परियोजना प्रबंधन में ट्रिपल बाधा

ट्रिपल बाधा सिद्धांत को समझना

ट्रिपल बाधा सिद्धांत का मुख्य घटक यह है कि गुंजाइश, समय और लागत किसी भी परियोजना के परस्पर जुड़े हुए पहलू हैं जिन पर आप काम कर रहे हैं। जब एक बदलता है तो अन्य दो को भी बदलना होगा। इसका मतलब है कि यदि परियोजना के लिए बजट समयरेखा बदलता है और गुंजाइश भी तुरंत बदलनी चाहिए। यदि समयरेखा बदलती है, तो दायरा और लागत बदलनी चाहिए, और यदि दायरा बदलता है, तो लागत और समयरेखा बदलनी चाहिए। दूसरों पर बदलाव को प्रभावित किए बिना किसी भी कारक को बदलना असंभव है। परियोजना प्रबंधक के रूप में, आपको इनमें से प्रत्येक पहलू और प्रत्येक में होने वाली रियायतों या परिवर्तनों का प्रबंधन करना होगा।

ट्रिपल बाधाएं या परियोजना प्रबंधन त्रिकोण

क्योंकि यह सभी परियोजनाओं में मौजूद है, ट्रिपल बाधाओं को त्रिकोण के कोण या रेखा को संदर्भित करने वाले तीन अलग-अलग पहलुओं में से प्रत्येक के साथ परियोजना प्रबंधन त्रिकोण के रूप में भी संदर्भित किया जाता है। साथ में, वे आपकी परियोजना को ठीक से पूरा करने में सबसे महत्वपूर्ण कारकों का प्रतिनिधित्व करते हैं क्योंकि बाकी सब कुछ इन तीन व्यापक श्रेणियों के भीतर आता है। लेकिन उनमें से प्रत्येक के लिए थोड़ा और अधिक है तो आप इसके बारे में सोच सकते हैं, तो आइए थोड़ा करीब से देखें कि आप क्या कर रहे हैं।

गुंजाइश

इस त्रिभुज का पहला पहलू स्कोप है। अब, एक परियोजना का दायरा वह है जिसे शुरू से अंत तक प्राप्त करने के लिए परियोजना के भीतर पूरा करने की आवश्यकता है। दायरा वह है जिस पर आप और ग्राहक सहमत होते हैं जब आप पहली बार परियोजना पर काम करना शुरू करते हैं और यह शुरू से अंत तक समान रहना चाहिए। यदि दायरे में कोई परिवर्तन होता है तो यह हमेशा समयरेखा और लागत में परिवर्तन का कारण बनेगा, या कम से कम, इसे क्लाइंट और प्रोजेक्ट टीम के लिए उचित संतुलन बनाए रखना चाहिए।
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दायरे को आम तौर पर एक दस्तावेज में उल्लिखित किया जाता है, जो परियोजना के सभी लक्ष्यों और आवश्यकताओं को पूरा करता है। यह सुनिश्चित करता है कि परियोजना में शामिल हर कोई जानता है कि उनसे क्या अपेक्षा की जाती है और इसे निष्पादित कर सकते हैं। यह क्लाइंट को यह देखने में मदद करता है कि आप प्रोजेक्ट के भीतर उनके लिए क्या पूरा करेंगे और क्या नहीं करेंगे और यह सुनिश्चित करता है कि टीम क्लाइंट के लिए प्रोजेक्ट को ठीक से निष्पादित करने के लिए आवश्यक हर चीज से अवगत है। यह यह भी सुनिश्चित करता है कि आप स्कोप रेंगने की आदत में न पड़ें, जो आपकी परियोजना के सभी पहलुओं के लिए हानिकारक हो सकता है।
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स्कोप रेंगना तब होता है जब आप उस प्रोजेक्ट में एक्स्ट्रा या अन्य कार्यों को जोड़ना शुरू करते हैं जो शुरुआत में सहमत नहीं थे। शायद आप एक्स्ट्रा कलाकार में फेंक देते हैं क्योंकि वे परियोजना का हिस्सा लगते हैं, भले ही उन्हें होने की आवश्यकता न हो। या हो सकता है कि जब आप प्रक्रिया से गुजर रहे हों तो ग्राहक अतिरिक्त काम का अनुरोध करता है। इन चीजों में से कोई भी स्कोप रेंगना में योगदान करना शुरू कर सकता है और स्कोप रेंगने के बारे में बुरी बात यह है कि आप चीजों के अंत तक एक बहुत बड़ी परियोजना के साथ समाप्त हो सकते हैं और इसे महसूस भी नहीं कर सकते हैं। इसका मतलब है कि आपको इसके लिए ठीक से मुआवजा नहीं दिया जा सकता है।

समय

परियोजना को पूरा करने के लिए आप जिस शेड्यूल या टाइमलाइन का पालन करने जा रहे हैं, वह एक अन्य महत्वपूर्ण पहलू है जिस पर आपको विचार करने की आवश्यकता है। आपको यह देखने की जरूरत है कि परियोजना को पूरा करने में कितना समय लगने वाला है जिस तरह से ग्राहक अपेक्षा करता है। आपको उन सभी अलग-अलग चीजों को देखने की ज़रूरत है जो ग्राहक चाहता है (परियोजना का दायरा) और फिर अपनी टीम के सदस्यों से परामर्श करें जो परियोजना को पूरा करने के लिए जिम्मेदार होंगे ताकि यह पता लगाया जा सके कि इसमें कितना समय लगेगा।
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एक परियोजना को अधिक तेज़ी से पूरा करना एक ऐसी परियोजना की तुलना में अधिक महंगा होने जा रहा है जिसमें एक लंबी, खींची गई समयरेखा है। कम से कम, यदि आप एक ही प्रकार का काम कर रहे हैं। एक अधिक व्यापक परियोजना जिसमें मिलान करने के लिए एक समयरेखा है, लेकिन पूरा करने के लिए बहुत सारे काम की लागत भी अधिक होगी। इस सब का मूल्यांकन करने की आवश्यकता है और आपको इस बात पर पूरा ध्यान देने की आवश्यकता है कि यह कैसे काम करता है और परियोजना के दायरे और लागत के साथ आप किस तरह की समयरेखा पर टिके रह सकते हैं।
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ध्यान रखें कि यह केवल उस समय के बारे में नहीं है जो परियोजना में स्वयं लेती है। यह परियोजना के अन्य हिस्सों को पूरा करने में लगने वाले समय के बारे में भी है। आप जानना चाहते हैं कि शोध करने में कितना समय लगने वाला है या आप क्लाइंट या किसी और के साथ मीटिंग में कितना समय बिताने जा रहे हैं। यह सब आपके लिए बजट बनाना और अपने समय को अधिक प्रभावी ढंग से शेड्यूल करना और यह सुनिश्चित करना संभव बनाने जा रहा है कि आप और आपकी टीम वह कर सकते हैं जो आप कहते हैं कि आप कर सकते हैं।

क़ीमत

परियोजना की लागत वह बजट है जिसे आप अपने ग्राहक के सामने पेश करते हैं। यह वही है जो आप परियोजना को पूरा करने के लिए उनसे शुल्क लेने जा रहे हैं और इसे सटीक रूप से प्रतिनिधित्व करने की आवश्यकता है कि आप क्या करने जा रहे हैं और इसमें शामिल सभी लोग। आपको परियोजना के दायरे के साथ परियोजना को पूरा करने के लिए समय की मात्रा को संतुलित करने के लिए लागत की आवश्यकता है। ये सभी कारक आपको यह निर्धारित करने में मदद करने जा रहे हैं कि आपकी पूरी टीम के लिए उचित दर क्या है।
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आपको यह देखने की आवश्यकता होगी कि परियोजना को सीधे पूरा करने में आपको कितने घंटे लगेंगे और साथ ही अनुसंधान और बैठकों के लिए किसी भी पूरक घंटे या क्लाइंट या टीम के अन्य सदस्यों के साथ जांच करने में कितना समय लगेगा। आपको उन घंटों के बारे में सोचने की ज़रूरत है जो टीम का प्रत्येक सदस्य लगा रहा है। आपको परियोजना को शुरू से अंत तक पूरा करने के लिए आवश्यक सामग्रियों की लागत को भी देखने की आवश्यकता है, जो आपके कंप्यूटर पर जगह के रूप में सरल या लकड़ी, स्टील या अन्य भौतिक वस्तुओं जितनी बड़ी हो सकती है। आप उन उपकरणों को भी देखना चाहेंगे जिनका आपको उपयोग करने की आवश्यकता है, जो आपकी परियोजना के परिणामस्वरूप टूट-फूट का सामना कर सकते हैं।
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सुनिश्चित करें कि आप शुरुआत से ही बजट के बारे में ग्राहक के साथ खुले और ईमानदार हैं। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप उन्हें वह सब कुछ बताएं जिसके लिए आप उनसे शुल्क ले रहे हैं और अलग-अलग चीजों की कीमत अलग-अलग क्यों है। यह सब उनके लिए यह समझना आसान बनाने जा रहा है कि आप क्या चार्ज कर रहे हैं या वे किसके लिए जिम्मेदार हैं। यह आपके और आपकी टीम के लिए यह भी स्पष्ट करता है कि आपने पहले से ही क्या बजट बनाया है और क्या नहीं, यदि आपको अतिरिक्त सामग्री या दायरे में परिवर्तन की आवश्यकता है और अतिरिक्त लागतों की आवश्यकता है।

ट्रिपल बाधा की बेहतर समझ के साथ आप बेहतर प्रबंधन कैसे कर सकते हैं

आप यह भी नहीं पहचान सकते हैं कि आपकी परियोजनाओं के भीतर ट्रिपल बाधा चल रही है, लेकिन यदि आप इस विचार के लिए अधिक खुले हैं और आप थोड़ा करीब ध्यान देना शुरू करते हैं तो आप उस तरीके को बदल सकते हैं जिस पर आपकी पूरी टीम इस पर प्रतिक्रिया करती है और बाकी परियोजना जिसे आप पूरा करने की कोशिश कर रहे हैं। आपके लिए अपनी परियोजनाओं को पूरा करना बहुत आसान हो जाता है जब आपको इस बात की बेहतर समझ होती है कि रास्ते में क्या उम्मीद की जाए।

स्कोप को जानें

परियोजना में क्या शामिल है, इस बारे में अपनी टीम से बात करें। स्कोप रेंगने में फंसना बेहद आसान है, और यदि आप अपनी टीम के प्रत्येक सदस्य को विस्तार से नहीं बताते हैं कि परियोजना के विभिन्न पहलू क्या हैं, तो यह बहुत संभावना है कि वे उनसे जो अपेक्षा की जाती है उससे परे जा सकते हैं क्योंकि उनका मानना है कि कुछ शामिल है जो नहीं है। जितनी अधिक स्पष्टता आप वास्तविक दायरे के बारे में संचार में लाते हैं और आपकी पूरी टीम को बेहतर बनाने के लिए क्या भुगतान किया जा रहा है और कम आप गुंजाइश रेंगने के साथ समाप्त होंगे।

जानिए डेडलाइन

यह जानना कि सब कुछ कब तक पूरा करने की आवश्यकता है या कब इसे शुरू करने की आवश्यकता है, पहेली का एक और महत्वपूर्ण टुकड़ा है और एक जो आपको और आपकी टीम को इन तीनों पहलुओं को न्यूनतम रखने में मदद करने वाला है। यदि आप सहमत समय सीमा को बनाए रख सकते हैं तो यह आपको कम खर्च करने वाला है। और यदि आप ट्रैक पर रह सकते हैं तो यह आपके ट्रिपल बाधा के समय पहलू के लिए बेहतर होगा। गैंट चार्ट का उपयोग करके हर चीज पर नज़र रखना, जैसे कि इंस्टागैंट के माध्यम से उपलब्ध है, आपको अपनी ज़रूरत की समयरेखा बनाए रखने और आपको ट्रैक पर रखने में मदद करेगा।

बजट को जानें

आपको हमेशा पता होना चाहिए कि न केवल बजट क्या है, बल्कि आप इससे कितनी अच्छी तरह चिपके हुए हैं। जब आप अपने ग्राहक को एक बजट देते हैं, तो आप शुल्क ली जा रही हर चीज का विवरण देने में सक्षम होंगे और इससे आपको बजट से अधिक होने के खतरे पर नज़र रखने में मदद मिलेगी। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप टीम को बजट से अवगत रखें और आप इसके बारे में कैसे कर रहे हैं ताकि आप यह पता लगा सकें कि यह सुनिश्चित करने के लिए कहां कटौती या समायोजित करना है कि आप मूल बजट और लागतों के जितना संभव हो उतना करीब चिपके हुए हैं।

मदद करने के लिए गैंट चार्ट का उपयोग करना

यदि आप अपने व्यवसाय और आपके द्वारा बनाई जा रही परियोजनाओं के भीतर चल रही हर चीज पर नज़र रखना चाहते हैं, तो आप गैंट चार्ट को वहां पहुंचने के तरीके के रूप में देखना चाहेंगे। ये चार्ट आपको अपनी परियोजना के सभी विभिन्न कार्यों और टुकड़ों का ट्रैक रखने की अनुमति देते हैं ताकि आप हमेशा जान सकें कि क्या प्रगति पर है, अभी भी क्या करने की आवश्यकता है, और अभी तक क्या नहीं किया गया है। इतना ही नहीं, बल्कि आपको पता चल जाएगा कि इसे कब शुरू या पूरा करने की आवश्यकता है।
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आपके गैंट चार्ट का उपयोग कुछ भी और सब कुछ ट्रैक करने के लिए किया जा सकता है, कार्यों के लिए जिम्मेदार अलग-अलग लोगों से लेकर विभिन्न कार्यों के बीच निर्भरता तक, किसी परियोजना में कितना समय लगता है, इसकी तुलना में आपको कितना समय लगता है। आप अपनी टीम के सदस्यों के साथ भी जांच कर सकते हैं और प्रत्येक कार्य को अपनी इच्छानुसार पूरा करने के लिए अपनी परियोजना के विभिन्न पहलुओं के बारे में बातचीत कर सकते हैं। आपका गैंट चार्ट आपको व्यवसाय के भीतर होने वाली हर चीज के शीर्ष पर बने रहने की अनुमति देगा, जिसमें एक ही समय में कई कार्य और कई परियोजनाएं शामिल हैं।
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इससे भी बेहतर यह है कि ये चार्ट स्थापित करने के लिए सुपर सरल और उपयोग में सरल हैं, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप उनके साथ या आपके कंप्यूटर पर किसी भी प्रोग्राम से कितने परिचित हैं। आपको बस एक नज़र डालनी है और आप देखेंगे कि ड्रैग एंड ड्रॉप सुविधाओं के साथ-साथ अनुकूलन योग्य विकल्पों के साथ प्रक्रिया कितनी आसान है। यह आपको सटीक चार्ट बनाने की अनुमति देगा जो आप चाहते हैं और यह ट्रैक करने का सर्वोत्तम संभव तरीका है कि आपकी टीम को क्या चाहिए और आपके ग्राहक क्या उम्मीद करते हैं।

ट्रिपल बाधा के बारे में सब कुछ

जब आप किसी परियोजना का प्रबंधन कर रहे होते हैं तो गुंजाइश, समय और संबंधित लागत पर नज़र रखना महत्वपूर्ण होता है। और हमेशा ध्यान रखें कि इनमें से किसी एक क्षेत्र में मामूली बदलाव भी एक-दूसरे में बदलाव का कारण बनने वाला है। उन सभी पर नज़र रखने और परियोजना की शुरुआत में आपके द्वारा निर्धारित मानकों को बनाए रखने के लिए कड़ी मेहनत करके और क्लाइंट के साथ प्रक्रिया स्थापित करके, आप ट्रिपल बाधा को बनाए रखने में सक्षम होंगे। इसलिए यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी टीम के साथ काम करें कि आप अपनी परियोजना के हर पहलू को अपने लिए काम कर रहे हैं।

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