परियोजनाओं को प्राथमिकता कैसे दें। अंतिम गाइड

आपको उन ग्राहकों या संगठनों के साथ मजबूत संचार की आवश्यकता है जिनके साथ आप काम कर रहे हैं। दूसरे, आपको यह जानने की जरूरत है कि आप किस तरह की परियोजना से निपटने जा रहे हैं, संगठन के सभी विवरण और पिछली कार्य शैली का पालन करते थे।

परियोजनाओं को बेहतर तरीके से प्राथमिकता देने के लिए अनुसरण करने के चरण:

आपको नीचे दिए गए चरणों का पालन करना होगा।

1. व्यावसायिक उद्देश्यों की पहचान करें

परियोजनाओं को प्राथमिकता देने का निर्णय लेने के लिए, आपको कंपनी के उद्देश्यों और कंपनी द्वारा अपने लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए अपनाई जाने वाली रणनीतियों से गुजरना होगा।

कंपनी के उद्देश्यों पर तारीखों तक पहुंचकर, आप परियोजना के उद्देश्यों को बेहतर ढंग से निर्धारित कर सकते हैं और निशान तक काम कर सकते हैं। यदि आपके पास एक स्पष्ट व्यावसायिक उद्देश्य है, तो आप यह तय कर सकते हैं कि कौन सा कार्य आपकी व्यावसायिक परियोजना प्राथमिकताओं की सूची में सबसे ऊपर होगा।

आप जिस संगठन के साथ काम कर रहे हैं, उसकी पिछली और वर्तमान रणनीतियों का अध्ययन किए बिना, उस संगठन के उद्देश्यों और मिशन स्टेटमेंट को जानना लगभग असंभव है।

उद्देश्यों का महत्व:

• किसी कंपनी के लक्ष्य बहुत स्पष्ट और विशिष्ट होने चाहिए कि वे सफलता प्राप्त करने के लिए प्रगति को माप सकें और अपने विशिष्ट दृष्टिकोण निर्धारित कर सकें।
• उद्देश्य किसी संगठन के मिशन वक्तव्य को परिभाषित करते हैं और उनके कर्मचारी के प्रदर्शन का विश्लेषण करने में मदद करते हैं, चाहे वह उनके मिशन का समर्थन करता हो या नहीं।
  उद्देश्यों/मिशन के प्रकार:

एक कंपनी के दो प्रकार के उद्देश्य हैं:

• आधिकारिक उद्देश्य

ये किसी कंपनी या संगठन के मिशन स्टेटमेंट हैं। ये दीर्घकालिक उद्देश्य हैं और एक संगठन की प्रतिष्ठा और सार्वजनिक छवि बनाने के लिए निर्धारित हैं।

• ऑपरेटिव उद्देश्य

ये अस्थायी उद्देश्य हैं जो आमतौर पर केवल एक व्यावसायिक परियोजना के दौरान विकसित किए जाते हैं।

2. एक टू-डू सूची बनाएं

एक परियोजना शुरू करने से पहले, आपको एक टू-डू सूची विकसित करने की आवश्यकता होती है जिसमें एक परियोजना के पूरा होने के लिए आवश्यक सभी संभावित कार्य शामिल होते हैं। यह आपके काम का आधार है जो आपको समय पर अपने ढेर किए गए काम को मात देने के लिए सही दिशा प्रदान करता है।

आमतौर पर करने के लिए एक परियोजना शुरू करने से पहले सूचियां विकसित की जाती हैं।  टू-डू सूचियां आपको परियोजनाओं को प्राथमिकता देने का तरीका खोजने में मदद करती हैं। दो प्रकार की टू-डू सूचियां विकसित की जा सकती हैं:

• टीम टू-डू सूची

यह सूची एक परियोजना की शुरुआत में विकसित की गई है और पूरी टीम द्वारा सहमति व्यक्त की गई है।

• व्यक्तिगत टू-डू सूची

टीम का प्रत्येक सदस्य लक्ष्य को पूरा करने के लिए अपनी टू-डू सूची विकसित करता है।

टू-डू सूचियों का महत्व:

टू-डू सूचियां निम्नलिखित तरीकों से महत्वपूर्ण हैं:

• टू-डू सूचियां आपको काम के ढेर से निपटने और परियोजनाओं को प्राथमिकता देने में मदद करती हैं।
• टू-डू सूचियां आपको एक टीम लीडर के रूप में यह तय करने में मदद करती हैं कि आप किस सदस्य को समय सीमा के साथ कौन सा कार्य सौंपने जा रहे हैं।
• ये सूचियाँ आपको आत्म-स्वतंत्र भी बनाती हैं, आपको अन्य लोगों से यह पूछने की आवश्यकता नहीं है कि आगे क्या करना है। आपके पास खुद का नेता बनने की अपनी योजनाएं हैं।

3. अपने लक्ष्यों को वर्गीकृत करें (बिग रॉक्स)

वर्गीकरण आपको परियोजनाओं को प्राथमिकता देने के तरीके के बारे में मार्गदर्शन करने में मदद करता है। काम को वर्गीकृत करके, आप पहली चीज़ पहले रख सकते हैं। अधिभार कार्य के ढेर से, आपको अपनी बड़ी चट्टानों को अलग करना होगा जो सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्यों के लिए खड़े होते हैं जिन्हें आपको एक मिनट को प्रभावी ढंग से बर्बाद किए बिना पूरा करना होता है।

उन कार्यों या घटनाओं को व्यवस्थित करके जिन्हें हम एक के बाद एक मेकओवर करने जा रहे हैं, आप अपने कार्यों को चार प्रमुख श्रेणियों में प्राथमिकता दे सकते हैं:

• महत्वपूर्ण और जरूरी कड़ाही

ये कार्य सूची की पहली प्राथमिकता पर खड़े हैं। ये कार्य सबसे महत्वपूर्ण हैं और इन्हें करने की आवश्यकता है, गंभीर रूप से सोचने से तनाव विकसित करने की रणनीति हो सकती है लेकिन आपको इन कार्यों के पूरा होने के दौरान आने वाली समस्याओं से निपटने के तरीकों को खोजकर सक्रिय होना होगा।

आप लीक से हटकर सोचकर इन लक्ष्यों को आसानी से प्राप्त कर सकते हैं और शांतिपूर्ण मन में अपने विचारों को चौड़ा कर सकते हैं।

• महत्वपूर्ण लेकिन जरूरी काम नहीं

इस प्रकार का काम महत्वपूर्ण है लेकिन जरूरी नहीं है। इसलिए आपको टाइमलाइन को फॉलो करने की जरूरत नहीं है। इस काम पर अपना समय बिताने के लिए बस आपकी दृष्टि, आपका मिशन शामिल है और आप उन चीजों पर ध्यान केंद्रित करते हैं जिन्हें आप समय की सीमा के बिना नियंत्रित कर सकते हैं।

• महत्वपूर्ण नहीं बल्कि जरूरी काम

इस श्रेणी में तत्काल लेकिन महत्वपूर्ण कार्य शामिल नहीं हैं जैसे कि ग्राहकों के साथ तत्काल बैठकें केवल संचार अंतर को कवर करने या चर्चा करने के लिए। हम कह सकते हैं कि यह श्रेणी संकट प्रबंधन से संबंधित है।

• महत्वपूर्ण नहीं और जरूरी काम नहीं

इस श्रेणी में वे कार्य और जिम्मेदारियां शामिल हैं जिनके मूल्य नहीं हैं, लेकिन हमें अपने महत्वपूर्ण लक्ष्यों को पूरा करने के लिए करना है जैसे कि वेब ब्राउज़िंग और सोशल मीडिया का उपयोग केवल प्रवृत्ति की जांच करने के लिए या जिस तरह से अन्य लोग अपनी परियोजनाओं के लिए अपना रहे हैं।

यह हमारी टीम प्रबंधन कौशल के लिए अच्छा होगा। हम नई चीजें सीखने और अपनी स्की को बढ़ाने में सक्षम होंगे। जाहिर है, हमें अपनी कार्य जिम्मेदारी से संबंधित छोटी-छोटी बातों को नजरअंदाज नहीं करना चाहिए क्योंकि यह रवैया हमें किसी भी परिस्थिति में बड़ी चुनौती से निपटने में मदद करेगा।

4. गैंट चार्ट विकसित करें

गैंट चार्ट अच्छी तरह से परिभाषित करता है कि परियोजनाओं को कैसे प्राथमिकता दी जाए क्योंकि इसमें महत्वपूर्ण कार्यों की सूची होती है जिन्हें आपको एक परियोजना के पूरा होने तक कई बार दोहराना पड़ता है जैसे कि यदि आप एक सिविल इंजीनियर हैं और एक परियोजना कर रहे हैं जिसके दौरान आपको एक महीने में कई बार साइट पर जाना पड़ता है।

इसलिए, गैंट चार्ट का उपयोग करके आप अपनी यात्रा की तारीख निर्धारित कर सकते हैं और आप एक सप्ताह या एक महीने में कितनी बार जाएंगे।

गैंट चार्ट एक क्षैतिज पट्टी है जो आपको समयरेखा और स्थिति दिखाती है। यह विश्लेषण करना उपयोगी है कि किसी परियोजना में कितना समय लगता है और इसके प्रदर्शन के लिए किस प्रकार के उपकरणों की आवश्यकता होती है।

• गैंट चार्ट बनाने का तरीका

        इसे गूगल शीट या एक्सेल का उपयोग करके या "सहयोगी परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर " का उपयोग करके बनाया जा सकता है, लेकिन सर्वोत्तम सुविधाओं का चयन करना व्यक्ति की जरूरतों पर निर्भर करता है।

• परियोजना प्रबंधन में अभिव्यक्ति

गैंट चार्ट परियोजना नियोजन तक पहुंचने में मदद करता है। सफल परियोजनाओं को विकसित करने के लिए सहयोग के साथ-साथ संचार की आवश्यकता होती है जो सुव्यवस्थित संचार की मदद से संभव है जो आपकी परियोजना योजना को केंद्रीकृत करता है।

• अपनी परियोजनाओं को शुद्ध कैसे करें

अपनी पूरी टीम को प्रोजेक्ट में आमंत्रित करने से प्रत्येक व्यक्ति उस कार्य के लिए चार्ट को फ़िल्टर करने में सक्षम हो जाता है जिसके लिए उन्हें सौंपा गया है जिससे उनके लिए अपने समय को प्राथमिकता देना आसान हो जाता है।

   इसे अपने ग्राहकों के साथ साझा करके, यह निरंतर प्रतिक्रिया की आवश्यकता को कम कर सकता है और आपको लॉजिस्टिक मुद्दों के बिना लगातार काम करने की अनुमति देता है।

5. नई परियोजनाओं को ना कहना सीखें

जब आप काम के एक विशाल ढेर के साथ एक महत्वपूर्ण परियोजना पर काम कर रहे हैं और आपका ग्राहक या बॉस आपको एक और परियोजना सौंपता है जिसे कुशलता से किया जाना संभव नहीं है, तो नए को ना कहना बेहतर है।

यह करियर की बात है, यदि आप अधूरा या निम्न-गुणवत्ता वाला काम करते हैं तो इससे आपके भविष्य के करियर पर अंधेरा छा सकता है। यदि आप बहुत स्पष्ट रूप से नहीं कहना चाहते हैं, तो क्लाइंट द्वारा लाए गए नए विचारों के साथ विचार-मंथन करने के लिए समय निकालें।

नई परियोजना के बारे में ग्राहक को सुनने के बाद, विनम्र रहें, और अपनी व्यस्त दिनचर्या के कारण नया काम शुरू करने से इनकार करने के लिए उपयुक्त शब्दों का उपयोग करें। आपको नए ग्राहक को यह विश्वास दिलाना होगा कि उसकी नई परियोजना को आगे बढ़ने के लिए उचित समय की आवश्यकता है और आप अपने व्यस्त कार्यक्रम के कारण ऐसा नहीं कर पाएंगे।

6. समय सीमा को पूरा करें

समय सीमा आपको याद दिलाने के लिए निर्धारित की जाती है कि आपको किसी परियोजना पर काम करना है और कब। सटीकता के साथ सीमित समय में काम पूरा करने के लिए समय सीमा खुद को संभालने के लिए महत्वपूर्ण है।

समय सीमा प्रबंधन:

आमतौर पर, लोग इस बात को कम आंकते हैं कि किसी परियोजना को पूरा करने में कितना समय लगता है और इसे गिनती में लिए बिना सहमत हो जाते हैं। आप निम्नलिखित तरीकों से समय सीमा प्रबंधित कर सकते हैं:

• सबसे पहले, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि आपको किस प्रकार की परियोजना के लिए काम पर रखा गया है और इसे पूरा करने के लिए क्या आवश्यकताएं हैं।  यदि आपकी समय सीमा एक जटिल कार्य के लिए है, तो उस व्यक्ति को बताएं कि आपको कार्य किसने सौंपा है।
• दूसरे, आपको टीम, उपकरण, प्रशिक्षण, सामग्री और पर्याप्त समय जैसे सही स्रोत प्राप्त करने की आवश्यकता है।
• समय सीमा के बाद कड़ी मेहनत करने और अपनी परियोजना को पूरा करने के बावजूद, घबराएं नहीं और ऐसी स्थिति damage.in सीमित करने के लिए हर संभव प्रयास करें, ग्राहक के साथ संवाद करना, नई समय सीमा मांगना और अगली बार इसे ठीक करना बेहतर है इस समय सीमा को पूरा करके।

समाप्ति

उपरोक्त सभी चरणों को ध्यान में रखते हुए, आप निश्चित रूप से परियोजनाओं को प्राथमिकता देना सीख सकते हैं। एक परियोजना प्रबंधक के लिए, यह डेटा पहली चीज़ को पहले रखने, डेटा को व्यवस्थित करने, समय सीमा को पूरा करने और साप्ताहिक और मासिक पुनरावृत्ति पर महत्वपूर्ण कार्य निर्धारित करने के मामले में सहायक होगा।

आपको उपरोक्त सभी चरणों का पालन करने के लिए सुसंगत होना चाहिए क्योंकि यदि आप हमेशा चालू नहीं होते हैं, तो आप चीजों को गड़बड़ कर सकते हैं।