गूगल परियोजना प्रबंधन? क्या ऐसी कोई बात है?

लेकिन, परियोजना प्रबंधन के बारे में क्या?

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क्या Google द्वारा बनाया गया कोई टूल या ऐप है जिसका उपयोग परियोजनाओं को प्रबंधित करने के लिए किया जाता है? संक्षिप्त उत्तर: नहीं।

यह एक तथ्य है: कई परियोजना प्रबंधक मानते हैं कि, क्योंकि यह बहुत लोकप्रिय है, Google का अपना परियोजना प्रबंधन उपकरण है। लेकिन ऐसा नहीं है। कम से कम एक विशेष ऐप नहीं। कुछ लोग Google पत्रक की ओर रुख करते हैं जब उन्हें कार्यों और समय सीमा को नामांकित करके सरल गैंट चार्ट बनाने की आवश्यकता होती है। लेकिन सच्चाई यह है कि, परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए कई अलग-अलग चीजों की आवश्यकता होती है, जैसे कि जोखिम की पहचान करने और कम करने में सक्षम होना, घंटों और संसाधनों का ट्रैक रखना, टीम के सदस्यों के साथ सहयोग करना और हर परियोजना चरण में प्रभावी ढंग से संवाद करना। और आपको ये विकल्प केवल परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर में मिलेंगे।

परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर को ठीक उसी तरह फिट करने के लिए अनुकूलित किया जा सकता है जिसकी आपको आवश्यकता है। क्योंकि, जब परियोजनाओं के प्रबंधन की बात आती है, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके पास आपकी मदद करने के लिए सर्वोत्तम संभव प्रबंधन उपकरण हैं, आखिरकार, परियोजनाएं अचानक परिवर्तनों के अधीन हैं और आपको समय पर और बजट के भीतर अपनी योजना का विश्लेषण करने, कार्रवाई करने और अंतिम रूप देने में सक्षम होने की आवश्यकता है।

तो, सबसे अच्छा परियोजना प्रबंधन उपकरण चुनते समय आपको किन मुख्य क्षेत्रों पर ध्यान देना चाहिए? दो बातें:

समयसीमा। साझा प्रोजेक्ट टाइमलाइन आपके सभी प्रोजेक्ट चरणों को व्यवस्थित, शेड्यूल करना, कार्यान्वित करना और निष्पादित करना आसान बनाती है। साथ ही, इस प्रकार के उपकरण आमतौर पर आपको कार्यों के लिए कस्टम रंग असाइन करने का विकल्प देते हैं, जो चीजों को सरल बनाता है, और भी अधिक, जब आपको प्रासंगिक जानकारी की कल्पना और फ़िल्टर करने की आवश्यकता होती है। आपकी टीम जल्दी से परियोजना की स्थिति की निगरानी कर सकती है और अपनी समय सीमा के शीर्ष पर रह सकती है।

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गैंट चार्ट। गैंट चार्ट आमतौर पर प्रोजेक्ट शेड्यूल ट्रैक करने के लिए उपयोग किए जाते हैं, और वे विशेष रूप से परियोजना प्रबंधन में उपयोगी होते हैं। ये आपकी परियोजना के कार्यों और समय सीमा की कल्पना करने के लिए शक्तिशाली उपकरण हैं क्योंकि वे आपको यह जानने की अनुमति देते हैं कि जब इसे करने की आवश्यकता होती है तो क्या किया जाना चाहिए, और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि कौन किस पर काम कर रहा है। गैंट चार्ट सॉफ्टवेयर आपको काम की योजना बनाने, शेड्यूल करने और असाइन करने के साथ-साथ जानकारी साझा करने और लोगों को उनके कार्यों की प्रगति के बारे में नियमित रूप से अपडेट करने में मदद करेगा।

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यदि आप उत्सुक हैं कि गैंट चार्ट और प्रोजेक्ट टाइमलाइन दोनों बनाने के लिए Google पत्रक का उपयोग करना कैसा होगा, तो ठीक है, आप भाग्य में हैं। हमने एक टेम्प्लेट बनाया है और आप यहां इसका उपयोग करना सीख सकते हैं।

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हालाँकि, आपको कुछ सबसे महत्वपूर्ण परियोजना प्रबंधन सुविधाएँ याद आ रही होंगी जिन्हें आप केवल समर्पित सॉफ़्टवेयर में ही पा सकेंगे। उदाहरण के लिए, इनमें से कुछ प्रमुख विशेषताएं हैं:

• प्रोजेक्ट टाइमलाइन और ड्रैग एंड ड्रॉप विकल्प
• निर्भरता और मील के पत्थर
• कार्य और उप-कार्य
• स्वचालित प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग
• आधार रेखाएँ और महत्वपूर्ण पथ परिदृश्य
• अपनी परियोजनाओं के लिए कई कार्यस्थान बनाने का विकल्प
• विविध निर्यात विकल्प: एक्सेल, छवि और पीडीएफ
• टाइमलाइन साझाकरण विकल्प
• टीम सहयोग विकल्प: सूचनाएं और कार्य असाइनमेंट
• आपके गैंट चार्ट के लिए कस्टम दृश्य और कस्टम फ़ील्ड
• प्रगति पट्टियों के लिए कस्टम रंग विकल्प
• जोखिम और प्राथमिकता असाइनमेंट 
• अनुमानित और वास्तविक लागत
• कार्यभार दृश्य और कानबन बोर्ड
• डैशबोर्ड और विश्लेषण 

तो, अब क्या?

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ठीक है, इसलिए Google के पास अपना स्वयं का प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर नहीं है। लेकिन अगर आपको त्वरित, सरल तरीके से अपने कार्यों पर नज़र रखने की आवश्यकता है, तो Google पत्रक आपके लिए काम कर सकता है। लेकिन अगर आपको कुछ और चाहिए, तो आप जल्द ही महसूस करेंगे कि Google पत्रक में कुछ ऐसी विशेषताओं का अभाव है जिनकी आपको निश्चित रूप से बड़ी और जटिल परियोजनाओं का प्रबंधन करते समय आवश्यकता होगी। यदि यह आपका मामला है, तो आपको संभवतः निर्भरता, मील के पत्थर, संसाधन प्रबंधन, स्वचालित शेड्यूलिंग, कार्य प्राथमिकता, और बहुत कुछ जैसी सुविधाओं की आवश्यकता होगी। 

और यह वह जगह है जहां सॉफ्टवेयर चुनना जो मिनटों में पेशेवर दिखने वाले गैंट चार्ट बनाने में माहिर है, आपके काम में वास्तविक अंतर लाएगा। Instagantt परियोजना प्रबंधन के लिए एकदम सही ऑनलाइन गैंट चार्ट सॉफ्टवेयर है। Instagantt के साथ, आप बहुत आसानी से टाइमलाइन बना सकते हैं, कार्यों को शेड्यूल कर सकते हैं, अपनी टीम, अपने संसाधनों का प्रबंधन कर सकते हैं और प्रोजेक्ट की जानकारी को एक ही स्थान पर स्टोर कर सकते हैं। 

इसलिए यदि आप परियोजना प्रबंधन और टीम प्रबंधन की दिशा में अगला कदम उठाने के लिए तैयार हैं, तो Instagantt शुरू करने के लिए एकदम सही जगह है।