5 परियोजना प्रबंधन चरण आपको अपनी परियोजनाओं को ट्रैक करने के लिए पता होना चाहिए।
एक परियोजना को सफल बनाने के लिए, एक परियोजना प्रबंधन टीम को कुशल और पेशेवर होना चाहिए। अधिकांश परियोजनाओं को फलदायी परिणाम मिलते हैं जब परियोजना प्रबंधक एक प्रभावी योजना विकसित करता है और अपनी टीम के सहयोग से तदनुसार इसका पालन करता है।
यह कोई आसान काम नहीं है; एक परियोजना प्रबंधक को एक ही समय में विभिन्न पहलुओं पर विचार करने की आवश्यकता होती है जैसे बजट, परिणाम, ग्राहकों की प्रतिक्रिया और कई अन्य चीजें। परियोजना प्रबंधन एक ऐसा कौशल है जो ग्राहकों की मांगों को पूरा करने के लिए किसी परियोजना को विभिन्न चरणों में विभाजित करके ट्रैक करता है और यह व्यवसाय के लिए बाजार में स्थिरता प्राप्त करने का प्रमुख कारण है।
नीचे कुछ 5 परियोजना प्रबंधन चरण दिए गए हैं जिनके बारे में आपको पता होना चाहिए।
1. परियोजना शुरू करना
परियोजना की योजना को अंतिम रूप देने से पहले, कुछ आवश्यक शुरुआत को संबोधित किया जाना चाहिए। प्रबंधन टीम, मालिक और हितधारक अपने विचारों को साझा करने और परियोजना के लक्ष्य, नाम और उद्देश्य को अंतिम रूप देने के लिए एक साथ बैठते हैं।
लिखित अनुबंध एक कंपनी और हितधारक के बीच एक समझौते के रूप में हस्ताक्षरित होते हैं जो एक परियोजना के सौदे को सुनिश्चित करता है। निर्धारित लक्ष्य को प्राप्त करने और हितधारकों की मांगों को पूरा करने के लिए सही रणनीति तय करने के लिए आवश्यक अध्ययन किए जाते हैं।
यह साबित करने के लिए कुछ परीक्षण किए जाते हैं कि शुरू होने जा रही परियोजना व्यवहार्य है या नहीं, लाभ प्राप्त करेगी और सार्वजनिक रूप से अच्छी प्रतिष्ठा का कारण बनेगी। समय और मांग पर एक परियोजना को पूरा करने के लिए एक मजबूत और कुशल टीम को काम पर रखा जाता है। परियोजना प्रबंधन का यह पहला और बहुत महत्वपूर्ण चरण आपकी परियोजना को सफल बनाने के लिए विभिन्न कुंजियों से संबंधित है।
कारण परिभाषित करता है कि यह परियोजना क्यों महत्वपूर्ण है
एक परियोजना का प्रारंभिक चरण इस परियोजना को शुरू करने के कारणों और टीम के लिए इसके महत्व की व्याख्या करता है। चरणों के संरेखण को निर्धारित करने के लिए महत्वपूर्ण और अनिवार्य दस्तावेज विकसित किए जाते हैं। प्रबंधन टीम और हितधारकों और वित्तीय जोखिम के साथ व्यावसायिक पहलुओं पर विस्तार से चर्चा की जाती है।
एक परियोजना की उपयुक्तता का अनुमान
उसके बाद, देश के कानून और लाभ की संभावनाओं के बारे में परियोजना उपयुक्तता का अनुमान भी लगाया जाता है। यह अनुमान लगाने में मदद करता है कि यह परियोजना बाजार में आधुनिक व्यावसायिक मांगों के साथ तुलना करके फलदायी होगी या नहीं।
एक परियोजना चार्टर विकसित करना
इस अनुमान के बाद, एक प्रोजेक्ट चार्टर बनाया जाता है जो एक प्रकार का प्रलेखन है जो किसी परियोजना के लक्ष्यों को बहुत स्पष्ट रूप से परिभाषित करता है, औपचारिक कार्यों की एक सूची विकसित की जाती है, और सभी टीम के सदस्यों के लिए परियोजना पर काम करने के लिए समय भी निर्धारित किया जाता है।
टीम का चयन
अगला कदम टीम के सदस्यों का चयन है। कुशल और अनुभवी लोगों को परियोजना के सही निष्पादन के लिए चुना जाता है।
भूमिकाएँ सौंपना
एक कुशल टीम के चयन के बाद, परियोजना प्रबंधक एक कार्यक्रम साझा करता है और प्रत्येक सदस्य को विशिष्ट कर्तव्यों को निर्दिष्ट करके व्यक्तिगत रूप से अपने कार्यों को निर्दिष्ट करता है।
जब 5 परियोजना प्रबंधन चरणों की बात आती है तो यह एक बहुत ही महत्वपूर्ण और बुनियादी चरण है।
2. एक ठोस योजना बनाने का इरादा
बोर्ड स्तर पर गर्मजोशी से चर्चा करने और परियोजना की मंजूरी के बाद, यहां परियोजना प्रबंधन का अगला और महत्वपूर्ण चरण आता है जो आपकी परियोजना को वैसे भी सफल बनाने के लिए एक ठोस योजना विकसित करना है।
किसी परियोजना को कार्यात्मक बनाने से पहले, किसी परियोजना के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक योजना बनाने की आवश्यकता होती है। इस उद्देश्य के लिए, विभिन्न चरणों का पालन किया जाता है जैसे
एक टू-डू सूची विकसित करना
जब आप किसी प्रोजेक्ट पर काम करना शुरू करते हैं तो आपको उन दैनिक कार्यों पर बहुत स्पष्ट होना चाहिए जो आप नियमित रूप से करने जा रहे हैं। व्यावसायिक विद्वानों का कहना है कि एक लिखित योजना अनिवार्य है और सफलता की कुंजी है क्योंकि यह आपको अपने कार्यों को याद दिलाती रहती है।
इसलिए सबसे पहले लिखित और सॉफ्ट फॉर्म में एक टू-डू लिस्ट बनाएं। अपने काम के प्रति दृढ़ रहें और अपनी टीम के सदस्यों के साथ अच्छा संचार करके उन्हें सही दिशा में ले जाएं।
व्यक्तिगत और टीम गैंट चार्ट बनाना
अपने लिए जवाबदेह होने की बहुत आवश्यकता है ताकि आप विश्लेषण कर सकें कि आपने अपने साप्ताहिक या मासिक लक्ष्यों को प्राप्त किया है। अपने काम का स्पष्ट विश्लेषण करने के लिए, काम शुरू करने से पहले एक गैंट चार्ट बनाएं और अपने कार्यों को शेड्यूल करें जो आप दैनिक या सप्ताह में एक बार करेंगे।
प्रोजेक्ट मैनेजर को पूरी टीम और व्यक्तिगत रूप से गैंट चार्ट विकसित करना चाहिए और कार्य पूरा करने का क्रिस्टल स्पष्ट विश्लेषण करने के लिए उन्हें साप्ताहिक या मासिक जांचना चाहिए और यदि किसी कार्य की कमी है तो आवश्यक कार्य करें।
बड़ी चट्टानों को खोजना
जब आपने एक टू-डू सूची और गैंट चार्ट विकसित किया है, तो अपने काम को वर्गीकृत करना बहुत आसान है। सबसे महत्वपूर्ण और जरूरी कार्यों का पता लगाएं और उन पर ध्यान केंद्रित करें। बड़ी चट्टानें उन कार्यों का प्रतिनिधित्व करती हैं जो स्थायी नहीं हैं लेकिन समय सीमा को पूरा करने से पहले प्रदर्शन करने के लिए महत्वपूर्ण हैं।
प्रत्येक के पूरा होने के बाद बड़ी चट्टानों को बदला जा सकता है और आपको अपनी परियोजना के विभिन्न बड़ी चट्टानों से निपटने के लिए अपने प्रतिमानों को बदलने की आवश्यकता है।
बजट की योजना बनाएं
परियोजना प्रबंधन तब सफल होता है जब खर्चों को पूरा करने की उनकी योजना मजबूत होती है। वित्तीय प्रबंधक और उनकी टीम एक अनुमानित लागत बजट प्रस्तुत करती है जिसे चल रही परियोजना में निवेश करना चाहिए। एक परियोजना के लिए निर्धारित यह लागत आपकी टीम को सीमित संसाधनों का उपयोग करते हुए बजट पर रहने के लिए निर्धारित करती है।
जोखिम मूल्यांकन
आपकी परियोजना के प्रसंस्करण के दौरान दिखाई देने वाले जोखिमों के बारे में जांच और संतुलन होना महत्वपूर्ण है। आपके पास उन जोखिमों का आकलन करने की योजना होनी चाहिए जो अनुमानित हो सकते हैं या नहीं, और भारी नुकसान से बचने के लिए तुरंत उनके समाधान खोजें।
3. योजना को लागू करना
योजना बनाने और बहुत सारी कागजी कार्रवाई पूरी करने के बाद, कार्य चरण तक पहुंच जाता है। बोर्ड स्तर पर विकसित की गई योजनाओं को व्यवहार में लाया जा रहा है। यह अन्य सभी चरणों की तुलना में लंबी समय अवधि के साथ एक वास्तविक और वास्तविक कार्य चरण है।
इस चरण के दौरान, एक परियोजना प्रबंधक को परियोजना के बारे में अधिक सावधान और चिंतित रहने की आवश्यकता होती है क्योंकि निष्पादित होने के बाद इसका मूल्यांकन किया जा रहा है।
इस चरण में एक परियोजना प्रबंधक की जिम्मेदारियां शामिल हैं जैसे
टीम के सदस्यों पर नज़र रखना
अब परियोजना प्रबंधक के कंधे पर जिम्मेदारी बढ़ जाती है और टीम के सदस्यों के प्रदर्शन पर नजर रखने के लिए प्रभावी कार्रवाई की मांग करती है, यह सुनिश्चित करके कि टीम का प्रत्येक सदस्य अपने कर्तव्यों का मालिक है और निर्देश के अनुसार कार्य कर रहा है।
जोखिम और प्रबंधन का आकलन भी
अब वास्तविक कामकाज को बजट, गुणवत्ता या कुछ और से संबंधित कई जोखिमों का सामना करना पड़ सकता है। परियोजना प्रबंधक जोखिम का आकलन करने और इसे समय पर ठीक करने के लिए जिम्मेदार है।
बजट पर होने की स्थिरता
परियोजना प्रबंधक यह सुनिश्चित करता है कि टीम के सदस्य छूट को पार करने के बजाय बजट का पालन कर रहे हैं। और अगर बजट में बदलाव करने की जरूरत है तो इसे लागू करने से पहले इस पर चर्चा होनी चाहिए।
उत्पाद की गुणवत्ता बनाए रखना
किसी कंपनी के उत्पादों की गुणवत्ता बाजार में अपनी स्थिति तय करती है और इसे जनता के बीच प्रतिष्ठित बनाती है। इसलिए, उत्पादों को वितरित करने की गुणवत्ता के बारे में अद्यतन होना अनिवार्य है।
टीम के साथ अच्छा संवाद होना
एक परियोजना को सफल बनाने के लिए अच्छा संचार आवश्यक है क्योंकि यह विश्वास और एक सकारात्मक वातावरण प्रदान करता है जो श्रमिकों की दक्षता को बढ़ाता है।
यह शीर्ष 5 परियोजना प्रबंधन चरणों का एक और महत्वपूर्ण चरण है।
4. प्रक्रियाओं की जांच और मूल्यांकन
एक योजना के निष्पादन के बाद, कंपनी के उत्पादों की डिलीवरी करना, और सार्वजनिक रूप से होना परिणामों की जांच करने का समय है। आप इसे इसके द्वारा कर सकते हैं
लक्ष्यों की उपलब्धि की स्थिति की जाँच करना
इस चरण में परियोजना प्रबंधन टीम इस बात की जाँच करती रहती है कि वे किस तरह से अनुसरण कर रहे हैं, या तो उन्हें प्रारंभिक चरण में निर्धारित उनके वास्तविक उद्देश्य की ओर ले जा रहा है या नहीं। यदि नहीं, तो परियोजना प्रबंधक इसे नियंत्रित करने और इसे सही रास्ते पर रखने के लिए जिम्मेदार है।
वास्तविक खर्चों के साथ बजट योजना की तुलना करना
परियोजना प्रबंधक टीम द्वारा किए गए खर्चों के साथ परियोजना की नियोजित लागत की तुलना करता है और विश्लेषण करता है कि वे इसके साथ सही हो रहे हैं या नहीं। यदि उत्तर नहीं है, तो यह एक खतरनाक स्थिति है और परियोजना प्रबंधक के लिए समस्याएं पैदा कर सकती है लेकिन निवेशकों और हितधारकों के साथ अच्छा संचार करके इसे हल किया जा सकता है।
प्रदर्शन का मूल्यांकन करना और बजट और अन्य औसत दर्जे की चीजों की जांच और संतुलन रखना एक परियोजना प्रबंधक के लिए परियोजना को आसानी से और प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए फायदेमंद है।
5. परिणामों की सूचना देना
एक परियोजना का अंतिम चरण जो अन्य चरणों की तरह समान महत्व का है, एक परियोजना का परिणाम सूचना है। यह परियोजना प्रबंधन का एक अनुवर्ती चरण है। इस चरण में, परिणामों को मापा जाता है और योजना के साथ तुलना की जाती है।
यह परियोजना प्रबंधक की जिम्मेदारी है कि वह परिणाम को देखे और ग्राहक को समय पर डिलीवरी की जांच करे, अस्पष्टता का पता लगाए, और कमजोरियों को सुधारने के तरीके सुझाए। यह समापन चरण है; अनुबंध पूरे हो गए हैं और परियोजना को सफलतापूर्वक पूरा करने पर जश्न मनाया जाता है। अंतिम दस्तावेज औपचारिकताएं बनाई जाती हैं और पूरा होने के बाद अनुबंध समाप्त कर दिए जाते हैं।
परियोजना प्रबंधक द्वारा एक बैठक या एक उत्सव पार्टी की व्यवस्था करके एक अंतिम समीक्षा प्रस्तुत की जाती है और महत्वपूर्ण प्रमुख बिंदुओं को समझाया जाता है कि वे एक बजट पर थे, समयरेखा का पालन किया है, और परियोजना प्रबंधन को लागू करने से पहले पहले पहले चरण के दौरान निर्धारित उद्देश्य को प्राप्त किया है।
अंतिम विचार:
तो, ये 5 परियोजना प्रबंधन चरण थे। यदि आप परियोजना को सफल बनाना चाहते हैं, तो आप एक कंपनी के साथ एक परियोजना प्रबंधक के रूप में शुरुआत करने जा रहे हैं, आपको वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए परियोजना प्रबंधन कौशल विकसित करना चाहिए और परियोजना प्रबंधन के पांच चरणों का पालन करना चाहिए।
उच्च गुणवत्ता वाले परिणामों के साथ ट्रैक पर और समय पर होने के लिए आपके और आपकी टीम के लिए एक गैंट चार्ट विकसित करें।
