एक सफल व्यवसाय के लिए परियोजना प्रबंधन महत्वपूर्ण है। लेकिन कई लोगों के पास यह सवाल है कि एक प्रबंधक क्या करता है और हमें एक सफल परियोजना प्रबंधक बनने के लिए क्या सीखना चाहिए। खैर, परियोजना प्रबंधक अपनी कंपनियों के लिए विशिष्ट परियोजनाओं की योजना बनाने, व्यवस्थित करने और नियंत्रित करने के लिए जिम्मेदार हैं। परियोजना प्रबंधकों के पास विभिन्न परियोजनाओं की देखरेख करके और उन्हें सफलतापूर्वक पूरा करके कंपनी के प्रक्षेपवक्र को बदलने की क्षमता है।
एक परियोजना प्रबंधक क्या करता है, इसके बारे में बात करते हुए, प्रबंधकों के सटीक कर्तव्य संगठन, बाजार और उद्योग के प्रवाह और प्रबंधक किस तरह की परियोजना को संभाल रहे हैं, इस पर निर्भर करते हैं। लेकिन कुछ कर्तव्य हैं जो सामान्य हैं, और प्रत्येक परियोजना प्रबंधक को इन कर्तव्यों को पूरा करना पड़ता है। उनके कर्तव्य इस प्रकार हैं।
• परियोजना को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए क्या करने की आवश्यकता है और सभी की भूमिका क्या है, इसके बारे में योजना बनाना
• परियोजना से जुड़े जोखिमों की गणना करना और जोखिमों को कम करने के लिए समाधान ढूंढना जितना वे कर सकते हैं।
• यह सुनिश्चित करना कि परियोजना की गुणवत्ता मानकों तक है
• टीम को कड़ी मेहनत और कुशलता से काम करने के लिए प्रेरित करना
• यह सुनिश्चित करना कि परियोजना समय पर सही है
• परियोजना को नियंत्रित करना और किसी को इसकी आवश्यकता होने पर सहायता प्रदान करना
• यह सुनिश्चित करना कि परियोजना वांछित परिणाम के साथ पूरी हो गई है
ये परियोजना प्रबंधक की प्रक्रियाएं हैं जिन्हें प्रबंधकों को परियोजना के जीवनचक्र के दौरान विभिन्न समय पर वापस लौटना होगा। प्रोजेक्ट मैनेजर इतने सारे कर्तव्यों का पालन करता है कि यह पूछने के बजाय कि प्रोजेक्ट मैनेजर क्या करता है, सही सवाल यह होगा कि प्रोजेक्ट मैनेजर क्या नहीं करता है।
परियोजना प्रबंधक के कर्तव्यों और जिम्मेदारियों
निम्नलिखित कुछ कर्तव्य हैं जो परियोजना प्रबंधक को करने चाहिए। यह एक उपयुक्त उत्तर हो सकता है कि परियोजना प्रबंधक क्या प्रश्न करता है।
परियोजना की योजना बनाना
एक परियोजना प्रबंधक सभी स्टेक हितधारकों द्वारा परिभाषित परिणामों के अनुसार पूरी परियोजना की योजना बनाने के लिए जिम्मेदार होता है। परियोजना प्रबंधक यह सुनिश्चित करता है कि परियोजना को पूरा करना बड़े रणनीतिक लक्ष्य से जुड़ा हुआ है और परियोजना की सफलता सुनिश्चित करके सभी निवेशकों और हितधारकों से धन प्राप्त करता है।
प्रोजेक्ट मैनेजर दिए गए समय-सीमा और निर्देशों के अनुसार प्रोजेक्ट प्रबंधन करता है। वह हर किसी की भूमिका को परिभाषित करता है और अपनी टीम को कार्य सौंपता है। वे यह पता लगाते हैं कि वे पूरे प्रोजेक्ट के दौरान विभिन्न उद्देश्यों को कैसे प्राप्त करने जा रहे हैं। यह योजना बहुत महत्वपूर्ण है क्योंकि पूरी परियोजना इसी योजना पर आधारित होगी।
संसाधनों को इकट्ठा करना
पूरी परियोजना की योजना बनाने के बाद, आपको अपनी अंतिम योजना के अनुसार परियोजना को पूरा करने के साधनों की आवश्यकता होती है। परियोजना को पूरा करने के लिए आपको धन, समय और जनशक्ति की आवश्यकता होती है।
• परियोजना प्रबंधक को संसाधन प्रबंधन करना होगा और उसे इसके बारे में स्मार्ट होना चाहिए।
• परियोजना की पूरी सफलता अच्छे संसाधन प्रबंधन पर निर्भर है। गैंट चार्ट सॉफ्टवेयर ऐसा करने में मदद करता है।
• संसाधन प्रबंधन बहुत कठिन और मुश्किल है क्योंकि संसाधन हमेशा सीमित होने जा रहे हैं।
आपको जो दिया गया है उस पर काम करना चाहिए और परियोजना प्रबंधकों को संसाधनों का सबसे कुशल तरीकों से उपयोग करने के तरीकों का पता लगाना होगा। यदि वे संसाधनों का उपयोग करने के बारे में कोई गलत निर्णय लेते हैं, तो पूरी परियोजना विफलता का परिणाम हो सकती है।
परियोजना का अच्छा प्रबंधन
बहुत से लोग इस सवाल का जवाब देते हैं कि परियोजना प्रबंधक क्या करते हैं परियोजना का प्रबंधन कर रहे हैं। परियोजना का प्रबंधन परियोजना प्रबंधक के कई कर्तव्यों में से एक है।
• कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपने कितनी चतुराई से एक परियोजना की योजना बनाई है, जैसे-जैसे आप परियोजना के साथ जाते हैं, समस्याएं उत्पन्न होने वाली हैं।
• चीजें एक बिंदु या दूसरे पर आपके कार्यक्रम से विचलित होने जा रही हैं।
लेकिन अच्छे प्रबंधकों को पता है कि इन स्थितियों को कैसे संभालना है क्योंकि वे पहले से ही अप्रत्याशित की उम्मीद कर रहे हैं। उन्होंने जोखिम प्रबंधन पर पर्याप्त शोध किया है और वे जानते हैं कि किस तरह की जटिलताएं पैदा हो सकती हैं और उनके पास पहले से ही इसका जवाब है। वे जहाज को सही दिशा में नौकायन रखने के लिए जिम्मेदार हैं। तो, यह प्रश्न के उत्तर का मूल है, एक परियोजना प्रबंधक क्या करता है।
प्रोजेक्ट टीम को प्रेरित करना
परियोजना प्रबंधक को अपनी टीम को केवल समयसीमा, बजट और संसाधनों पर ध्यान केंद्रित करने के अलावा अपना सर्वश्रेष्ठ काम देने के लिए भी प्रेरित करना चाहिए।
परियोजना प्रबंधक को प्रत्येक सदस्य को कुशलता से काम करने के लिए प्रेरित करने के लिए अपनी टीम के सदस्यों को अच्छी तरह से जानना चाहिए। उसे विभिन्न टीम के सदस्यों के बीच उत्पन्न होने वाले किसी भी संघर्ष को नियंत्रित करना चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि हर कोई खुश है कि वह क्या कर रहा है, और वे मूल्यवान महसूस कर रहे हैं।
यदि टीम ठीक से प्रेरित नहीं है तो विभिन्न अनावश्यक समस्याएं उत्पन्न होंगी, और परियोजना की गति बहुत धीमी होगी। इसलिए, समय-समय पर अपनी टीम को प्रेरित करना बहुत महत्वपूर्ण है।
परियोजना वितरित करना
मुख्य बात यह है कि परियोजना प्रबंधक के लिए जिम्मेदार है परियोजना को समय पर वितरित करना।
• यह आसान लग सकता है लेकिन ऐसे कई कारक हैं जिन पर परियोजना का सफल वितरण निर्भर करता है।
• प्रबंधक को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि परियोजना में सभी परिणामों की योजना, संसाधन और प्रबंधन समय पर पूरा हो गया है।
• उसे उत्पन्न होने वाली अप्रत्याशित समस्याओं पर भी भरोसा करना चाहिए और उन्हें बहुत जल्दी हल करना होगा।
परियोजना पूरी होने के बाद, अच्छे प्रबंधक यह सुनिश्चित करने के लिए बैठकें आयोजित करते हैं कि सब कुछ योजना के अनुसार चला गया और परियोजना सफल रही। वे उन चीजों पर भी जाते हैं जो वे बेहतर कर सकते थे और भविष्य की परियोजनाओं में उन्हें लागू कर सकते थे।
कार्य परियोजना प्रबंधकों को संभालना चाहिए:
निम्नलिखित कुछ कार्य हैं जिन्हें परियोजना प्रबंधकों को नियमित आधार पर संभालना पड़ता है।
बजट
बजट बनाना परियोजना प्रबंधक के सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है। उसे यह सुनिश्चित करना चाहिए कि परियोजना दिए गए बजट के भीतर पूरी हो।
• छोटे पैमाने की परियोजनाओं के लिए, आपको यह सुनिश्चित करने के लिए साप्ताहिक या कुछ मामलों में मासिक बजट की समीक्षा करनी होगी कि आप दी गई सीमा से ऊपर खर्च नहीं कर रहे हैं।
• छोटे पैमाने की परियोजनाओं को किसी भी प्रकार के बजट के साथ संभालना आसान है।
• लेकिन बड़ी परियोजनाओं में, परियोजना प्रबंधक को यह सुनिश्चित करने के लिए प्रतिदिन अपने बजट की समीक्षा करनी चाहिए कि वे पैसे के साथ ओवरबोर्ड नहीं जा रहे हैं।
ऐसी कई चीजें हैं जिन्हें आपको यह सुनिश्चित करने के लिए ध्यान में रखना होगा कि परियोजना आवंटन से अधिक न हो।
टीम बिल्डिंग
परियोजना प्रबंधक किसी भी विशिष्ट परियोजना के लिए सही टीम के महत्व को जानते हैं और उस टीम का निर्माण करते हैं जो परियोजना के लिए सबसे उपयुक्त है।
• अलग-अलग लोगों की अलग-अलग ताकत और कमजोरियां होती हैं और हर प्रोजेक्ट के लिए एक ही टीम चुनना आदर्श समाधान नहीं होता है।
• आपको काम को सर्वश्रेष्ठ करने के लिए टीम के प्रत्येक सदस्य के बारे में सोचना चाहिए।
सही टीम चुनने के बाद आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि वे ठीक से प्रेरित और खुश रहें। अच्छे प्रबंधक टीम के मनोबल को बढ़ाने के लिए अलग-अलग अभ्यास करते हैं और यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे अपने काम में अपना सर्वश्रेष्ठ प्रयास करने के लिए तैयार हैं। उन्हें प्रोत्साहन प्रदान करना भी एक बहुत अच्छा विकल्प है।
टीमों के बीच संवाद करें
परियोजना प्रबंधक यह सुनिश्चित करने के लिए संपर्क के रूप में भी कार्य करते हैं कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर है और परियोजना आगे की दिशा में आगे बढ़ रही है।
• यदि विभिन्न टीमों या सदस्यों के बीच कोई संघर्ष होता है, तो परियोजना प्रबंधक स्थितियों को फैलाते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि हर कोई दिए गए समय सीमा में परियोजना को सफलतापूर्वक पूरा करने पर केंद्रित है।
• यदि टीम के बीच खराब संचार है या टीम के सदस्यों के बीच समस्याएं हैं तो यह टीमों के प्रदर्शन को बहुत प्रभावित कर सकता है और परियोजना की गुणवत्ता में भी कमी आएगी।
इसलिए, परियोजना प्रबंधक के लिए परियोजना पर सभी को रखना एक बहुत ही महत्वपूर्ण कार्य है।
एक परियोजना प्रबंधक दैनिक आधार पर क्या करता है?
परियोजना प्रबंधक का काम बहुत तेज गति वाला है, और प्रत्येक दिन अलग है। उन्हें प्रत्येक दिन नई समस्याओं से निपटना चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि कुछ भी परियोजना के कार्यक्रम को प्रभावित नहीं करेगा। परियोजना के विभिन्न चरणों के आधार पर, परियोजना प्रबंधक की दैनिक जिम्मेदारियां निम्नलिखित हैं।
• नेताओं और सभी हितधारकों के साथ बैठक करके परियोजना के दायरे का निर्णय लेना
• परियोजना का बजट तय करना और यदि परियोजना को अधिक धन की आवश्यकता होती है, तो वित्तीय टीम से टीम को धन प्रदान करने के लिए कहना
• पहले से पूरी परियोजना की योजना बनाएं और दिए गए समय में परियोजना को पूरा करने के लिए मील के पत्थर और उद्देश्य निर्धारित करें।
• टीम के सदस्यों के साथ संवाद करना और परियोजना की स्थिति की निगरानी करना और यह सुनिश्चित करना कि दिए गए समय अवधि में उद्देश्यों और मील के पत्थर को पूरा किया जा रहा है
• ध्यान रखें कि परियोजना के विभिन्न चरणों के दौरान कौन से मुद्दे उत्पन्न हो सकते हैं और इन मुद्दों का समाधान हो सकता है
• परियोजना की प्रगति की जांच करने के लिए दैनिक या जितनी बार संभव हो बैठकें आयोजित करें
• अपनी टीम के सदस्यों के बीच कार्यों को पुनः आवंटित करना और यह सुनिश्चित करना कि कोई भी क्षमता से अधिक और कम काम नहीं कर रहा है
• टीम के सदस्यों को सहायता प्रदान करें जो अपने काम से जूझ रहे हैं।
तो, यह इस सवाल का जवाब है कि प्रबंधक नियमित आधार पर क्या करते हैं। परियोजना प्रबंधक एक दैनिक प्रक्रिया पर विभिन्न कार्य करते हैं और यदि आप किसी भी प्रकार के प्रोजेक्ट मैनेजर या प्रबंधक बनने के बारे में सोच रहे हैं तो आपको पता होना चाहिए कि यह एक बहुत ही मांग वाला काम है और आप पूरी परियोजना और आपकी टीम के लिए भी जिम्मेदार होंगे।
समाप्ति
प्रोजेक्ट मैनेजर क्या करता है? खैर, हमने ऊपर विस्तार से देखा। हर संगठन की सफलता में, प्रोजेक्ट मैनेजर एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। वे पूरे प्रोजेक्ट की देखरेख करते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि प्रोजेक्ट दी गई समय सीमा पर सफलतापूर्वक पूरा हो। गैंट चार्ट समय सीमा को प्रबंधित करने के लिए बेहतरीन उपकरण हैं। अगर किसी संगठन के पास सही प्रोजेक्ट मैनेजर नहीं है, तो वह जीवित नहीं रह पाएगा।
