परियोजनाएं सभी आकारों और आकारों में आती हैं, यह एक तथ्य है। बड़ी परियोजनाओं का प्रबंधन करते समय, सभी प्रकार के कार्यों और चरणों से निपटना बहुत कठिन और भारी हो सकता है, यही कारण है कि कार्यों को कई स्तरों में व्यवस्थित करना और उन तत्वों को नेत्रहीन रूप से प्रदर्शित करना हमेशा एक अच्छा विचार है। परियोजना प्रबंधन में, इस अभ्यास को वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर के रूप में जाना जाता है।
एक वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (WBS) को एक प्रोजेक्ट के डिलिवरेबल-ओरिएंटेड ब्रेकडाउन के रूप में परिभाषित किया जा सकता है, जो कार्यों को कई स्तरों और छोटे कार्यों में व्यवस्थित करने और परिणामी तत्वों को ग्राफिक रूप से प्रदर्शित करने पर केंद्रित है।
परियोजना प्रबंधन में, एक कार्य विश्लेषण संरचना एक प्रमुख तत्व का प्रतिनिधित्व करती है क्योंकि यह एक टीम के काम को प्रबंधनीय वर्गों में व्यवस्थित करने में मदद करती है, और यह एक परियोजना को पूरा करने से पहले पूरा की जाने वाली हर चीज की पहचान करने में मदद करती है।
कार्य विश्लेषण संरचना का उपयोग क्यों करें?
यह सुपुर्दगी-आधारित दृष्टिकोण परियोजना प्रबंधकों को गतिविधियों, डिलिवरेबल्स और मील के पत्थर की अधिक विस्तृत तस्वीर के साथ काम करने में मदद करता है जिन्हें परियोजना के जीवन-चक्र में पूरा करने की आवश्यकता होती है। दूसरे शब्दों में, एक कार्य विश्लेषण संरचना बनाने से आपको उस कार्य को विखंडित करने में मदद मिल सकती है जिसे आपको छोटे और विस्तृत तत्वों में करने की आवश्यकता है।
जब परियोजनाएं बड़ी तरफ होती हैं, तो डब्ल्यूबीएस बनाने से आपको उच्च संख्या में कार्यों और उप-कार्यों से निपटने की जटिलता का प्रबंधन करने में मदद मिल सकती है। और, बेहतर दृश्यता प्रदान करके, यह आपको यह सुनिश्चित करने में भी मदद कर सकता है कि हर कार्य सही समय पर हो।
कार्य विश्लेषण संरचना के प्रमुख तत्व क्या हैं?
पदानुक्रम। एक कार्य टूटने की संरचना कुल कार्य का एक "पदानुक्रमित अपघटन" है जिसे पूरे परियोजना में किए जाने की आवश्यकता है। इसका मतलब यह है कि प्रत्येक "बच्चे" कार्य में पैरेंट कार्य के साथ पदानुक्रमित संबंध होता है। "बच्चे" कार्यों को जोड़कर, आप "माता-पिता" या मुख्य कार्य की एक स्पष्ट तस्वीर का निर्माण करेंगे।
अनन्य तत्व। प्रत्येक तत्व एक दूसरे से अनन्य होना चाहिए, और उन्हें कभी भी ओवरलैप नहीं करना चाहिए। आपको 100% नियम का भी पालन करना होगा, जो इस तथ्य को संदर्भित करता है कि संरचना के प्रत्येक स्तर को "माता-पिता" स्तर तक 100% पूरा किया जाना चाहिए।
परिणाम। WBS बनाते समय, ध्यान रखें कि यह एक परिणाम-उन्मुख ग्राफ़ है। आपको उन्हें पूरा करने के लिए आवश्यक गतिविधियों के बजाय डिलिवरेबल्स पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है।
कार्य विश्लेषण संरचना बनाते समय, परियोजना के लक्ष्यों और उद्देश्यों की स्पष्ट समझ होना महत्वपूर्ण है। यह आपको उच्च-स्तरीय डिलिवरेबल्स (मूल कार्य) की पहचान करने और उन डिलिवरेबल्स को छोटे, निष्पादन योग्य चरणों और कार्यों में तोड़ने में मदद करेगा।
अपने कार्यों को समझकर, आप प्रत्येक कार्य का मूल्यांकन करने और लागतों का अनुमान लगाने और उन कार्यों में से प्रत्येक को पूरा करने के लिए आवश्यक संसाधनों का अनुमान लगाने में सक्षम होने जा रहे हैं। साथ ही, अपने लक्ष्यों और अपने कार्यों को समझकर, आपको इस बात का बेहतर अंदाजा होगा कि आपको और आपकी टीम को उन्हें पूरा करने में कितना समय लगेगा, और इससे आपके लिए एक समयरेखा और एक शेड्यूल बनाना इतना आसान हो जाएगा आपके काम के लिए, आपकी सफलता की संभावनाओं में सुधार, लेकिन साथ ही एक यथार्थवादी दृष्टिकोण बनाए रखना।
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WBS को एक संसाधन के रूप में सोचें जो आपके काम को व्यवस्थित करने, आपके लक्ष्यों को समझने और आपके कार्यों को ग्राफिक रूप से प्रदर्शित करने में आपकी सहायता करेगा।
एक्सेल या पावरपॉइंट का उपयोग करके एक कार्य विश्लेषण संरचना बनाना एक सामान्य और सरल दृष्टिकोण हो सकता है, लेकिन वे उपकरण केवल दूर तक जा सकते हैं और उनका सीमित उपयोग होता है। अलग-अलग लोगों को आसानी से कार्य सौंपने या उनकी समय सीमा के बगल में कार्यों की कल्पना करने का कोई तरीका नहीं होगा, बस कुछ डाउनसाइड्स का उल्लेख करने के लिए। और यह ठीक वही जगह है जहां इंस्टागैंट जैसा गैंट चार्ट सॉफ्टवेयर आपकी मदद कर सकता है।
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Instagantt कुछ ही मिनटों में नेत्रहीन आकर्षक गैंट चार्ट बनाने में माहिर है। कुछ ही क्लिक के साथ, आप अपने स्वयं के कार्यों और उप-कार्यों को बनाना शुरू करने के लिए तैयार होंगे, उनके बीच निर्भरता बनाएंगे और उन्हें अपने साथियों को सौंपेंगे। और स्पष्ट समय सीमा स्थापित करके, आप यह भी सुनिश्चित करेंगे कि आपकी टीम किसी भी कार्य में पीछे न रहे।
