मीटिंग रिफ्लेक्शन: अपनी टीम के साथ मूल्यवान अनुभव साझा करें
जब परियोजनाओं और टीमों के प्रबंधन की बात आती है, तो सीखने और सुधार के लिए हमेशा जगह होती है। एक बैठक प्रतिबिंबविभिन्न प्रकार के कौशल और सोचने, प्रबंधन और योजना बनाने के विभिन्न तरीकों को सीखने और समझने के उद्देश्यों के लिए काम और अनुभवों पर चर्चा करने का एक सही अवसर है।
एक मीटिंग प्रतिबिंब एक विशेष सत्र है जिसका उद्देश्य टीम के सदस्यों को हाल ही में एक परियोजना या अनुभव को प्रतिबिंबित करके एक साथ सीखने में मदद करना है क्योंकि वे इसे दूसरों के साथ साझा करते हैं। यह रचनात्मकता को पोषित करने और उनके सामान्य दिन-प्रतिदिन के कार्यों के बाहर के विषयों पर चर्चा करके ज्ञान साझा करने का एक आसान और अनौपचारिक तरीका है।
मीटिंग रिफ्लेक्शंस विभिन्न प्रकार की बातचीत के लिए जगह बनाता है ताकि यह स्पष्ट किया जा सके कि लोग बुनियादी परियोजना प्रबंधन आवश्यकताओं से परे कैसे सोचते और महसूस करते हैं। ये सत्र आपकी टीम को इस बारे में बात करने की अनुमति देते हैं कि वे अधिक आराम के माहौल में अपने काम के लिए कैसे संपर्क करते हैं।
आम तौर पर, इन बैठकों के दौरान, एक व्यक्ति "शिक्षार्थी" भूमिका ग्रहण करेगा जो हाल के अनुभव को साझा करता है जो बाकी सभी को लाभान्वित करेगा। बाकी टीम अपने काम, अनुभवों, मूल्यों और पहल से संबंधित प्रश्न पूछकर भाग लेगी। नामित शिक्षार्थी कुछ सार्थक साझा करेगा: यह एक विशेष समस्या हो सकती है जिसे उन्होंने हल किया, एक परियोजना से संबंधित एक कठिन स्थिति, एक ग्राहक के साथ बातचीत जिसने उन्हें किसी मुद्दे को समझने और हल करने में मदद की, या एक पुस्तक जो उन्होंने हाल ही में पढ़ी है। टीम के सदस्य तब प्रश्नों के माध्यम से उस अनुभव पर विचार कर सकते हैं।
मीटिंग प्रतिबिंब से कौन लाभ उठा सकता है
अन्य प्रकार की बैठकों या विचार-मंथन सत्रों के विपरीत, एक बैठक प्रतिबिंब के लिए किसी विशेष प्रशिक्षण या उपकरण की आवश्यकता नहीं होती है। इस गतिविधि के दौरान, प्रश्न स्वतंत्र रूप से पूछे जाते हैं, जिसके परिणामस्वरूप टीम की दृष्टि, भावनाओं, दृष्टिकोण और प्रेरक कारकों को खोजने और समझने के लिए बहुत अधिक व्यक्तिगत दृष्टिकोण होता है।
आपकी टीम चाहे किसी भी प्रकार का कार्य करे, हर कोई प्रतिबिंबों को पूरा करने से लाभान्वित हो सकता है। इन सत्रों का उद्देश्य यह समझना है कि आपकी टीम नए कौशल कैसे सीखती है, प्रमुख टिप्पणियों का दस्तावेजीकरण करती है, और यह पता लगाती है कि भविष्य के विकास के लिए नए कौशल कैसे लागू किए जाएं। मीटिंग प्रतिबिंब टीम के साथियों को समस्या-समाधान तकनीकों सहित विभिन्न विषयों के बारे में नई जानकारी साझा करने की अनुमति देते हैं।
मीटिंग प्रतिबिंब कैसे चलाएं
सबसे पहले, भूमिकाओं को समझना महत्वपूर्ण है। आइए मीटिंग प्रतिबिंब सत्र की योजना बनाते और प्रदर्शन करते समय कुछ सबसे सामान्य भूमिकाओं पर एक नज़र डालें।
घड़ी: बातचीत और प्रश्नों के प्रकट होने पर समय-पालन के प्रभारी होने के लिए किसी को चुनें।
शिक्षार्थी: वह व्यक्ति जो अपने मूल्यवान सीखने के अनुभव को साझा कर रहा है।
स्केचर: सत्र से हर सीखने के बिंदु से नोट्स लेने और विचार आकर्षित करने के लिए नामित व्यक्ति।
सुविधा: यदि आपका समूह बड़ा है, तो हो सकता है कि आप किसी व्यक्ति को सुविधाकर्ता के रूप में नामित करना चाहें. इस तरह, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि सभी को भाग लेने और मुखर होने का मौका मिले।
अब, चलो काम पर लग जाओ। ये आपके मीटिंग प्रतिबिंब सत्रों को प्राप्त करने के कुछ सर्वोत्तम तरीके हैं।
1. तैयारी। बैठक से पहले तय करें कि शिक्षार्थी समूह के साथ अपने अनुभव को कैसे साझा करेगा और आवश्यकतानुसार अनुसूची को समायोजित करेगा। आप शिक्षार्थी को समूह में उपस्थित कर सकते हैं, जो समूह के साथ जानकारी साझा करने का सबसे सरल तरीका है और इसमें न्यूनतम तैयारी भी होती है। आप शिक्षार्थी के साथ एक साक्षात्कार आयोजित करना भी चुन सकते हैं लेकिन ध्यान रखें कि सही संवाद सुनिश्चित करने और प्रश्नों के लिए समय देने के लिए इसके लिए एक निश्चित स्तर की तैयारी की आवश्यकता होगी।
इनमें से कुछ प्रश्न उत्कृष्ट आइस ब्रेकर हैं और बातचीत को निर्देशित करने में मदद कर सकते हैं:
आप किस अनुभव/जानकारी को साझा करना चाहते हैं?
एक प्रतिभागी या पर्यवेक्षक के रूप में आप इससे कैसे प्रभावित हुए?
आपको क्या लगता है कि इसने आपको कैसे बदल दिया है?
क्या इसने आपको उस क्षेत्र में सीखने के अवसरों की तलाश जारी रखने के लिए प्रेरित किया है?
टीम के काम के किस पहलू के लिए आपको लगता है कि यह विशेष रूप से प्रासंगिक है?
2. एक टीम के रूप में प्रश्नों, टिप्पणियों या सलाह के साथ जवाब दें। शिक्षार्थी के बोलना समाप्त करने के बाद, समूह के प्रत्येक व्यक्ति से एक अवलोकन साझा करने के लिए कहें या जो उन्होंने अभी-अभी सुना है उसमें गहराई से खुदाई करने के लिए एक प्रश्न पूछें। ये प्रश्न जितने अधिक विशिष्ट होंगे, उतना ही बेहतर होगा। समूह में नोट लेने वाले को अंतर्दृष्टि लिखने के लिए तैयार रहना चाहिए।
3. कार्रवाई वस्तुओं पर निर्णय लें। नोट लेने वाले को अब आपकी बैठक के मौखिक सारांश से गुजरना चाहिए। अब, एक टीम के रूप में, आप सत्र के दौरान उजागर किए गए किसी भी विचार का पालन करने का निर्णय ले सकते हैं। इस चरण का उद्देश्य शिक्षार्थी और श्रोताओं दोनों के प्रति प्रशंसा व्यक्त करना है, साथ ही अगले चरणों की पुष्टि करना है।
4. फॉलो-अप। मीटिंग के बाद, ईमेल में मीटिंग रिकॉर्ड भेजना सुनिश्चित करें। इस ईमेल में चर्चा की गई कार्रवाई आइटम होनी चाहिए।
मीटिंग प्रतिबिंब टेम्पलेट
अब जब आप समझ गए हैं कि मीटिंग प्रतिबिंब सत्र कैसे चलाया जाता है, तो सही टूल के साथ काम करना महत्वपूर्ण है। Instagntt जैसे ऑनलाइन परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर एक सीधा मंच प्रदान करके आपकी मदद कर सकते हैं जिसका उपयोग हर कोई कर सकता है। Instaganttपरियोजना प्रबंधन के लिए एक ऑनलाइन गैंट चार्ट सॉफ्टवेयर है जो दुनिया भर की टीमों को शुरू से अंत तक अपनी परियोजनाओं की योजना बनाने, समन्वय करने, शेड्यूल करने और निष्पादित करने में मदद करता है। और इसमें बैठक प्रतिबिंबों की योजना बनाना, प्रदर्शन करना और दस्तावेज करना शामिल है।
टीमें गैंट चार्ट जैसे समय सीमा, संसाधन और बजट के साथ प्रासंगिक परियोजना से संबंधित जानकारी की कल्पना करने और कार्यों, वार्तालापों और दस्तावेजों को एकल, केंद्रीकृत स्थान पर रखने में सक्षम होने के द्वारा अपने काम को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने के लिए इंस्टागैंट पर भरोसा कर सकती हैं।
