परियोजना हितधारक - यह सब कैसे शुरू होता है

आइए थोड़ा करीब से देखें कि वे कौन हैं और वे क्या करते हैं। और सफलता सुनिश्चित करने के लिए आपको उन्हें अपनी परियोजना में रखने की भी आवश्यकता क्यों है। आखिरकार, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप अपने व्यवसाय के लिए हर संभव प्रयास कर रहे हैं।

परियोजना हितधारक

सबसे पहले, परियोजना के हितधारक वे लोग हैं जो किसी तरह से परियोजना में निवेश करते हैं। आप एक हितधारक के बारे में सोच सकते हैं कि कोई ऐसा व्यक्ति है जिसके पास किसी चीज़ में वित्तीय निवेश है। लेकिन वास्तव में ऐसा नहीं है जब परियोजना प्रबंधन की बात आती है। इसके बजाय, आपके हितधारक आपके व्यवसाय के विभागों, आपके ग्राहक, आपकी टीम जैसे लोग हैं जो परियोजना को निष्पादित करने में आपकी सहायता कर रहे हैं और इसी तरह। ये वे लोग हैं जो आपकी परियोजना को पूरा करने के लिए अभी जहां आप हैं, वहां से आपकी मदद करने के लिए जिम्मेदार हैं।

यदि आप एक हितधारक की वास्तविक परिभाषा को देखते हैं, तो यह कोई ऐसा व्यक्ति है जो परियोजना में सक्रिय रूप से शामिल है। यह एक व्यक्ति या एक पूर्ण संगठन हो सकता है। और इसका मतलब है कि विचाराधीन व्यक्ति या संगठन परियोजना के पूरा होने के तरीके से प्रभावित होगा और यह पूरा हुआ है या नहीं। इसलिए, उनके पास वित्तीय हिस्सेदारी नहीं है (आमतौर पर) लेकिन अगर कुछ गलत हो जाता है तो उनके पास खोने के लिए कुछ होता है। और अगर चीजें सही होती हैं तो उन्हें कुछ हासिल करना है। पूरी परियोजना में उनकी हिस्सेदारी है।

अब, ध्यान रखें कि आपके कुछ हितधारक बेहद स्पष्ट होने जा रहे हैं। और कुछ थोड़ा कम स्पष्ट हैं। इतना ही नहीं बल्कि उनमें से कुछ की परियोजना में दूसरों की तुलना में बड़ी हिस्सेदारी है। परियोजना में कुछ की महत्वपूर्ण भूमिका हो सकती है लेकिन निर्णय लेने में उनकी छोटी भूमिका होती है। या किसी की परियोजना में छोटी भूमिका हो सकती है लेकिन निर्णय लेने में एक प्रमुख भूमिका हो सकती है। आप जानना चाहते हैं कि इनमें से प्रत्येक व्यक्ति कौन है और पूरी टीम के लिए उनकी वास्तव में जिम्मेदारियां क्या हैं। इस तरह आप सभी को काम पर रख सकते हैं और जहां उन्हें होना चाहिए।

हितधारकों के प्रकार

हम वास्तव में किसी भी परियोजना में दो अलग-अलग प्रकार के हितधारकों को देख सकते हैं जिस पर आप काम कर रहे हैं। पहले आंतरिक हितधारक हैं, जिसका अर्थ है कि अन्य आपके बाहरी हितधारक हैं। ध्यान रखें कि ये बहुत महत्वपूर्ण लोग हैं। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस प्रकार के हितधारक के बारे में बात कर रहे हैं, आपको उनमें से प्रत्येक पर ध्यान देने और यह समझने की आवश्यकता है कि उन्हें क्या चाहिए और इसे कैसे प्राप्त किया जाए। आपको यह भी सोचने की ज़रूरत है कि वे बाकी टीम से कैसे संबंधित हैं ताकि आप सब कुछ सुचारू रूप से रख सकें।

आंतरिक हितधारक वे हैं जो आपके व्यवसाय के अंदर हैं। ये टीम के सदस्य हैं जो परियोजना पर आपके साथ काम कर रहे हैं। यह वे लोग भी हैं जो यह सुनिश्चित करने के प्रभारी हैं कि परियोजना पूरी हो जाए। इसका मतलब है कि परियोजना प्रबंधक, संगठन प्रबंधक और नेता, अधिकारी और इतने पर। मूल रूप से, जो कोई भी व्यवसाय के भीतर है जिसकी समग्र परियोजना में किसी प्रकार की हिस्सेदारी है, उसे आंतरिक हितधारक माना जाएगा। ये वे लोग हैं जिनके साथ आपको काम करना सबसे आसान लगता है और यह सुनिश्चित करने के लिए कि उन्हें इस प्रक्रिया से आवश्यक लाभ मिल रहे हैं।

बाहरी हितधारक वे लोग हैं जो आपके संगठन से बाहर हैं लेकिन जो हो रहा है उसमें उनकी हिस्सेदारी है। ये ग्राहक या निवेशक हैं। यह आपूर्तिकर्ता भी हो सकते हैं जो भुगतान पर प्रतीक्षा कर रहे हैं या जो लोग आपके उत्पाद या सेवा का उपयोग करते हैं। ये वे लोग हैं जो आंतरिक हितधारकों से प्रभावित होंगे और वे क्या करते हैं। वे ऐसे लोग भी हैं जो आपको अपना व्यवसाय बढ़ाने की अनुमति देते हैं क्योंकि आपको अपने उत्पादों और सेवाओं को खरीदने या उपयोग करने के लिए लोगों की आवश्यकता होती है और आपको ऐसे लोगों की आवश्यकता होती है जो आप में निवेश करने के इच्छुक हों और आप क्या पेशकश करना चाहते हैं।

आपको क्या करने की आवश्यकता है

यदि आप प्रोजेक्ट मैनेजर हैं तो आपका काम यह सुनिश्चित करना है कि आपकी परियोजना के लिए चीजें सही हो रही हैं। इसमें यह सुनिश्चित करना शामिल है कि आपके सभी हितधारक जानते हैं कि पूरी प्रक्रिया में क्या हो रहा है। उन्हें अच्छी तरह से सूचित किया जाना चाहिए और उन्हें उस परियोजना में शामिल होना चाहिए (जो भी उन्हें होना चाहिए) जिस पर आप काम कर रहे हैं। उन्हें जो कुछ भी हो रहा है उसके साथ ऑन-बोर्ड होना चाहिए और पता होना चाहिए कि क्या करने की जरूरत है और कब। लेकिन उन्हें भी खुश होना चाहिए, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप हितधारकों को खुश रखने पर काम कर रहे हैं।

एक हितधारक विश्लेषण का संचालन करें

एक बार जब आप जान जाते हैं कि आपके हितधारक कौन हैं, तो आप हितधारक विश्लेषण की प्रक्रिया से गुजर सकते हैं। यह वह जगह है जहां आप इस बात की बेहतर समझ प्राप्त करने जा रहे हैं कि कौन शामिल है और वे कैसे शामिल हैं। यह निश्चित रूप से एक महत्वपूर्ण कदम होने जा रहा है और एक जो यह सुनिश्चित करने जा रहा है कि आपकी पूरी टीम हर कदम पर सही पृष्ठ पर है। तो, आप एक पूर्ण हितधारक विश्लेषण कैसे करते हैं? हम अभी इस पर करीब से नज़र डालने जा रहे हैं।

1. अपने हितधारकों को जानें

पहली चीज जो आपको करने की ज़रूरत है वह उन सभी अलग-अलग लोगों की सूची लिखना है जिन्हें आपके व्यवसाय में हितधारक माना जाता है। याद रखें कि आपके पास आंतरिक और बाहरी हितधारक होंगे। साथ ही, याद रखें कि प्रक्रिया के दौरान आपके पास सभी तरह के हितधारक हैं। यदि कोई परियोजना के अंत तक आपूर्ति नहीं लाने जा रहा है, तो उन्हें अभी भी एक हितधारक माना जाता है और उन्हें अपनी सूची में रखना महत्वपूर्ण है। आप किसी को याद नहीं करना चाहते हैं या परियोजना पर पड़ने वाले प्रभाव को समझने से चूकना नहीं चाहते हैं क्योंकि यह आपको बाद में फेंक सकता है।

2. अपनी प्राथमिकताएं निर्धारित करें

आपके द्वारा पहचाने गए हितधारकों में से कौन सा सबसे महत्वपूर्ण होने जा रहा है? उन्हें उन लोगों से किसी प्रकार के क्रम में रखें जो परियोजना के परिणाम के लिए सबसे महत्वपूर्ण हैं और जो कम महत्वपूर्ण हैं। आपके सबसे महत्वपूर्ण या मूल्यवान निर्णय लेने वालों को सूची में सबसे ऊपर होना चाहिए। जिनके पास परियोजना की जिम्मेदारी है, लेकिन वास्तव में बड़े निर्णय निर्माता नहीं हैं, वे सूची के निचले भाग के करीब जाएंगे। वे परियोजना में एक बड़ी भूमिका निभाने नहीं जा रहे हैं, लेकिन वे अभी भी महत्वपूर्ण हैं और आपको उन्हें शामिल करने की आवश्यकता है।

3. जानें कि उन्हें क्या चाहिए

आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप न केवल पूरी तरह से समझें कि आपके हितधारक कौन हैं बल्कि वे इस परियोजना से क्या उम्मीद कर रहे हैं। क्या वे परियोजना के बारे में लक्ष्य और मानक निर्धारित कर रहे हैं? क्या वे चीजें आपके समान हैं या वे अलग हैं? उनके पास किस तरह के प्रश्न या चिंताएं या अपेक्षाएं हैं? आप यह कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप और आपका प्रत्येक हितधारक एक ही पृष्ठ पर है कि आप क्या चाहते हैं और जब इस निवेश की बात आती है तो आपको क्या चाहिए?

पहली चीज जो आप करना चाहते हैं वह है अपने प्रत्येक हितधारक से बात करना। आप इन सभी चीजों और अधिक जानना चाहते हैं ताकि आप यह सुनिश्चित कर सकें कि आपकी परियोजना अच्छी तरह से चलने वाली है। याद रखें कि आपके सभी हितधारकों के पास आपकी परियोजना के लिए समान रुचियां या समान अपेक्षाएं नहीं हैं। परियोजना प्रबंधक के रूप में आपका काम अपेक्षाओं का प्रबंधन करना और यह सुनिश्चित करना है कि हर कोई एक ही लक्ष्य की ओर काम कर रहा है। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि वे समझें कि आप किस प्रकार का परिणाम प्राप्त करने की कोशिश कर रहे हैं और वे उस परिणाम की ओर काम करने जा रहे हैं।

4. अपनी टीम का प्रबंधन करें

एक बार जब आप इन सभी चीजों को कर लेते हैं, तब भी आपको यह जानना होगा कि अपनी टीम का प्रबंधन कैसे करें। आपको यह समझने की आवश्यकता है कि व्यवसाय या परियोजना के किसी भी दांव पर क्या करने की आवश्यकता है। और जब आप अपने हितधारकों को खुश रखना चाहते हैं और उनकी राय को सलाह के तहत रखना चाहते हैं, तो आप यह भी सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप समग्र रूप से सही निर्णय ले रहे हैं। कभी-कभी इसका मतलब होगा कि बाकी टीम को अनदेखा करना या ऐसा निर्णय लेना जो सभी के साथ लोकप्रिय न हो। परियोजना प्रबंधक के रूप में आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आप सही निर्णय लें, भले ही वे अलोकप्रिय हों।

5. जिम्मेदारियों को लिखें

अपनी टीम को वास्तव में जिस तरह से प्रबंधित करना चाहिए, उसे प्रबंधित करने के लिए, सभी की जिम्मेदारियों को लिखना एक अच्छा विचार है। इससे आपको यह जानने में मदद मिलेगी कि किसे क्या और कब करना है। यह आपकी टीम और इसमें शामिल सभी लोगों को यह भी बताता है कि आप चीजों को गंभीरता से ले रहे हैं और आप किसी ऐसे व्यक्ति को चाहते हैं जो काम पूरा कर सके। उल्लेख नहीं करने के लिए यह प्रत्येक व्यक्ति को यह बताने जा रहा है कि उनकी जिम्मेदारी क्या है, इसलिए लोगों के बीच कोई भ्रम नहीं है कि कौन किसके लिए जिम्मेदार था।

एक दिनचर्या में चूसना और किसी ऐसी चीज को याद करना बहुत आसान है जिसे आपका काम माना जाता है। प्रत्येक व्यक्ति की सभी जिम्मेदारियों को लिखने से, उनके लिए उन असाइनमेंट का ट्रैक रखना आसान हो जाता है जो उन्हें दिए गए हैं। आप सूची को प्राथमिकता भी दे सकते हैं ताकि वे जान सकें कि किन कार्यों को सबसे तेज़ करने की आवश्यकता है या विस्तार पर सबसे अधिक ध्यान और ध्यान देने की आवश्यकता है। वहां से, आप बाकी छोटे कार्यों को सूचीबद्ध कर सकते हैं जिन्हें पूरा करने के लिए वे जिम्मेदार हैं ताकि आप चीजों के शीर्ष पर रह सकें।

6. संचार बनाए रखें

जब आपके हितधारकों के साथ काम करने की बात आती है तो आप एक और किया हुआ दृष्टिकोण नहीं अपना सकते। इसका मतलब है कि आप उनसे एक बार नहीं मिल सकते हैं और फिर दूसरी दिशा में जा सकते हैं और मान सकते हैं कि चीजें ठीक होने जा रही हैं। इसके बजाय, सुनिश्चित करें कि आप उनके साथ काम करते हैं और नियमित समय निर्धारित करते हैं जहां आप उन लोगों के साथ बातचीत कर सकते हैं और सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप उन्हें काम पर रख रहे हैं (और वे आपको भी काम पर रख रहे हैं)। अपनी टीम के साथ नियमित रूप से बातचीत करके आप समस्या को कुछ बड़ा बनने से पहले ही ढूंढ पाएंगे।

संचार की कमी के लिए किसी भी प्रकार की परियोजना के लिए एक बड़ी समस्या में बदलना आसान है, चाहे वह एक बड़ा हो या छोटा। यदि आप उन लोगों से बात नहीं कर रहे हैं जिन पर आप अपने साथ काम करने के लिए भरोसा कर रहे हैं तो आप वास्तव में चीजों को कैसे पूरा करने जा रहे हैं? इसके बजाय, सुनिश्चित करें कि आप उन लोगों के साथ नियमित रूप से बात कर रहे हैं और आप सभी एक ही पृष्ठ पर हैं। यह आपको काम तेजी से पूरा करने में मदद करने वाला है और सुनिश्चित करें कि आप अपनी परियोजना प्रबंधन प्रणाली के साथ-साथ अनुसरण कर रहे हैं।

एक परियोजना प्रबंधन प्रणाली का चयन

जब किसी भी प्रकार की परियोजना प्रबंधन प्रणाली शुरू करने के लिए तैयार होने की बात आती है, तो आपको एक ऐसे कार्यक्रम की आवश्यकता होती है जो आपकी सहायता करने जा रहा हो। Instagantt गैंट चार्ट प्रदान करता है जो आपको और आपकी पूरी टीम को काम पर बने रहने में मदद करेगा। यह सेवा आपको शेड्यूल, कार्य, समय सीमा और बहुत कुछ करने के लिए आवश्यक सभी चार्ट और टाइमलाइन प्रदान करती है। यह महत्वपूर्ण होने जा रहा है जब आपके हितधारकों के लिए सर्वश्रेष्ठ हासिल करने की बात आती है, जो कुछ ऐसा है जिसके साथ आपको खुद को चिंतित करने की आवश्यकता है।

यदि आपके पास हितधारक नहीं हैं तो आप इसे अकेले जा रहे हैं और यह कभी भी एक अच्छा विचार नहीं है, खासकर एक स्टार्टअप के लिए। इसलिए, किसी ऐसे व्यक्ति (या कुछ व्यक्ति) की तलाश करें, जो परियोजना प्रबंधन की पूरी तरह से नई विधि की कोशिश करने में रुचि रखते हों।