प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग: अपनी परियोजनाओं को सही तरीके से शुरू करें
क्या एक परियोजना सफल बनाता है? ऐसी कई चीजें हैं जो किसी परियोजना की सफलता का निर्धारण कर सकती हैं, लेकिन एक अच्छी किकऑफ़ मीटिंग आयोजित करने से निश्चित रूप से एक सफल परियोजना के लिए सही गति निर्धारित होगी। इससे पहले कि आप किसी परियोजना पर काम करना शुरू करें, आपको सबसे पहले सही लोगों को एक साथ लाने और साझा लक्ष्यों और उद्देश्यों पर सहमत होने की आवश्यकता है।
प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग प्रोजेक्ट टीम और प्रोजेक्ट के क्लाइंट के साथ पहली मीटिंग है। इसमें हर कोई शामिल है जो एक परियोजना के निष्पादन में योगदान देता है और इसका उपयोग सामान्य परियोजना लक्ष्यों और उद्देश्यों को स्थापित करने के लिए किया जाता है।
आमतौर पर, विभिन्न हितधारकों को इस बैठक में शामिल होने की आवश्यकता होगी - परियोजना प्रबंधक, परियोजना टीम, उत्पाद टीम, प्रायोजक और प्रबंधन - क्योंकि इस घटना के दौरान साझा की गई जानकारी टीम असाइनमेंट के दृष्टिकोण और दायरे को निर्धारित करने में मदद करेगी। किक-ऑफ मीटिंग विभिन्न पक्षों के बीच उचित संचार स्थापित करने, अपेक्षाओं को संरेखित करने, समयसीमा स्थापित करने और मील के पत्थर पर सहमत होने में मदद करेगी। सत्र के अंत में, सभी को इस बात की स्पष्ट समझ होनी चाहिए कि एक सफल परियोजना कैसी दिखेगी।
प्रोजेक्ट किक-ऑफ का उपयोग कब करें
परियोजना प्रबंधकों को पूरी टीम को एक साथ लाना चाहिए और एक परियोजना की शुरुआत में किक-ऑफ बैठकें आयोजित करनी चाहिए। टीम के सदस्य एक दूसरे का परिचय दे सकते हैं और परियोजना के लिए अपनी अपेक्षाओं को साझा कर सकते हैं। किक-ऑफ बैठकें छोटी परियोजनाओं की शुरुआत के बाद भी हो सकती हैं, या जब बड़ी परियोजनाएं शुरू होने वाली हों। आप परियोजना निष्पादन (छोटी परियोजनाओं के लिए अनुशंसित) से पहले एक मीटिंग आयोजित कर सकते हैं, या बड़ी परियोजनाओं के प्रत्येक चरण के लिए अलग-अलग मीटिंग शेड्यूल कर सकते हैं।
किक-ऑफ मीटिंग का महत्व
किक-ऑफ मीटिंग आयोजित करने से यह सुनिश्चित होगा कि हर कोई अपनी भूमिका को समझे, और गेट-गो से स्पष्ट अपेक्षाएं निर्धारित करके, टीम के सदस्य ट्रैक पर रह सकते हैं और परियोजना के निष्पादन में अपनी भूमिका के बारे में प्रेरित हो सकते हैं। किक-ऑफ मीटिंग्स भी परियोजना के सदस्यों के बीच संचार की सुविधा प्रदान करती हैं और टीम सहयोग को सक्षम करती हैं। ये कुछ प्रमुख बिंदु हैं जिन्हें आप किक-ऑफ मीटिंग के दौरान कवर करना और चर्चा करना चाहेंगे:
टीम और विभिन्न हितधारकों का परिचय
परियोजना पृष्ठभूमि और व्यावसायिक मामला
परियोजना भूमिकाएँ
कार्यक्षेत्र और समयरेखा
उद्देश्य और परियोजना के उद्देश्य
कार्य योजना
मेट्रिक्स जिनका उपयोग सफलता को मापने के लिए किया जाएगा
किक-ऑफ मीटिंग में क्या शामिल है?
एक नोट लेने वाला असाइन करें। टीम के सदस्य को नोट लेने वाले के रूप में असाइन करके प्रारंभ करें। इस व्यक्ति को नोट्स, कार्रवाई कदम, प्रश्न, प्रतिबद्धताओं, और बहुत कुछ लिखने की जिम्मेदारी लेनी चाहिए। सत्र के अंत में, प्रत्येक प्रश्न पर जाएं और सुनिश्चित करें कि सभी को संरेखित किया गया है।
टीम के सदस्यों का परिचय दें। सभी को एक-दूसरे का परिचय दें और एक-दूसरे को जानें। आइस ब्रेकर टीम के सदस्यों को एक-दूसरे से परिचित कराने, संबंध बनाने और सहयोग में सुधार करने का एक शानदार तरीका है।
परियोजना की पृष्ठभूमि, दायरे और डिलिवरेबल्स को परिभाषित करें। आपकी किक-ऑफ मीटिंग के दौरान, आपसे संदर्भ प्रदान करने की अपेक्षा की जाती है जो आपकी टीम को एक सफल परियोजना को नेविगेट करने में मदद करेगा। इसका मतलब है कि आपको प्रोजेक्ट की पृष्ठभूमि, दायरे, डिलिवरेबल्स और टाइमलाइन पर चर्चा करने की आवश्यकता है। प्रत्येक विषय के बारे में विशिष्ट रहें और प्रश्नों के उत्तर दें। सुनिश्चित करें कि जब आपके प्रोजेक्ट के अगले चरणों की बात आती है, तो हर कोई एक ही पृष्ठ पर होता है, और इसे पूरा करने की आवश्यकता होती है।
टीम भूमिकाएँ असाइन करें. पूरे परियोजना जीवन-चक्र के दौरान सभी की भूमिकाओं और जिम्मेदारियों पर चर्चा करें। हैंड-ऑफ और क्रॉस-फंक्शनल संबंध शामिल करें।
मील के पत्थर को परिभाषित करें। अपने काम के लिए एक समयरेखा स्थापित करना और प्रगति को साझा करने के लिए परिभाषित करना महत्वपूर्ण है। कैसे और कब- आप और आपकी टीम प्रगति साझा करने और मील के पत्थर की समीक्षा करने की योजना बनाते हैं, इसके लिए आधार रेखा बनाने के लिए समय निकालें। इसमें यह भी शामिल है कि आपका ग्राहक चेक-इन कब प्राप्त करेगा।
अगले चरणों पर चर्चा करें। लक्ष्यों और कार्रवाई वस्तुओं की समीक्षा करें और सुनिश्चित करें कि सभी के पास आवश्यक संसाधनों और उपकरणों तक पहुंच है।
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हमारा लक्ष्य क्या है? किसे शामिल करने की आवश्यकता है? हम सफलता को कैसे मापेंगे? इस परियोजना को मंजूरी क्यों दी गई? ये सभी विशिष्ट प्रश्न हैं जो टीमों के पास परियोजना निष्पादन से पहले हो सकते हैं। प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग इन सवालों के जवाब देने, अपनी टीम के सदस्यों को संरेखित करने और परियोजना की सफलता का मार्ग निर्धारित करने के लिए एकदम सही जगह है। किक-ऑफ मीटिंग्स का उपयोग हर प्रकार की परियोजना के लिए किया जाना चाहिए, भले ही वे छोटे या बड़े हों। लेकिन अगर आप चाहते हैं कि आपकी किक-ऑफ मीटिंग्स वास्तव में प्रभावी हों, तो आपको पहले से तैयारी करने की आवश्यकता है। अच्छी खबर यह है कि आप इंस्टागैंट का उपयोग करके अपनी किक-ऑफ मीटिंग्स को एक ही स्थान पर योजना, व्यवस्थित और निष्पादित कर सकते हैं। Instagantt परियोजना प्रबंधन के लिए एक ऑनलाइन गैंट चार्ट सॉफ्टवेयर है जो दुनिया भर की टीमों को शुरू से अंत तक अपनी परियोजनाओं की योजना बनाने, समन्वय करने, शेड्यूल करने और निष्पादित करने में मदद करता है। टीमें कुछ ही मिनटों में पेशेवर दिखने वाले गैंट चार्ट बनाने और प्रासंगिक परियोजना से संबंधित जानकारी जैसे समय सीमा, संसाधन और बजट की कल्पना करने और कार्यों, वार्तालापों और दस्तावेजों को एकल, केंद्रीकृत स्थान पर रखने में सक्षम होकर अपने काम को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने के लिए इंस्टागैंट पर भरोसा कर सकती हैं।
