बार्ड के साथ गैंट चार्ट कैसे बनाएं? निश्चित गाइड

एक बार चार्ट जो आपको एक निश्चित अवधि में पूरा किए गए कार्य या उत्पाद की एक सचित्र छवि देता है, उसे गैंट चार्ट कहा जाता है। गैंट चार्ट में क्षैतिज रेखाएं होती हैं जो आपको बताती हैं कि उत्पादन पूरा हो गया है या किए गए काम की मात्रा है। आपको पता चल जाएगा कि आप ट्रैक पर हैं या नहीं।

बार्ड Google AI सॉफ़्टवेयर है जो परियोजना प्रबंधन में मदद करता है, और आप यह जानने के लिए बार्ड के साथ गैंट चार्ट बना सकते हैं कि आप ठीक कर रहे हैं या प्रक्रिया को गति देने की आवश्यकता है।

परियोजना प्रबंधन में गैंट चार्ट का महत्व

एक विशिष्ट परियोजना पर काम करते समय, आप निश्चित रूप से हर उस कार्य को निर्धारित करेंगे जिसे आपको और आपकी टीम को समय पर पूरा करना होगा। गैंट चार्ट की मदद से आप शेड्यूल बना सकते हैं, और आपको पता चल जाएगा कि आप समय सीमा से पीछे हैं या सही समय पर प्रोजेक्ट पूरा करेंगे। गैंट चार्ट परियोजना में काम की प्रगति के अनुसार अपडेट होते रहेंगे।

गैंट चार्ट का उपयोग करते हुए, आपके पास बार्ड के साथ गैंट चार्ट बनाने के लिए विभिन्न अनुभाग होंगे?आप परियोजना का विवरण लिख सकते हैं, जैसे कि कार्य को पूरा करने के लिए किन संसाधनों की आवश्यकता होगी। आप उल्लेख कर सकते हैं कि कार्य को पूरा करने में कितना समय लगेगा? आप कार्य के लिए समय सीमा जोड़ सकते हैं और किन कार्यों में सह-निर्भरता है।

टीम के सदस्यों के नामों के साथ, जब भी वे कोई कार्य सबमिट करते हैं तो चार्ट अपडेट हो जाता है, और इस तरह आप अपने प्रोजेक्ट के हर पहलू की जांच कर सकते हैं। यह परियोजना प्रबंधन में एक महान भूमिका निभाएगा। आपको पता चल जाएगा कि आपको अपनी टीम के सदस्यों को समय पर अपना काम करने के लिए व्याख्यान देने की आवश्यकता होगी।

बार्ड के साथ गैंट चार्ट बनाएं

बार्ड एक एआई टूल है जो प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में मदद करता है, और गैंट चार्ट इस टूल की एक विशेषता है। यदि आप बार्ड का उपयोग कर रहे हैं, तो आप टीम की प्रगति जानने के लिए इसमें गैंट चार्ट बना सकते हैं।  

बार्ड टूल्स का उपयोग करके गैंट चार्ट कैसे बनाएं?

परियोजना प्रबंधन के लिए बार्ड का उपयोग करते समय, आप निश्चित रूप से सीखना चाहेंगे कि गैंट चार्ट कैसे बनाया जाए। तो यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं जो आपकी मदद करेंगे:

बार्ड के लिए साइन-अप करें

सबसे पहले, आपको खाता बनाकर बार्ड के लिए साइन-अप करना होगा। आपको बार्ड इंटरफ़ेस, लेआउट और अन्य सुविधाओं के बारे में जानने की आवश्यकता है। सबसे पहले, इस टूल का उपयोग शुरू करने से पहले इसके बारे में अधिक जानें। एक बार जब आप टूल को एक्सप्लोर कर लेते हैं, तभी आप इसे प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर के लिए इस्तेमाल कर पाएंगे। अब आपके पास दो विकल्प होंगे: अपने पहले से बनाए गए प्रोजेक्ट दस्तावेज़ को बार्ड में आयात करें या स्क्रैच से शुरू करें।

बेहतर होगा कि आप बार्ड का उपयोग करके एक नया प्रोजेक्ट बनाएं क्योंकि आप टूल के बारे में बेहतर तरीके से जानेंगे।

बार्ड के साथ गैंट चार्ट बनाना

एक बार जब आप प्रोजेक्ट बना लेते हैं, तो गैंट चार्ट सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके गैंट चार्ट बनाना शुरू करने का समय आ जाता है। अब आपको चार्ट में अपने प्रोजेक्ट का विवरण दर्ज करना होगा। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास टीम के सदस्य हैं, तो उनके नाम और आपके द्वारा उन्हें सौंपे गए कार्य जोड़ें। ऐसे विवरण लिखते समय, आपको वह अवधि लिखनी चाहिए जिसमें कार्य पूरा होना चाहिए। यदि कोई कार्य विभिन्न कारकों पर निर्भर करता है, तो आपको उन कारकों को भी गैंट चार्ट में जोड़ना होगा।        

अनुकूलित गैंट चार्ट

आप अपनी परियोजना आवश्यकताओं के अनुसार गैंट चार्ट को अनुकूलित कर सकते हैं। आप उस कार्य के लिए रंग जोड़ सकते हैं जो पूरा हो चुका है और शेष वाले। आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार इसे अनुकूलित करने के लिए सुविधा और परियोजना प्रबंधन के लिए एक गैंट चार्ट बना रहे हैं। 

बार्ड का उपयोग करके गैंट चार्ट में महत्वपूर्ण कारकों को हाइलाइट करने से आपको अपनी परियोजना को बेहतर ढंग से पूरा करने में मदद मिलेगी। विवरण मिश्रण नहीं होगा; आपको तुरंत पता चल जाएगा कि कौन सा कार्य पूरा हो गया है और किसे आपकी सहायता की आवश्यकता है।

माइलस्टोन जोड़ें

यदि आप जिस प्रोजेक्ट के लिए गैंट चार्ट बना रहे हैं, वह लंबा है, तो आप कार्यों को मील के पत्थर में विभाजित कर सकते हैं। हां, एक मील का पत्थर जोड़ने से आप केंद्रित और प्रेरित रहेंगे कि कार्य का एक निश्चित हिस्सा पूरा हो गया है, और अब अगले भाग पर कूदने का समय आ गया है।

यह बुद्धिमानी होगी कि आप एक बार में कार्य को पूरा करने की कोशिश न करें क्योंकि ऐसी संभावना है कि आप गलतियाँ कर सकते हैं। इसलिए, आपको परियोजना के मील के पत्थर की पहचान करनी चाहिए और उनके लिए समय सीमा जोड़नी चाहिए।

यदि मील के पत्थर का कोई महत्वपूर्ण पहलू है, तो आपको इसे भी उजागर करना चाहिए। महत्वपूर्ण पहलुओं को उजागर करने से आपको अपना काम समय पर पूरा करने के लिए आसान समाधान खोजने में मदद मिलेगी। गैंट चार्ट को अनुकूलित करना प्रोजेक्ट ट्रैकिंग में महत्वपूर्ण भूमिका निभाएगा।

गैंट चार्ट का सहयोग और साझाकरण

आप बार्ड का उपयोग कर रहे हैं और परियोजना प्रबंधन के लिए गैंट चार्ट बना रहे हैं, और यदि आपके पास किसी विशिष्ट परियोजना पर काम करने वाली टीम है, तो आप निश्चित रूप से उनके साथ विवरण साझा करना चाहेंगे। अब अब तक बनाए गए गैंट चार्ट को सहयोग करने और साझा करने का समय आ गया है। टीम के सदस्यों को आमंत्रित करें, और एक बार जब वे बार्ड सॉफ़्टवेयर का हिस्सा बन जाते हैं, तो आप उन्हें उनके कार्य सौंप सकते हैं।

गैंट चार्ट आपको टीम के सदस्यों द्वारा की गई प्रगति पर नज़र रखने में मदद करेंगे। टीम के सदस्य कार्य सबमिट करके फ़ाइल को अपडेट करते रहेंगे, और आप गैंट चार्ट पर प्रगति देखेंगे।

यदि आप अपने ग्राहक द्वारा आपको सौंपी गई परियोजना पर काम कर रहे हैं, तो आप गैंट चार्ट की साख हितधारकों के साथ भी साझा कर सकते हैं। हितधारकों को पता होना चाहिए कि आप और आपकी टीम काम कर रहे हैं और वे परियोजना को सही समय पर पूरा करेंगे। आपको किसी भी हितधारक या ग्राहक को उत्तर देने की आवश्यकता नहीं होगी क्योंकि वे गैंट चार्ट के माध्यम से लाइव प्रगति देख रहे होंगे।

अग्रिम सुविधाओं का उपयोग करें

आप गैंट चार्ट के लिए बार्ड की उन्नत सुविधा का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप संसाधनों का उल्लेख करना चाहते हैं या विवरण अपडेट करना चाहते हैं तो आप इसे आसानी से कर सकते हैं। एक अन्य उन्नत विशेषता कार्य की बाधाओं का उल्लेख कर रही है। यदि आप अटक गए हैं या आपकी टीम के सदस्यों को समाधान नहीं मिल रहा है, तो आप गैंट चार्ट में इसका उल्लेख कर सकते हैं। एक बार जब आप बाधाओं को जान लेते हैं, तो आप समाधान की तलाश करेंगे, और आपको यह उल्लेख करना होगा कि आप कार्य को समय पर पूरा करने में सक्षम क्यों हैं।

इस तरह, सभी को कार्य के कठिन बिंदु का पता चल जाएगा, और आप काम पूरा करने के लिए सभी सहायता प्राप्त कर सकते हैं। गैंट चार्ट न केवल कार्यों और उनकी समय सीमा का उल्लेख करने के बारे में हैं, बल्कि आपको उस कार्य के हर विवरण का उल्लेख करना चाहिए जो एक बाधा रही है। 

यदि कोई कार्य पूरा नहीं हुआ है, तो व्यक्ति देरी के कारण पर टिप्पणी कर सकता है। आप दैनिक रूप से पूरा करने के लिए किसी भी कठिन परियोजना पर काम करने के लिए अन्य परियोजना प्रबंधन उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं।

अन्य परियोजना प्रबंधन उपकरणों के साथ एकीकरण आपको वर्तमान कार्य को पूरा करने में मदद करेगा, और आप इसे गैंट चार्ट पर अपडेट कर सकते हैं।

गैंट चार्ट सर्वोत्तम अभ्यास जिनके बारे में आपको जानना आवश्यक है

हमने इस बारे में बात की है कि आप बार्ड का उपयोग करके गैंट चार्ट कैसे बना सकते हैं, लेकिन आइए गैंट चार्ट की सर्वोत्तम विशेषताओं और प्रथाओं के बारे में बात करते हैं:

सार्थक मील के पत्थर के साथ कार्यों को तोड़ना

जब भी आप किसी लंबी परियोजना पर काम कर रहे होते हैं और परियोजना को पूरा करने के लिए एक पूरी टीम होती है, तो संभावना है कि आप किसी भी बिंदु पर फंस सकते हैं। इसलिए, परियोजना प्रबंधन के लिए बार्ड का उपयोग करना और गैंट चार्ट बनाना आवश्यक है। आप कार्य को मील के पत्थर में विभाजित कर सकते हैं और उन्हें अपनी टीम के सदस्यों को सौंप सकते हैं। आपको पता चल जाएगा कि परियोजना का कौन सा हिस्सा पूरा हो गया है, और अगर कुछ छूट गया है, तो आपको इसका कारण भी पता चल जाएगा।

कार्यों को छोटे-छोटे हिस्सों में विभाजित करने से आपको कार्य को समय पर पूरा करने में मदद मिलेगी, और आप कार्य के प्रत्येक भाग के लिए एक समय सीमा निर्धारित कर सकते हैं। टीम के सदस्य कार्य सबमिट करेंगे, और आपको पता चल जाएगा कि सब कुछ ट्रैक पर नहीं है।

प्रगति के साथ गैंट चार्ट को अपडेट करते रहें

परियोजना की प्रगति को जानना महत्वपूर्ण है, और आप गैंट चार्ट पर प्रगति को अपडेट करते रह सकते हैं। प्रगति पर नज़र रखना आवश्यक है; अन्यथा, आप समय पर काम पूरा करने में असमर्थ हो सकते हैं। यदि आपने टीम के सदस्यों को पहले ही कार्य सौंप दिए हैं, तो वे अपनी कार्य गति और अब तक सबमिट किए गए कार्यों के अनुसार गैंट चार्ट को अपडेट कर सकते हैं।

परियोजना की प्रगति का संचार करना

सूची में अंतिम सर्वोत्तम अभ्यास आपकी टीम के सदस्यों, हितधारकों और ग्राहकों के साथ परियोजना की प्रगति का संचार कर रहा है। आपको परियोजना की प्रगति के बारे में अपना कोई उच्च अधिकार नहीं देना होगा क्योंकि वे गैंट चार्ट की जांच करके आपको जान लेंगे।

आप इस प्लेटफॉर्म पर अपनी टीम के सभी सदस्यों को एक साथ रख सकते हैं; उन्हें पता चल जाएगा कि उन्हें अपने कार्यों को समय पर पूरा करने की आवश्यकता है।

अंतिम शब्द:

किसी भी परियोजना को शुरू करने से पहले, यदि आप समय पर कार्य पूरा करना चाहते हैं तो आपको इसके लिए एक उचित योजना और शेड्यूल बनाना होगा। बार्ड परियोजना प्रबंधन में मदद करेगा, और बार्ड का उपयोग करके गैंट चार्ट बनाने से आपको ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलेगी। आपको गैंट चार्ट के माध्यम से परियोजना की प्रगति का पता चल जाएगा ताकि आपको पता चल सके कि आप सही रास्ते पर हैं या प्रगति को गति देनी चाहिए।