प्रोजेक्ट प्रबंधन संचार योजना कैसे बनाएं

संचार योजना क्या है?

एक संचार योजना को एक विशिष्ट लक्षित दर्शकों को एक सुसंगत संदेश देने के लिए एक रोडमैप के रूप में परिभाषित किया जा सकता है। यह परियोजना प्रबंधकों को सही समय पर एक निश्चित दर्शकों को प्रभावी ढंग से जानकारी देने में सक्षम बनाता है। योजना आपको विशिष्ट लोगों को संदेश लक्षित करने के लिए तैयार करने और भेजने के लिए आवश्यक जानकारी देने के साथ-साथ यह निर्धारित करने की अनुमति देगी कि आप संदेश भेजने के लिए किन चैनलों का उपयोग करेंगे। 

इस प्रकार की योजनाओं का उपयोग कई अलग-अलग परिदृश्यों में किया जा सकता है, जैसे कि नई पहल करते समय, प्रगति का संचार करते समय, या जब कंपनियों को नई सुविधाओं या सेवाओं को लॉन्च करने के पीछे के उद्देश्य को स्पष्ट करने की आवश्यकता होती है। वे संकट के समय में आपकी परियोजना या ब्रांड की मदद भी कर सकते हैं, या जब कोई विशिष्ट निर्णय आपकी कंपनी या हितधारकों के लिए हानिकारक रहा हो, एक कठिन परिस्थिति को प्रभावी ढंग से संभालने के लिए एक प्रक्रिया तैयार करके।

संचार योजना तैयार करना क्यों महत्वपूर्ण है?

यदि कंपनियों के पास संचार योजना नहीं है, तो वे भविष्य में क्या ला सकते हैं, इसके लिए वे सबसे अधिक तैयार नहीं होंगे। लेकिन साथ ही, परियोजना प्रबंधन में, संचार योजना तैयार करना और शेड्यूल करना बेहद प्रासंगिक है क्योंकि यह वह संसाधन होगा जो आपको वह सब कुछ लेआउट करने की अनुमति देगा जो आपका ग्राहक आपसे और जिस प्रोजेक्ट पर आप काम कर रहे हैं, उससे अपेक्षा कर रहे हैं। 

ग्राहकों को प्रगति पर अपडेट होने की उम्मीद है। लेकिन इसका मतलब है कि आपको यह जानना होगा कि उनके लक्ष्य और उनके मील के पत्थर क्या हैं। यही कारण है कि परियोजनाओं का प्रबंधन करते समय महत्वपूर्ण जानकारी एकत्र करना इतना महत्वपूर्ण है; यदि आपके पास सही जानकारी के साथ-साथ अपने ग्राहकों के साथ संवाद करने के तरीके नहीं हैं, तो परियोजना को निष्पादित करते समय आप परेशानी में पड़ जाएंगे। संचार योजना होने से, आप यह सुनिश्चित करेंगे कि आपके पास हितधारकों के साथ जानकारी साझा करने के लिए एक विशिष्ट रोडमैप है, साथ ही ऐसा करने के लिए सही समय सीमा भी है। सबसे महत्वपूर्ण बात, यह आपको प्रतिक्रिया साझा करने का अवसर देगा ताकि आप अपनी कार्य योजना में कोई भी आवश्यक परिवर्तन या समायोजन कर सकें।

दूसरे शब्दों में, एक परियोजना प्रबंधन संचार योजना इस प्रकार काम करेगी:

• आपके संचार उद्देश्यों के लिए एक रोडमैप।
• अपने उद्देश्यों को निष्कर्ष पर लाने की रणनीति।
• उन लक्ष्यों को पूरा करने के लिए एक समय सीमा।
• प्रतिक्रिया के लिए एक वाहन।

एक प्रभावी परियोजना प्रबंधन संचार योजना आपको यह सुनिश्चित करने में मदद करेगी कि आपके पास अपनी परियोजना के पूरे जीवन में सफल संचार है। लेकिन इसे सफल होने के लिए, आपको पहले अपनी परियोजना योजना के लिए कुछ आवश्यकताओं को एकत्र करना होगा।

एक परियोजना प्रबंधन संचार योजना विकसित करने के लिए कदम

यहां सबसे महत्वपूर्ण कदम दिए गए हैं जिनका पालन करके आप एक प्रभावी संचार योजना बना सकते हैं और विकसित कर सकते हैं:

पृष्ठभूमि। यह वह जगह है जहां आपको अपनी संचार योजना का वर्णन करने और इसे संदर्भ में रखने के लिए महत्वपूर्ण जानकारी एकत्र करने की आवश्यकता होगी। निम्नलिखित पहलुओं को संबोधित करने पर विचार करें:

• दृष्टि और उद्देश्य: अपने ग्राहक की दृष्टि और उद्देश्यों को समझना सुनिश्चित करें, प्रगति को संप्रेषित करने के लिए योजना और शेड्यूलिंग करते समय यह सहायक होगा।

• लक्ष्य और समय सीमा: अपनी विशिष्ट समय सीमा निर्धारित करें। सुनिश्चित करें कि आपका ग्राहक जानता है कि आप लक्ष्यों और मील के पत्थर को संप्रेषित करने के लिए कब पहुंचेंगे।

परियोजना की जरूरत है। परियोजनाएं सभी आकारों और आकारों में आती हैं। तो कहने की जरूरत नहीं है, हर परियोजना अलग है, इसका मतलब है कि आपको इन अंतरों को संबोधित करने और अपनी विशिष्ट परियोजना की जरूरतों के साथ-साथ अपने ग्राहक की विशिष्ट प्राथमिकताओं और जरूरतों को समझने की आवश्यकता है। 

लक्ष्य। आपके द्वारा भेजे जाने वाले संचार के प्रत्येक टुकड़े के पास होने का एक कारण होना चाहिए। यह महत्वपूर्ण है कि आप उन विषयों के लिए एक बुनियादी दिशानिर्देश निर्धारित करने के लिए समय निकालें, जिन्हें आप प्रत्येक ईमेल या अपने ग्राहकों के साथ बैठक के दौरान कवर करेंगे। यह एक स्पष्ट मार्ग निर्धारित करने में भी मदद करेगा कि आपसे प्रगति अपडेट की अपेक्षा कब की जाए।

विधि। आपके ग्राहक की पसंदीदा संचार विधि क्या है? परियोजना लॉन्च से पहले इस जानकारी पर चर्चा करें। इस तरह, आपको पता चल जाएगा कि अपनी प्रगति को कैसे अपडेट किया जाए, चाहे वह साप्ताहिक बैठकों, ईमेल या फोन कॉल के दौरान हो। 

जवाबदेही। पहचानें कि क्या करने के लिए कौन जिम्मेदार है, इस तरह, आप अपनी टीम को स्पष्ट स्वामित्व प्रदान करेंगे। आपकी संचार योजना के काम करने के लिए, यह महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक व्यक्ति अपनी भूमिका भी जानता है। 

गैंट चार्ट का उपयोग करके वास्तव में प्रभावी संचार योजना विकसित करें

परियोजनाओं का प्रबंधन करते समय, प्रगति का संचार करना नौकरी का एक बड़ा हिस्सा है। लेकिन साथ ही, यदि आपके पास गेट-गो से सही जानकारी नहीं है, तो अपने काम को कुशलता से निष्पादित करना मुश्किल होगा। यही कारण है कि सही डेटा इकट्ठा करने और एक योजना तैयार करने में सक्षम होना जो रोडमैप के रूप में काम करेगा

अपने ग्राहकों के साथ प्रभावी ढंग से संवाद करना परियोजनाओं के प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण पहलू है।

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस प्रकार की परियोजना पर काम कर रहे हैं, सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आप समझते हैं कि आपसे और आपकी टीम से क्या अपेक्षा की जाती है। अपने ग्राहक को एक रणनीति पर सहमत होने से, आप अपने जीवन को बहुत आसान बना देंगे। हितधारकों को पता चल जाएगा कि उन्हें कब अपडेट मिलना है, और आपको पता चल जाएगा कि आपको हर बार क्या संवाद करना है

लेकिन परियोजनाओं और टीमों का प्रबंधन करना कोई आसान काम नहीं है। आप समय सीमा, मुद्दों, बैठकों और एक साथ सौ अलग-अलग अनुरोधों से निपट रहे हैं। सौभाग्य से, परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवारe जैसे Instagantt आपको ट्रैक पर बने रहने में मदद कर सकता है। कैसा? शुरुआत के लिए, आप अपनी परियोजनाओं के लिए संचार योजनाएं बना सकते हैं, और उन्हें प्रबंधित कर सकते हैं, सभी एक ही स्थान पर। 

इसका मतलब है कि आप परियोजना से संबंधित सभी जानकारी को एक ही स्थान पर संग्रहीत करेंगे, जो आपकी प्रगति के शीर्ष पर बने रहने का प्रयास करते समय वास्तव में एक अंतर लाएगा। Instagantt के साथ, अपनी संचार योजना को विकसित करना और व्यवहार में लाना बहुत आसान है। हमारा गैंट चार्ट सॉफ़्टवेयर आपको अपनी परियोजनाओं का प्रबंधन करने, कई कार्य, समय सीमा, शेड्यूल मीटिंग या फोन कॉल बनाने की अनुमति देता है, और यह सुनिश्चित करता है कि आप कभी भी समय सीमा न चूकें, खासकर जब अपने ग्राहकों को अपडेट करने की बात आती है।

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