समय प्रबंधन मैट्रिक्स के बारे में आपको जो कुछ भी जानना है

हम सभी अपनी प्रोफेशनल और पर्सनल लाइफ में कुछ टास्क कर रहे होते हैं। अपनी पर्सनल लाइफ में हम किसी के प्रति जवाबदेह नहीं होते हैं, लेकिन प्रोफेशनल लाइफ में हमें अपनी संस्था या बॉस को जवाब देना पड़ता है। हमें व्यावहारिक रूप से सोचने और अपने कार्यों को पूरा करने के लिए व्यवस्थित रहने की आवश्यकता है।

जब हम परियोजनाओं पर चर्चा करते हैं, तो हम एक समयरेखा का पालन करते हैं जिसके दौरान हमें एक निश्चित कार्य या कार्य पूरा करना होता है। परियोजना प्रबंधक को समय प्रबंधन मैट्रिक्स पता होना चाहिए। टाइम मैनेजमेंट मैट्रिक्स अपनाकर वह न सिर्फ अपना काम समय पर कर सकता है बल्कि संगठित होने की आदत भी अपना सकता है।

समय प्रबंधन मैट्रिक्स: कार्यों को सुचारू रूप से प्रबंधित करने का एक तरीका

कई सफल व्यावसायिक कंपनियां स्टीफन कोवे की सात आदतों का पालन कर रही हैं और सफलता के फार्मूले को लाने के लिए समय प्रबंधन मैट्रिक्स को अपना रही हैं। समय प्रबंधन केवल शुरुआती समय और अंत को नोट करने के बारे में नहीं है। यह समय तय करने और फिर अपने समय पर कार्यों को पूरा करने के लिए उत्पादक रूप से इसका उपयोग करने के बारे में है।

 समय प्रबंधन मैट्रिक्स आपको कार्यों को व्यवस्थित करने, उन्हें वर्गीकृत करने और फिर उन्हें उनके महत्व और तात्कालिकता के अनुसार करने में मदद करता है। यदि आप एक परियोजना शुरू करते हैं, तो आप इसे छोटे टुकड़ों में विभाजित नहीं करते हैं और कच्चे माल पर काम करना शुरू करते हैं। आप इसे सही तरीके से पूरा नहीं कर पाएंगे।

हम प्रकृति का निरीक्षण करते हैं, जो दिखाता है कि सब कुछ व्यवस्थित और निर्धारित है, और कुछ भी रास्ते से बाहर नहीं निकलता है। क्या आपको नहीं लगता कि अगर हमें जरूरी काम मिलता है तो हमें किसी भी स्थिति को व्यवस्थित करने और सक्रिय रूप से निपटने के लिए कुछ तरकीबों की भी आवश्यकता है?

हमें उस चीज़ को वर्गीकृत करने और उन पर काम करते रहने की आवश्यकता है जो लगातार आपका ध्यान आकर्षित करती हैं और समय पर वही काम करती हैं जो केवल जरूरी है। चार चतुर्थांशों का पालन करने से आपको कार्यों को व्यवस्थित करने में मदद मिलेगी, विशेष रूप से आपके पेशेवर जीवन में, और आपके लिए पहले सही चुनना स्पष्ट कर देगा।

चतुर्थांश 1: पहले रखें

पहला चतुर्थांश तत्काल और महत्वपूर्ण कार्यों के बारे में है। हमारे पास विभिन्न श्रेणियों के कार्य हैं जिन्हें हमें समय पर करने की आवश्यकता है, जो महत्वपूर्ण भी हैं। इन कार्यों पर हमें त्वरित ध्यान देने की आवश्यकता है। अन्यथा, हम गंभीर नुकसान देख सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि आप शांति से अपने कार्यालय में एक महत्वपूर्ण बैठक आयोजित कर रहे थे और अचानक आपने आग की खतरनाक आवाज सुनी। आप क्या करना पसंद करेंगे? क्या आप अपनी बैठक जारी रखेंगे, या आप आग पर काबू पाने के लिए बुझाने वाले यंत्रों की तलाश करने के लिए कहेंगे? यह समय है कि आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि क्या महत्वपूर्ण और जरूरी है।

यह आपातकाल अधिक ध्यान आकर्षित करता है, और आपको बैठक की तुलना में इस पर काम करने की आवश्यकता है। आप अपनी बैठक को दूसरे के लिए स्थगित कर सकते हैं, लेकिन फैलने से पहले आप अपने लिए आग के रूप में नहीं कर सकते।

चतुर्थांश 2: बड़ी चट्टानों का निर्धारण

दूसरे चतुर्थांश में, आप उन महत्वपूर्ण कार्यों और गतिविधियों को रखेंगे जो आमतौर पर दीर्घकालिक लक्ष्यों का हिस्सा होते हैं। इन कार्यों के लिए आपकी दीर्घकालिक योजना की आवश्यकता होती है ताकि आप एक निश्चित अवधि के अंत में अपने लक्ष्य तक पहुंच सकें।

उदाहरण के लिए, यदि आप किसी परियोजना पर काम कर रहे हैं और एक लंबी परियोजना में आमतौर पर एक निश्चित तिथि और दिन नहीं होता है, तो आप एक वर्ष या छह महीने जैसे समय पर निर्णय ले सकते हैं। आप मासिक गैंट चार्ट और एक अन्य दैनिक टू-डू सूची का उपयोग करके तदनुसार इस परियोजना की योजना बनाएंगे। आपको एक सटीक समय सीमा का पालन करने की आवश्यकता नहीं है लेकिन कुछ निश्चित समय का पालन करने की आवश्यकता है। मैं आपके स्वास्थ्य रखरखाव, चलना, व्यायाम करना, रिश्ते के रखरखाव आदि को शामिल कर सकता हूं।

चतुर्थांश 3: ध्यान आकर्षित करने वाले विकर्षण

तीसरे चतुर्थांश में, ऐसे कार्य करें जो अत्यावश्यक हैं लेकिन महत्वपूर्ण नहीं हैं। हमें उन चीजों को करने की ज़रूरत है जो महत्वपूर्ण नहीं हैं लेकिन जरूरी हैं, इसलिए हम उन्हें चतुर्थांश 3 में डालते हैं। उदाहरण के लिए, उपयोगिता बिलों का भुगतान करते हुए, हमें कार्यालय कॉल में भाग लेने के लिए समय निकालने की आवश्यकता होती है जब हम कार्यालय के बाद परिवार के साथ होते हैं। आपको अपने जरूरी कार्यों को परिभाषित करने की आवश्यकता है लेकिन महत्वपूर्ण नहीं।

चतुर्थांश 4: अपव्यय को दूर करें

अगर हम चतुर्थांश 4 के बारे में बात करते हैं, तो यह उन सभी चीजों के बारे में है जो आमतौर पर समय की बर्बादी होती हैं, लेकिन हम अभी भी उन्हें करते हैं। ऐसी चीजें हमारे जीवन का हिस्सा हैं, जैसे फोन पर सोशल मीडिया का उपयोग करना, टीवी देखना या गेम खेलना। हम उन्हें पूरी तरह घटा नहीं सकते हैं लेकिन उन्हें चतुर्थांश 4 में रखते हैं और इस चतुर्थांश में कम से कम समय बिताने का प्रयास करते हैं। तो, आप इसे अपने कार्यों का चतुर्थांश कूड़ेदान कह सकते हैं।

समय प्रबंधन मैट्रिक्स को प्रबंधित करने के तरीके

जब आप एक समय प्रबंधन मैट्रिक्स जानते हैं, तो आपको पता होना चाहिए कि इसका प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे किया जाए। तो, नीचे दिए गए समय प्रबंधन मैट्रिक्स का उपयोग या प्रबंधन करने के लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं।

·  समय सीमा के साथ कार्यों को सूचीबद्ध करें

समय प्रबंधन मैट्रिक्स के साथ खेलने से पहले, आपको असाइन किए गए कार्यों की समय सीमा के बारे में बहुत स्पष्ट होना चाहिए। सबसे पहले, आपको उन कार्यों की एक सूची विकसित करनी चाहिए जो आप पूरे महीने, हर दिन या विराम लेने के बाद करेंगे। प्रत्येक कार्य के सामने समय सीमा लिखना न भूलें। ऐसा करने से आपको पता चल जाता है कि किस कार्य की समय सीमा है और यह महत्वपूर्ण भी है। यह आपके नियोजन कौशल को भी बढ़ाएगा।

·  अपनी बड़ी चट्टानों को पहचानें।

समय प्रबंधन मैट्रिक्स का उपयोग करने में अगला कदम चीजों को व्यवस्थित करना है ताकि आप महत्वपूर्ण चीजों या कार्यों को निकाल सकें। मान लीजिए कि हम बेतरतीब ढंग से जार में सभी आकारों के पत्थर डालते हैं। क्या हम उनके लिए अधिकतम स्थान बना सकते हैं?

कभी नहीं, उनके लिए जगह नीची होगी। यदि हम पत्थरों को बड़ी और छोटी चट्टानों के रूप में छाँटते हैं, तो हम उन्हें बड़ी चट्टानों से शुरू करते हुए जार में डाल देते हैं। आपको जार में अधिक जगह दिखाई देगी, और सभी चट्टानों को बिना किसी परेशानी के ठीक से व्यवस्थित किया गया है। इसी प्रकार यदि हम अपने कार्यों को बड़ी और छोटी चट्टानों के रूप में छांटकर सही श्रेणी में रखते हैं तो हम उन्हें आसानी से करवा सकते हैं।

·  सावधान रहें

किसी प्रोजेक्ट पर काम करते समय, आपको सावधान और जिम्मेदार होना चाहिए। यदि आप चीजों को गहराई से देखते हैं और उन्हें बुद्धिमानी से क्रमबद्ध करते हैं, तो आप उन्हें खामियों में पड़े बिना सही क्रम में पूरा कर लेंगे।

·  कम महत्वपूर्ण चीजों को ना कहना सीखें

हमारे पास हमारे आस-पास करने के लिए कई चीजें हैं जो पेशेवर, व्यक्तिगत या रिश्तों से संबंधित हो सकती हैं। कभी-कभी, हम व्यस्त दिनचर्या से भरे होते हैं, और हम अभी भी अपनी ऊर्जा उन चीजों पर बर्बाद करते हैं जो कम महत्वपूर्ण हैं या हमारी नौकरी का हिस्सा नहीं हैं। हां, दूसरों पर एहसान करना अच्छी बात है, लेकिन जब आप उपलब्ध नहीं होते हैं, तो आपको उन चीजों पर काम करने के बजाय नहीं कहना चाहिए जो आप नहीं कर सकते हैं या जो चीजें आपके नियंत्रण में नहीं हैं। कम महत्वपूर्ण चीजों को ना कहना कोई बड़ी बात नहीं होगी। यह आपकी ऊर्जा और समय बचाएगा।

·  हर हफ्ते अपना स्कोर चेक करते रहें।

हम कुछ समय सीमा के साथ अपने लक्ष्य निर्धारित करते हैं। क्या आपको लगता है कि यदि आप उन पर नज़र नहीं रखते हैं तो आप उन्हें प्राप्त करेंगे? नहीं, यह संभव नहीं है क्योंकि आप नहीं जानते कि आप सही दिशा का पालन कर रहे हैं या नहीं। आपको एक सप्ताह या एक महीने के लिए निर्धारित स्कोर को चेक और संतुलित रखने की आवश्यकता है।

मान लीजिए आप दो महीने में लगभग 5 किलो वजन कम करना चाहते हैं। आप रोजाना कितने गिलास पानी पिएंगे, आप टहलने में कितना समय बिताएंगे और जंक फूड खाने से बचेंगे, इस बारे में आप एक कार्य योजना विकसित करेंगे।

हर दिन आपको अपनी कार्य योजना को देखकर अपने प्रदर्शन को ट्रैक करने की आवश्यकता होती है, चाहे आपने आज इसका पालन किया हो या नहीं।

·  कमी वाले क्षेत्रों की पहचान करें।

अब, अगले उत्पादक कदम की तलाश करें: अपने लक्ष्य के पीछे की कमी की पहचान करना। आप अपने लक्ष्य के स्कोरबोर्ड को देखकर और दृढ़ रहकर उनकी पहचान कर सकते हैं। यह आपको दिखाएगा कि आपने कितनी बार अपनी योजना से परहेज किया है और आपको कितनी अधिक एकाग्रता की आवश्यकता है।

समय प्रबंधन मैट्रिक्स का उपयोग करने के क्या फायदे हैं?

समय प्रबंधन मैट्रिक्स एक जादू की छड़ी की तरह है क्योंकि यदि आप दृढ़ रहते हैं तो यह आपके दिन और प्रदर्शन को बदल सकता है। आपको अपने टू-डॉस के अनुसार समय प्रबंधन मैट्रिक्स सीखना और उस पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए और सर्वोत्तम समाधान खोजना चाहिए। समय प्रबंधन मैट्रिक्स के कुछ फायदे निम्नलिखित हैं।

·  आपको संगठित होने में मदद करता है

जब आप इस खूबसूरत उपकरण का अनुसरण कर रहे होते हैं, तो आप संगठित हो जाते हैं। आप उन चीजों को गहराई से देखते हैं जो आपको करनी चाहिए और उनके अनुसार उन्हें छांटने का मन रखते हैं। तो, आप चीजों की सही जगह के बारे में भ्रमित नहीं होंगे।

·  आपको बताएं कि सबसे महत्वपूर्ण क्या है।

जैसा कि हम कार्यों के वर्गीकरण के लिए चार चतुर्थांशों के बारे में सीखते हैं, इसलिए हम उनके महत्व और तात्कालिकता को जानकर उन्हें प्रासंगिक चतुर्थांश में बेहतर ढंग से व्यवस्थित कर सकते हैं।

·  नियोजन कौशल विकसित करें

अब, आप अपने कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को जानते हैं और आप उन्हें कैसे पूरा करेंगे। आप अपने कार्यालय के काम, परिवार और दोस्तों और खुद के लिए अपने हफ्तों की योजना बनाएंगे। आप जल्द ही नियोजन कौशल विकसित करेंगे, और यह आपकी उत्पादकता की संभावनाओं को बढ़ाएगा।

अंतिम टिप्पणी:

एक समय प्रबंधन मैट्रिक्स आपके कार्यों को उनके महत्व और समय सीमा के अनुसार योजना बनाने की एक पद्धति है ताकि आप उन्हें सही समय पर कर सकें। चार चतुर्थांश आपको कार्यों को वर्गीकृत करने और एक खुश और संतोषजनक पेशेवर और व्यक्तिगत जीवन के लिए नियोजन कौशल विकसित करने में मदद करेंगे।