प्रोजेक्ट आवश्यकताओं को कैसे दस्तावेज़ करें

परियोजना आवश्यकताएँ क्या हैं?

परियोजना आवश्यकताओं को उन शर्तों या कार्यों के रूप में परिभाषित किया जा सकता है जिन्हें किसी परियोजना के समापन या पूर्णता को सुनिश्चित करने के लिए पूरा किया जाना चाहिए। उनका लक्ष्य कंपनी या संगठन द्वारा परिभाषित उद्देश्यों के साथ परियोजना के संसाधनों को संरेखित करना है। 

परियोजना की आवश्यकताओं को ग्राहकों की जरूरतों के औसत दर्जे का सेट के रूप में भी देखा जा सकता है, और वे उस काम की स्पष्ट समझ विकसित करने में मदद करते हैं जिसे करने की आवश्यकता होती है, जो एक ही समय में परियोजना प्रबंधकों को उचित योजना बनाने के लिए लाभान्वित कर सकता है। दस्तावेज़ीकरण आवश्यकताओं से वास्तव में सफल परियोजना का विकास हो सकता है।

परियोजना आवश्यकताओं को इकट्ठा करना

आवश्यकताओं को इकट्ठा करने से किसी परियोजना के परिणाम में अंतर आ सकता है। आवश्यकताओं को इकट्ठा करने और दस्तावेज करने के लिए समय निकालकर, आप अनुमान लगा सकते हैं कि परियोजना के अंत तक हितधारक क्या उम्मीद कर रहे होंगे, और इस प्रकार सुनिश्चित करें कि लक्ष्यों को पूरा किया गया है। 

आरंभ करने से पहले, आपको पहले अपने आप से कुछ महत्वपूर्ण प्रश्न पूछने चाहिए: आपकी परियोजना का उद्देश्य क्या है? क्या आवश्यक है? ये दो उत्तर आपको अपनी परियोजना योजना को आगे बढ़ाने में मदद करेंगे। और यह वह जगह है जहां एक परियोजना आवश्यकता दस्तावेज़ आता है, जो यह सुनिश्चित करने के लिए एक पूर्व-डिज़ाइन की गई चेकलिस्ट को संदर्भित करता है कि आप हर पहलू की देखरेख कर रहे हैं, ग्राहकों की जरूरतों को पूरा कर रहे हैं, और प्रासंगिक परियोजना जानकारी का दस्तावेजीकरण कर रहे हैं। दूसरे शब्दों में, परियोजना आवश्यकताओं का दस्तावेजीकरण करके, आप यह सुनिश्चित करेंगे कि आपके और आपकी टीम के पास परियोजना को सफलतापूर्वक निष्पादित करने के लिए आवश्यक जानकारी है।

परियोजना आवश्यकताओं के दस्तावेजीकरण के क्या लाभ हैं?

परियोजना की आवश्यकताओं को इकट्ठा करने और दस्तावेज करने के लाभों में शामिल हो सकते हैं:

• लागत में कमी
• उच्च परियोजना सफलता दर
• प्रभावी प्रबंधन
• परियोजना सहयोगियों और हितधारकों के बीच बेहतर संचार

एक परियोजना के लिए आवश्यकताओं को इकट्ठा करने में क्या शामिल है?

आवश्यकताओं को इकट्ठा करने में उत्पाद या सेवा के कार्यों, सुविधाओं और कार्यों को परिभाषित करना और उनका दस्तावेजीकरण करना शामिल है जिसे बनाया या विकसित किया जा रहा है। इस प्रक्रिया में आमतौर पर कई चरण शामिल होते हैं, जिन्हें निम्नानुसार पहचाना जा सकता है:

1. हितधारक की जरूरतों को पहचानें।

2. जरूरतों और आवश्यकताओं का दस्तावेजीकरण करें।

3. परियोजना के लक्ष्यों को पूरा करने के लिए पूरी परियोजना में जरूरतों और आवश्यकताओं को प्रबंधित करें।

व्यावसायिक लक्ष्यों, आवश्यकताओं और आवश्यकताओं की पहचान करें

यह आपके हितधारकों के साथ बातचीत करके उच्च-स्तरीय व्यावसायिक आवश्यकताओं को इकट्ठा करने का समय है। आप विस्तृत कार्यक्षमता आवश्यकताओं पर नज़र रखना चाहेंगे, और यह आपके लिए उनके व्यावसायिक लक्ष्यों और इस परियोजना के लिए विशिष्ट आवश्यकताओं को समझने का एक अच्छा अवसर भी है। आप इन लक्ष्यों की पहचान कर सकते हैं और साक्षात्कार आयोजित करके, विचार-मंथन सत्र आयोजित करके, प्रश्नावली भेजकर, या केवल बातचीत करके डेटा एकत्र कर सकते हैं। 

दस्तावेज़ की ज़रूरतें और आवश्यकताएँ

आवश्यकताओं का दस्तावेजीकरण और ट्रैकिंग करके, आप यह सुनिश्चित करेंगे कि परियोजना का परिणाम सफल हो। ये कुछ आवश्यक आवश्यकताएं हैं जिन्हें आपको दस्तावेज करने की आवश्यकता होगी:

- व्यापार की जरूरतें। उन सभी व्यावसायिक आवश्यकताओं पर नज़र रखें जिन्हें आपने पहचाना है।

- परियोजना के उद्देश्य। यह सुनिश्चित करने के लिए कि परियोजना के उद्देश्यों को परियोजना के अंत में पूरा किया जाता है, आपको पहले उन्हें दस्तावेज करना होगा। ‍

- परियोजना का दायरा। प्रोजेक्ट स्कोप के साथ-साथ अपने डिलिवरेबल्स पर भी नज़र रखें। ‍

- उत्पाद विकास। यह सुनिश्चित करने के लिए अपने उत्पाद या सेवा के विकास की बारीकी से निगरानी करें कि परियोजना ने परियोजना जीवनचक्र के प्रत्येक चरण में अपना वांछित दायरा हासिल कर लिया है।

- उच्च स्तरीय आवश्यकताएं। अपने संसाधनों को प्रभावी ढंग से आवंटित करने के लिए सभी आवश्यकताओं पर विचार करें।

अपनी परियोजना आवश्यकताओं का दस्तावेजीकरण करने के लिए सही उपकरणों का उपयोग करें

परियोजनाओं को उचित आवश्यकताओं के बिना लागू नहीं किया जा सकता है। आवश्यकताएँ प्रमुख, मौलिक पहलू हैं जिन्हें प्रलेखित करने और मापने योग्य, ट्रेस करने योग्य और सुसंगत तरीके से कार्यान्वित करने की आवश्यकता है। 

लेकिन आपके प्रोजेक्ट की जानकारी का दस्तावेजीकरण करने के लिए सही टूल की आवश्यकता होती है। यदि आप किसी परियोजना की आवश्यकताओं को एकत्र करने की प्रक्रिया को लागू करने का कोई तरीका ढूंढ रहे हैं, तो ऐसे उपकरण हैं जो आपको और आपकी टीम को सही जानकारी एकत्र करने और महत्वपूर्ण डेटा का ट्रैक रखने में मदद कर सकते हैं, ताकि आप सुनिश्चित कर सकें कि व्यावसायिक लक्ष्यों को पूरा किया जा रहा है।

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