गैंट चार्ट क्या है?

जब कोई गैंट चार्ट का उल्लेख करता है, तो कुछ लोग पुराने जमाने की स्प्रेडशीट-अराजकता के बारे में सोच सकते हैं। लेकिन वे अधिक गलत नहीं हो सकते। क्यों? क्योंकि गैंट चार्ट महान हैं। इस लेख में, आपको अपनी परियोजनाओं के लिए गैंट चार्ट की प्रभावशीलता को समझने के लिए एक संपूर्ण मार्गदर्शिका मिलेगी, भले ही आप किस प्रकार के उद्योग में काम करते हों।
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गैंट चार्ट आमतौर पर प्रोजेक्ट शेड्यूल ट्रैक करने के लिए उपयोग किए जाते हैं, और वे विशेष रूप से परियोजना प्रबंधन में उपयोगी होते हैं। इसे सीधे शब्दों में कहें, तो वे वर्णन करते हैं और आपको यह जानने की अनुमति देते हैं कि क्या करने की आवश्यकता है, और जब इसे करने की आवश्यकता है। गैंट चार्ट्स आपको किसी प्रोजेक्ट के विभिन्न कार्यों या अनुभागों के बारे में अतिरिक्त जानकारी दिखाने में भी सक्षम हैं, जैसे कि कार्य कितनी दूर प्रगति कर रहे हैं, कार्यों का एक समूह कैसे निर्भर हो सकता है या कार्यों के अन्य समूह, कितने महत्वपूर्ण कार्य हैं, और संसाधनों का उपयोग किसी प्रोजेक्ट के भीतर किया जा रहा है.
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गैंट चार्ट के बारे में महान चीजों में से एक यह है कि वे बेहद दृश्य हैं। चार्ट के बाईं ओर, आपको एक परियोजना के लिए आवश्यक कार्यों की एक सूची मिलेगी, और शीर्ष पर, आपको एक समय का पैमाना मिलेगा। यहां महत्वपूर्ण हिस्सा आता है: प्रत्येक कार्य को एक बार द्वारा दर्शाया जाता है; इसकी लंबाई किसी कार्य की अवधि का प्रतिनिधित्व करती है। उसी समय, प्रत्येक बार को उस गतिविधि के शीर्षक द्वारा दर्शाया जाता है जिसे पूरा करने की आवश्यकता होती है, साथ ही किसी भी प्रासंगिक जानकारी के साथ जो इसे पूरा करने में मदद करेगी।

क्या आपको गैंट चार्ट की आवश्यकता है?

यह एक सरल प्रश्न है क्योंकि आपको केवल यह जानने की आवश्यकता है कि आपके पास कोई परियोजना है या नहीं, जिसे करने की आवश्यकता है। यदि आपके पास एक परियोजना है जिसे आप पूरा करने पर काम कर रहे हैं, और विशेष रूप से यदि आप किसी भी प्रकार की टीम के साथ काम कर रहे हैं, तो आपको गैंट चार्ट की आवश्यकता है। वास्तव में, भले ही आप पूरी तरह से एकल परियोजना पर काम कर रहे हों, फिर भी आपको गैंट चार्ट की आवश्यकता हो सकती है क्योंकि यह आपको परियोजना को सभी विभिन्न घटकों में बाहर निकालने में मदद करने वाला है। हालाँकि, यह उससे कहीं अधिक है।
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ये चार्ट मूल रूप से एक परियोजना की योजना और निष्पादन को आसान बनाने के लिए डिज़ाइन किए गए थे, और जैसा कि उन्होंने विकसित करना जारी रखा है, यह प्रक्रिया केवल आसान होती जा रही है। आप गैंट चार्ट का उपयोग कर सकते हैं, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस प्रकार की परियोजना पर काम कर रहे हैं या आप अपने व्यवसाय में सुधार पर कैसे काम कर रहे हैं। किसी प्रोजेक्ट को सही तरीके से बनाना और निष्पादित करना आपके लिए बहुत बड़ा अंतर लाने वाला है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप उन सभी अलग-अलग चीजों पर ध्यान दे रहे हैं जो आपका गैंट चार्ट कर सकता है। आपको बस यह सुनिश्चित करना है कि आप सही का उपयोग कर रहे हैं और आप इसका पूरी तरह से उपयोग कर रहे हैं।
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यदि आप आरंभ करने के लिए तैयार हैं या आप इस प्रकार के चार्ट के बारे में थोड़ा और उत्सुक हैं और वे आपके लिए कैसे काम कर सकते हैं तो बस पढ़ते रहें। आप सीखेंगे कि इस प्रकार के चार्ट का उपयोग कई अलग-अलग तरीकों से कैसे करें, जिसमें भूमिकाएँ और ज़िम्मेदारियाँ बनाना, किसी परियोजना की प्रगति की निगरानी करना और यहाँ तक कि विभिन्न मील के पत्थर की पहचान करना शामिल है जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस पर काम कर रहे हैं या आप इसे कैसे करने की योजना बना रहे हैं, जब आप गैंट चार्ट का उपयोग करना सीखते हैं, तो आप अपने व्यवसाय को एक परियोजना को पूरा करने के तरीके में सुधार देखने जा रहे हैं।

अपना गैंट चार्ट बनाने के लिए आपको क्या जानने की आवश्यकता है?

जब आप अपने प्रोजेक्ट के लिए गैंट चार्ट बनाते हैं, तो चार्ट डिजाइनिंग प्रक्रिया की ओर बढ़ने से पहले बहुत काम करना होता है। सब कुछ सही करने के साथ, आप एक गैंट चार्ट डिज़ाइन करते हैं जो प्रोजेक्ट स्केल और उस प्रोजेक्ट पर काम करने वाले टीम के सदस्यों की संख्या की परवाह किए बिना प्रभावी होता है। तो, यहां वे सभी चीजें हैं जो आपको अपना गैंट चार्ट बनाने से पहले जानना आवश्यक हैं।

डिलिवरेबल्स के साथ छोटे कार्यों में परियोजना को तोड़ना

पहली चीज जो आपको करने की ज़रूरत है वह है पूरी परियोजना को उचित डिलिवरेबल्स के साथ छोटे कार्यों में तोड़ना। यह देखते हुए कि आप जिस प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं वह एक मोबाइल एप्लिकेशन है। इसमें बहुत सी चीजें होंगी, जिनमें होम पेज, इनर पेज, विभिन्न विशेषताएं, बैकएंड फंक्शनलिटीज, डेटाबेस, फाइल स्टोरेज और कई अन्य शामिल हैं। बिना योजना के शुरू करना बहुत प्रभावी नहीं है। तो, आप पूरी परियोजना को छोटे कार्यों में विभाजित कर सकते हैं, उदाहरण के लिए:

• उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस वितरण योग्य जिसमें एक पूर्ण उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस शामिल होगा
  
• बैकएंड डेवलपमेंट डिलिवरेबल्स जिसमें कई छोटे कार्य शामिल हो सकते हैं
  
• डेटाबेस प्रबंधन
  
• फ़ाइल भंडारण
  

ये सभी परियोजनाओं के दायरे और आवश्यकताओं पर निर्भर करते हैं। कभी-कभी परियोजनाएं बहुत बड़ी और जटिल नहीं होती हैं, इसलिए कई डिलिवरेबल्स बनाना अनावश्यक होता है।

विभिन्न कार्यों के लिए समयरेखा तय करना

प्रोजेक्ट को छोटे कार्यों में विभाजित करने के बाद, आपको उन सभी कार्यों के लिए समयरेखा तय करनी होगी। यदि आपको बेहतर प्रदर्शन और दक्षता की आवश्यकता है तो आप लंबी समय सीमा निर्धारित नहीं कर सकते। याद रखें कि कुछ कार्यों में उनकी कठिनाई के पैमाने के आधार पर दूसरों की तुलना में अधिक समय लगता है। इसलिए, हमेशा उसी के अनुसार समयरेखा तय करें।

यह तय करना कि विभिन्न कार्यों पर कौन काम करेगा

अगला कदम यह तय करना होगा कि कौन किस कार्य पर काम करेगा। टीम के सदस्यों के आधार पर, आपको यह तय करना होगा कि कौन सा व्यक्ति किस कार्य से निपटेगा।

संशोधन और बैठकों को ध्यान में रखते हुए

पूरी योजना में, संशोधन और बैठकों को ध्यान में रखा जाना चाहिए। उन्हें रणनीतिक रूप से योजना बनाना महत्वपूर्ण है क्योंकि प्रत्येक संशोधन के लिए सभी को काम करने की आवश्यकता नहीं हो सकती है। इसी तरह, हर बैठक में भाग लेना सभी के लिए कुशल नहीं हो सकता है। यहां सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आपको अपनी परियोजना के दायरे के आधार पर इन बैठकों को बहुत बार/शायद ही कभी शेड्यूल करने की आवश्यकता होती है। उचित बैठकों और संशोधनों के बिना अंतिम वितरण योग्य निशान तक नहीं होगा।

गैंट चार्ट के रूप में सभी सूचनाओं को लागू करना

अपने प्रोजेक्ट पर उचित काम करने के बाद, आप यह सारी जानकारी गैंट चार्ट के रूप में लागू कर सकते हैं। इसके लिए, आप गैंट चार्ट डिज़ाइन करने के विभिन्न तरीकों का उपयोग कर सकते हैं, जबकि निम्नलिखित लाभों के कारण ऑनलाइन टेम्पलेट का उपयोग करना सबसे अच्छा है:

• यह क्लाउड पर है, जिसका अर्थ है रन-टाइम अपडेट करना और साझा करना·   ·  
  
• सही टूल का उपयोग करने से टीमों को सहयोग करने और अच्छा प्रदर्शन करने में मदद मिलती है
  
• हर कोई अपने असाइन किए गए कार्यों और शेड्यूल परिवर्तनों से अच्छी तरह अवगत हो सकता है।
  

संक्षेप में, गैंट चार्ट आपको इसकी अनुमति देगा:

• जानिए क्या हैं अलग-अलग गतिविधियां
  
• जानिए क्या हैं अलग-अलग गतिविधियां
  
• जब गतिविधियों को शुरू करने की आवश्यकता होती है, और जब उन्हें समाप्त करने की आवश्यकता होती है।
  
• आपकी गतिविधियाँ मुख्य रूप से कितने समय तक चलने के लिए निर्धारित थीं.
  
• आपकी गतिविधियों की लागत कितनी है, और आपकी परियोजना की लागत कितनी है।
  
• कौन सी गतिविधियां दूसरों पर निर्भर करती हैं जिन्हें प्रभावी ढंग से पूरा किया जाना है।
  
• वर्तमान प्रगति की स्थिति।
  
• पूरी परियोजना की अवधि।
  
• जानें कि प्रत्येक कार्य के लिए कौन जिम्मेदार है
  
• परियोजना से जुड़ी किसी भी समस्या का पता लगाएं और उसका ध्यान रखें
  

गैंट चार्ट का एक संक्षिप्त इतिहास

1890 के दशक के मध्य में, एक पोलिश इंजीनियर, करोल एडमीकी को इस तरह के पहले उपकरण का उपयोग करने के लिए जाना जाता था। हालांकि, यह कई वर्षों बाद तक और केवल पोलिश में प्रकाशित नहीं हुआ था, जिसने उनके लेखकत्व और मान्यता को सीमित कर दिया था। वास्तव में, उन्होंने वास्तव में इसे हार्मोनोग्राम कहा और वास्तव में चार्ट के अपने संस्करण को प्रकाशित करने के लिए उन्हें 1931 तक का समय लगा। हालाँकि, यह केवल शुरुआत थी, और उस समय उनके पास जो चार्ट था, वह गैंट चार्ट की तुलना में कुछ भी नहीं था जिसे हम आज जानते हैं।
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इसके बाद, 1912 में हरमन चर्च थे, जिन्होंने अपनी निर्माण परियोजना के लिए गैंट चार्ट के समान कुछ बनाया था। अब, उस समय इन्हें कुछ खास नहीं माना जाता था। जर्मनी में, जहां से वह था, वे अपेक्षाकृत सामान्य विकास थे। बेशक, यह आज हमारे पास कुछ भी नहीं था और यह अभी भी अपेक्षाकृत सरल था। उदाहरण के लिए, कोई अन्योन्याश्रितता नहीं थी। इसके अलावा, वे बहुत स्थिर थे और एक एकल, नियोजित कार्यक्रम से संबंधित थे।
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1910 से 1915 के वर्षों के आसपास, यह एक अमेरिकी इंजीनियर हेनरी गैंट थे, जिन्होंने चार्ट के अपने संस्करण को डिजाइन किया था। यह वह संस्करण था जो पश्चिमी देशों में लोकप्रिय हो गया था, इसलिए हेनरी गैंट नाम आज इस व्यापक रूप से ज्ञात चार्ट के लिए मान्यता प्राप्त कर रहा है। लेकिन फिर भी, इन चार्टों के साथ आज हम जो उपयोग करते हैं उसकी नींव होने के कारण, वे अभी भी नए संस्करणों की तरह कुछ भी नहीं थे जो अब हमारे पास हैं। उनके पास अभी भी कई कमियां थीं जो उन्हें कई अनुप्रयोगों के लिए असुविधाजनक बनाती थीं।
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इसके बाद, गैंट चार्ट हाथ से खींचे गए थे और निर्माण करना मुश्किल था। कोई भी बदलाव काम के घंटे वापस सेट कर सकता है। क्योंकि वे हाथ से तैयार किए गए थे, किसी भी समय एक परिवर्तन करने की आवश्यकता होती है तो पूरे चार्ट को फिर से खींचना होगा। परियोजना प्रबंधकों ने रिक्त चार्ट बनाने और सलाखों को प्रदर्शित करने के लिए अलग-अलग बार और ब्लॉक का उपयोग करने के लिए लिया ताकि उन्हें आवश्यकतानुसार अधिक आसानी से समायोजित किया जा सके।
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1980 के दशक में चीजें बदलनी शुरू हुईं। व्यक्तिगत कंप्यूटर के आगमन के साथ, चार्ट को अनुकूलित करने और अधिक जटिल संस्करण बनाने की अधिक क्षमता थी। परियोजना प्रबंधकों ने अद्वितीय चार्ट बनाने के लिए अपने स्वयं के कंप्यूटर पर इन प्रणालियों का उपयोग करना शुरू कर दिया जिन्हें नए तरीकों से समायोजित और हेरफेर किया जा सकता था। लेकिन यह केवल 10 साल बाद था कि इंटरनेट ने एक बार फिर गैंट चार्ट के क्षेत्र में क्रांति ला दी। अचानक, हर कोई इन चार्टों का उपयोग कई अलग-अलग वेब-आधारित अनुप्रयोगों के साथ कर रहा था।
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आज, हालांकि, विशेष गैंट चार्ट परियोजना प्रबंधन उपकरण लोगों के जीवन को आसान बनाने के लिए यहां हैं। ये चार्ट आपकी किसी भी ज़रूरत के लिए बहुत अच्छे हैं और वे आपको कई अनुकूलन योग्य विकल्प प्रदान करते हैं जो आपके पास किसी भी व्यवसाय के लिए अद्वितीय और परिपूर्ण हैं। चाहे आप एक जटिल परियोजना पर काम कर रहे हों जिसमें बहुत सारे चलने वाले हिस्से हों और बड़ी संख्या में लोग टीम में काम कर रहे हों या एक छोटी परियोजना जिसमें 10 से कम की टीम हो, आप पाएंगे कि गैंट चार्ट पूरी प्रक्रिया को आसान बनाता है।
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गैंट चार्ट टीम सहयोग के लिए भी विशेष रूप से अद्भुत हैं और सभी को एक परियोजना में योगदान करने के लिए क्योंकि टीम के सदस्य आसानी से देख सकते हैं कि कौन क्या काम कर रहा है और आगे क्या पूरा करने की आवश्यकता है। ये चार्ट पिछले कई दशकों में कई अलग-अलग तरीकों से विकसित और विकसित हुए हैं, और वे कई अलग-अलग तरीकों से बढ़ते और विकसित होते रहेंगे। ऐसा इसलिए है क्योंकि वे उन लोगों की जरूरतों को प्रतिबिंबित करने के लिए बदलना जारी रखते हैं जो उनका उपयोग कर रहे हैं।
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कुंजी यह सुनिश्चित करना है कि आप इन चार्टों को अपने स्वयं के परियोजना प्रबंधन पर नज़र रखने और सुधारने की एक अनूठी विधि के रूप में देख रहे हैं। कौन जानता है, आप यह निर्धारित करने वाले हो सकते हैं कि गैंट चार्ट को कुछ नए में विकसित करना जारी रखने के लिए क्या करना है।

मुझे ऑनलाइन गैंट चार्ट सॉफ्टवेयर से क्या उम्मीद करनी चाहिए?

कुछ सबसे महत्वपूर्ण विशेषताएं जिनकी आपको तलाश करनी चाहिए वे हैं:

• कार्य और कार्यभार प्रबंधन
  
• समय और प्रगति ट्रैकिंग
  
• निर्भरता और मील के पत्थर
  
• टीम सहयोग
  

ये सुविधाएँ आपको अपने व्यवसाय और आपकी विशिष्ट परियोजनाओं से संबंधित हर चीज़ पर सबसे अधिक नियंत्रण की अनुमति देती हैं, जिन पर आप वर्तमान में काम कर रहे हैं। कार्यों और कार्यभार पर नज़र रखने में सक्षम होने से आपके पास चीजों को जल्दी और सही तरीके से पूरा करने का एक बेहतर मौका होगा। आपके पास जो कुछ भी चल रहा है उस पर नज़र रखने की क्षमता होगी और आप यह सुनिश्चित करने में सक्षम होंगे कि प्रत्येक कार्य का हिसाब है। इतना ही नहीं, बल्कि आप यह भी देखने जा रहे हैं कि कौन से कार्यों का प्रभारी है और क्या उनके पास बहुत अधिक कार्य हैं या वे रख सकते हैं। ये सभी चीजें आपके लिए चीजों के शीर्ष पर बने रहना आसान बनाने वाली हैं।
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इसके बाद, आप अपने समग्र प्रोजेक्ट के भीतर विभिन्न कार्यों और श्रेणियों पर किए जा रहे समय और प्रगति पर नज़र रखने में सक्षम होंगे। यह आपके लिए यह सुनिश्चित करना बहुत आसान बनाने जा रहा है कि आप समग्र परियोजना की समय सीमा को पूरा करेंगे। कुंजी यह सुनिश्चित करना है कि आपके पास प्रत्येक कार्य सही समय सीमा के साथ सौंपा गया है और आपकी टीम का प्रत्येक सदस्य अपडेट कर रहा है कि वे उन कार्यों के प्रत्येक टुकड़े पर कितनी दूर हैं जिन्हें उन्हें सौंपा गया है। इस तरह, आप और प्रोजेक्ट पर कोई भी व्यक्ति लॉग इन कर सकता है और तुरंत देख सकता है कि आप कितना अच्छा कर रहे हैं।
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इसके बाद, आप निर्भरताओं और मील के पत्थर का ट्रैक रख सकते हैं। आपको इन दोनों चीजों को सेट करना है ताकि हर कोई जान सके कि आप कितनी दूर और कब तक जाना चाहते हैं। वे यह भी जानते हैं कि वे अपने स्वयं के कार्यों को प्राप्त करने से पहले विभिन्न कार्यों और परियोजना के टुकड़ों को प्राप्त करने के लिए किसकी प्रतीक्षा कर रहे हैं। यह सभी को यह देखने की अनुमति देता है कि परियोजना के विभिन्न हिस्सों के लिए कौन जिम्मेदार है और यह भी सुनिश्चित करता है कि सब कुछ सही क्रम में किया जा रहा है।
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अंत में, आपके पास इस प्रकार के चार्ट के साथ टीम सहयोग में संलग्न होने की क्षमता होगी। आप सभी को एक विशिष्ट स्थान देने में सक्षम होंगे जहां वे एक-दूसरे के साथ संवाद कर सकते हैं और विभिन्न परियोजनाओं या विभिन्न कार्यों पर टिप्पणी कर सकते हैं। यह सब आपकी टीम को यह सुनिश्चित करने की अनुमति देने वाला है कि वे सही रास्ते पर हैं और वे समझते हैं कि हर कोई क्या कर रहा है। यह आपके लिए सभी को एक ही पृष्ठ पर रखना बहुत आसान बनाने जा रहा है और सभी को अपने कार्यों के लिए एक साथ काम करने के लिए प्रोत्साहित करना जारी रखेगा।
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यदि आप जिस चार्ट को देख रहे हैं वह आपके लिए इन सभी चीजों का ध्यान नहीं रखता है, तो यह आपके लिए सही नहीं है। आखिरकार, आप एक ऐसी प्रणाली चाहते हैं जो आपके जीवन को आसान बनाने जा रही हो और आपकी परियोजनाओं को लागू करने के लिए बहुत तेज़ और अधिक कुशल बनाने का ध्यान रखे। यह केवल तभी होने वाला है जब आप वह सब कुछ कर रहे हैं जो आप संभवतः एक ही स्थान पर कर सकते हैं। और यह केवल सही सॉफ्टवेयर के साथ होने जा रहा है। किसी ऐसी चीज़ के लिए समझौता न करें जो आपके लिए सभी काम नहीं कर सकती है। खासकर जब वहाँ कुछ ऐसा हो जो कर सकता है।

अच्छी खबर यह है कि, Instagantt जैसा टूल आपके ऑनलाइन गैंट चार्ट मेकर बिल्डिंग की जरूरतों के लिए एकदम सही जरूरत होगी। क्यों? क्योंकि आप यह सब एक ही स्थान पर प्राप्त करते हैं! Instagantt आपको अपने संसाधनों, अपने कार्यभार अनुसूची, अपने बजट और सबसे महत्वपूर्ण, अपनी टीम का प्रबंधन करने की अनुमति देगा।

गैंट चार्ट सेट करना

जब आप गैंट चार्ट सेट करने के लिए तैयार होते हैं जिसका उपयोग आप अपने व्यवसाय में करेंगे, तो आपको वह सब कुछ अनुकूलित करना होगा जो आप चाहते हैं। आपको सभी नियम बनाने हैं और फिर आपको यह सुनिश्चित करना है कि चार्ट में सब कुछ आपके और आपकी टीम के लिए समझने और उनका पालन करने के लिए सरल होने वाला है। चार्ट को अनुकूलित करके आप इसे अपनी टीम के लिए बहुत आसान बनाते हैं, जो इसे अतीत की अराजक प्रणालियों से बहुत अलग बनाता है।
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आप अपना गैंट चार्ट उस प्रोजेक्ट को बनाकर शुरू करते हैं जिसे आप निष्पादित करना चाहते हैं। आपको इसे नाम देना है और अंतिम तिथि निर्धारित करनी है जब इसे पूरा करने की आवश्यकता होती है। फिर, आप विभिन्न गतिविधियों या कार्यों का निर्माण करना शुरू करते हैं जिन्हें वास्तव में परियोजना में सफलता प्राप्त करने के लिए पूरा करने की आवश्यकता होती है। तो, आप अंतिम परियोजना लेंगे और इसे छोटे चरणों में तोड़ देंगे। उन चरणों में से प्रत्येक को बार-बार तोड़ दिया जाएगा जब तक कि आपके पास अपने लक्ष्य को पूरा करने और परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक हर कार्य न हो। आम तौर पर, इसके लिए चरणों और फिर उप-चरणों और संभवतः आगे भी उप-उप-चरणों (या अधिक) की आवश्यकता होती है।
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प्रत्येक कार्य बनाने के बाद, आप प्रत्येक के लिए समय सीमा निर्धारित कर सकते हैं। आप यह चुनने में सक्षम होंगे कि कौन से कार्य कितने समय लेने जा रहे हैं और यह आपके गैंट चार्ट पर मौजूद सलाखों की लंबाई को प्रभावित करने वाला है। वहां से, आप निर्भरता जैसी चीजें चुन सकते हैं। यदि आपके पास विशिष्ट कार्य हैं जिन्हें अगले कार्य पूरा होने से पहले पूरा किया जाना चाहिए, तो आप इसे अपने चार्ट में सेट कर सकते हैं। यह किसी को भी यह देखने की अनुमति देता है कि उन्हें अपने कार्य को प्राप्त करने से पहले क्या करने की आवश्यकता है या उन्हें क्या करने की आवश्यकता है।
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बेशक, इसका मतलब है कि आपको अपने चार्ट पर प्रत्येक कार्य को असाइन करने की आवश्यकता होगी। आपको यह चुनना है कि वे लोग कौन हैं जो आपकी टीम बनाते हैं और फिर आप यह तय कर सकते हैं कि उन लोगों में से कौन सा आपके द्वारा बनाए गए प्रत्येक कार्य को सौंपा गया है। क्योंकि आपके पास सब कुछ बाहर निकल गया है और आपके पास पहले से ही निर्धारित समय सीमा है, आपको प्रत्येक आइटम को उन लोगों को असाइन करने में कोई समस्या नहीं होगी जो इसकी सबसे अच्छी देखभाल कर सकते हैं। आखिरकार, आप प्रत्येक नौकरी के लिए सर्वश्रेष्ठ लोगों को चाहते हैं।
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गैंट चार्ट के साथ, बड़ा लाभ यह है कि एक बार जब आप सब कुछ सौंप देते हैं और हर कोई जानता है कि वे क्या कर रहे हैं, तो आपको हर चीज पर नज़र रखने में कोई समस्या नहीं होगी। आप वास्तव में सभी को चार्ट तक पहुंच प्रदान कर सकते हैं ताकि वे लगातार हर उस चीज की जांच कर सकें जिसे करने की आवश्यकता है। वे यह देखने में सक्षम होंगे कि कौन से कार्य पूरे हो चुके हैं और कौन से अभी भी किए जाने की आवश्यकता है। वे यह भी चिह्नित करने में सक्षम होंगे कि उनके स्वयं के कार्य कैसे चल रहे हैं और साथ ही वे उन कार्यों को पूरा करने की दिशा में कितनी दूर आए हैं।
अगर उन्हें किसी और से अधिक सहायता की आवश्यकता है, तो यह प्रणाली उन्हें वहीं दूसरों के साथ संवाद करने की अनुमति देती है। इसलिए अतिरिक्त बैठकों की या ईमेल के माध्यम से किसी से संपर्क करने की कोशिश करने की कोई आवश्यकता नहीं है। सभी संचार को सिस्टम में सही रखा जा सकता है, जो सब कुछ बहुत आसान बनाने जा रहा है, सभी को जवाबदेह रखता है, और सभी पत्राचार को एक, केंद्रीय स्थान पर रखता है। यह आपके और आपकी टीम के लिए काम पूरा करने और यह सुनिश्चित करने के लिए पूरी तरह से आसान बनाने जा रहा है कि यह सही तरीके से किया गया है। और आप इन सभी चीजों को कहीं भी नहीं बल्कि इंस्टागैंट के साथ प्राप्त करने जा रहे हैं।
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इससे भी अधिक, आप अपनी परियोजना और परियोजना से जुड़े प्रत्येक चरण और उप-चरणों की लागत को ट्रैक करने की क्षमता रखने जा रहे हैं। आपकी टीम के प्रत्येक व्यक्ति के पास इस प्रक्रिया पर सहयोग करने की क्षमता होगी और आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके पास परियोजना के साथ होने वाली हर चीज का सटीक लेखा-जोखा है। इस तरह, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप सब कुछ सही ढंग से बिलिंग कर रहे हैं और यह सुनिश्चित कर रहे हैं कि सभी को उसी तरह से भुगतान किया जा रहा है जैसा उन्हें होना चाहिए। और सब कुछ सॉफ्टवेयर सिस्टम में ही किया जा सकता है, इसलिए बाहरी सॉफ्टवेयर की कोई आवश्यकता नहीं है।

अपने गैंट चार्ट को अधिक प्रभावी बनाने के लिए टिप्स और ट्रिक्स

जब आप सब कुछ ठीक करते हैं, तब भी कुछ गलतियाँ हो सकती हैं जो आपके गैंट चार्ट की प्रभावशीलता को बर्बाद कर देंगी। गैंट चार्ट को एक नज़र में टाइमलाइन और संदेश डिलीवर करना चाहिए। इसलिए, यदि आपका ऐसा करने में असमर्थ है, तो यहां कुछ युक्तियां और तरकीबें दी गई हैं जो आपके लिए चीजों को और भी प्रभावी बना देंगी:

• गैंट चार्ट डिजाइन करते समय कभी भी ग्रेस्केल न करें। रणनीतिक रूप से विभिन्न रंगों का उपयोग करें ताकि एक दर्शक आसानी से विभिन्न कार्यों के बीच अंतर कर सके।
  
• अपने गैंट चार्ट में सभी महत्वपूर्ण जानकारी को उचित तरीके से शामिल करें। चार्ट इतनी अच्छी तरह से बनाया जाना चाहिए कि चार्ट पर कोई स्पष्टीकरण देने की आवश्यकता न हो।
  
• आधुनिक गैंट चार्ट डिजाइनिंग टूल नोट्स, टिप्पणियों और फ़ाइलों को जोड़ने के विकल्प प्रदान करते हैं। इसलिए, जहां भी जरूरत हो, एक जोड़ें लेकिन चीजों को स्पष्ट रखने के लिए इसे ज़्यादा न करें।
  
• अपने गैंट चार्ट में ईमेल अलर्ट एकीकृत करें। यह असाइनमेंट करने वालों को उनके कार्यों के बारे में याद दिलाता है और संबंधित लोगों को किसी भी शेड्यूल या कार्य परिवर्तन के बारे में सूचित करता है।
  
• कभी भी पहले टेम्पलेट के साथ न जाएं जो आपको मिलता है। इसके बजाय, उन चीजों की तलाश करें जिन्हें आपको अपने चार्ट में शामिल करने की आवश्यकता है और तदनुसार टेम्पलेट का चयन करें। इन सभी युक्तियों और तरकीबों पर ध्यान केंद्रित करने से गैंट चार्ट आपके और पूरी टीम के लिए और भी प्रभावी हो सकता है।
  

इन सभी युक्तियों और तरकीबों पर ध्यान केंद्रित करने से गैंट चार्ट आपके और पूरी टीम के लिए और भी प्रभावी हो सकता है।

गैंट चार्ट के विभिन्न उपयोग

कई कारकों के आधार पर, गैंट चार्ट के लिए सभी के पास एक अलग उपयोग का मामला होता है। उन कारकों में आमतौर पर टीम का आकार, परियोजना के मील के पत्थर, कठोरता पैमाने और प्रबंधन मानदंड शामिल होते हैं। हालांकि, कुछ उपयोग के मामले लगभग हर परियोजना के लिए प्रभावी होते हैं। गैंट चार्ट परियोजना को उसके पूरे जीवनचक्र में रिपोर्ट करना अधिक सरल बनाता है। तो, गैंट चार्ट के कुछ उपयोग के मामले नीचे दिए गए हैं।

1. महत्वपूर्ण पथ को परिभाषित करना

किसी परियोजना के लिए महत्वपूर्ण पथ को परिभाषित करना और कार्यान्वित करना परियोजना प्रबंधन में सबसे महत्वपूर्ण चीजों में से एक हो सकता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि आपको एक परियोजना की समयरेखा में शामिल हर चीज पर विचार करना होगा जो अंतिम वितरण योग्य को सबसे लंबा समय लेने का कारण बन रहा है। इसलिए, जब आप अपना गैंट चार्ट डिज़ाइन करते समय क्रिटिकल पाथ मेथड का उपयोग करते हैं, तो आप आसानी से अपने प्रोजेक्ट के लिए महत्वपूर्ण पथ को परिभाषित कर सकते हैं। यह एक समाप्ति डेटा और शुरुआत तिथि को प्रोजेक्ट करने में मदद करता है। इस प्रकार, परियोजना डिज़ाइन की गई समयरेखा के अनुसार अपने ट्रैक पर रहती है। यहां सबसे अच्छी बात यह है कि जब आप महत्वपूर्ण पथ को परिभाषित करते हैं, तो हर कोई समयरेखा और पथ के अनुसार हर एक कार्य पर कुशलता से काम कर सकता है।

2. वर्कफ़्लो समायोजन

किसी प्रोजेक्ट का प्रबंधन केवल कार्यों को असाइन करने और प्रारंभ और समाप्ति तिथियों को परिभाषित करने के बारे में नहीं है। बहुत सी तकनीकी चीजें हैं जिन्हें परिभाषित करने की आवश्यकता है ताकि वर्कफ़्लो को प्रबंधित करना आसान हो। उन चीजों में शामिल हैं:

• विभिन्न कार्य परिदृश्य
  
• मील के पत्थर और डिलिवरेबल्स
  
• समयरेखा और छोटी समय सीमा
  

बड़े पैमाने की परियोजनाओं के लिए इन्हें प्रबंधित करना कठिन हो सकता है, और वर्कफ़्लो पर नज़र रखना और भी कठिन हो सकता है। हालांकि, गैंट चार्ट के साथ, ये सभी सरल हो जाते हैं, इसलिए किसी प्रोजेक्ट के वर्कफ़्लो को सर्वोत्तम प्रदर्शन और दक्षता के लिए समायोजित किया जा सकता है।

3. परियोजनाओं को प्रबंधित करना आसान बनाना

एक पूरे के रूप में बड़े पैमाने पर परियोजनाओं से निपटना न केवल मुश्किल है, बल्कि अक्षम भी है। गैंट चार्ट की मदद से हर बड़े प्रोजेक्ट को छोटे भागों में बांटा जा सकता है। उन भागों को आमतौर पर डिलिवरेबल्स के रूप में जाना जाता है। ऐसा करने से प्रबंधन समिति के लिए परियोजना का प्रबंधन करना आसान हो जाता है। इसी तरह, परियोजना पर काम करने वाली टीम के लिए अपने डिलिवरेबल्स को पूरा करना आसान हो जाता है।

4. बेहतर समय सीमा प्रबंधन

लंबी समय सीमा ज्यादातर छूट जाती है, लेकिन गैंट चार्ट के साथ, समय सीमा प्रबंधन में सुधार हो सकता है। परियोजनाओं के लिए गैंट चार्ट डिजाइन करने से सबसे छोटी समय सीमा और शेड्यूल परिवर्तनों पर नज़र रखने में मदद मिलती है। इस प्रकार, हर कोई अपनी निकटतम समय सीमा और पूरी परियोजना के साथ अद्यतित रहता है। गैंट चार्ट संशोधन और छोटे संपादन के लिए कमरे के साथ सटीक परियोजना योजना बनाने में भी मदद कर सकता है ताकि समय सीमा हमेशा कुशलता से पूरी हो।

5. प्रगति की निगरानी

आसान समय सीमा और कार्य प्रबंधन की तरह, गैंट चार्ट के साथ प्रगति की निगरानी भी आसान हो जाती है। उचित समय-निर्धारण और योजना के माध्यम से कम से कम प्रयास के साथ सबसे छोटे परिवर्तनों की निगरानी की जा सकती है। उसके ऊपर, गैंट चार्ट सभी जानकारी को ग्राफिकल रूप में प्रदान करता है जो ग्रेड और समझने में अपेक्षाकृत आसान है। इस प्रकार, एक नज़र में प्रगति की निगरानी आसान और कुशल हो जाती है।

6. शुरुआती चरणों में समस्याओं और चुनौतियों का पता लगाना

हर प्रोजेक्ट में अलग-अलग चुनौतियां और समस्याएं होती हैं। उनमें से कुछ को परियोजना की शुरुआत से ही जाना जाता है, जबकि कई का परियोजना के आधे रास्ते में अनावरण किया जाता है। ये दोनों बहुत समस्याग्रस्त हो सकते हैं यदि सही समय पर सही तरीके से निपटा न जाए। गैंट चार्ट के माध्यम से उचित योजना शुरुआती चरणों में समस्याओं और चुनौतियों का पता लगाना आसान बना सकती है। गैंट चार्ट डिजाइन करते समय, आपको परियोजना के हर पहलू के बारे में पता होना चाहिए। इसलिए, इसे डिजाइन करते समय, आपको उस परियोजना के पूरे जीवनचक्र में कई अलग-अलग चुनौतियों के बारे में पता चल सकता है। प्रारंभिक पहचान उन चुनौतियों के लिए बेहतर योजना और समाधान शिकार में मदद कर सकती है। इस प्रकार, उस परियोजना की समग्र समयरेखा परेशान नहीं होती है।

7. आसान संपादन और समायोजन

जब गैंट चार्ट डिजाइन करने की बात आती है, तो अलग-अलग लोगों के अलग-अलग विचार होते हैं। कुछ Microsoft Excel या PowerPoint का उपयोग करते हैं, जबकि अन्य समर्पित गैंट चार्ट निर्माण सॉफ़्टवेयर पर ध्यान केंद्रित करते हैं। गैंट चार्ट बनाने के लिए टेम्प्लेट का उपयोग करने के बारे में केवल कुछ ही लोगों को अच्छा विचार है। हालांकि, कई लोग मैन्युअल टाइमलाइन निर्माण पर विचार करते हैं, आमतौर पर बिना ग्राफिक्स के पाठ्य रूप में किया जाता है। गैंट चार्ट के बिना अपने टाइमलाइन प्रबंधन को डिजाइन करना बिल्कुल भी कुशल नहीं है क्योंकि यह सभी के लिए समझना और पचाना बहुत आसान नहीं होगा। बहुत सारे मैनुअल कदम होंगे जो परियोजना के दायरे के आधार पर चीजों को और भी अक्षम बना सकते हैं। इसलिए, निम्नलिखित कारणों से गैंट चार्ट के साथ जाना सरल समयरेखा प्रबंधन से बेहतर है:

• बेहतर स्रोत ट्रैकिंग और प्रबंधन
  
• अच्छे सहयोग विकल्प
  
• गैंट चार्ट डिजाइन करने के लिए कोई तेज सीखने की अवस्था नहीं
  
• ग्राफिक्स सभी को टाइमलाइन पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करते हैं।
  

गैंट चार्ट टाइमलाइन प्रबंधन के किसी भी अन्य तरीके से कैसे बेहतर है?

जब भी कोई परियोजना अपने विकास के चरणों से गुजरती है, तो उसे बहुत सारे संशोधनों की आवश्यकता होती है। कभी-कभी प्रत्येक वितरण योग्य को समायोजन की आवश्यकता होती है, और उचित योजना और समय सीमा प्रबंधन के बिना, जो बहुत प्रभावी नहीं हो सकता है। गैंट चार्ट डिज़ाइन करते समय, आप प्रत्येक डिलिवरेबल के बाद उन संपादनों और समायोजन के लिए जगह रख सकते हैं। इस प्रकार, समायोजन समग्र परियोजना समयरेखा को प्रभावित नहीं करेगा, और टीम परियोजना पर अधिक प्रभावी ढंग से काम कर सकती है।