Was ist ein Arbeitsplan?
Zuerst wollen wir uns ansehen, was ein Arbeitsplan ist. Diese Pläne sind im Wesentlichen die spezifischen Ziele des Projekts und die Art und Weise, wie die für das Projekt verantwortlichen Personen es durchführen können. Sie sind zwar auch für die persönliche Arbeit geeignet, werden aber vor allem für diejenigen verwendet, die einen Arbeitsauftrag haben, und zwar für Projekte, die viele Beiträge von verschiedenen Personen und viele Schritte erfordern, um sie abzuschließen.
Mit dem Arbeitsplan kannst du ein einzelnes Endziel nehmen und es in kleine Schritte aufteilen, die erreicht werden müssen, damit das übergeordnete Ziel erreicht wird. Das funktioniert in der Regel am besten, wenn du die Dinge in die kleinstmöglichen Schritte zerlegst und jeden dieser Schritte einer Person zuweist, die dafür verantwortlich ist, dass dieser Schritt ausgeführt wird und für die Person, die den nächsten Schritt hat, bereit ist. Schauen wir uns also genauer an, was es braucht, um den Arbeitsplan zu erstellen.
Initiiere deinen ersten Arbeitsplan
Schritt 1: Bestimme das Endziel/Ergebnis
Als allererstes musst du genau wissen, was du mit deinem Plan erreichen willst. Du brauchst ein konkretes und messbares Ergebnis, das du erreichen willst, sonst wirst du nie wissen, ob du dein Ziel wirklich erreicht hast. Ob es sich dabei um ein großes, übergreifendes Ziel handelt oder um ein etwas kleineres, bleibt dir überlassen. Arbeitspläne (obwohl sie normalerweise für große Projekte aufbewahrt werden) können auch für kleinere Projekte verwendet werden. Wichtig ist, dass du dir ein Ziel setzt, das du in mehreren Schritten erreichen kannst und das SMART ist. Diese Ziele sind diejenigen, die auch erreichbar sind.
Ein SMART-Ziel ist spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitlich begrenzt. Das heißt, du musst wissen, was du tun willst und warum. Du musst auch in der Lage sein, die Ergebnisse zu messen und zu wissen, dass das Ziel erreicht wurde. Du musst auch in der Lage sein, das Ziel zu erreichen. Ist es realistisch, es so zu erreichen, wie du es vorhast? Es sollte relevant sein, d.h. die einzelnen Schritte innerhalb des Ziels müssen zu dem gewünschten Endergebnis führen. Und schließlich muss es zeitlich begrenzt sein, d.h. es muss einen bestimmten Zeitrahmen geben, in dem es erreicht werden soll.
Schritt 2: Aufschlüsselung
Als Nächstes musst du das übergreifende Ziel in kleinere Schritte aufteilen, die von einer einzelnen Person oder einem kleineren Team leicht bewältigt werden können. Jeder dieser Schritte sollte konkret und messbar sein, damit jedes Teammitglied erkennen kann, wann er erreicht wurde. Wenn die Schritte zu groß oder zu variabel sind, kann es schwierig sein, festzustellen, ob ein Schritt abgeschlossen ist und ob das nächste Team oder die nächste Person mit ihren Schritten beginnen kann, um das Projekt voranzubringen. Außerdem kann es für die Person, die an diesem Schritt arbeitet, schwierig sein, zu verstehen, was sie erreichen will.
Miteinem Gantt-Diagramm und deiner SMARTen Zielsetzung lässt sich das leicht erreichen.
Schritt 3: Rollen zuweisen
Sieh dir die einzelnen Schritte an, die getan werden müssen, damit dein Ziel erreicht werden kann. Nun schau dir die kleineren Schritte an, die du für notwendig erachtet hast. Und schließlich schau dir das Team an, das du mit diesen Aufgaben betrauen kannst. Was sind ihre Stärken? Wo könnten sie das Projekt vorantreiben? Welche Aufgaben kann jedes Mitglied am besten bewältigen? Auf diese Weise willst du die Initiative ergreifen und die Aufgaben so verteilen, dass jeder in einem Bereich arbeitet, in dem er am besten ist.
Schritt 4: Fristen setzen
Jede deiner Aufgaben sollte mit einer Frist versehen sein, damit jedes Mitglied weiß, worauf es hinarbeitet und wie lange es dafür Zeit hat. Wenn sie keine feste Frist haben, wird es sehr schwierig, jemanden dazu zu bringen, seine Aufgaben zu erledigen. Schließlich haben sie ja so viel Zeit, wie sie wollen, oder? Das ist nicht der Fall, also nimm dir die Zeit, um die Fristen festzulegen, an die sich alle halten müssen, und stelle sicher, dass jedes Teammitglied seine Frist kennt. Sie sollten die Frist für ihre Aufgabe, für die Aufgabe unmittelbar vor ihrer Aufgabe und für das gesamte Projekt (mindestens) kennen, damit sie sicherstellen können, dass ihre Aufgaben rechtzeitig und im Einklang mit dem von dir angestrebten Gesamtzeitplan erledigt werden.
Schritt 5: Follow-up mit allen
Du musst sicherstellen, dass du dich mit jedem Teammitglied absprichst , um zu gewährleisten, dass sich alle an die Regeln und Fristen halten, die für sie festgelegt wurden. Das bedeutet nicht, dass du in jedes Büro gehen musst, um zu sehen, was los ist. Mit dem richtigen Arbeitsplan und einem Gantt-Diagramm kannst du den Fortschritt der Mitarbeiter/innen überprüfen, ohne jemals in die Büros gehen zu müssen. Mit diesen Diagrammen kannst du Aufgaben festlegen und sehen, wer den Plan und den Zeitplan einhält. Du kannst auch sehen, wo dein Team Schwierigkeiten hat.
Schritt 6: Halte alle bei der Stange
Wenn du dich mit allen an dem Projekt Beteiligten abstimmst, solltest du sofort wissen, wenn etwas schief läuft. Du solltest auch in der Lage sein, den Prozess, die beteiligten Personen oder die Schritte sofort zu ändern, wenn du feststellst, dass dies der Fall ist. Noch wichtiger ist, dass du sehen kannst, wo Leute vom Weg abkommen oder ihren Beitrag nicht leisten. Diese Aspekte machen es dir leichter, das Projekt pünktlich und im Rahmen des Budgets abzuschließen, weil du den Überblick behältst.
Schritt 7: Check-Ins festlegen
Wahrscheinlich gibt es in dem Team, mit dem du zusammenarbeitest, mehrere Personen, die mit anderen zusammenarbeiten müssen. Sie müssen vielleicht nicht die ganze Zeit direkt zusammenarbeiten, aber es gibt wahrscheinlich zumindest ein paar Phasen des Projekts, über die sie sich austauschen müssen. Lege Zeiten fest, in denen die Mitglieder des gesamten Teams zusammenkommen, um den Stand der Dinge zu besprechen und dir oder den anderen Teammitgliedern alle Fragen zu stellen, die sie haben. Auf diese Weise kann das Projekt auf dem Laufenden gehalten werden und alle Teammitglieder können von Angesicht zu Angesicht positiv miteinander interagieren.
Beim Check-in musst du darauf achten, dass du ihn effektiv durchführst. Auch wenn es nicht nur darum geht, dass du dich bei deinen Mitarbeitern meldest, sondern dass alle sich gegenseitig melden, gibt es ein paar Tipps, die du dir zunutze machen kannst. Zum einen solltest du respektieren, dass ihre Zeit wertvoll ist und du nicht zu viel davon in Anspruch nehmen willst. Du solltest dich auch nicht scheuen, um Hilfe zu bitten, wenn du einige Aspekte des Arbeitsplans und des Projekts nicht verstehst. Wenn du etwas nicht verstehst, ist das in Ordnung, aber wenn du versuchst, jemandem zu sagen, was zu tun ist, obwohl du nicht weißt, wovon du sprichst, wird das auf lange Sicht nur noch mehr Ärger verursachen.
Schritt 8: Überprüfe die Arbeit
Wenn das Projekt abgeschlossen ist oder sogar nach jeder Phase des Projekts, solltest du dir genauer ansehen, ob sich alle an den Arbeitsplan halten. Es ist durchaus möglich, dass sie die Aufgaben nicht ganz richtig erledigen oder dass der Arbeitsplan geändert werden muss, weil sich etwas anderes geändert hat. Vielleicht haben sie die Aufgabe nicht in dem Maße erledigt, wie du es erwartet oder verlangt hast. Was auch immer es ist, du bist derjenige, der die Verantwortung trägt. Du bist derjenige, der dafür sorgen muss, dass alles den Standards entspricht.
Wenn du auf einen Teil des Projekts stößt, der nicht den festgelegten Standards entspricht, ist das der Zeitpunkt, an dem du etwas genauer nachforschen solltest, um herauszufinden, warum es nicht so geklappt hat, wie es sollte. Je früher du das erkennst, desto besser ist es für dich und das Projekt als Ganzes. Du wirst nicht mehr so viele Ausfallzeiten haben, in denen nichts passiert, wenn es passieren sollte.
Schritt 9: Evaluiere das Endergebnis
Wenn das Projekt vollständig abgeschlossen ist und dir präsentiert wird, bedeutet das nicht, dass alles erledigt ist. Das bedeutet, dass das Team glaubt, alle Phasen des Arbeitsplans abgeschlossen zu haben, aber es könnte noch mehr sein. Deine Aufgabe als abschließender Projektmanager ist es, einen Blick auf das fertige Ergebnis zu werfen. Egal, ob es sich bei deinem Projekt um ein Papier, ein physisches Objekt oder etwas ganz anderes handelt, du musst sicherstellen, dass das Ergebnis so ist, wie du es dir gewünscht hast (oder wenn das, was du wolltest, nicht möglich war, ist es ein effektives Ergebnis).
Wenn du mit dem Ergebnis zufrieden bist oder du erkennst, dass dein Ergebnis einfach nicht möglich war, bist du fertig. Es ist an der Zeit, das Projekt auf die Art und Weise abzuschließen, die du brauchst. Vielleicht muss das Projekt einem Kunden präsentiert oder auf eine andere Art und Weise ausgeführt werden. Oder es muss einfach irgendwo aufbewahrt werden. Wenn du jedoch nicht das gewünschte Ergebnis erzielt hast oder keinen zufriedenstellenden Grund dafür gefunden hast, warum du das gewünschte Ergebnis nicht erreichen kannst, ist es an der Zeit, ein paar Schritte zurück zu gehen. Hier musst du mit deinem Team wieder ansetzen, um beim nächsten Mal ein besseres Ergebnis zu erzielen
Schritt 10: Weitergehen
Jetzt ist es an der Zeit, das nächste Projekt in Angriff zu nehmen. Wenn du schon etwas in der Pipeline hast, ist es an der Zeit, einfach loszulegen und zu sehen, was du daraus machen kannst. Wenn du noch nichts hast, brauchst du dein Team vielleicht gar nicht zu engagieren. Stattdessen kannst du dich einfach zurücklehnen, entspannen und darauf warten, dass das Team wieder gebraucht wird. Das ist die Phase, in der du den Arbeitsplan, den du erstellt hast, auf jeden Fall ausschalten und ein für alle Mal damit fertig werden solltest. Wenn du ein anderes Projekt hast, das fertiggestellt werden muss, brauchst du schließlich einen neuen Arbeitsplan. Sieh also genau hin, vergewissere dich, dass dein Arbeitsplan vollständig ist, und mach dann mit dem Rest deines Arbeitsplans weiter.
Letztendlich brauchst du einen Arbeitsplan, der für dich funktioniert, und das ist möglich, wenn du weißt, was du tust. Du musst sicherstellen, dass du jede Aufgabe effizient und effektiv erledigst. Du musst sicherstellen, dass du jeden Schritt so gut wie möglich planst, und du musst auch dafür sorgen, dass sich jeder an die Aufgaben hält, die er erledigen soll. All das kannst du mit dem richtigen Arbeitsplan und auf jeden Fall mit einer Gantt-Diagramm-Software erreichen.
