Wie du Projekte priorisierst. Ultimativer Leitfaden
Wenn dir ein Projekt zugewiesen wird, gerate nicht in Panik oder Ungeduld, wenn es ein plötzlicher Ruck ist und du geistig nicht vorbereitet warst, halte einfach inne, nimm dir eine Weile Zeit und denke nach, bevor du antwortest. Du solltest mental auf jede Situation vorbereitet sein, während du mit einer Organisation zusammenarbeitest oder sogar deine Aufgaben/Projekte hast.
Du brauchst eine gute Kommunikation mit den Kunden oder Organisationen, mit denen du zusammenarbeitest. Zweitens musst du wissen, mit welcher Art von Projekt du dich befassen wirst, alle Details und den bisherigen Arbeitsstil der Organisation kennen.
Schritte, die du befolgen musst, um Projekte besser zu priorisieren:
Du musst die unten angegebenen Schritte befolgen.
1. Unternehmensziele identifizieren
Um zu entscheiden, wie du die Projekte priorisierst, musst du die Ziele des Unternehmens und die Strategien, die das Unternehmen verfolgt, um sein Ziel zu erreichen, durchgehen.
Wenn du dich über die Ziele des Unternehmens informierst, kannst du die Projektziele besser festlegen und zielgerichtet arbeiten. Wenn du ein klares Unternehmensziel hast, kannst du entscheiden, welche Aufgabe ganz oben auf der Liste deiner Projektprioritäten stehen soll.
Ohne die vergangenen und aktuellen Strategien der Organisation, mit der du zusammenarbeitest, zu studieren, ist es fast unmöglich, die Ziele und das Leitbild der Organisation zu kennen.
Die Bedeutung der Ziele:
Die Ziele eines Unternehmens sollten sehr klar und spezifisch sein, damit sie den Fortschritt messen können, um den Erfolg zu erreichen und ihre spezifischen Visionen festzulegen.
Ziele definieren das Leitbild einer Organisation und helfen dabei, die Leistung der Mitarbeiter/innen zu analysieren, ob sie das Leitbild unterstützen oder nicht. Arten von Zielen/Missionen:
Es gibt zwei Arten von Zielen für ein Unternehmen:
Offizielle Ziele
Dies sind die Leitbilder eines Unternehmens oder einer Organisation. Es handelt sich um langfristige Ziele, die den Ruf und das öffentliche Image einer Organisation prägen sollen.
Operative Ziele
Das sind zeitlich begrenzte Ziele, die normalerweise nur während eines Geschäftsprojekts entwickelt werden.
2. eine To-Do-Liste erstellen
Bevor du mit einem Projekt beginnst, musst du eine To-Do-Liste erstellen, die alle möglichen Aufgaben enthält, die für die Fertigstellung eines Projekts benötigt werden. Sie ist die Grundlage für deine Arbeit und gibt dir die richtige Richtung vor, um deine aufgestaute Arbeit rechtzeitig zu erledigen.
Normalerweise werden To-Do-Listen erstellt, bevor man ein Projekt beginnt. To-Do-Listen helfen dir, den Weg zu finden, wie du Projekte priorisieren kannst. Es können zwei Arten von To-Do-Listen erstellt werden:
Team-To-do-Liste
Diese Liste wird zu Beginn eines Projekts erstellt und mit dem gesamten Team abgestimmt.
Persönliche To-Do-Liste
Jedes Teammitglied erstellt seine Aufgabenliste, um das Ziel zu erreichen.
Die Bedeutung von To-Do-Listen:
To-Do-Listen sind in folgender Hinsicht wichtig:
To-Do-Listen helfen dir dabei, mit einem Haufen Arbeit umzugehen und Projekte nach Prioritäten zu ordnen.
To-do-Listen helfen dir als Teamleiter/in zu entscheiden, welche Aufgabe du welchem Mitglied mit einer Frist zuweist.
Diese Listen machen dich auch unabhängig, du musst nicht andere Leute fragen, was du als nächstes tun sollst. Du hast deine eigenen Pläne, um dich selbst zu führen.
3. kategorisiere deine Ziele (Big Rocks)
Die Kategorisierung hilft dir dabei, die Prioritäten für deine Projekte festzulegen. Indem du die Arbeit kategorisierst, kannst du das Wichtigste zuerst erledigen. Aus einem Haufen überladener Arbeit musst du die großen Steine herausfiltern, die für die wichtigsten Ziele stehen, die du erledigen musst, ohne auch nur eine Minute zu verschwenden.
Indem du die Aufgaben oder Ereignisse, die wir überarbeiten wollen, nacheinander organisierst, kannst du deine Aufgaben in vier Hauptkategorien einteilen:
Wichtiger und dringender Wok
Diese Aufgaben stehen an erster Stelle der Liste. Diese Aufgaben sind am wichtigsten und müssen erledigt werden. Kritisches Nachdenken kann dazu führen, dass du Stress entwickelst, aber du musst proaktiv sein, indem du Wege findest, die Probleme zu lösen, die du bei der Erledigung dieser Aufgaben hast.
Du kannst diese Ziele leicht erreichen, wenn du über den Tellerrand hinausschaust und deine Gedanken in einem ruhigen Geist erweiterst.
Wichtige, aber nicht dringende Arbeit
Diese Art von Arbeit ist wichtig, aber nicht dringend. Du musst dich also nicht an einen Zeitplan halten. Die Zeit, die du für diese Arbeit aufbringst, beinhaltet deine Vision, deine Mission und du konzentrierst dich auf die Dinge, die du kontrollieren kannst, ohne dich zeitlich einschränken zu müssen.
Unwichtige, aber dringende Arbeit
Zu dieser Kategorie gehören dringende, aber unwichtige Arbeiten wie dringende Treffen mit Kunden, nur um eine Kommunikationslücke zu überbrücken oder eine Diskussion zu führen. Wir können sagen, dass diese Kategorie zum Krisenmanagement gehört.
Nicht wichtige und nicht dringende Arbeit
Zu dieser Kategorie gehören Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die keinen Wert haben, die wir aber tun müssen, um unsere wichtigen Ziele zu erreichen, wie z.B. das Surfen im Internet und die Nutzung sozialer Medien, nur um den Trend oder die Art und Weise zu überprüfen, wie andere ihre Projekte umsetzen.
Es wird gut für unsere Team-Management-Fähigkeiten sein. Wir werden neue Dinge lernen und unsere Fähigkeiten verbessern können. Natürlich sollten wir die kleinen Dinge, die mit unserer Arbeitsverantwortung zusammenhängen, nicht ignorieren, denn diese Einstellung wird uns helfen, auch größere und wichtige Herausforderungen unter allen Umständen zu meistern.
4. ein Gantt-Diagramm entwickeln
Das Gantt-Diagramm zeigt dir, wie du Prioritäten setzen kannst, denn es enthält eine Liste wichtiger Aufgaben, die du bis zur Fertigstellung eines Projekts immer wieder erledigen musst, z.B. wenn du Bauingenieur bist und ein Projekt durchführst, bei dem du innerhalb eines Monats viele Besuche auf der Baustelle machen musst.
Mithilfe des Gantt-Diagramms kannst du also dein Besuchsdatum und die Anzahl deiner Besuche in einer Woche oder einem Monat planen.
Das Gantt-Diagramm ist ein horizontaler Balken, der dir den Zeitplan und den Status anzeigt. Es ist nützlich, um zu analysieren, wie lange ein Projekt dauert und welche Hilfsmittel für seine Durchführung benötigt werden.
Wie man ein Gantt-Diagramm erstellt
Es kann mit Google Sheets oder Excel erstellt werden oder mit einer "kollaborativen Projektmanagement-Software", aber es hängt von den eigenen Bedürfnissen ab, die besten Funktionen zu wählen.
Das Gantt-Diagramm hilft bei der Projektplanung. Um erfolgreiche Projekte zu entwickeln, braucht man Zusammenarbeit und Kommunikation. Das ist mit Hilfe einer optimierten Kommunikation möglich, die deinen Projektplan zentralisiert.
Wie du deine Projekte reinigst
Wenn du dein gesamtes Team zum Projekt einlädst, kann jede Person die Tabelle nach der Aufgabe filtern, für die sie zuständig ist, und so ihre Zeit besser einteilen.
Indem du sie mit deinen Kunden teilst, kannst du die Notwendigkeit für ständiges Feedback minimieren und ohne logistische Probleme kontinuierlich arbeiten.
5. lerne, nein zu neuen Projekten zu sagen
Wenn du an einem wichtigen Projekt mit einem riesigen Stapel Arbeit arbeitest und dein Kunde oder Chef dir ein anderes Projekt zuweist, das nicht effizient erledigt werden kann, ist es besser, das neue Projekt abzulehnen.
Es geht um deine Karriere. Wenn du unvollständige oder minderwertige Arbeit ablieferst, kann das deine zukünftige Karriere verdunkeln. Wenn du nicht ganz klar Nein sagen willst, nimm dir Zeit, um mit neuen Ideen, die der Kunde mitbringt, zu brainstormen.
Nachdem du dem Kunden von dem neuen Projekt erzählt hast, sei höflich und benutze die passenden Worte, um abzulehnen, mit der neuen Arbeit zu beginnen, weil du zu beschäftigt bist. Du musst den neuen Kunden davon überzeugen, dass sein neues Projekt eine angemessene Zeit braucht, um voranzukommen, und dass du aufgrund deines vollen Terminkalenders nicht in der Lage sein wirst, das zu tun.
6. die Frist einhalten
Fristen werden gesetzt, um dich daran zu erinnern, dass du an einem Projekt arbeiten musst und wann. Fristen sind der Schlüssel dazu, dass du dich selbst kontrollieren kannst, um die Arbeit in einer begrenzten Zeit mit Genauigkeit zu erledigen.
Fristenmanagement:
Normalerweise unterschätzen die Leute, wie lange es dauert, ein Projekt fertigzustellen, und sagen zu, ohne es zu berücksichtigen. Du kannst Fristen auf die folgenden Arten einhalten:
Zunächst einmal musst du wissen, für welche Art von Projekt du angeheuert wurdest und welche Anforderungen du erfüllen musst. Wenn es sich um eine komplizierte Aufgabe handelt, informiere die Person, die dir die Aufgabe übertragen hat.
Zweitens brauchst du die richtigen Ressourcen wie ein Team, Werkzeuge, Schulungen, Material und auch genügend Zeit.
Obwohl du hart arbeitest und dein Projekt nach dem Abgabetermin fertigstellst, solltest du nicht in Panik verfallen und alles tun, um den Schaden zu begrenzen.In einer solchen Situation ist es besser, mit dem Kunden zu kommunizieren, um eine neue Frist zu bitten und diese beim nächsten Mal einzuhalten.
Fazit
Wenn du alle oben genannten Schritte beachtest, kannst du lernen, wie du Projekte sicher priorisieren kannst. Für einen Projektmanager sind diese Daten hilfreich, wenn es darum geht, das Wichtigste zuerst zu erledigen, Daten zu organisieren, Fristen einzuhalten und wichtige Aufgaben zu planen, die sich wöchentlich oder monatlich wiederholen.
Du musst konsequent sein und alle oben genannten Schritte befolgen, denn wenn du nicht immer bei der Sache bist, kannst du alles durcheinander bringen.
