संसाधन आवंटन क्या है?

संसाधन आवंटन को समझना

जब एक सफल परियोजना चलाने की बात आती है तो आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके पास परियोजना को पूरा करने में मदद करने के लिए सही उपकरण, वित्तीय और व्यक्ति हैं। व्यापार की दुनिया में, हम इन सभी चीजों को सामूहिक रूप से संसाधनों के रूप में संदर्भित करते हैं। इसका मतलब है कि आपको यह सुनिश्चित करने के लिए पर्याप्त संसाधन आवंटन की आवश्यकता है कि किसी विशेष परियोजना का हर चरण सही समय में पूरा हो। हम इस लेख का उपयोग संसाधन आवंटन के विभिन्न पहलुओं पर चर्चा करने के लिए करने जा रहे हैं और जिन परियोजनाओं पर आप काम कर रहे हैं, उनके भीतर इस तकनीक का उपयोग करने का क्या अर्थ है।

संसाधन आवंटन क्या है?

खैर, इसे काफी सरलता से रखने के लिए, संसाधन आवंटन एक परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक कार्यों पर काम करने के लिए सही लोगों को असाइन कर रहा है। इसलिए, यदि आपको परियोजना पर काम करने के लिए डिजाइनरों, लेखकों, निर्माण श्रमिकों या अन्य व्यक्तियों की आवश्यकता है, तो वे आपके कुछ संसाधन हैं। यदि आपको उन कार्यों को पूरा करने के लिए अपने सॉफ्टवेयर, हार्डवेयर और अन्य उपकरणों को साथ लाने की आवश्यकता है तो वे भी संसाधन हैं। समय और धन को संसाधन भी माना जा सकता है। वहां से, आपको उन सभी चीजों को उन कार्यों को सौंपना होगा जो पूरी परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक हैं। आप अपनी ज़रूरत के उपकरण असाइन कर रहे हैं या अपने संसाधनों को आवंटित कर रहे हैं।

संसाधन आवंटन का महत्व

संसाधन आवंटन का सबसे महत्वपूर्ण पहलू यह है कि आपके पास वह सब कुछ होगा जहां आपको इसकी आवश्यकता होगी और जब आपको इसकी आवश्यकता होगी। आखिरकार, यदि आपको अपनी परियोजना के लिए विशिष्ट वित्तीय के साथ मदद करने के लिए कंपनी एकाउंटेंट की आवश्यकता है, लेकिन वह कहीं और किसी अन्य कार्य पर काम कर रही है, तो आप अपने संसाधनों को ठीक से आवंटित नहीं कर रहे हैं। यदि आपको एक बड़ी चर्चा की मेजबानी करने के लिए एक बैठक कक्ष की आवश्यकता है, लेकिन वे सभी बुक किए गए हैं, तो आपने अपने संसाधनों को ठीक से आवंटित नहीं किया है। यही कारण है कि इन चीजों को जल्द से जल्द पूरा करना इतना महत्वपूर्ण है।
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संसाधनों को आवंटित करने में सक्षम होने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि आप किसी परियोजना को निष्पादित करना शुरू करने से पहले ही एक योजना बना लें। परियोजना के आधार पर योजना बनाने के लिए आपको एक या दो अन्य लोगों के साथ बैठने में सक्षम होना चाहिए। इस योजना को यह निर्दिष्ट करने के लिए पर्याप्त विस्तृत होना चाहिए कि इस पर किसे काम करने की आवश्यकता है, इस पर काम करने के लिए कितना पैसा उपलब्ध है और इस पर काम करने के लिए कितना समय उपलब्ध है। वहां से, आप उन व्यक्तियों तक पहुंचना शुरू कर सकते हैं या यह सुनिश्चित करने के लिए कंपनी तक पहुंच सकते हैं कि आपके लिए आवश्यक सभी चीजें या लोग उपलब्ध होने जा रहे हैं।
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एक बार जब आप अपनी परियोजना के लिए संसाधन आवंटित करते हैं तो इसका मतलब है कि उन संसाधनों को आपसे दूर नहीं किया जा सकता है (या कम से कम, उन्हें नहीं होना चाहिए)। इससे आपके लिए कार्य को पूरा करना बहुत आसान हो जाएगा। अब, ज्यादातर मामलों में, एक परियोजना प्रबंधक या एक कार्यक्रम प्रबंधक (या दोनों) संसाधन आवंटन की प्रक्रिया में शामिल होंगे। वे यह सुनिश्चित करने जा रहे हैं कि सब कुछ ठीक से सौंपा गया है और यह ठीक से भी किया जा रहा है। हालांकि, परियोजना के लिए आवश्यक किसी भी व्यक्ति के साथ बातचीत करना महत्वपूर्ण है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे आवश्यक कार्यों पर काम कर सकें।

6 पहलू जो आपके संसाधन आवंटन को नकारात्मक रूप से प्रभावित करते हैं

क्या होगा यदि आप सब कुछ ठीक से काम नहीं कर सकते हैं? क्या होगा यदि आपके संसाधनों को आवंटित करने की प्रक्रिया में संघर्ष हो रहे हैं? खैर, सच्चाई यह है कि कई अलग-अलग चीजें संसाधन आवंटन को और अधिक कठिन बना सकती हैं। तो, आइए थोड़ा करीब से देखें कि उनमें से कुछ चीजें क्या हैं जिन्हें आपको देखना चाहिए।

1. समयरेखा परिवर्तन

किसी भी परियोजना की बात आने पर पहली चीजों में से एक जो अक्सर बदलती है वह है समयरेखा। आप एक प्रोजेक्ट मैनेजर या प्रोग्राम मैनेजर के साथ समाप्त हो सकते हैं जो यह तय करता है कि उन्हें जल्द ही (कल की तरह) प्रोजेक्ट करने की आवश्यकता है। या आपके पास एक ग्राहक हो सकता है जो अचानक काम करने के लिए एक बड़ी भीड़ में है। या हो सकता है कि पहेली के टुकड़ों में से एक ने अपेक्षा से अधिक समय लिया और अब बाकी सभी को अपना हिस्सा पूरा करने के लिए तेजी से काम करने की आवश्यकता है। और निश्चित रूप से, उनका हिस्सा बाद में शुरू हुआ, जिसका अर्थ है कि उनके पास वही उपलब्धता नहीं हो सकती है जो उन्होंने शुरू में की थी (जो हमें दूसरे बिंदु पर ले जाती है)।

2. स्कोप परिवर्तन

परियोजना का दायरा एक और पहलू है जो आवंटित किए जा रहे संसाधनों को बदल सकता है। यदि अनुरोध की जा रही परियोजना का दायरा बदल जाता है, तो यह पूरी तरह से संभव है कि इस पर काम करने के लिए आवश्यक लोग भी बदल जाएंगे। नए कार्य और नई ज़रूरतें अतिरिक्त उपकरणों का भी उपयोग करना आवश्यक बनाने जा रही हैं। यह आपके प्रोजेक्ट के लिए संसाधनों के रूप में मूल रूप से अनुरोध किए गए को बदल सकता है और यदि वे संसाधन तुरंत उपलब्ध नहीं होते हैं तो पूरी परियोजना को फेंक सकते हैं।

3. संसाधन उपलब्धता परिवर्तन

यदि आपके पास काम पूरा करने के लिए सही संसाधन नहीं हैं, तो आपको सब कुछ आवंटित करने में भी कुछ समस्याएं होने वाली हैं। हो सकता है कि इस परियोजना के लिए आपको जिन लोगों की आवश्यकता है, वे उस समय उपलब्ध न हों जब आपको उनकी आवश्यकता हो। यदि ऐसा है, तो आपको या तो नए लोगों को खोजने की आवश्यकता होगी या आपको परियोजना की समयरेखा को पुनर्व्यवस्थित करने की आवश्यकता होगी। इससे प्रोजेक्ट मैनेजर या प्रोग्राम मैनेजर्स के लिए काम पूरा करना या यह सुनिश्चित करना मुश्किल हो सकता है कि कोई और काम पूरा कर सके।

4. कार्य निर्भरता

यदि परियोजना का एक हिस्सा है जिसे परियोजना के अगले भाग को पूरा करने से पहले करने की आवश्यकता है, तो इसका मतलब है कि निर्भरता है। लेकिन क्या होगा अगर परियोजना के भाग ए में योजना की तुलना में एक सप्ताह अधिक समय लगता है? अब आपको बाद में किए जाने वाले भाग बी की आवश्यकता है। और यह उस मूल टीम के साथ संभव नहीं हो सकता है जिसे आपने एक साथ रखा था। क्योंकि क्या होगा अगर पार्ट बी के लिए जिम्मेदार टीम के पास एक और प्रोजेक्ट है जिसे अब करने की जरूरत है? हो सकता है कि उन्होंने आपको केवल उस सप्ताह में बुक किया हो जो उनके पास उपलब्ध था, लेकिन अब जब आप पीछे हैं तो वे इसे काम नहीं कर सकते? अब आपको उनके अन्य शेड्यूल के आसपास काम करने या आपके द्वारा नियोजित टीम को बदलने का एक तरीका पता लगाना होगा।

5. समग्र तात्कालिकता

आपको यह समझना होगा कि सबसे जरूरी पहलू क्या हैं। क्या आपको इस कार्य को तुरंत पूरा करने की आवश्यकता है? अक्सर ऐसा होता है कि एक परियोजना जो पहले आती है, उसे पूरी तरह से अलग परियोजना के पक्ष में धकेल दिया जाएगा जिसे पूरा करने की आवश्यकता है। यदि ऐसा है, तो आपको अपने कुछ लोगों को पुनः आवंटित करने की आवश्यकता हो सकती है ताकि वे नए प्रोजेक्ट पर काम कर सकें या आपका प्रोजेक्ट लोगों को खो सकता है क्योंकि आपका प्रबंधक मानता है कि अन्य प्रोजेक्ट अधिक महत्वपूर्ण है और इसके बजाय आपकी टीम को उस क्षेत्र में आवंटित करता है।

6. टीम वर्क

आपकी पूरी टीम को एक साथ काम करने में सक्षम होना चाहिए। यह केवल यह सुनिश्चित करने के बारे में नहीं है कि आपकी टीम छोटे समूहों में एक साथ काम कर सके। पूरी टीम, हर कोई जो परियोजना के लिए जिम्मेदार है, को एक साथ काम करने और परियोजना को एक साथ पूरा करने में सक्षम होना चाहिए। यह हमेशा आसान नहीं होता है, खासकर जब आप ऐसे लोगों को एक साथ ला रहे हैं जो अक्सर एक साथ काम नहीं कर सकते हैं। यदि ऐसा है, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप कुछ टीम बिल्डिंग कर रहे हैं और आप यह सुनिश्चित करने के तरीकों का पता लगा रहे हैं कि हर कोई साथ मिल सके।

इसे अपने प्रोजेक्ट के लिए कैसे काम करें

जब आप प्रक्रिया शुरू करने के लिए तैयार हों, तो यह जानना महत्वपूर्ण है कि परियोजना का समग्र लक्ष्य क्या है। क्लाइंट से बात करें और प्रोजेक्ट देने के लिए सीधे जिम्मेदार किसी से भी बात करें। ये वे व्यक्ति हैं जिनके पास सबसे अधिक जानकारी होगी और वे अंतिम लक्ष्य पर निर्णय लेने में सक्षम होंगे। वहां से, यह परियोजना प्रबंधकों या कार्यक्रम प्रबंधकों पर निर्भर करने वाला है कि वे सभी विवरणों को कम करें।
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आपको उन लोगों के साथ काम करने की आवश्यकता होगी जो प्रत्येक विभाग के प्रभारी हैं ताकि यह पता लगाया जा सके कि कौन से लोग प्रत्येक कार्य के लिए सर्वश्रेष्ठ होंगे जिन्हें प्रदर्शन करने की आवश्यकता है। यदि आपको किसी ऐसे व्यक्ति की आवश्यकता है जो विकास पर काम कर सके, तो आप विकास विभाग के प्रमुख से बात करना चाहते हैं और पता लगाना चाहते हैं कि इस प्रकार की परियोजना या कार्य के लिए उनका सबसे अच्छा व्यक्ति कौन है। आप प्रत्येक कार्य के लिए इस प्रक्रिया को दोहराना चाहेंगे जिसे पूरा करने की आवश्यकता है, लेकिन सुनिश्चित करें कि आप विभाग प्रमुख को अधिक से अधिक जानकारी दें। रेस्तरां के लिए विपणन में कोई महान व्यक्ति सबसे अच्छा व्यक्ति नहीं हो सकता है जब यह मोटर वाहन के लिए विपणन की बात आती है।
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आप यह सुनिश्चित करने के लिए उन लोगों से भी बात करना चाहेंगे कि अतिरिक्त कार्य करने के लिए उनकी प्लेट पर पर्याप्त जगह है। अगर वे कहते हैं कि वे विभाग प्रमुख के पास वापस नहीं जाते हैं। एक तरीका हो सकता है कि इस कार्य के लिए जगह बनाने के लिए उनके कुछ अन्य कार्यों को पुन: आवंटित किया जा सकता है। यदि नहीं, तो आप एक और सुझाव प्राप्त करने के लिए विभाग प्रमुख से बात करना चाहेंगे कि कौन कार्य पूरा कर सकता है या आपको आगे किससे संपर्क करना चाहिए।
जब आप अपनी टीम के लिए आवंटित व्यक्तियों को प्राप्त करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप उनसे उन डिलिवरेबल्स की बारीकियों के बारे में बात करें जिनकी आपको आवश्यकता है। वहां से, वे और आप प्रत्येक कार्य के लिए एक यथार्थवादी समयरेखा के साथ आने में सक्षम होंगे जिसे पूरा करने की आवश्यकता है और परियोजना के प्रत्येक भाग के लिए यथार्थवादी बजट के साथ आने में भी सक्षम होंगे। इसके बाद यह आप पर निर्भर करेगा कि आप समग्र समयरेखा और बजट के साथ आएं जिसे आप उस प्रबंधक को प्रस्तुत कर सकते हैं जो आपसे ऊपर है या ग्राहक को।
यदि वे समयसीमा या बजट काम नहीं करते हैं, तो यह समय है कि इसमें शामिल अन्य लोगों के साथ चर्चा की जाए और कुछ क्षेत्रों में कटौती करने के सर्वोत्तम तरीकों का पता लगाया जाए ताकि सब कुछ काम किया जा सके ताकि परियोजना अच्छी तरह से की जा सके और हर कोई खुश हो सके परिणाम।

सबसे खराब के लिए योजना

यह सुनिश्चित करना कि आपकी परियोजना अच्छी तरह से चलने वाली है, रास्ते में समस्याओं की योजना बनाना भी शामिल है। उनमें से कुछ ऐसी चीजें हैं जिनके बारे में हमने ऊपर बात की थी, जो होने वाली बातचीत के साथ होने जा रहे हैं, लेकिन हमेशा ऐसी अन्य चीजें होती हैं जिन्हें आप अधिक बारीकी से देखना चाहते हैं और साथ ही साथ योजना भी बनाना चाहते हैं।

शेड्यूलिंग कार्य

• क्लाइंट देरी - आपने कितनी बार क्लाइंट को किसी चीज़ पर जाने की योजना से अधिक समय लिया है? शायद यह फ़ॉन्ट आकार या पृष्ठभूमि के रंग पर निर्णय लेने जैसा कुछ छोटा था। शायद यह कुछ बड़ा था, जैसे बजट में वृद्धि को अधिकृत करना। कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह क्या था, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप देरी की योजना बना रहे हैं।
  
• व्यक्तिगत देरी - क्या होगा यदि आपकी टीम का कोई व्यक्ति जिस पर आप निर्भर हैं, उसके पास व्यक्तिगत आपात स्थिति है और वह समय पर या यहां तक कि काम करने में सक्षम नहीं है? आपको उनके लिए प्रतीक्षा करने की आवश्यकता हो सकती है या आपको उस कार्य को किसी और को पुनः आवंटित करने की आवश्यकता हो सकती है। किसी भी तरह से, यह काम करने में देरी का कारण बन सकता है।
  
• डिलीवरी में देरी - हो सकता है कि जिस कार्य के लिए आपने 10 घंटे का बजट बनाया हो, वह 10 घंटे में पूरा न हो और उसे 12 या 20 या उससे भी अधिक की आवश्यकता हो। जब आप प्रौद्योगिकी या रचनात्मक लोगों के साथ काम कर रहे होते हैं तो कोई नहीं बता रहा है कि क्या होने वाला है, इसलिए आप पा सकते हैं कि ऐसे क्षेत्र हैं जहां समस्याएं उत्पन्न होती हैं।
  

कोई फर्क नहीं पड़ता कि क्या हो रहा है, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप अपने संसाधनों के बारे में जानते हैं और आप रास्ते में सही संसाधनों की योजना बना रहे हैं। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप आपात स्थिति के लिए और उन चीजों के लिए योजना बना रहे हैं जो आपको रास्ते में देरी करने जा रही हैं, लेकिन यह भी आवश्यक है कि आप पहले स्थान पर यथार्थवादी हों। जब आपके व्यवसाय की बात आती है तो संसाधन आवंटन प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा होता है, और यह केवल पहली बार सही करने से होता है कि आप अपने ग्राहकों की अपेक्षा के अनुसार काम करने की उम्मीद कर सकते हैं और गैंट चार्ट उन्हें प्रबंधित करने के लिए महान उपकरण हैं।