परियोजना प्रबंधन क्या है? अंतिम गाइड

आइए कुछ और करने से पहले परियोजनाओं में गोता लगाएँ। कुछ भी एक परियोजना हो सकती है। जब आप अपने घर के आसपास कार्य करते हैं, तो आप एक परियोजना पूरी कर रहे होते हैं। जब आप परिवार या अपने बजट के लिए अपनी अगली छुट्टी की योजना बनाते हैं, तो काम पर बड़ा खाता। ये सभी चीजें परियोजनाएं हैं लेकिन औपचारिक रूप से कम हैं। यदि आप एक सच्ची, औपचारिक परियोजना बनाना चाहते हैं तो आपको कुछ महत्वपूर्ण चीजों की आवश्यकता होगी:

• शुरू होने की तारीख
• खत्म होने की तारीख
• कुल मिलाकर लक्ष्य
• कुल मिलाकर गुंजाइश
• उचित संसाधन
• मैनेजमेंट

यदि आपके पास ये सभी चीजें हैं तो आपके पास एक सच्ची परियोजना है, लेकिन आप शायद यह नहीं जानते कि आप क्या कर रहे हैं जब उस परियोजना को प्रबंधित करने की बात आती है। यही वह जगह है जहां इस प्रक्रिया में अगला कदम आता है।

परियोजना प्रबंधन परिभाषा

जब हम परियोजना प्रबंधन के बारे में बात करते हैं तो हम एक कार्रवाई के बारे में बात कर रहे हैं। कोई (प्रोजेक्ट मैनेजर) यह सुनिश्चित करने जा रहा है कि हर कोई वही कर रहा है जो उन्हें करने की आवश्यकता होने पर उन्हें करने की आवश्यकता होती है। प्रबंधक वे लोग हैं जो यह सुनिश्चित करने जा रहे हैं कि जिस परियोजना के बारे में हमने पहले ही बात की थी, उसके सभी विभिन्न पहलू सुचारू रूप से चल रहे हैं। प्रबंधन वास्तव में निरीक्षण करने की प्रक्रिया है।

अक्सर हम उच्च स्तर के मालिकों का वर्णन करने के तरीके के रूप में 'प्रबंधन' शब्द सुनते हैं। 'प्रबंधन इसका ख्याल रखता है। लेकिन यह वह तरीका नहीं है जिससे शब्द का उपयोग किया जाना चाहिए। प्रबंधन एक अभ्यास है, व्यक्ति नहीं। जब हम किसी परियोजना के प्रबंधन के बारे में बात करते हैं तो हम इस बारे में बात कर रहे हैं कि यह सुनिश्चित करने के लिए क्या किया जा रहा है कि चीजें उसी तरह से की जाएं जैसे उन्हें होना चाहिए। जबकि प्रबंधक उचित प्रबंधन निष्पादित करने के लिए जिम्मेदार है, वे स्वयं प्रबंधन नहीं हैं।

एक परियोजना के 4 मुख्य तत्व क्या हैं?

परियोजना प्रबंधन प्रक्रिया हर व्यवसाय और परियोजना प्रकार के लिए बहुत अलग है। उदाहरण के लिए, एक उत्पादन कारखाने को एक सॉफ्टवेयर हाउस की तुलना में विभिन्न परियोजना प्रबंधन तकनीकों की आवश्यकता हो सकती है। इसके पीछे का कारण विभिन्न व्यवसायों के स्वभाव में अंतर है। हालांकि, जब भी परियोजना प्रबंधन की बात आती है, तो परियोजनाओं के 4 मुख्य तत्व होते हैं जो हमेशा मानक होते हैं। इसलिए, एक प्रोजेक्ट मैनेजर को हमेशा उन चीजों पर ध्यान केंद्रित करके शुरुआत करने की आवश्यकता होती है। नीचे उन सभी का विवरण दिया गया है।

परियोजना का दायरा

एक परियोजना का पहला तत्व इसका दायरा है। स्कोप में परियोजना के आकार के बारे में लक्ष्य और उद्देश्य शामिल हैं। स्कोप विभिन्न परियोजना आवश्यकताओं, हितधारकों, उपयोगकर्ता आधार, मुख्य विशेषता और कार्यक्षमता आवश्यकताओं आदि पर भी केंद्रित है।

परियोजना के लिए संसाधन

अगले मुख्य तत्व परियोजना प्रबंधकों को संसाधनों के सेट पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है। परियोजना के आधार पर संसाधन भिन्न होते हैं, लेकिन मुख्य श्रेणियों में परियोजना और जनशक्ति के लिए उपयोग की जाने वाली सामग्री और उपकरण शामिल हैं। इन सभी को परियोजना की निष्पादन आवश्यकताओं के अनुसार प्रबंधित किया जाना चाहिए।

परियोजना की समय अवधि

प्रत्येक परियोजना एक निश्चित अवधि के साथ आती है। उदाहरण के लिए, एक वेबसाइट विकास परियोजना 20-30 दिनों की समय अवधि के साथ आ सकती है। हालाँकि, एक परियोजना प्रबंधक के लिए, इस समय अवधि में निम्नलिखित सहित बहुत सी चीजें शामिल हैं:

·   एक पूरे के रूप में परियोजना की अवधि

·   वितरण योग्य और कार्य समय सीमा

·   परियोजना का महत्वपूर्ण पथ डिजाइन और कार्यान्वयन

·   डिलिवरेबल्स और मील के पत्थर पर विचार करते हुए परियोजना की अनुसूची

·   निर्भरताएँ

लागत और पैसा

परियोजना का अंतिम तत्व पैसा है। इस तत्व में लागत, व्यय, राजस्व, आकस्मिकता और लाभ सहित सब कुछ शामिल है। एक प्रोजेक्ट मैनेजर को आमतौर पर इन सभी चीजों के लिए लक्ष्य मिलते हैं, जिन्हें उन्हें समयरेखा और परियोजना की गुणवत्ता को बनाए रखते हुए पूरा करना होता है।

इन सभी तत्वों में कार्यक्षेत्र सबसे महत्वपूर्ण है क्योंकि परियोजना पूरी होने पर यह सबसे प्रभावी होता है। एक पूर्ण परियोजना अपने हितधारकों के लिए इसकी प्रभावशीलता और दक्षता के अनुसार महत्वपूर्ण है, और इसका दायरा उनकी सभी जरूरतों को कवर करता है।

परियोजना प्रबंधकों को समझना

तो, बस परियोजना प्रबंधक क्या है? वे वही हैं जिन्हें हर किसी के साथ संवाद करना है। उन्हें पहेली के अपने टुकड़े पर एक साथ काम करने वाले सभी विभिन्न विभागों को रखने की आवश्यकता है। उन्हें पहेली पर नज़र रखनी होगी और उन्हें इस बात की जानकारी होनी चाहिए कि टीम क्या चाहती है और ग्राहक क्या चाहता है। ये गुंजाइश रेंगने, परियोजना के भीतर विफलताओं और एक परियोजना को पूरा करने के तरीके के बारे में बड़े निर्णय लेने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति हैं। अन्य कार्यों में शामिल हो सकते हैं:

• संसाधन योजना
• समय/लागत का अनुमान
• बैठकों की सुविधा
• जोखिमों का विश्लेषण/प्रबंधन
• परियोजना की स्थिति की निगरानी

परियोजना प्रबंधन कैसे काम करता है

जब परियोजना प्रबंधन के वास्तविक निष्पादन की बात आती है तो यह एक टीम से दूसरी टीम और यहां तक कि एक परियोजना से दूसरी परियोजना में भिन्न होती है। कुंजी एक संतुलन ढूंढ रही है जो संगठन और उन लोगों के लिए काम करती है जो प्रक्रिया के हर चरण के लिए जिम्मेदार होने जा रहे हैं। जब किसी परियोजना को पूरा करने की बात आती है, हालांकि, अधिकांश संगठन इन तीन बुनियादी चरणों का पालन करते हैं, जिसमें विभिन्न विशिष्टताएं होती हैं। 

परियोजना प्रबंधन में विभिन्न लक्ष्य और उद्देश्य

उन चीजों का वर्णन करना जिन्हें आप किसी परियोजना में हासिल करना चाहते हैं, उन्हें 2 तरीकों से वर्णित किया जा सकता है:

1. उच्च-स्तरीय कथन जो परियोजना प्रबंधन लक्ष्य हैं

2. निम्न-स्तरीय कथन जो परियोजना प्रबंधन उद्देश्य हैं

परियोजना प्रबंधन लक्ष्य

ये उच्च-स्तरीय कथन हैं जो व्यवसाय के लक्ष्यों के साथ संरेखित होते हैं। इस प्रकार, वे रेखांकित करते हैं कि एक परियोजना उच्च स्तर पर क्या हासिल करना चाहती है। यह लागत और गुणवत्ता में सुधार के माध्यम से व्यावसायिक प्रदर्शन और लाभप्रदता पर बहुत ध्यान केंद्रित करता है।

कुछ परियोजना लक्ष्यों में शामिल हैं:

·   बेहतर ग्राहक अनुभव

·   उच्च राजस्व

·   बेहतर ग्राहक संतुष्टि

·   लागत में कमी

·   डेटा संग्रहण

परियोजना प्रबंधक इन सभी लक्ष्यों के साथ-साथ व्यवसाय के अन्य सभी लक्ष्यों के प्रबंधन के लिए जिम्मेदार हैं। इस बीच, सब कुछ व्यवसाय की गुणवत्ता और ग्राहक के समग्र अनुभव को बढ़ाने पर केंद्रित है। परियोजना के लक्ष्यों को पूरा करने के लिए परियोजना के हितधारकों की पहचान करना आवश्यक है। उनकी पहचान के बाद, आपको उन हितधारकों की जरूरतों पर शोध करना चाहिए।

यहां आखिरी और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि उन्हें सबसे महत्वपूर्ण से कम महत्वपूर्ण तक क्रमबद्ध करना है। इसके बाद, आप तदनुसार अपनी परियोजना प्रबंधन योजना तैयार कर सकते हैं। इस प्रकार, परियोजना प्रबंधन लक्ष्यों को पूरा करना आसान हो जाता है।

परियोजना प्रबंधन के उद्देश्य

ये निचले स्तर के बयान परियोजना लक्ष्यों की प्राप्ति का समर्थन करते हैं। ये परियोजना प्रबंधकों को पूरे परियोजना जीवनचक्र में उनकी प्रगति को ट्रैक करने में मदद करते हैं। उद्देश्यों में आमतौर पर डिलिवरेबल्स और मूर्त उत्पाद शामिल होते हैं जिन्हें परियोजना को वितरित करना होता है। जबकि विभिन्न परियोजनाओं के लिए लक्ष्य समान हो सकते हैं, वस्तुएं समय, लागत, दायरे, प्रबंधन और कई अन्य कारकों के आधार पर भिन्न होती हैं।

जबकि उद्देश्य अलग-अलग होते हैं, प्रत्येक उद्देश्य स्मार्ट (विशिष्ट, मापने योग्य, प्राप्य, प्रासंगिक, समयबद्ध) होना चाहिए। इन उद्देश्यों के कुछ उदाहरणों में शामिल हैं:

·   परियोजना वेबसाइट पर ट्रैफ़िक में 50% की वृद्धि

·   1 सप्ताह के प्रशिक्षण सत्रों के माध्यम से टीम संचार में सुधार

·   1 महीने के भीतर ग्राहक संतुष्टि उपकरण प्रदान करना

·   अगले अपडेट के बाद वेबसाइट को पहले की तुलना में 2 गुना तेज लोड करना।

अनुसंधान और योजना चरण

प्रक्रिया में पहला चरण यह शोध करना है कि परियोजना को सफल होने के लिए क्या करने की आवश्यकता है। इसमें आम तौर पर बाजार अनुसंधान, प्रतिस्पर्धी विश्लेषण और ग्राहक क्या खोज रहा है, इसकी पूरी समझ शामिल है। अनुसंधान करने और कुछ और शुरू होने से बहुत पहले प्रक्रिया की योजना बनाकर, यह सुनिश्चित करना संभव है कि पर्याप्त लक्ष्य निर्धारित किए गए हैं। यह यह भी सुनिश्चित करता है कि आवश्यकताओं को पूरी तरह से समझा और विकसित किया गया है ताकि टीम के सभी सदस्य अपने हिस्से के कार्यों को उचित रूप से पूरा कर सकें। विचार यह सुनिश्चित करना है कि आपके पास प्राथमिकता और प्रतिनिधिमंडल का सही स्तर है, जो आप हमारे माध्यम से करते हैं अंतिम गैंट सॉफ्टवेयर।

निष्पादन चरण

प्रक्रिया का अगला चरण आपके द्वारा बनाई गई योजना को निष्पादित करना है। इसका मतलब है कि एक रास्ता और एक विधि चुनना जिसका आप अनुसरण करने जा रहे हैं जो झरना या फुर्तीली सहित कई लोकप्रिय किस्मों में से एक हो सकता है (जिसके बारे में हम बाद में बात करेंगे)। कुल मिलाकर, यह वह जगह है जहां आप उन सभी के साथ काम करना चाहते हैं जो टीम का हिस्सा बनने जा रहे हैं और सुनिश्चित करें कि सभी के पास ऐसे कार्य हैं जिन्हें उन्हें रास्ते में प्रदर्शन करने की आवश्यकता है। आपको उन कर्मचारियों से बात करने की जरूरत है जो प्रत्येक पहलू को निष्पादित करने जा रहे हैं। आपको उन हितधारकों और ग्राहकों से बात करने की आवश्यकता है जो परिणाम से लाभान्वित (या नहीं) होने जा रहे हैं। हर किसी को यह जानने की जरूरत है कि प्रक्रिया क्या है और इस क्षण से यह सब कैसे होने वाला है जब तक कि अंतिम उत्पाद वितरित होने के लिए तैयार नहीं हो जाता। इसके लिए बहुत सावधानीपूर्वक योजना के साथ-साथ बहुत सारी संरचना की आवश्यकता होगी।

परीक्षण चरण

अंतिम चरण तब होता है जब परियोजना पूरी तरह से समाप्त हो जाती है। कम से कम, यह वह जगह है जहां परियोजना का निर्माण समाप्त हो गया है। यह वह जगह है जहां आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होगी कि सब कुछ उस तरह से काम कर रहा है जैसा उसे करना चाहिए और यह उस प्रकार के परिणाम प्राप्त कर रहा है जो अपेक्षित थे। आप चीजों का परीक्षण करना चाहते हैं और आपको समायोजन करने की आवश्यकता हो सकती है क्योंकि आप साथ चलते हैं यदि आपको ठीक वही नहीं मिल रहा है जो योजना बनाई गई थी। अंतिम परिणाम प्राप्त करने से पहले समायोजन और परीक्षण के कई चरण हो सकते हैं, लेकिन जब यह चरण समाप्त हो जाता है तो इसका मतलब है कि परियोजना पूरी हो गई है।

यह सब एक साथ लाना

अब, आइए उन चरणों पर थोड़ा करीब से नज़र डालें और यह सुनिश्चित करने के लिए क्या होगा कि आपकी योजना प्रभावी, कुशल और व्यावहारिक है। हम एक कार्य योजना बनाने के तरीके के साथ-साथ कुछ अलग-अलग प्रक्रियाओं पर एक नज़र डालेंगे जिनका उपयोग आप उस योजना को लागू करने के लिए कर सकते हैं। हम यह भी बारीकी से देखेंगे कि कैसे सुनिश्चित करें कि हर कोई जानता है कि वे क्या करने वाले हैं और उन्हें कैसे पता चलेगा कि उन्हें पहले किन कार्यों को पूरा करने की आवश्यकता है। तो, चलो सही में कूदो।

अपने लक्ष्य निर्धारित करना

एक लक्ष्य निर्धारित करना आपकी प्रक्रिया के लिए पहला कदम होने जा रहा है, क्योंकि यदि आप नहीं जानते कि आप कहां जा रहे हैं, तो आपको कैसे पता चलेगा कि आप वहां पहुंचेंगे? आपने लुईस कैरोल और योगी बेर्रा से इस उद्धरण के रूपांतर सुने होंगे। वे दोनों जानते थे कि कहीं जाने के लिए आपको वास्तव में एक अंतिम लक्ष्य निर्धारित करने की आवश्यकता है, न कि केवल एक अंतिम लक्ष्य। आपको एक स्मार्ट एंड लक्ष्य निर्धारित करने की आवश्यकता है। नहीं, एक स्मार्ट लक्ष्य सिर्फ एक स्मार्ट लक्ष्य निर्धारित करने के समान नहीं है। निश्चित रूप से, आपको अपने लक्ष्यों में कुछ विचार करने की आवश्यकता है, लेकिन आपको इससे अधिक की भी आवश्यकता है:

• निश्चित
• दर्शनीय
• प्राप्तव्य
• प्रासंगिक
• समय-बद्ध

यदि आपका लक्ष्य इन सभी पांच निशानों को हिट करता है तो आप वास्तव में इसे पूरा करने में सफलता के लिए खुद को स्थापित कर रहे हैं। यदि ऐसा नहीं होता है, तो ड्राइंग बोर्ड पर वापस जाने और यह देखने का समय आ गया है कि आप क्या कर सकते हैं। इसका कारण यह है कि, अनुसंधान से पता चलता है कि स्मार्ट लक्ष्य ऐसे हैं जिन्हें प्राप्त करने के लिए लोग खुद को धक्का देते हैं, और यह पूरी बात है, है ना? आप एक लक्ष्य निर्धारित करते हैं क्योंकि आप वहां पहुंचना चाहते हैं। यह सुनिश्चित करके कि आप इनमें से प्रत्येक बिंदु के साथ चिपके रहते हैं, आप खुद को (और आपके संगठन) को ऐसा करने के लिए प्रोत्साहित कर रहे हैं। 

योजना बनाना

अगला योजना बना रहा है। हमने उल्लेख किया है कि यह तीन-चरण डिजाइन में पहला चरण है, लेकिन इसे इससे थोड़ा अधिक समझाने की आवश्यकता है। योजना का मतलब है कि आप परियोजना को चरणों में तोड़ने जा रहे हैं। आप एक अंतिम लक्ष्य को ध्यान में रखते हुए शुरू करने जा रहे हैं और फिर आपको यह सोचना शुरू करना होगा कि अंततः उस अंतिम लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए क्या पूरा करने की आवश्यकता है। इस प्रक्रिया में कई लोग शामिल होंगे और आपको यह जानना होगा कि उनमें से प्रत्येक व्यक्ति अपने कार्यों को उस तरह से निष्पादित कर रहा है जिस तरह से आप उम्मीद करेंगे।

हालांकि व्यक्तिगत रूप से अपनी टीम के साथ जांच करना हमेशा एक अच्छा विचार है, ऐसा कोई तरीका नहीं है जिससे आप दिन के हर पल में उनके कार्यों के हर टुकड़े पर नज़र रख सकें। इस बारे में सोचें कि आपकी टीम कितनी बड़ी है और उन्हें क्या हासिल करने की आवश्यकता है। संभावना है कि वे न केवल एक ही परियोजना पर काम कर रहे हैं। इसलिए, आपको यह जानने की जरूरत है कि उन्हें सौंपे गए प्रत्येक कार्य में क्या हो रहा है, लेकिन आप हर समय उनके साथ बात करने के लिए उनके दिन (या आपके) को बाधित नहीं करना चाहते हैं, यही वह जगह है जहां एक अच्छी परियोजना कार्य योजना एक बड़ा बदलाव लाएगी। आप एक ऐसी योजना बनाना चाहते हैं जो सभी को निर्देशित करे और फिर इसे एक प्रणाली में डाल दे।

इस तरह, प्रत्येक व्यक्ति चेक-इन कर सकता है, देख सकता है कि वे क्या करने वाले हैं, और उन परियोजनाओं को चिह्नित कर सकते हैं जिन पर वे काम कर रहे हैं या जिन्हें उन्होंने पूरा कर लिया है। परियोजना प्रबंधक के रूप में, आप तब सिस्टम में जांच कर सकते हैं और देख सकते हैं कि कौन सी परियोजनाएं पूरी हो रही हैं, अभी भी क्या करने की आवश्यकता है और जहां हर कोई काम कर रहा है। वहां से, आप देख सकते हैं कि आपको किस तरह की बैठकों या चेक-इन को शेड्यूल करने और वहां ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है, बजाय इसके कि आप उन लोगों से बात करने में बहुत समय व्यतीत करें, जिन्हें इसकी आवश्यकता नहीं है।

फुर्तीली बनाम झरना योजना

आइए एक परियोजना की योजना बनाने और निष्पादित करने के दो सबसे सामान्य तरीकों पर एक नज़र डालें। ये चुस्त योजना और झरना योजना हैं। जबकि या तो कोई सफल हो सकता है और आपकी परियोजना के लिए उत्कृष्ट परिणाम दे सकता है, उनके अपने लाभ और कमियां भी हैं जो आपके विशिष्ट संगठन के लिए या आपके संगठन के भीतर किसी विशिष्ट परियोजना के लिए एक या दूसरे को बेहतर विकल्प बना सकती हैं। कुल मिलाकर, चुस्त योजना योजना को छोटे चरणों में तोड़ने पर केंद्रित है। 

इनमें से प्रत्येक चरण को स्प्रिंट कहा जाता है, जो लगभग 1 से 3 सप्ताह का काम है। चीजों को स्प्रिंट में तोड़कर, प्रत्येक परियोजना को अधिक प्रबंधनीय चरणों में तोड़ना संभव है। जब आप एक बड़ी परियोजना के बजाय छोटे टुकड़ों को देखने में सक्षम होते हैं तो इसे निष्पादित करना बहुत आसान लगता है जिसे करने में महीनों या उससे अधिक समय लग सकता है। यह प्रक्रिया सुनिश्चित करती है कि प्रत्येक चरण सही तरीके से किया जा रहा है और इस प्रक्रिया में कुछ भी छूट नहीं जाता है। यह भी सबसे लोकप्रिय तरीका है, लगभग के साथ 71% संगठनों का कहना है कि वे इस पद्धति का उपयोग करें, संभावना है क्योंकि यह लचीला है, परिवर्तन के लिए खुला है और टीम के सदस्यों के साथ काम करने के लिए काफी सरल है. दूसरी ओर, झरने की योजना काफी संरचित और सख्त है।

कई परियोजना प्रबंधक इस पद्धति के लिए काफी उत्सुक नहीं हैं क्योंकि यह पूरी तरह से बहुत तय लगता है। ऐसा लगता है कि आपके पास लचीलेपन का कोई स्तर नहीं है, जिसका पालन करना कुछ लोगों के लिए थोड़ा मुश्किल हो सकता है। दूसरी ओर, यदि आप रैखिक तरीके से एक कदम से दूसरे कदम पर जाने में रुचि रखते हैं तो यह एक परियोजना को निष्पादित करने के लिए एक प्रभावी तरीका हो सकता है। यह वास्तव में एक के बाद एक कदम सब कुछ योजना बनाता है। जब पहला चरण पूरा हो जाता है तो आप अगले पर जा सकते हैं और इसी तरह, जब तक कि पंक्ति के अंत में अंतिम लक्ष्य प्राप्त नहीं हो जाता।

भूमिकाएं ठीक से सौंपना

परियोजना कार्यान्वयन के दौरान और ऊपर उल्लिखित चरणों के दौरान, सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक हर किसी को नौकरी देना है। टीम के प्रत्येक सदस्य को यह जानने की जरूरत है कि वे चीजों की भव्य योजना में कहां फिट होते हैं और वे क्या करने के लिए जिम्मेदार हैं। सकारात्मक और प्रभावी ढंग से भूमिकाओं को असाइन करने का एक तरीका आरएसीआई चार्ट के माध्यम से है। यह एक चार्ट है जो कार्यों को असाइन करने के चार महत्वपूर्ण पहलुओं पर केंद्रित है।

·   जिम्मेदार

·   जवाबदेह

·   सलाह

·   जानकारीपूर्ण

इन विभिन्न भूमिकाओं में से प्रत्येक के साथ, आप अलग-अलग टीम के सदस्यों को असाइन करने जा रहे हैं, जो परियोजना को अधिक कुशल बनाता है और यह सुनिश्चित करता है कि हर किसी के पास काम करने के लिए एक काम है। ऊपर दिए गए लिंक को देखें यदि आप इस बारे में और भी जानने में रुचि रखते हैं कि आरएसीआई आपको और आपकी पूरी टीम को काम पूरा करने में कैसे मदद कर सकता है।

शेड्यूलिंग कार्य

अब, अपनी परियोजना की योजना बनाने का एक और महत्वपूर्ण पहलू यह सुनिश्चित कर रहा है कि परियोजना के प्रत्येक पहलू को सही तरीके से किया जाए। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि न केवल आपके पास कार्य असाइन किए गए हैं, बल्कि हर कोई जानता है कि किन कार्यों को पहले पूरा करने की आवश्यकता है। एक चक्र में फंसना आसान है जहां आप सूची से कुछ पार करने के लिए सबसे आसान कार्यों को पहले पूरा करने का प्रयास कर रहे हैं। 

एक आइजनहावर मैट्रिक्स आपको न केवल उन कार्यों को प्रदर्शित करने की अनुमति दे सकता है जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है, बल्कि यह भी सुनिश्चित करें कि उन्हें प्राथमिकता दी गई है, इसलिए सबसे महत्वपूर्ण चीजें पहले की जा रही हैं। इस मैट्रिक्स के साथ (जिसके बारे में आप और भी अधिक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं) आप अपनी टीम को यह बताने में सक्षम होंगे कि सबसे महत्वपूर्ण कार्य क्या हैं जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है। या, आइजनहावर के शब्दों में, जो जरूरी कार्य हैं। सामान्य तौर पर, वस्तुओं को चार चतुर्थांशों में से एक में विभाजित किया जाता है।

य़े हैं:

1. तत्काल और महत्वपूर्ण

2. जरूरी और महत्वपूर्ण नहीं

3. तत्काल और महत्वपूर्ण नहीं

4. जरूरी नहीं और महत्वपूर्ण नहीं

ट्रैकिंग कार्य

एक बार कार्य सौंपे और निर्धारित किए जाने के बाद, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि उन्हें पूरा किया जा रहा है और ठीक से निष्पादित किया जा रहा है। यह वह जगह है जहां हम परियोजना के दूसरे चरण में प्रवेश करना शुरू करते हैं जैसा कि हमने पिछले भाग में बात की है। कार्यों को ट्रैक करने के लिए आप कई अलग-अलग तरीकों का उपयोग कर सकते हैं, जिसमें ट्रेलो, व्रीक, आसन या सोमवार जैसे कार्यक्रम शामिल हैं, लेकिन आप जो जांचना चाहते हैं वह इंस्टागैंट है क्योंकि यह आपको केवल कार्यों को असाइन करने से अधिक करने की अनुमति देता है।

जहां ट्रेलो, आसन और सोमवार आपको कार्यों को असाइन करने और यहां तक कि नोट्स लिखने और यह सुनिश्चित करने की अनुमति देने जा रहे हैं कि कार्यों की जांच की जाती है, वे आपको प्रबंधन प्रक्रिया के अधिक उन्नत पहलुओं को नहीं देने जा रहे हैं। आप बेसलाइन, महत्वपूर्ण पथ, निर्भरता, मील के पत्थर और बहुत कुछ जैसी चीजों का प्रबंधन करने में सक्षम नहीं होंगे। उन चीजों के लिए, आपको गैंट चार्ट सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता होगी। अब, आप यहां गैंट चार्ट सॉफ़्टवेयर के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं, यदि आप पृष्ठभूमि जैसी चीजों में रुचि रखते हैं, जहां से उन्होंने शुरुआत की और यहां तक कि वे कैसे विकसित हुए हैं, लेकिन आप Wrike या Instagantt के साथ अधिक पूरा कर सकते हैं, जितना कि आप अन्य दो विकल्पों के साथ करेंगे जिनका हमने उल्लेख किया है।

इस प्रकार के सॉफ़्टवेयर के बारे में बहुत अच्छी बात यह है कि आप परियोजनाओं पर प्रगति की जांच करने में सक्षम होने जा रहे हैं, बजाय इसके कि यह पूर्ण है या नहीं। आप अपने विशिष्ट संगठन और अपनी टीमों की जरूरतों से मेल खाने के लिए कार्यक्रम को भी पूरा कर सकते हैं। आप संसाधनों का प्रबंधन करने, कार्यभार का प्रबंधन करने और यहां तक कि बजट और बहुत कुछ ट्रैक करने में सक्षम होंगे। कुल मिलाकर, यह एक बहुत ही गहन और विस्तार-उन्मुख परियोजना प्रबंधन प्रणाली है, जो किसी भी परियोजना प्रबंधक के लिए इसका उपयोग करना बहुत आसान बनाता है। यह आपके द्वारा प्रबंधित परियोजना के दूसरे चरण के लिए आवश्यक अधिकांश अवधारणाओं का भी ध्यान रखता है।

सफलता को मापना

प्रक्रिया का अंतिम पहलू आपकी सफलता को माप रहा है। अब, कई अलग-अलग तरीके हैं जिनसे आप किसी परियोजना की सफलता को मापने के लिए चुन सकते हैं और यह मुख्य रूप से परियोजना की बारीकियों पर निर्भर करने वाला है। आपको क्लाइंट के लिए निवेश पर रिटर्न और कुल समय की मात्रा जैसी चीजों को देखना होगा जो उन्हें बचा सकता है। सफलता को मापने का मतलब है कि आपको परियोजना के लागू होने से पहले के कुछ मीट्रिक जानने होंगे और परियोजना पूरी होने के बाद उनकी तुलना उसी मीट्रिक से करनी होगी।

Instagantt इनमें से कुछ चरणों में भी आपकी मदद कर सकता है, और आप अन्य प्रकार के ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर की भी तलाश कर सकते हैं जो आपके ग्राहकों और आपकी टीम को यह मापने की अनुमति देगा कि कोई विशेष परियोजना कहाँ सफल हो रही है और कहाँ अतिरिक्त परिवर्तन या सुधार किए जा सकते हैं। यह सभी को परिणाम से खुश रहने की अनुमति देगा और यह सुनिश्चित करेगा कि आप उस सफलता के स्तर को प्राप्त कर रहे हैं जिसकी आप तलाश कर रहे हैं।

अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन कार्य को आसान बनाने के लिए टिप्स

यदि आप एक परियोजना प्रबंधक हैं, तो आपको अपना काम आसान बनाने के लिए निम्नलिखित सभी बातों पर विचार करना चाहिए:

·   हमेशा अच्छे दस्तावेज़ीकरण करने के प्रयास करें क्योंकि यह अच्छे प्रबंधन के लिए आधार निर्धारित करता है

·   रीयलटाइम में संवाद करें, सहयोग करें और समन्वय करें

·   भ्रम से बचने के लिए हमेशा मुख्य लक्ष्य पर केंद्रित रहें

·   संसाधनों और तकनीकों के साथ अद्यतित रहें

·   परियोजनाओं के प्रबंधन के सुरक्षित और सुरक्षित तरीकों का पालन करें

परियोजना प्रबंधन के सिद्धांत

कुछ परियोजना प्रबंधन सिद्धांत पूरी टीम को व्यावसायिक लक्ष्य पर ध्यान केंद्रित करने और निम्न-स्तरीय कर्मचारियों से लेकर उच्च-स्तरीय प्रबंधन तक बेहतर प्रदर्शन और दक्षता प्रदान करने में मदद करते हैं। निम्नलिखित उन सभी सिद्धांतों का विवरण है।

जवाबदेही

जवाबदेही पहला सिद्धांत है, और यह किसी विशिष्ट कार्य पर काम करने वाले व्यक्ति को उस कार्य की सफलता या विफलता के लिए जवाबदेह बनाता है। जवाबदेही समनुदेशिती, परियोजना प्रबंधक और पूरी टीम पर अधिक दबाव डालती है। इस प्रकार, आवश्यकताओं को बेहतर ढंग से पूरा किया जाता है, और परियोजना के लक्ष्यों को कुशलतापूर्वक प्राप्त करने के लिए परियोजना प्रबंधन भी बेहतर किया जाता है।

लक्ष्यों और उद्देश्यों में स्पष्टता

अगले सिद्धांत में स्पष्ट लक्ष्य और उद्देश्य हैं। अस्पष्टता होने से पूरे प्रोजेक्ट जीवनचक्र में प्रदर्शन की गति टूट जाएगी। लक्ष्यों और वस्तुओं में स्पष्टता के साथ, चरणों को आसानी से पूरा किया जा सकता है। यही कारण है कि परियोजना प्रबंधक स्मार्ट दिशानिर्देशों के अनुसार प्रत्येक परियोजना के लक्ष्यों और वस्तुओं को निर्धारित करता है।

सूचना

जब एक टीम किसी परियोजना पर एक साथ काम कर रही होती है, तो प्रभावी सहयोग के लिए संचार महत्वपूर्ण होता है। कोई भी बुरा संचार पूरी टीम की प्रगति और दक्षता में बाधा नहीं डाल सकता। इसके अतिरिक्त, अच्छे टीम संचार के साथ, हर कोई सभी महत्वपूर्ण विवरणों के साथ अपने कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को जानता है।

प्रभावी संचार टीम को परियोजना पर काम करने के पहले दिन से उस दिन तक बेहतर प्रदर्शन करता है जब अंतिम वितरण योग्य वितरित किया जाता है।

असाधारण प्रबंधन

एक परियोजना प्रबंधक को परियोजना के सभी मानकों और समय सीमा को पूरा करते हुए गुणवत्ता और लागत का प्रबंधन करने के लिए असाधारण रूप से काम करना चाहिए। एक परियोजना प्रबंधक को अपने अधीन काम करने वाले कर्मचारियों का प्रभार लेने के लिए टीम के अन्य सदस्यों को कार्यों और अन्य जिम्मेदारियों को सौंपकर दक्षता को अधिकतम करना चाहिए।

यह ऊपरी स्तर के प्रबंधन और निचले स्तर के प्रबंधन का मॉडल है। सर्वोत्तम प्रदर्शन के लिए, श्रमिकों के सभी स्तरों के लिए तनाव को यथासंभव कम रखना आवश्यक है।

मुख्य लक्ष्य पर ध्यान केंद्रित करना

परियोजना प्रबंधन के सबसे महत्वपूर्ण सिद्धांतों में से एक मुख्य लक्ष्य पर ध्यान केंद्रित कर रहा है। आसान प्रबंधन के लिए कुछ परियोजना भागों को छोटे कार्यों और डिलिवरेबल्स में विभाजित करना एक अच्छा तरीका है। हालांकि, सभी डिलिवरेबल्स और कार्यों का मुख्य फोकस मुख्य लक्ष्य होना चाहिए। हमेशा मुख्य लक्ष्य को परिप्रेक्ष्य में रखने से उस समाधान को लाने में मदद मिलती है जो उस समस्या को हल करने के बजाय मुख्य लक्ष्य को लाभान्वित करता है।

जोखिम प्रबंधन

परियोजना प्रबंधन की प्रक्रिया कुछ स्तरों पर इतने सारे जोखिमों से गुजरती है। वास्तव में, कुछ परियोजनाओं के लिए, जोखिम प्रबंधन अन्य कार्यों की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण है। इसलिए, परियोजना प्रबंधक के लिए जोखिम प्रबंधन योजना और गुण होना आवश्यक है। जोखिम 2 प्रकार के होते हैं:

1. जिनका आप अनुमान लगा सकते हैं

2. जिनका आप अनुमान नहीं लगा सकते

एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, जोखिम मूल्यांकन सत्र स्थापित करना और उन जोखिमों को शेड्यूल करने और हल करने के लिए एक बैकअप टीम होना आवश्यक है। जोखिम प्रबंधन, निश्चित रूप से, चीजों की योजना बनाने और लागू करने के लिए कुछ अतिरिक्त समय और प्रयास लेता है। हालांकि, जब जोखिम प्रबंधन सही किया जाता है, तो अंतिम वितरण योग्य सबसे लाभदायक परिणाम देता है।

परियोजना प्रबंधन का महत्व

एक नज़र में, परियोजना प्रबंधन डिलिवरेबल्स और परियोजना को वितरित करने की समयरेखा को परिभाषित करता है। हालांकि, एक विस्तृत निरीक्षण के तहत, परियोजना प्रबंधन उस परियोजना पर काम करने वाली पूरी टीम को परियोजना के लक्ष्यों को स्पष्ट करने में मदद करता है, जिसके परिणामस्वरूप सटीक निष्पादन होता है। उचित परियोजना प्रबंधन के बिना, परियोजना पर काम करने वाले सभी लोगों के लिए परियोजना के लक्ष्य और उद्देश्य अस्पष्ट रहते हैं। इस प्रकार, परियोजना विफलता का कारण बन सकती है।

प्रभावी दस्तावेज़ीकरण

अधिकांश परियोजना प्रबंधन कार्य प्रभावी परियोजना प्रलेखन बनाने के बारे में है। ऐसा इसलिए है क्योंकि अधिकांश परियोजनाएं प्रबंधकों के लिए केवल बयान हैं। हालांकि, वे प्रभावी दस्तावेज तैयार करने के लिए परियोजना के उपयोग के मामलों, आवश्यकताओं, कार्यात्मकताओं और तकनीकी पर काम करते हैं। इस प्रकार, यह दस्तावेज़ीकरण परियोजना के जीवनचक्र में मदद करता है और पूरी टीम को तदनुसार काम करने में मदद करता है। परियोजना प्रबंधन के माध्यम से, अच्छे प्रलेखन का उत्पादन किया जाता है जो परियोजना के प्रमुख तत्वों और आवश्यकताओं को स्पष्ट करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।

बेहतर निगरानी के साथ बेहतर प्रदर्शन

परियोजना प्रबंधक एक परियोजना के जीवनचक्र के सभी स्तरों पर प्रदर्शन निगरानी पर ध्यान केंद्रित करते हैं। वे एक परियोजना पर काम करने के लिए त्वरित और अधिक प्रभावी तरीकों को परिभाषित कर सकते हैं। ये टीमों को बेहतर समन्वय करने की भी अनुमति देते हैं। इसलिए, परियोजना प्रबंधक निम्नलिखित बातों पर विचार करते हुए किसी परियोजना पर काम करने वाले सभी लोगों के प्रदर्शन की निगरानी कर सकते हैं:

·   समयरेखा और अनुसूची

·   डिलिवरेबल्स और उनकी समय सीमा

·   परिणाम

·   जोखिम

·   कार्य स्वामी (व्यक्तिगत और एकाधिक)

अच्छा परियोजना प्रबंधन हमेशा परियोजना के दायरे, उसके प्रकार, धन, समय और बाकी सब कुछ की परवाह किए बिना एक सफल परियोजना की नींव होता है। उचित परियोजना प्रबंधन के साथ, प्रबंधक उस परियोजना पर काम करने वाले सभी लोगों के लिए कुशलतापूर्वक काम करने के लिए एक संपूर्ण वातावरण और समयरेखा बनाते हैं। इस प्रकार, उस परियोजना को संसाधित करना आसान हो जाता है। इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि उस परियोजना को उपयोगकर्ताओं के लिए तैनात करना और उपयोग करना आसान है, जिसके परिणामस्वरूप एक महान उपयोगकर्ता अनुभव होता है जो प्रत्येक परियोजना प्रबंधक के प्रमुख लक्ष्यों में से एक है।

परियोजना प्रबंधन पर अंतिम शब्द

परियोजना प्रबंधन और विशेष रूप से प्रभावी और उच्च गुणवत्ता वाली परियोजना प्रबंधन किसी भी कंपनी के लिए एक लाभ है क्योंकि यह कुछ प्रमुख पहलुओं को प्रदान करता है जो अन्यथा प्राप्त करना मुश्किल या असंभव है:

·   कुशल टीमें

·   खुश ग्राहक

·   उचित संगठन

·   टीम की वृद्धि और विकास

·   कुल मिलाकर लचीलापन

·   परियोजना की गुणवत्ता

·   परियोजना मात्रा

इन विभिन्न पहलुओं में से प्रत्येक में संलग्न होने से, कोई भी व्यवसाय अपनी निचली रेखा में सुधार करने और उनके द्वारा प्रदान किए जा रहे कार्य के स्तर को बढ़ाने में सक्षम होने जा रहा है। उचित परियोजना प्रबंधन शैली का उपयोग यह सुनिश्चित करता है कि टीमों को प्रभावी ढंग से बनाया गया है और उन टीमों को अलग-अलग कार्यों को पूरा करने की कोशिश करने के बजाय अपने ताकत क्षेत्रों में काम करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है। परियोजना प्रबंधन संगठनात्मक संरचना, कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक वृद्धि और विकास प्रदान करता है और लचीलापन जो हर किसी के लिए आवश्यक है कि वे क्या चाहते हैं।

इस पूरी प्रक्रिया में एक प्रभावी प्रबंधन टीम के साथ काम करके, कर्मचारियों और टीम के सदस्यों के लिए यह भी संभव है कि वे बेहतर सुना और समझा जाए, जिससे वे बोल सकें और पूरी प्रक्रिया में प्रभावी बदलाव कर सकें। परियोजना प्रबंधन किसी भी व्यवसाय के लिए गेम-चेंजर हो सकता है, जब तक कि वे जानते हैं कि इसे हर स्तर पर ठीक से कैसे लागू किया जाए।

यदि आप एक परियोजना शुरू करना चाहते हैं या यदि आप किसी ऐसे प्रोजेक्ट के लिए प्रोजेक्ट मैनेजर हैं जो पहले से ही चल रहा है, तो आपको एक सफल परियोजना के इन विभिन्न पहलुओं में से प्रत्येक पर एक नज़र डालनी चाहिए। आपकी टीम नेतृत्व के लिए और सफल होने में मदद के लिए आपकी ओर देख रही है, और यह केवल उचित प्रबंधन के माध्यम से है कि वे इसे प्राप्त करने जा रहे हैं।