कार्य का विवरण क्या है?
कार्य का विवरण एक एकल दस्तावेज़ है जो आपको पूरी तरह से हर उस चीज़ को परिभाषित करने में मदद करता है जिस पर आप काम कर रहे हैं। अपने कार्यों, आपकी टाइमलाइन और आपके डिलिवरेबल्स जैसी जानकारी खोजने के लिए एक दर्जन अलग-अलग रूपों और कागजात से गुजरने के बजाय, यह एक एकल दस्तावेज है जो इसे एक ही स्थान पर रखता है। इससे आपके और आपकी पूरी टीम के लिए वापस जाना और यह देखना बहुत आसान हो जाता है कि जब आपको आवश्यकता हो तो क्या हो रहा है, या चीजों की जांच करने के लिए यदि आपको लगता है कि आप थोड़ा खो गए हैं।
यह वास्तव में पहली चीज है जिस पर आपको काम करने की आवश्यकता है, बजाय किसी अन्य स्प्रेडशीट या ट्रैकिंग सिस्टम को बनाने के। आपको यह समझने के लिए कार्य के विवरण की आवश्यकता है कि आप अपने ग्राहक के लिए क्या प्रदान करने के लिए सहमत हैं और वे समय सीमा और जिस काम की अपेक्षा करते हैं, उससे वे क्या सहमत हैं। एक बार जब आप सभी को इस बात का अंदाजा हो जाता है कि क्या आने वाला है, तो इसमें शामिल सभी लोगों के लिए चीजें पूरी तरह से आसान हो जाएंगी, क्योंकि आपके पास हमेशा कुछ ऐसा होगा जिसे आप जरूरत पड़ने पर वापस संदर्भित कर सकते हैं।
आपके काम के बयान में क्या है?
परिचय:
यह वह जगह है जहां आप ठीक यही करेंगे, परियोजना के साथ-साथ उन लोगों का परिचय दें जो इस पर काम करने जा रहे हैं ताकि आपके पास हमेशा अपनी कागजी कार्रवाई पर एक पल की नज़र के साथ हर चीज का त्वरित अवलोकन हो।
लक्ष्य
आप इस परियोजना का निर्माण क्यों कर रहे हैं? आपको यह जानने की जरूरत है कि परियोजना का समग्र लक्ष्य क्या है ताकि आप जान सकें कि वहां पहुंचने के लिए आप क्या करने जा रहे हैं। किसी उद्देश्य के बिना, अपने अगले कदमों या आपकी टीम के काम करने के तरीके को जानना मुश्किल है।
गुंजाइश
परियोजना के भीतर किन कार्यों को पूरा करने की आवश्यकता है? यह वह जगह नहीं है जहां आप उन्हें व्यक्तिगत रूप से बाहर करने जा रहे हैं, लेकिन आप जानना चाहते हैं कि परियोजना कितनी विस्तृत (या नहीं) है। आप बाहर नहीं जाना चाहते हैं जो वास्तव में आवश्यक है।
कहां
परियोजना कहां होने जा रही है? क्या आप इसे क्लाइंट के साथ साइट पर करने जा रहे हैं? क्या आप दूर से काम करने जा रहे हैं? क्या यह एक ऐसी परियोजना है जो आपकी सुविधा में की जाती है और फिर ग्राहक को सौंप दी जाती है? समझाएं कि काम कहां किया जाएगा।
कार्य
यह वह जगह है जहां आप प्रत्येक अलग-अलग कार्यों को तोड़ने जा रहे हैं जो आप क्लाइंट के लिए काम करेंगे। आपको बहुत सारे कार्यों या बस कुछ में टूटना पड़ सकता है। आपको उप-कार्यों या यहां तक कि उप उप-कार्यों की आवश्यकता हो सकती है। यह सब ठीक है।
मीलपत्थर
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप परियोजना के साथ ट्रैक पर हैं, आपको कौन से मील के पत्थर तक पहुंचने की आवश्यकता है? आप परियोजना के कुछ बड़े कार्यों या बड़े बिंदुओं को कहां हिट करना चाहेंगे और उन्हें कैलेंडर पर चिह्नित करना चाहेंगे?
डिलिवरेबल्स
परियोजना के दौरान या यहां तक कि जब आप सभी काम कर चुके हों तो आपको ग्राहक को क्या प्रदान करने की आवश्यकता है? ये डिलिवरेबल्स हैं और आपको यह जानने की जरूरत है कि आप क्या प्रदान करने की उम्मीद कर रहे हैं और साथ ही ग्राहक आपसे हर समय क्या प्रदान करने की उम्मीद कर रहा है।
अनुसूची
घटनाओं का एक शेड्यूल और उन सभी चीजों को लेआउट करें जो आपको यह सुनिश्चित करने के लिए करने की आवश्यकता है कि आप ट्रैक पर हैं। आप अलग-अलग कार्य कब करने जा रहे हैं, डिलिवरेबल्स कब देय हैं, मील के पत्थर कब पूरे करने की आवश्यकता है? यह सब लिखा जाना चाहिए।
मानकों
परियोजना को पूरा करने या विशिष्ट डिलिवरेबल्स को पूर्ण मानने के लिए आवश्यक मानक क्या हैं? यह सुनिश्चित करने के लिए क्या परीक्षण करने की आवश्यकता है कि सब कुछ उन मानकों पर निर्भर है या कोड की आवश्यकता तक है?
सफलता
सफलता का गठन क्या करने जा रहा है? पूरी टीम के साथ-साथ ग्राहक को यह महसूस करने के लिए क्या करना होगा कि यह परियोजना सफल रही है और आप किसी अन्य परियोजना के साथ जारी रख सकते हैं या परियोजना को पूरी तरह से पूरा कर सकते हैं?
आवश्यकताओं
इस परियोजना को बनाने के साथ-साथ उपकरण की आवश्यकताएं या अन्य आवश्यकताएं क्या हैं? यह सुनिश्चित करने के लिए आपको क्या चाहिए कि सब कुछ ठीक से किया गया है और यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह सब विनिर्देशों के लिए भी पूरा हो गया है? आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके पास वह सभी उपकरण हैं।
भुगतान
परियोजना के लिए आपको क्या भुगतान किया जाएगा? आपको भुगतान कब किया जाएगा? यदि भुगतान मील के पत्थर में किया जाएगा, तो उन्हें कब भेजा जाएगा? भुगतान कैसे किया जाएगा? उस भुगतान को करने के लिए क्या करने की आवश्यकता है?
अन्य __________
यह वह जगह है जहां आप किसी भी अतिरिक्त जानकारी को जोड़ने जा रहे हैं जिसे आपको उस परियोजना के बारे में ट्रैक करने की आवश्यकता है जो हमारे द्वारा पहले ही बताई गई अन्य श्रेणियों में फिट नहीं हो सकती है। इस खंड में आपको या क्लाइंट को जो कुछ भी जानने की आवश्यकता है, उसे जोड़ें।
बंद
यह वह जगह है जहाँ आप बंद करने जा रहे हैं। एक निबंध की तरह ही आप चाहते हैं कि आपने जो चर्चा की है, उसका एक संक्षिप्त रैप-अप हो, आप अपने ग्राहक को जानकारी या डिलिवरेबल्स कैसे वितरित करेंगे, और परियोजना कब पूरी होने वाली है। इससे हर किसी के लिए चीजों के शीर्ष पर बने रहना आसान हो जाता है।
आपको इसकी आवश्यकता क्यों है?
कई अलग-अलग कारण हैं कि इस प्रकार की जानकारी महत्वपूर्ण है और यह सब एक ही स्थान पर होने से और भी अधिक होने जा रहा है। कार्य के विवरण के साथ, आपके पास वह सब कुछ होगा जो आपको एक ही स्थान पर एक साथ रखने की आवश्यकता है। अब, आपको अभी भी अन्य स्थानों पर भी उस जानकारी के कुछ (यदि सभी नहीं) का ट्रैक रखने की आवश्यकता होगी, लेकिन आपको एक जगह पता चल जाएगा जिसे आप हमेशा यह सुनिश्चित करने के लिए देख सकते हैं कि चीजें जिस तरह से चल रही हैं उन्हें चाहिए।
आपके कार्य विवरण पर परियोजना में शामिल सभी लोगों द्वारा उच्चतम स्तर पर चर्चा की जानी चाहिए और सहमति होनी चाहिए। इसका मतलब है कि परियोजना प्रबंधक , ग्राहक और यहां तक कि आपके पर्यवेक्षक या बॉस भी उस विवरण में शामिल होने चाहिए। आपको यह सुनिश्चित करने के लिए सभी को एक साथ इस पर विचार करना चाहिए कि यह इस बात का सटीक प्रतिनिधित्व है कि क्या किया जाना चाहिए और इसे कैसे किया जाना चाहिए। अगर ऐसा है, तो आप बहुत बढ़िया हैं और आपको अपने बाकी कामों को आगे बढ़ाने में कोई समस्या नहीं होगी। अगर ऐसा नहीं है, तो आपको पता चल जाएगा कि आपको जो चाहिए उसे पाने के लिए ड्राइंग बोर्ड पर वापस जाने का समय आ गया है।
एक बार जब दस्तावेज़ सभी के द्वारा सहमत हो जाता है और उसमें सभी जानकारी रखी जाती है, तो आपके पास कुछ ऐसा होगा जिसे आप किसी भी समय खींच सकते हैं। यदि ग्राहक किसी चीज़ पर सवाल उठाना चाहता है या आपकी टीम को यकीन नहीं है कि उन्हें क्या करने की आवश्यकता है, तो आप हमेशा उस स्टेटमेंट ऑफ़ वर्क को वापस संदर्भित करने के लिए खींच सकते हैं। आप प्रत्येक अनुभाग और उस दस्तावेज़ में डाली गई सभी जानकारी को इंगित करने में सक्षम होंगे और देखेंगे कि उत्तर कहाँ हैं और वास्तव में क्या किया जाना चाहिए।
यदि आप प्रोजेक्ट मैनेजर हैं, तो आपके पास परियोजना के लिए आवश्यक सभी बारीकियों और सूचनाओं को पूरा करने में बहुत आसान समय होगा, जब आपके पास शुरू करने के लिए कार्य विवरण होगा। यह आपको उन सभी विभिन्न कार्यों और उप-कार्यों को पूरा करने में मदद करने जा रहा है जिन्हें परियोजना के भीतर पूरा करने की आवश्यकता है ताकि आप उन्हें एक ऐसे प्रारूप में डाल सकें जो सभी के लिए ट्रैक रखना थोड़ा आसान हो। आखिरकार, कार्य का विवरण मूल बातें रिकॉर्ड करने के लिए बहुत अच्छा होने जा रहा है, लेकिन आपको एक ऐसे तरीके की आवश्यकता है जिसे एक दस्तावेज़ के बजाय अधिक आसानी से प्रबंधित किया जा सके।
अपने काम का विवरण लिखना
इस दस्तावेज़ को लिखना मुश्किल नहीं है, लेकिन यह समय लेने वाला हो सकता है। आखिरकार, आप एक एकल दस्तावेज़ लिखने जा रहे हैं जिसमें आपकी परियोजना के बारे में सारी जानकारी है। यह लंबा, गहराई से और काफी व्यापक होने वाला है। उल्लेख नहीं है कि आपको इसे सही करने के लिए कई अलग-अलग लोगों के साथ काफी शोध और काम करने की आवश्यकता है। और उम्मीद है, आप प्रक्रिया को तेज करने के लिए इसे पहली बार सही कर सकते हैं।
सुनिश्चित करें कि जब आप इसे लिखना शुरू करते हैं तो आप यथासंभव विशिष्ट होते हैं। आप अपने पास मौजूद सभी जानकारी को तुरंत रखना चाहते हैं (और किसी भी जानकारी का उत्तर प्राप्त करना चाहते हैं जो आप नहीं करते हैं)। यह आपकी कागजी कार्रवाई को शामिल सभी लोगों के लिए पूरी तरह से अधिक पूर्ण और कुशल बनाने जा रहा है। उल्लेख नहीं करने के लिए यह सुनिश्चित करने जा रहा है कि कोई भी सड़क के नीचे भ्रमित नहीं है और कोई भी वापस नहीं आ सकता है और कह सकता है कि परियोजना संक्षिप्त में कुछ था (या नहीं था)। यह सब वहीं होने जा रहा है।
हालाँकि, आपको इस दस्तावेज़ को निबंधों या पैराग्राफ की एक श्रृंखला में लिखने की आवश्यकता नहीं है। आप वास्तव में इसे टेबल, ग्राफ़, चार्ट, छवियों और बहुत कुछ में बहुत सारी जानकारी के साथ लिख सकते हैं। वास्तव में, ऐसा करना आपके लिए एक अच्छा विचार है क्योंकि वे जानकारी को तोड़ने और पढ़ने में आसान बनाने जा रहे हैं। वे आपके लिए कुछ जानकारी को वापस संदर्भित करना भी बहुत आसान बनाने जा रहे हैं। यदि आप उस चार्ट को पा सकते हैं जिसकी आपको आवश्यकता है, तो जो करने की आवश्यकता है उसमें सही कूदना आसान है।
अंत में, सुनिश्चित करें कि आप हमेशा अपने कार्य विवरण को स्वीकृत करवाते हैं। यदि आप सब कुछ लिखते हैं जिस तरह से आपको लगता है कि यह किया जाना चाहिए या जिस तरह से आपको लगता है कि ग्राहक चाहता है, लेकिन आप इसे कभी भी हस्ताक्षरित नहीं करते हैं, तो आप कभी नहीं जान पाएंगे कि क्या आप सही हैं। कम से कम, तब तक नहीं जब तक आप डिलिवरेबल्स या अंतिम प्रोजेक्ट में बदलना शुरू नहीं करते हैं और ग्राहक खुश नहीं होता है। यह निश्चित रूप से लंबे समय में आपकी या आपके ग्राहक की मदद करने वाला नहीं है। इसलिए, सुनिश्चित करें कि जब यह पूरा हो जाए तो आप उन्हें अपना कार्य विवरण दिखाएं और यह सुनिश्चित करने के लिए मिलकर काम करें कि यह वही है जो वे उम्मीद कर रहे थे या उन्हें क्या चाहिए।
इसे लपेट रहा है
जब आप किसी क्लाइंट के लिए किसी भी प्रकार की परियोजना पर काम कर रहे होते हैं, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि यह सही तरीके से किया जा रहा है। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप सही रास्ते पर हैं, आप एक ही पृष्ठ पर हैं और बहुत कुछ। यह सब आपके कार्य विवरण को प्रक्रिया में जितनी जल्दी हो सके काम करके किया जा सकता है। फिर, आप उस कार्य विवरण को ले सकते हैं और गैंट चार्ट के माध्यम से अपनी टीम के प्रत्येक सदस्य के साथ अपने कार्यों और अपनी प्रगति पर नज़र रखने की एक प्रणाली बनाने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं। यह प्रक्रिया आपको यह सुनिश्चित करने में मदद करेगी कि सब कुछ ठीक उसी तरह हो रहा है जैसे आप सहमत थे।
जब आप गैंट चार्ट बनाने के लिए तैयार हों, तो सुनिश्चित करें कि आप रास्ते में मदद करने के लिए इंस्टागैंट देखें। प्रक्रिया सरल है और आप कुछ ही समय में किए जाने वाले सभी कार्यों को जल्दी और आसानी से लेआउट करने में सक्षम होंगे।
