किसी घटना की योजना बनाने में शामिल कई कार्यों को पूरा करना एक चिंताजनक विचार हो सकता है। लेकिन, आश्चर्यजनक रूप से, एक घटना की योजना बनाना पार्क में टहलना हो सकता है।
डैनियल गुआजार्डो
मुख्य कार्यकारी अधिकारी
24 सितंबर, 2024
आपके ईवेंट के कमांड सेंटर में आपका स्वागत है
कई टीमों के लिए, नियोजन प्रक्रिया की भारी वास्तविकता से निपटना एक झटका हो सकता है। हालांकि, इवेंट प्लानिंग टूल का उपयोग करना आदर्श समाधान हो सकता है जब नवीनतम कंपनी इवेंट की मेजबानी करने के लिए भयावह समय आता है।
कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस प्रकार के आयोजन की योजना बना रहे हैं, संगठित होना महत्वपूर्ण है। चाहे वह आपकी कंपनी के वार्षिक मिलनसार, एक प्रचार तकनीक सम्मेलन, या यहां तक कि आपके सबसे अच्छे दोस्त की शादी की मेजबानी कर रहा हो, एक इवेंट प्लानिंग टूल आपका निकटतम सहयोगी हो सकता है।
अपने कार्यों को लिखकर प्रारंभ करें
एक कंफ़ेद्दी तोप किराए पर लेना? अब समझ में आया। 100 पिज्जा ऑर्डर करें? चारख़ाने वाला। बैंड किराए पर लें?समाज-सम्मत। इवेंट प्लानिंग टूल का उपयोग करने के कई भत्तों में से एक यह है कि आप यह नहीं भूलेंगे कि आगे क्या पूरा करने की आवश्यकता है। अपनी घटना को कालानुक्रमिक रूप से चरणों या चरणों में तोड़ना हमेशा एक अच्छा विचार है।
इवेंट प्लानिंग में आमतौर पर कई स्टाफ सदस्य और कार्य शामिल होते हैं। अपने कार्यों को चरणों में अलग करके, आपके पास एक स्पष्ट तस्वीर होगी कि आपके महत्वपूर्ण चरण क्या हैं, साथ ही साथ आपकी सबसे व्यस्त अवधि भी है। अपनी चरण-दर-चरण कार्रवाई की योजना बनाएं और वास्तव में सबसे प्रभावी तरीके से काम करके बड़े दिन की सफलता पर ध्यान केंद्रित करें।
हर एक छोटे से विवरण का एक बड़ा-चित्र अवलोकन प्राप्त करें
अच्छी खबर? एक शक्तिशाली गैंट चार्ट सॉफ्टवेयर टूल जैसे कि इंस्टागैंट आपको इस बात से अवगत रहने की अनुमति देगा कि कौन क्या कर रहा है, और आगे क्या करने की आवश्यकता है। जब गैंट चार्ट में वर्ष के आयोजन की बात आती है तो हमेशा हर छोटे विवरण के शीर्ष पर रहें; स्थान स्काउटिंग से लेकर अपने मेहमानों को आमंत्रण भेजने तक।
प्रत्येक प्रकार के कार्य के लिए अलग-अलग रंगों का उपयोग करें या आसानी से यह पहचानने के लिए कि आपके साथियों में से कौन सा काम सौंपा गया है। भूमिकाओं को निर्दिष्ट करना और सभी को सूचित करना और उनके खेल के शीर्ष पर रखना हमेशा एक अच्छा विचार है (जिसे आप इंस्टागैंट के उल्लेखों और अधिसूचना विकल्पों का उपयोग करके आसानी से प्राप्त कर सकते हैं)। अपने सभी कार्यों को कार्यों में व्यवस्थित करें: इस तरह, आपको केवल उन्हें अवधि तक ले जाने के बारे में चिंता करने की आवश्यकता होगी।
अपने बजट को हमेशा नियंत्रण में रखें
अपने बजट की दृष्टि न खोएं: इस बात की वास्तविक समझ प्राप्त करें कि आप प्रत्येक कार्य पर कितना खर्च कर रहे हैं ताकि आप ओवरबोर्ड न जाएं। जब इवेंट प्लानिंग की बात आती है तो अपने बजट को ट्रैक करना और रखना महत्वपूर्ण होता है। अपने खर्चों को ट्रैक करने और बजट पर बने रहने के लिए अनुमानित लागत और वास्तविक लागत फ़ील्ड का उपयोग करें। उपयोगी टिप: प्रत्येक खर्च को लिखें, यहां तक कि सबसे छोटा भी! आपने जो सोचा था उसकी तुलना करना बनाम जो आपने खर्च करना समाप्त किया है, उसकी तुलना करना भविष्य की घटनाओं की योजना बनाते समय आपकी बहुत मदद करेगा।
साथ ही, अपने प्रत्येक मुख्य कार्य के जोखिम और प्राथमिकता को ट्रैक करके, आपको हमेशा इस बात का स्पष्ट अंदाजा होगा कि सबसे महत्वपूर्ण और समझौता करने वाले कार्य क्या हैं। आखिरकार, बजट पर बने रहने के लिए आपकी परियोजना में सक्रिय भागीदारी की आवश्यकता होती है।
क्योंकि कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस तरह की घटना की योजना बना रहे हैं, लक्ष्य एक ही रहता है: आगे की योजना बनाएं और पालन करें, ताकि दिन में ही सब कुछ सुचारू रूप से चले।
