Sammle deine Materialien
Bevor du mit der Erstellung eines Diagramms beginnst, musst du ein paar wichtige Fragen beantworten können. Diese helfen dir dabei, alle Informationen zu sammeln, die du brauchst, um ein gutes Diagramm zu erstellen, das dein ganzes Team braucht.
1. Welche Leistungen müssen erbracht werden?
Welche Dinge musst du erstellen und an den Kunden übergeben? Das sind die Leistungen, die du für dein Projekt erbringen musst, und du musst sicherstellen, dass du jede einzelne davon nachverfolgst. Wenn du mehrere Leistungen abliefern musst, musst du sie alle aufzeichnen.
2. Was müssen wir tun, um die Ergebnisse zu erhalten?
Welche Dinge musst du erstellen und an den Kunden übergeben? Das sind die Leistungen, die du für dein Projekt erbringen musst, und du musst sicherstellen, dass du jede einzelne davon nachverfolgst. Wenn du mehrere Leistungen abliefern musst, musst du sie alle aufzeichnen.
3. Was müssen wir tun, um die Frist einzuhalten?
Was muss getan werden, um die gesetzte Frist einzuhalten? Musst du etwas Umfangreicheres tun, um diese Frist einzuhalten? Musst du dich selbst etwas mehr anstrengen oder musst du mit einem anderen Unternehmen oder einem anderen Team zusammenarbeiten?
4. Welche Meilensteine müssen wir auf dem Weg dorthin passieren?
Wie willst du die Leistungen aufteilen, um bestimmte Meilensteine zu erreichen? Was musst du dem Kunden mit auf den Weg geben, um die Meilensteine zu erreichen? Das sind Meilensteine, und du solltest auch wissen, wann diese fällig sind.
5. Welche Abhängigkeiten gibt es, um das Projekt richtig zu machen?
Welche Aufgaben müssen erledigt werden, bevor eine andere Aufgabe abgeschlossen werden kann? Müssen die Ingenieure ein Diagramm erstellen, bevor das nächste Team einen Prototyp erstellen kann? Muss ein anderes Teammitglied Materialien besorgen, bevor du mit der Erstellung eines Preisschemas beginnen kannst? Das sind die Abhängigkeiten.
6. Wer ist daran beteiligt, dass das Projekt abgeschlossen wird?
Welche Personen in deinem Unternehmen werden Teil deines Teams sein? Wer wird dir helfen, alles zu erledigen? Du brauchst eine vollständige Liste aller Personen, die an deinem Projekt arbeiten werden, damit du dir überlegen kannst, wie du die verschiedenen Aufgaben verteilen kannst.
7. Was muss jeder im Team tun, um das Projekt fertigzustellen?
Und schließlich: Was wirst du jedem deiner Teammitglieder zuweisen? Du musst sicherstellen, dass jedes Mitglied eine Aufgabe hat oder dass du weißt, was die einzelnen Aufgaben sein werden. So legst du dein Gantt-Diagramm an, während du arbeitest.
Beginn des Prozesses
Wenn du alle Fragen beantwortet hast, ist es an der Zeit, deine Tabelle zu erstellen. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie du das machen kannst. Wie stellst du also sicher, dass du deine Karte richtig zusammenstellst? Das hängt von der Art des Dienstes oder des Systems ab, das du nutzen willst.
Dein Gantt-Diagramm mit Excel oder Google Sheets erstellen
Im Großen und Ganzen sind Excel und Google Sheets fast identisch. Excel bietet zwar ein paar mehr Funktionen, aber du hast immer noch die Grundlagen, mit denen du ein gutes Gantt-Diagramm erstellen kannst. Das bedeutet, dass du die Grundzüge deines Diagramms festlegen kannst und eine bessere Vorstellung davon bekommst, ob diese Art von Diagramm das Richtige für dich ist. Schauen wir uns also einmal an, was du tun musst, um alles in Gang zu bringen.
Schritt eins: Eine Tabelle erstellen
Als Erstes musst du einen Rahmen für das Diagramm erstellen. Du wirst in Excel kein Gantt-Diagramm als Option finden, aber du kannst es trotzdem erstellen. Stattdessen solltest du ein gestapeltes Balkendiagramm erstellen, das in den Diagrammen unter den Spalten zu finden ist. Du möchtest, dass das gestapelte Balkendiagramm insgesamt drei Spalten in deinem Arbeitsblatt einnimmt, wenn du anfängst, aber du kannst diese Zahl noch erhöhen, wenn du mehr Aufgaben brauchst.
Schritt zwei: Erstelle deine Informationen
Hier entscheidest du dich für den eigentlichen Titel deines vollständigen Diagramms oder besser gesagt für den Titel des Projekts, das du erstellst. Jedes Blatt wird ein anderes Projekt sein, und du kannst es so benennen. Du kannst auch deine Aufgaben an der Seite des Diagramms anpassen, damit jede Aufgabe durch einen Balken dargestellt wird. Das heißt, du kannst so viele Aufgaben erstellen, wie du willst. Auf der anderen Seite des Diagramms kannst du auch die Termine festlegen, die du überwachen möchtest.
Schritt drei: Lege die Termine fest
In diesem Abschnitt musst du ein bisschen rechnen. Denn das Aufzeichnen von Daten ist nicht so einfach wie das Eintragen eines tatsächlichen Datums. Du musst numerische Werte eingeben. Und um ein Datum zu erhalten, beginnen diese Zahlenwerte am 0. Januar 1900. Wenn du ein anderes Datum darstellen willst, musst du herausfinden, wie viele Tage dein Datum von diesem Datum entfernt ist. Dann gibst du dieses Datum als numerischen Wert in das Feld ein. Den numerischen Wert des Enddatums trägst du dann am Ende eines jeden Balkens in dein Diagramm ein.
Schritt vier: Was du nicht bekommen wirst
Der letzte Punkt, den du über die Erstellung von Gantt-Diagrammen in Excel oder Google Sheets wissen solltest, ist, dass diese Formate dir nicht alle Funktionen bieten, die du dir wünschst. Du hast nicht die gleichen Möglichkeiten, Abhängigkeiten zu erstellen, und du kannst das Diagramm nicht so frei anpassen. Du wirst auch nicht so viele Möglichkeiten haben, die verschiedenen Teammitglieder, die verantwortlich sind, oder die Spalten, die du aufzeichnen möchtest, anzuordnen. Du hast nur zwei getrennte Spalten und brauchst mehr Geschick und mathematische Fähigkeiten, um die Daten einzurichten.
Erstelle dein Gantt-Diagramm mit InstaGantt
Okay, du bist also bereit, mit der Erstellung deines Diagramms zu beginnen, und du willst sichergehen, dass du alles richtig machst. Was musst du zuerst tun? Du musst alle Antworten auf die Fragen sammeln, die wir oben gestellt haben. Dann gehst du die verschiedenen Schritte durch, die wir dir hier vorstellen. Die gute Nachricht ist, dass es ganz einfach ist, dein erstes Gantt-Diagramm mit InstaGantt zu erstellen. Und dann kannst du dich an die fortgeschrittenen Funktionen machen.
Schritt eins: Erstelle dein Konto
Das erste, was du tun musst, ist einfach dein Konto zu erstellen. Du kannst sogar mit einem kostenlosen Konto beginnen, um sicherzustellen, dass die Gantt-Diagramme genau das sind, was du brauchst, um erfolgreich zu sein. Das Konto ist mit Asana verknüpft. Wenn du also bereits ein Konto dort hast, kannst du alles miteinander verbinden. Das System führt dich sogar durch die Schritte, die du zur Erstellung deines ersten Diagramms befolgen musst. So weißt du auch dann, was zu tun ist, wenn du den Leitfaden nicht dabei hast.
Schritt zwei: Erstelle dein Projekt
Als Nächstes wirst du das Projekt erstellen. Du wählst also ein Projekt aus, das bereits in deinem Asana-Konto aufgeführt ist, oder du kannst ein ganz neues Projekt erstellen. Ein Projekt zu erstellen ist ganz einfach. Du wählst einfach "Erstellen" aus, entscheidest, wo das Projekt in deinem Asana-Konto gespeichert werden soll, und wählst dann einen Namen aus. Schon hast du dein erstes Projekt, das du anpassen kannst.
Dritter Schritt: Aufgaben erstellen
Der nächste Schritt besteht darin, die Aufgaben im Projekt zu erstellen, und das ist ganz einfach. Dazu musst du nur auf die Schaltfläche zum Hinzufügen einer Aufgabe klicken. Danach kannst du die Aufgabe benennen, wie du willst. Auf diese Weise kannst du dein Diagramm so anpassen, dass alle Aufgaben, die zum Projekt gehören, dargestellt werden. Wenn du mehrere Projekte hast, kannst du das auch tun und jedem Projekt Aufgaben zuweisen. Du kannst sogar Aufgaben, die häufig in deinen verschiedenen Projekten vorkommen, kopieren und übertragen, damit sie immer verfügbar sind, wenn du sie brauchst.
Vierter Schritt: Anpassen deiner Aufgaben
In diesem Schritt kannst du jede Aufgabe an deine Bedürfnisse anpassen. Du kannst Unteraufgaben hinzufügen und sie auch benennen. Du kannst auch den Namen der Person festlegen, die für die Aufgabe verantwortlich ist. Du kannst sogar festlegen, welche Aufgaben von anderen Aufgaben abhängig sind, die noch erledigt werden müssen. So kannst du entscheiden, wie die Aufgaben erledigt werden sollen, und dann kannst du die nächste Aufgabe erstellen.
Schritt fünf: Lege die Termine fest
Hier legst du die Termine fest, die mit deinen Aufgaben verbunden sind. Du kannst jedes Datum selbst festlegen, und zwar in einem super einfachen Format. Du musst nur auf das Diagramm klicken, um das Startdatum festzulegen, und dann noch einmal für das Enddatum. So einfach ist das. Wenn du dann feststellst, dass das von dir festgelegte Datum zu lang oder zu kurz ist, kannst du es anpassen oder sogar den gesamten Zeitrahmen auf einen anderen Datumsbereich verschieben, wenn es nötig ist. Das macht das Einrichten super einfach.
Schritt sechs: Anpassen der Tabelle
Hier fängst du an, mit der Tabelle zu arbeiten und sie so zu gestalten, dass sie genau deinen Vorstellungen entspricht. Du kannst festlegen, welche Spalten angezeigt werden, je nachdem, was für dein Unternehmen, dein spezielles Projekt oder deine Aufgaben am wichtigsten ist. Du kannst sogar festlegen, wie die Anzeige aussehen soll, wie die Aufgaben sortiert werden sollen und wie sie gruppiert werden sollen. All diese Dinge helfen dir dabei, die Tabelle auf deine Bedürfnisse abzustimmen.
Schritt sieben: Anpassen des Aussehens des Tisches
Der letzte Schritt besteht darin, alles an deine Vorlieben anzupassen. Du kannst zum Beispiel entscheiden, welche Farbe alles haben soll. Du kannst auch festlegen, wie du alles organisieren und deine Aufgaben einrichten möchtest. Alles, was du tust, ermöglicht es dir, Gantt-Diagramme zu erstellen, die du verwenden möchtest. Das ist insgesamt die beste Art, diese Art von Diagramm zu erstellen. Obwohl du auch Excel-Tabellen und Google Sheets verwenden kannst, bekommst du eine viel detailliertere und anpassbarere Option, wenn du stattdessen das InstaGantt-Diagrammsystem verwendest. Du erhältst ein viel höheres Niveau.
Fazit
Letztendlich wird es für dich nicht schwierig sein, deine Gantt-Diagramme zu erstellen. Egal, ob du eine Gantt-Diagramm-Software hast oder gerade erst anfängst, du musst sicherstellen, dass du den Prozess kennst. Außerdem musst du sicherstellen, dass du den Prozess in jeder Hinsicht optimierst. Ein Gantt-Diagramm kann das Beste sein, was du tun kannst, um dein Team auf Kurs zu bringen und sicherzustellen, dass deine Projekte ordnungsgemäß durchgeführt werden. Was wirst du also tun? Wirst du anfangen, Gantt-Diagramme zu verwenden? Oder wirst du weiterhin versuchen, die alten Systeme zu verwenden, die bisher nicht funktioniert haben?
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