quadranten geht es um dringende und wichtige Aufgaben. Wir haben verschiedene Kategorien von Aufgaben, die wir rechtzeitig erledigen müssen und die auch wichtig sind. Diese Aufgaben brauchen unsere schnelle Aufmerksamkeit. Andernfalls können wir schwere Verluste erleiden.

Wenn du zum Beispiel in aller Ruhe eine wichtige Besprechung in deinem Büro leitest und plötzlich ein alarmierendes Geräusch von Feuer hörst. Was würdest du lieber tun? Würdest du deine Besprechung fortsetzen oder würdest du darum bitten, nach den Feuerlöschern zu suchen, um das Feuer unter Kontrolle zu bringen? Es ist an der Zeit, dass du dich entscheidest, was wichtig und dringend ist.

Dieser Notfall erfordert mehr Aufmerksamkeit, und du musst dich mehr damit beschäftigen als mit dem Treffen. Du kannst dein Treffen auf ein anderes verschieben, aber du kannst das Feuer nicht aufhalten, bevor es sich ausbreitet.

Quadrant 2: Planen großer Felsen

In den zweiten Quadranten trägst du die wichtigen Aufgaben und Aktivitäten ein, die normalerweise zu langfristigen Zielen gehören. Diese Aufgaben brauchen deine langfristige Planung, damit du dein Ziel am Ende eines bestimmten Zeitraums erreichen kannst.

Wenn du zum Beispiel an einem Projekt arbeitest und ein langes Projekt normalerweise kein festes Datum und keinen festen Tag hat, kannst du dich für einen Zeitraum wie ein Jahr oder sechs Monate entscheiden. Du planst dieses Projekt entsprechend mit monatlichen Gantt-Diagrammen und einer weiteren täglichen To-Do-Liste. Du musst dich nicht an eine genaue Frist halten, aber an eine feste Zeit. Dazu kann auch gehören, dass du dich um deine Gesundheit kümmerst, spazieren gehst, Sport treibst, deine Beziehungen pflegst, usw.

Quadrant 3: Aufmerksamkeitssuchende Ablenkungen

In den dritten Quadranten kommen Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind. Wir müssen Dinge erledigen, die nicht wichtig, aber dringend sind, also packen wir sie in Quadrant 3. Zum Beispiel müssen wir Stromrechnungen bezahlen oder uns die Zeit nehmen, um einen Anruf im Büro zu erledigen, wenn wir nach dem Büro mit der Familie unterwegs sind. Du musst deine dringenden, aber unwichtigen Aufgaben definieren.

Quadrant 4: Verschwendung beseitigen

Wenn wir über Quadrant 4 sprechen, geht es um Dinge, die normalerweise Zeitverschwendung sind, die wir aber trotzdem tun. Solche Dinge gehören zu unserem Leben, wie die Nutzung sozialer Medien auf dem Telefon, Fernsehen oder Spiele spielen. Wir können sie nicht ganz abschaffen, aber wir können sie in Quadrant 4 einordnen und versuchen, so wenig Zeit wie möglich in diesem Quadranten zu verbringen. Du kannst diesen Quadranten also als Mülltonne für deine Aufgaben bezeichnen.

Wege zum Umgang mit der Zeitmanagement-Matrix

Wenn du eine Zeitmanagement-Matrix kennst, musst du wissen, wie du sie effektiv nutzen kannst. Im Folgenden findest du einige Tipps, wie du die Zeitmanagement-Matrix nutzen oder verwalten kannst.

- Gib die Aufgaben mit Fristen an

Bevor du mit der Zeitmanagement-Matrix spielst, solltest du dir über die Frist für die zugewiesenen Aufgaben im Klaren sein. Zunächst solltest du eine Liste mit Aufgaben erstellen, die du im Laufe des Monats, jeden Tag oder nach einer Pause erledigen wirst. Vergiss nicht, vor jede Aufgabe die Frist zu schreiben. So weißt du, welche Aufgabe kurz vor dem Abgabetermin steht, und das ist auch wichtig. Das verbessert auch deine Planungsfähigkeiten.

- Identifiziere deine großen Felsen.

Der nächste Schritt bei der Verwendung der Zeitmanagement-Matrix besteht darin, die Dinge so zu organisieren, dass du wichtige Dinge oder Aufgaben herausziehen kannst. Nehmen wir an, wir legen wahllos Steine aller Größen in den Krug. Können wir möglichst viel Platz für sie schaffen?

Niemals, der Platz wäre zu gering für sie. Wenn wir die Steine nach großen und kleinen Steinen sortieren, legen wir sie in das Gefäß, angefangen mit den großen Steinen. Du wirst sehen, dass mehr Platz im Krug ist und alle Steine ohne Probleme richtig angeordnet sind. Ähnlich verhält es sich, wenn wir unsere Aufgaben in die richtige Kategorie einordnen, indem wir sie nach großen und kleinen Steinen sortieren, können wir sie leicht erledigen.

- Sei achtsam

Wenn du an einem Projekt arbeitest, solltest du achtsam und verantwortungsbewusst sein. Wenn du die Dinge genau beobachtest und sie klug sortierst, wirst du sie in perfekter Reihenfolge erledigen, ohne in Fehler zu verfallen.

- Lerne, zu weniger wichtigen Dingen nein zu sagen

Wir haben viele Dinge um uns herum zu tun, die beruflich, privat oder im Zusammenhang mit Beziehungen stehen können. Manchmal sind wir vollgepackt mit hektischer Routine und verschwenden trotzdem unsere Energie auf Dinge, die weniger wichtig sind oder nicht zu unserem Job gehören. Ja, es ist eine gute Sache, anderen einen Gefallen zu tun, aber wenn du nicht verfügbar bist, solltest du nein sagen, anstatt dich mit Dingen zu beschäftigen, die du nicht tun kannst oder die nicht in deiner Hand liegen. Es ist keine große Sache, zu weniger wichtigen Dingen nein zu sagen. So sparst du Energie und Zeit.

- Überprüfe deinen Punktestand jede Woche.

Wir setzen unsere Ziele mit einigen Fristen. Glaubst du, du wirst sie erreichen, wenn du sie nicht im Auge behältst? Nein, das ist nicht möglich, denn du weißt nicht, ob du die richtige Richtung einschlägst oder nicht. Du musst die Punkte, die du dir für eine Woche oder einen Monat gesetzt hast, im Auge behalten und abgleichen.

Angenommen, du willst in zwei Monaten etwa 5 kg abnehmen. Du entwickelst einen Aktionsplan, in dem du festlegst, wie viele Gläser Wasser du täglich trinkst, wie viel Zeit du beim Spazierengehen verbringst und auf Junkfood verzichtest.

Jeden Tag musst du deine Leistung überprüfen, indem du dir deinen Aktionsplan ansiehst, ob du ihn heute befolgt hast oder nicht.

- Identifiziere die fehlenden Bereiche.

Suche jetzt nach dem nächsten produktiven Schritt: Identifiziere die Mängel hinter deinem Ziel. Du kannst sie erkennen, indem du dir die Anzeigetafel deines Ziels ansiehst und hartnäckig bist. Sie wird dir zeigen, wie oft du deinen Plan umgangen hast und wie viel mehr Konzentration du brauchst.

Welche Vorteile hat die Verwendung einer Zeitmanagement-Matrix?

Die Zeitmanagement-Matrix ist wie ein Zauberstab, denn sie kann deine Tage und deine Leistung verändern, wenn du standhaft bleibst. Du musst die Zeitmanagement-Matrix lernen, dich auf deine Aufgaben konzentrieren und die besten Lösungen finden. Hier sind einige Vorteile der Zeitmanagement-Matrix.

- Hilft dir, organisiert zu sein

Wenn du diesem wunderbaren Werkzeug folgst, wirst du organisiert. Du siehst dir die Dinge, die du tun musst, genau an und kannst sie entsprechend sortieren. So wirst du nicht mehr verwirrt sein, wo die Dinge hingehören.

- Damit du weißt, was am wichtigsten ist.

Wenn wir die vier Quadranten zur Kategorisierung der Aufgaben kennen, können wir sie besser in den entsprechenden Quadranten einordnen, indem wir ihre Wichtigkeit und Dringlichkeit kennen.

- Planungsfähigkeiten entwickeln

Jetzt kennst du deine Aufgaben und Verantwortlichkeiten und weißt, wie du sie erfüllen wirst. Du wirst deine Wochen für deine Arbeit im Büro, für deine Familie und Freunde und für dich selbst planen. Du wirst bald Planungsfähigkeiten entwickeln, und das wird deine Produktivität steigern.

Schlussbemerkungen:

Eine Zeitmanagement-Matrix ist eine Methode, um deine Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Frist zu planen, damit du sie zum richtigen Zeitpunkt erledigen kannst. Vier Quadranten helfen dir, die Aufgaben zu kategorisieren und Planungsfähigkeiten für ein glückliches und zufriedenstellendes Berufs- und Privatleben zu entwickeln.