बर्नडाउन चार्ट: इसके बारे में वह सब कुछ जो आपको जानना आवश्यक है

बर्नडाउन चार्ट क्या है?

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एक बर्नडाउन चार्ट गैंट चार्ट या कानबन बोर्ड की तुलना में थोड़ा कम विस्तृत है। अत्यधिक विशिष्ट होने और प्रत्येक कार्य और प्रत्येक व्यक्ति को शामिल करने के बजाय, एक बर्नडाउन चार्ट इस बात पर ध्यान केंद्रित करता है कि किसी विशिष्ट परियोजना पर कितना समय बचा है। यह दो अलग-अलग कारकों को देखकर ऐसा करता है, अर्थात् परियोजना को पूरा करने के लिए कितना काम बचा है और काम पूरा करने के लिए कितना समय बचा है। ग्राफ़ तब आपको इन सवालों के जवाब आसानी से और सीधे देखने की अनुमति देता है।

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ये चार्ट जानकारी को दो अलग-अलग तरीकों से भी देखते हैं। उदाहरण के लिए, आप यह निर्धारित करने के लिए स्प्रिंट बर्नडाउन चार्ट देख सकते हैं कि उस कार्य में कितना काम बचा है जिसे पूरा करने की आवश्यकता है या जिसे आप मापना चाहते हैं। यह आपको और बाकी टीम को इस बात का अच्छा अंदाजा लगाने की अनुमति देता है कि आप शॉर्ट स्प्रिंट पर कैसा प्रदर्शन कर रहे हैं। यह प्रक्रिया का एक अत्यंत महत्वपूर्ण हिस्सा हो सकता है और यह सुनिश्चित करता है कि पूरी टीम उस स्प्रिंट पर यथासंभव कड़ी मेहनत कर रही है। यदि आप बड़ी परियोजनाओं के लिए लक्ष्य निर्धारित करते हैं जिन्हें कम अवधि में पूरा करने की आवश्यकता होती है, तो यह जाने का एक अच्छा तरीका हो सकता है।

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आप एक उत्पाद बर्नडाउन चार्ट भी बना सकते हैं, जो आपको यह ट्रैक करने की अनुमति देगा कि आप जिस पूरे प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं, उसके लिए कितना काम है। यह एक बड़ी परियोजना या एक छोटी परियोजना हो सकती है, लेकिन आप और आपकी टीम अभी भी जानना चाहते हैं कि आप कैसे साथ आ रहे हैं और इसे पूरा करने के लिए आपको कितना अधिक करने की आवश्यकता है। उत्पाद बर्नडाउन के साथ, आप ऐसा कर सकते हैं और आप तुलना कर सकते हैं कि आपने पहले ही परियोजना को कितना पूरा कर लिया है, जबकि आप इसमें हैं। इससे आपको और भी अधिक काम जल्दी करने में मदद मिलती है।

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बर्नडाउन चार्ट का उपयोग क्यों करें?

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हमने पिछले खंड में इस पर थोड़ा सा छुआ था, लेकिन यह कुछ ऐसा है जिसे हमें एक और नज़र डालनी चाहिए। सामान्य तौर पर, बर्नडाउन चार्ट कुछ अन्य प्रकार के उत्पादकता चार्ट के लिए एक बड़ी संगत होने जा रहा है जिसे आप बना सकते हैं, जैसे कानबन बोर्ड या गैंट चार्ट। हालांकि यह आपको विस्तृत जानकारी नहीं देता है जो इस प्रकार के चार्ट करते हैं, यह आपको इस बारे में अच्छी जानकारी दे सकता है कि आप कैसे प्रगति कर रहे हैं और क्या आपको गति बढ़ाने या जारी रखने की आवश्यकता है जहां आप हैं।

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आपको पता चल जाएगा कि इस प्रकार के बोर्ड के उपयोग से आपकी परियोजना समय पर पूरी होने के लिए ट्रैक पर है या नहीं। जहां एक कानबन बोर्ड आपको दिखा सकता है कि कोई कार्य आपके शेड्यूल पर कहां है या गैंट चार्ट आपको बता सकता है कि आपके पास समय सीमा तक पहुंचने तक कितना समय है और यहां तक कि कितना प्रतिशत पूरा हो गया है, फिर भी यह समझना मुश्किल हो सकता है कि परियोजना के भीतर क्या हो रहा है। बर्नडाउन चार्ट के साथ, आप एक चित्रात्मक प्रतिनिधित्व देख सकते हैं कि जब आपने शुरू किया था तो कितना करने की आवश्यकता थी, आपने अब तक कितना किया है, और समय पर करने के लिए आपको कितना करने की आवश्यकता होगी।

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इस प्रकार का ग्राफ आपके लिए आपके द्वारा किए गए कार्य की गति और समय पर कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक गति को देखना आसान बनाता है। इससे आपके लिए इसे पूरा करना बहुत आसान हो सकता है। आप गति पर करीब से नज़र डाल सकते हैं और इसे अपनी टीम के बाकी हिस्सों के साथ भी साझा कर सकते हैं, जो उन्हें यह देखने की अनुमति देगा कि कार्य या परियोजना के अंत तक पहुंचने में सभी की मदद करने के लिए उन्हें अभी भी क्या करने की आवश्यकता है।

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क्योंकि वे डिजाइन में बहुत सरल और सीधे हैं, यह उन्हें किसी के लिए भी जांचना आसान बनाता है। आप इसे थोड़े समय के साथ देख सकते हैं और इस बारे में तत्काल प्रतिक्रिया प्राप्त कर सकते हैं कि अभी भी क्या करने की आवश्यकता है और आप कितनी अच्छी तरह आगे बढ़ रहे हैं। आप प्रति दिन कम से कम एक बार यह देखने के लिए जांच करना चाहेंगे कि आप दिन की शुरुआत या अंत (या दोनों) में कैसा कर रहे हैं। इससे आपको और आपकी टीम को यह पता लगाने में मदद मिलेगी कि ट्रैक पर आने या ट्रैक पर बने रहने के लिए आगे क्या करना है।

आपको क्या दिखाई देगा

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जब आप किसी विशिष्ट प्रोजेक्ट के लिए अपना बर्नडाउन चार्ट बनाते हैं, तो आपको दो अलग-अलग लाइनें दिखाई देंगी। आपके ग्राफ के y-अक्ष पर शेष कार्य की मात्रा है। x-अक्ष पर आप देखेंगे कि आपके पास कार्य पूरा करने के लिए कितना समय है। ये दो चीजें आपको ग्राफ बनाने में मदद करेंगी और इसे पढ़ने में आसान बना देंगी। उन्हें अलग-अलग तरीकों से भी दर्शाया जा सकता है ताकि आप जो ट्रैक कर रहे हैं उसके आधार पर समयरेखा लंबी या छोटी हो, लेकिन काम की मात्रा को 100% से 0% तक विस्तृत किया जा सकता है।

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एक बार जब आपके पास ग्राफ ही होता है तो उस पर दो लाइनें मौजूद होती हैं। पहली एक आदर्श कार्य लाइन है। यह वह रेखा है जो काम को 100% से 0% तक जोड़ती है। इसलिए, यह देखता है कि सड़क में कम से कम धक्कों के साथ परियोजना के साथ शुरू करने से लेकर समाप्त होने तक आपको खुद को कैसे गति देनी चाहिए। यदि आप इष्टतम स्तर पर काम करना चाहते थे, तो वह गति है जिसका आप उपयोग करेंगे और सब कुछ कैसे पूरा होगा। लेकिन हमेशा ऐसा नहीं होता है कि चीजें चलती हैं। ऐसा बहुत कम ही होता है कि चीजें कैसे चलती हैं।

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दूसरी पंक्ति वास्तविक कार्य शेष पंक्ति है। यह प्रत्येक दिन होने वाले काम की मात्रा को देखेगा और एक चार्ट बनाएगा जो आपको दिखाता है कि आपने कितना किया है और अभी भी कितना करने की आवश्यकता है। यह सुनिश्चित करने के लिए अक्सर अपडेट होता है कि यह सटीक है और आप जानते हैं कि आप कितनी अच्छी तरह (या इतनी अच्छी तरह नहीं) प्रगति कर रहे हैं। यदि आप आदर्श रेखा के ऊपर वास्तविक कार्य रेखा देख रहे हैं तो इसका मतलब है कि आपको समय पर वापस आने के लिए थोड़ा और काम करने की आवश्यकता है। यदि रेखा आदर्श रेखा से नीचे है, तो इसका मतलब है कि आप समय से आगे हैं।

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ध्यान रखें कि आपकी वास्तविक कार्य लाइन में उतार-चढ़ाव होगा क्योंकि आप और आपकी टीम परियोजना पर काम करना जारी रखते हैं और यह शेष कार्य को संतुलित करेगा। इसलिए, यदि आपके पास परियोजना को पूरा करने के लिए अभी भी समय बचा है तो यह आपके वर्तमान स्थान को ले जाएगा और आपको अंत तक पहुंचने के लिए एक आदर्श मार्ग दिखाएगा। यदि आप उस पथ का अनुसरण नहीं करते हैं तो यह बदलता रहेगा और अपडेट होता रहेगा क्योंकि आप आगे बढ़ने का सबसे अच्छा तरीका दिखाने के लिए पूरा काम करते हैं। कुंजी यह सुनिश्चित करना है कि आप इसे बार-बार जांचते हैं।

बर्नडाउन चार्ट्स से संबद्ध लाभ

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कई अलग-अलग लाभ हैं जो आपको मिलेंगे यदि आप बर्नडाउन चार्ट के साथ काम करने का निर्णय लेते हैं। कुंजी यह सुनिश्चित करना है कि आप उनका ठीक से उपयोग कर रहे हैं और आप उन्हें अपने स्प्रिंट या परियोजनाओं के लिए जल्दी शुरू करते हैं। इससे आपके लिए समयरेखा के अंत में बहुत अधिक जल्दबाजी करने के बजाय शुरू से ही काम पर बने रहना आसान हो जाएगा। साथ ही, इन लाभों के साथ, आप विकल्पों को भी देखना चाहेंगे।

देखिए प्रगति- इस प्रकार के चार्ट के साथ आप जो पहली चीजें नोटिस करने जा रहे हैं, वह यह है कि जानकारी तुरंत उपलब्ध है। आपको कुछ भी खोजने की आवश्यकता नहीं है और आपको यह देखने के लिए विस्तारित अवधि के लिए चार्ट को देखने की आवश्यकता नहीं है कि आपको क्या जानना चाहिए। आप तुरंत देख सकते हैं और देख सकते हैं कि आपको कैसे करना चाहिए, इसकी तुलना में आप कैसा कर रहे हैं। यह आपको तत्काल प्रतिक्रिया देगा और अतिरिक्त जानकारी और सलाह के साथ तुरंत अपनी टीम के बाकी हिस्सों तक पहुंचने की क्षमता देगा।

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समस्याओं को देखें – यदि आप और आपकी टीम पीछे चल रहे हैं या पीछे चलने के खतरे में हैं, तो आपका बर्नडाउन चार्ट आपको यह बताने जा रहा है कि बहुत कम समय में। इसका मतलब है कि आप देख सकते हैं कि आप जल्दी से पीछे पड़ रहे हैं और तुरंत कार्रवाई कर सकते हैं। यदि वास्तविक कार्य रेखा आपकी आदर्श कार्य रेखा से थोड़ी सी भी कम हो जाती है, तो आप इसे देख पाएंगे और ट्रैक पर वापस आने के लिए तुरंत चीजों को थोड़ा तेज कर पाएंगे। यदि आपने बहुत बाद तक समस्या नहीं देखी है, तो इसका मतलब होगा कि आपको ट्रैक पर वापस आने के लिए और अधिक गति देनी होगी।

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देखें कि आपको क्या चाहिए - यदि आपकी टीम में ऐसे सदस्य हैं जो आपके पास मौजूद कुछ अधिक जटिल चार्ट या सिस्टम को पढ़ने के बारे में इतने अच्छे नहीं हैं, तो यह उन्हें सूचित रखने का एक शानदार तरीका है। यह सीखने में सरल और सीधा है और आप इसे एक नज़र में पढ़ सकते हैं। आपको केवल दो पंक्तियों को देखने और तुलना करने की आवश्यकता है कि वे एक-दूसरे से कहाँ संबंधित हैं। वहां से, आपके पास वह सारी जानकारी होगी जिसकी आपको आवश्यकता है। जब आप विशेष रूप से अल्पकालिक परियोजनाओं पर काम कर रहे हों तो यह उपयोग करने के लिए एक शानदार चार्ट है।

बर्नडाउन चार्ट का नकारात्मक पक्ष

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बर्नडाउन चार्ट के साथ कुछ बेहतरीन संभावनाएं हैं लेकिन कुछ ऐसी चीजें भी हैं जिन पर आपको ज़्यादा ध्यान देना होगा। ये चीजें आपको यह निर्धारित करने में मदद करेंगी कि बर्नडाउन चार्ट आपकी टीम और आपके प्रोजेक्ट प्रबंधन के लिए सही तरीका है या नहीं। आखिरकार, आप जो करने में सक्षम होने जा रहे हैं, उसमें कुछ सीमाएँ हैं।

1. सटीक योजना की आवश्यकता है

आपको अपने स्प्रिंट की सटीक योजना बनाने की आवश्यकता होगी ताकि आप कितना समय और कितना काम छोड़ चुके हैं, इसका सटीक चित्रण प्राप्त कर सकें। यदि आप स्प्रिंट को गलत समझते हैं तो आप खुद को ट्रैक पर बने रहने के लिए संघर्ष करते हुए पाएंगे।

2. बैकलॉग को अनदेखा करता है

आप वह हैं जो चार्ट में सब कुछ डालने और यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार हैं कि यह सब ठीक से काम करता है। यदि आप कार्यों के बैकलॉग को पूरा नहीं करते हैं या यदि आप कार्यों के बैकलॉग में नहीं डालते हैं तो आप गलत चार्ट के साथ समाप्त हो सकते हैं।

अपने चार्ट सेट करना

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जब प्रोजेक्ट स्प्रिंट चलाने की बात आती है, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप सही रास्ते पर हैं और आप सब कुछ ठीक से रिकॉर्ड कर रहे हैं। जब तक आप जानते हैं कि आप क्या कर रहे हैं और आप यह सुनिश्चित करते हैं कि आप सभी जमीनी नियमों को सही तरीके से पूरा करते हैं, आप और आपकी टीम इस चार्ट के साथ खेल में बहुत बेहतर होने जा रहे हैं। बस सुनिश्चित करें कि हर कोई जानता है कि इसे कैसे सेट किया जाए और इसकी निगरानी कैसे की जाए। और सुनिश्चित करें कि सभी कार्यों को ठीक से रिपोर्ट किया जा रहा है ताकि यह अपडेट रहे।
जब आप विभिन्न प्रकार के चार्ट और उन सभी कार्यों को ट्रैक करने के विभिन्न तरीकों को देखना शुरू करने के लिए तैयार हों, जिन्हें आपको पूरा करने की आवश्यकता है, तो सुनिश्चित करें कि आप बर्नडाउन चार्ट देख रहे हैं। आपको यह भी आश्चर्य हो सकता है कि इस प्रकार का चार्ट आपके और आपकी टीम के काम को पूरा करने के तरीके को कितना बदल सकता है। और जब आप त्वरित सिस्टम और ट्रैकिंग देख रहे होते हैं, तो निश्चित रूप से आपकी मदद करने के लिए बर्नडाउन चार्ट की तुलना में इसे करने का कोई बेहतर तरीका नहीं है।