Burndown Charts: Alles, was du darüber wissen musst

Was ist eine Burndown-Tabelle?

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Ein Burndown-Diagramm ist etwas weniger umfangreich als ein Gantt-Diagramm oder eine Kanban-Tafel. Anstatt sehr spezifisch zu sein und jede Aufgabe und jede beteiligte Person aufzulisten, konzentriert sich ein Burndown-Diagramm darauf, wie viel Zeit für ein bestimmtes Projekt noch übrig ist. Dazu werden zwei verschiedene Faktoren betrachtet, nämlich die Menge an Arbeit, die bis zur Fertigstellung des Projekts noch übrig ist, und die Zeit, die bis zur Fertigstellung der Arbeit verbleibt. Mit dem Diagramm kannst du die Antworten auf diese Fragen einfach und direkt sehen.

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Auch diese Diagramme betrachten die Informationen auf zwei leicht unterschiedliche Arten. In einem Sprint-Burndown-Diagramm kannst du zum Beispiel sehen, wie viel Arbeit noch in der Aufgabe steckt, die erledigt werden muss oder die du messen willst. So können du und der Rest des Teams eine gute Vorstellung davon bekommen, wie ihr in kurzen Sprints vorankommt. Das kann ein sehr wichtiger Teil des Prozesses sein und stellt sicher, dass das gesamte Team so hart wie möglich an diesem Sprint arbeitet. Wenn du dazu neigst, dir Ziele für größere Projekte zu setzen, die in einem kürzeren Zeitraum abgeschlossen werden müssen, könnte dies ein guter Weg sein.

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Du kannst auch ein Produkt-Burndown-Diagramm erstellen, mit dem du genau verfolgen kannst, wie viel Arbeit für das gesamte Projekt, an dem du arbeitest, anfällt. Es kann ein großes oder ein kleines Projekt sein, aber du und dein Team wollen trotzdem wissen, wie ihr vorankommt und wie viel ihr noch tun müsst, um es abzuschließen. Mit dem Produkt-Burndown kannst du das tun und gleichzeitig vergleichen, wie weit du mit dem Projekt schon gekommen bist. Das hilft dir, noch schneller mit der Arbeit fertig zu werden.

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Warum eine Burndown-Tabelle verwenden?

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Wir haben das im letzten Abschnitt kurz angesprochen, aber wir sollten uns das auch noch einmal ansehen. Im Allgemeinen ist das Burndown-Diagramm eine gute Ergänzung zu anderen Produktivitätsdiagrammen, die du erstellen kannst, wie z. B. ein Kanban- oder ein Gantt-Diagramm. Es liefert zwar nicht die detaillierten Informationen, die diese Arten von Diagrammen liefern, aber es kann dir eine gute Auskunft darüber geben, wie du vorankommst und ob du deine Arbeit beschleunigen oder fortsetzen musst.

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Mit dieser Art von Tafel kannst du herausfinden, ob dein Projekt auf dem richtigen Weg ist, um rechtzeitig fertig zu werden. Während eine Kanban-Tafel dir zeigen kann, wo sich eine Aufgabe in deinem Zeitplan befindet, oder ein Gantt-Diagramm dir sagt, wie lange du noch bis zum Abgabetermin Zeit hast und sogar wie viel Prozent bereits fertig sind, kann es immer noch schwierig sein, zu verstehen, was im Projekt passiert. Mit dem Burndown-Diagramm kannst du bildlich darstellen, wie viel zu tun war, als du angefangen hast, wie viel du bis jetzt geschafft hast und wie viel du noch tun musst, um rechtzeitig fertig zu werden.

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Diese Art von Diagramm macht es dir leicht, das Arbeitstempo, das du erreicht hast, und das Tempo, das du brauchst, um die Arbeit fristgerecht abzuschließen, zu sehen. Das kann es dir viel leichter machen, genau das zu erreichen. Du kannst dir das Arbeitstempo genauer ansehen und es auch mit dem Rest deines Teams teilen. So können sie sehen, was sie noch tun müssen, damit alle die Aufgabe oder das Projekt zu Ende bringen.

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Weil sie sehr einfach gestaltet und überschaubar sind, kann sie jeder leicht überprüfen. Du kannst sie dir in kurzer Zeit ansehen und bekommst sofort ein Feedback darüber, was noch zu tun ist und wie gut du vorankommst. Du solltest mindestens einmal am Tag nachsehen, wie du vorankommst, entweder am Anfang oder am Ende eines Tages (oder beides). Das hilft dir und deinem Team, herauszufinden, was ihr als Nächstes tun müsst, um auf Kurs zu kommen oder zu bleiben.

Was du sehen wirst

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Wenn du dein Burndown-Diagramm für ein bestimmtes Projekt erstellst, siehst du zwei verschiedene Linien dargestellt. Auf der y-Achse deines Diagramms steht die Menge der verbleibenden Arbeit. Auf der x-Achse siehst du die Zeit, die du für die Fertigstellung der Arbeit hast. Diese beiden Dinge helfen dir beim Erstellen des Diagramms und machen es leichter zu lesen. Sie können auch auf unterschiedliche Weise dargestellt werden, so dass die Zeitachse länger oder kürzer ist, je nachdem, was du verfolgst, aber die Menge der Arbeit kann von 100 % bis 0 % angegeben werden.

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Sobald du das Diagramm selbst hast, gibt es zwei Linien auf ihm. Die erste ist die ideale Arbeitslinie. Das ist die Linie, die die Arbeit von 100% bis 0% verbindet. Sie zeigt dir also, wie du vorgehen solltest, um vom Beginn bis zum Abschluss des Projekts mit möglichst wenig Hindernissen zu kommen. Wenn du auf dem optimalen Niveau arbeiten würdest, wäre das das Tempo, mit dem du arbeiten würdest und mit dem alles abgeschlossen werden würde. Aber so läuft es nicht immer. Das ist sehr selten der Fall.

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Die zweite Zeile ist die Zeile für die verbleibende Arbeit. Sie zeigt dir an, wie viel Arbeit jeden Tag ansteht, und erstellt ein Diagramm, das dir zeigt, wie viel du schon geschafft hast und wie viel noch zu tun ist. Sie wird regelmäßig aktualisiert, um sicherzustellen, dass sie genau ist und du weißt, wie gut (oder weniger gut) du vorankommst. Wenn die Linie für die tatsächliche Arbeit über der Ideallinie liegt, bedeutet das, dass du ein bisschen mehr Arbeit investieren musst, um wieder im Zeitplan zu liegen. Wenn die Linie unter der Ideallinie liegt, bedeutet das, dass du dem Zeitplan voraus bist.

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Denke daran, dass deine tatsächliche Arbeitslinie schwanken wird, während du und dein Team weiter an dem Projekt arbeiten, und die verbleibende Arbeit ausgleichen wird. Wenn du also noch Zeit hast, um das Projekt abzuschließen, zeigt dir das Programm den idealen Weg zum Ziel an. Wenn du diesem Weg nicht folgst, wird er sich weiter verändern und aktualisieren, während du die Arbeit abschließt, um dir den besten Weg zu zeigen. Das Wichtigste ist, dass du dich regelmäßig daran erinnerst.

Die Vorteile von Burndown-Diagrammen

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Es gibt verschiedene Vorteile, wenn du dich entscheidest, mit Burndown-Charts zu arbeiten. Das Wichtigste ist, dass du sie richtig einsetzt und sie frühzeitig für deine Sprints oder Projekte einführst. So fällt es dir leichter, von Anfang an bei der Sache zu bleiben und dich nicht zu sehr zu beeilen, wenn es ans Ende des Zeitplans geht. Angesichts dieser Vorteile wirst du dich auch für die anderen Optionen interessieren.

Den Fortschritt sehen - Eines der ersten Dinge, die du bei dieser Art von Diagramm bemerken wirst, ist, dass die Informationen sofort verfügbar sind. Du brauchst nicht zu suchen und musst nicht lange auf die Tabelle schauen, um zu sehen, was du wissen musst. Du kannst sofort sehen, wie du dich im Vergleich zu dem verhältst, was du tun solltest. So erhältst du sofortiges Feedback und kannst den Rest deines Teams sofort mit zusätzlichen Informationen und Ratschlägen versorgen.

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Erkenne die Probleme - Wenn du und dein Team in Rückstand geraten oder Gefahr laufen, in Rückstand zu geraten, zeigt dir deine Burndown-Tabelle das in kürzester Zeit an. So kannst du schnell erkennen, dass ihr in Rückstand geratet und sofort Maßnahmen ergreifen. Wenn die tatsächliche Arbeitslinie auch nur geringfügig unter deine ideale Arbeitslinie sinkt, kannst du das erkennen und die Dinge sofort ein wenig beschleunigen, um wieder auf Kurs zu kommen. Wenn du das Problem erst viel später bemerken würdest, müsstest du dich noch mehr beeilen, um wieder auf Kurs zu kommen.

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Sieh, was du brauchst - Wenn du Mitglieder in deinem Team hast, die nicht so gut darin sind, komplexere Diagramme oder Systeme zu lesen, dann ist dies eine großartige Möglichkeit, sie zu informieren. Es ist einfach und unkompliziert zu erlernen und du kannst es auf einen Blick lesen. Du brauchst dir nur die beiden Linien anzusehen und zu vergleichen, wo sie zueinander stehen. Dann hast du alle Informationen, die du brauchst. Diese Tabelle ist vor allem für kurzfristige Projekte geeignet.

Der Nachteil von Burndown-Charts

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Burndown-Diagramme bieten großartige Möglichkeiten, aber es gibt auch einige Dinge, auf die du genauer achten solltest. Anhand dieser Dinge kannst du feststellen, ob ein Burndown-Diagramm für dein Team und dein Projektmanagement der richtige Weg ist. Schließlich gibt es einige Einschränkungen bei den Möglichkeiten, die dir zur Verfügung stehen.

1. Genaue Planung ist notwendig

Du musst deinen Sprint genau planen, um eine genaue Vorstellung davon zu bekommen, wie viel Zeit und wie viel Arbeit du noch hast. Wenn du den Sprint falsch einschätzt, wirst du Schwierigkeiten haben, auf Kurs zu bleiben.

2. Ignoriert das Backlog

Du bist derjenige, der dafür verantwortlich ist, dass alles in die Tabelle eingetragen wird und dass alles richtig funktioniert. Wenn du den Aufgabenrückstand nicht auffüllst oder den Aufgabenrückstand nicht einträgst, kann es passieren, dass du ein ungenaues Diagramm bekommst.

Einstellung deiner Charts

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Wenn es darum geht, einen Projektsprint durchzuführen, willst du sichergehen, dass du auf dem richtigen Weg bist und alles richtig aufzeichnest. Solange du weißt, was du tust, und sicherstellst, dass du alle Grundregeln richtig festlegst, wird es dir und deinem Team mit dieser Tabelle viel besser gehen. Sorge einfach dafür, dass jeder weiß, wie man es einrichtet und wie man es überwacht. Und sorge dafür, dass alle Aufgaben ordnungsgemäß gemeldet werden, damit die Tabelle auf dem neuesten Stand bleibt.
Wenn du bereit bist, dir verschiedene Arten von Diagrammen anzuschauen und verschiedene Möglichkeiten, alle anfallenden Arbeiten zu verfolgen, solltest du dir Burndown-Diagramme anschauen. Du wirst überrascht sein, wie sehr diese Art von Diagrammen die Art und Weise verändern kann, wie du und dein Team die Arbeit, die ihr erledigen müsst, betrachten. Und wenn es um schnelle Systeme und Nachverfolgung geht, gibt es definitiv keinen besseren Weg als eine Burndown-Tabelle, die dir dabei hilft.