Vorlage für die Veranstaltungsplanung und wie man sie erstellt

Willkommen in der Kommandozentrale deines Events

Für viele Teams kann der Umgang mit der überwältigenden Realität des Planungsprozesses zu einem Rückschlag werden. Der Einsatz eines Event-Planungstools kann jedoch die ideale Lösung sein, wenn die furchtbare Zeit kommt, das neueste Firmenevent auszurichten.

Ganz gleich, welche Art von Veranstaltung du planst, Organisation ist das A und O. Ganz gleich, ob es sich um das Jahrestreffen deines Unternehmens, eine angesagte Tech-Konferenz oder die Hochzeit deines besten Freundes handelt, ein Eventplanungstool kann dein bester Verbündeter sein.

Beginne damit, deine Aufgaben aufzuschreiben

Du willst eine Konfettikanone mieten? Alles klar. 100 Pizzen bestellen? Abgehakt. Die Band anheuern? Erledigt. Einer der vielen Vorteile eines Eventplanungs-Tools ist, dass du nicht vergisst, was als Nächstes erledigt werden muss. Es ist immer eine gute Idee, deine Veranstaltung chronologisch in Phasen aufzuteilen.

An der Planung einer Veranstaltung sind meist mehrere Mitarbeiter und Aufgaben beteiligt. Wenn du deine Aufgaben in Phasen unterteilst, hast du einen klaren Überblick über die kritischen Phasen und die arbeitsintensivsten Zeiten. Plane dein Vorgehen Schritt für Schritt und konzentriere dich auf den Erfolg des großen Tages, indem du die Dinge wirklich auf die effektivste Weise erledigst.

Verschaffe dir einen Gesamtüberblick über jedes kleine Detail

Die gute Nachricht? Mit einer leistungsstarken Gantt-Diagramm-Software wie Instagantt behältst du den Überblick darüber, wer was macht und was als Nächstes in Angriff genommen werden muss. Mit einem Gantt-Diagramm behältst du immer den Überblick , wenn es darum geht, das Event des Jahres zu organisieren - von der Locationsuche bis zum Versand der Einladungen an deine Gäste.

Verwende verschiedene Farben für jede Art von Aufgabe oder um leicht zu erkennen, wer von deinen Teamkollegen mit der Aufgabe betraut ist. Es ist immer eine gute Idee, die Rollen festzulegen und alle auf dem Laufenden zu halten (was du mit den Erwähnungs- und Benachrichtigungsoptionen von Instagram leicht erreichen kannst). Organisiere alle deine Aufgaben in Tasks: So musst du dich nur darum kümmern, dass sie auch erledigt werden.

Behalte dein Budget immer im Blick

Verliere dein Budget nicht aus den Augen: Mach dir ein genaues Bild davon, wie viel du für jede Aufgabe ausgibst, damit du nicht über die Stränge schlägst. Bei der Planung von Veranstaltungen ist es wichtig, dass du dein Budget im Auge behältst. Nutze die Felder "Geschätzte Kosten" und "Tatsächliche Kosten", um deine Ausgaben zu verfolgen und dein Budget einzuhalten. Nützlicher Tipp: Schreibe alle Ausgaben auf, auch die kleinsten! Ein Vergleich zwischen den geschätzten und den tatsächlichen Ausgaben hilft dir bei der Planung zukünftiger Veranstaltungen sehr.

Indem du das Risiko und die Priorität jeder deiner Hauptaufgaben verfolgst, hast du außerdem immer eine klare Vorstellung davon, welche Aufgaben am wichtigsten sind und welche am meisten gefährdet sind. Schließlich erfordert das Einhalten des Budgets eine aktive Beteiligung an deinem Projekt.

‍Denn egal, welche Art von Veranstaltung du planst, das Ziel bleibt dasselbe: vorausschauend planen und durchziehen, damit am Tag selbst alles reibungslos abläuft.

Hier erfährst du, wie du ein effektives Gantt-Diagramm für die Veranstaltungsplanung mit dem besten Gantt Chart Maker. Sieh es dir in Aktion an.

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