एजाइल मीटिंग्स के बारे में आप सभी को पता होना चाहिए

एजाइल मीटिंग एजाइल प्रबंधन के प्रमुख तत्वों में से एक हैं क्योंकि वे कुशल सहयोग और तेजी से निर्णय लेने के सिद्धांतों का उपयोग करते हैं। सही एजाइल मीटिंग टीम को आम जमीन पर रहने और परियोजना लक्ष्यों को प्राप्त करने की दिशा में काम करने की अनुमति देती है। इस टीम में स्क्रम मास्टर, उत्पाद स्वामी और विकास टीम शामिल है, क्योंकि यह पारदर्शी है और प्रगति को ट्रैक करती है।

स्प्रिंट प्लानिंग, डेली स्क्रम, स्प्रिंट रिव्यू और स्प्रिंट रेट्रोस्पेक्टिव सहित एजाइल मीटिंग के विभिन्न प्रकार हैं। हर मीटिंग टीमों को संरेखित रखने, नई स्थितियों पर तुरंत प्रतिक्रिया करने, साथ ही लगातार निरंतर प्रगति लागू करने में मदद करती है। यदि आप प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में काम कर रहे हैं, तो एजाइल मीटिंग के बारे में आपको जो कुछ भी जानना चाहिए, वह यहाँ है।

एजाइल मीटिंग के प्रमुख सदस्य

हर एजाइल मीटिंग में कई सदस्य होते हैं। यह जानना कि आपकी एजाइल मीटिंग में कौन-कौन शामिल होगा और उसके अनुसार एजेंडा तैयार करना आपकी मीटिंग को ज़्यादा प्रभावी बना सकता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि उनमें से हर एक सदस्य अलग-अलग भूमिका निभाता है। तो, यहाँ एजाइल मीटिंग के मुख्य सदस्यों और उनकी भूमिकाओं के बारे में बताया गया है।

विकास टीम 

एजाइल मीटिंग में विकास टीम उन विशेषज्ञों से बनी होती है जो उत्पाद को विकसित करने में शामिल होते हैं। इन डिलीवरी के आधार पर ही दूसरे लोग दिखाते हैं कि प्रत्येक स्प्रिंट में योजना के अनुसार क्या उत्पादित किया गया था। मीटिंग के दौरान, उनकी राय ज़रूरी होती है क्योंकि वे प्रोजेक्ट को सबसे गहराई से समझते हैं, क्या किया गया है, क्या सुधार किया जा सकता है, और किन मुद्दों का सामना करना पड़ा है।

जमघट मास्टर 

स्क्रम मास्टर एजाइल मीटिंग प्रक्रिया की देखरेख करता है और गारंटी देता है कि कोई भी बात प्रक्रिया के प्रवाह में बाधा न डाले और उसे अनदेखा न किया जाए। वे टीम के लिए उपयोगी हैं क्योंकि ये चेकलिस्ट याद दिलाती हैं कि चर्चाएँ वर्तमान स्प्रिंट के दायरे में हैं।

एक नियमित प्रबंधक के विपरीत, स्क्रम मास्टर लोगों की स्वायत्तता और प्रक्रिया अनुकूलन को प्रोत्साहित करता है। यह सुनिश्चित करने में उनका कार्य महत्वपूर्ण है कि बैठकें अधिक सटीक हों और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि एक टीम सफलताओं और गलतियों पर विचार करने के लिए बैठती है।

परियोजना प्रबंधक 

प्रोजेक्ट मैनेजर पूरी परियोजना की प्रगति और समय, परिसंपत्तियों और सीमा के बीच संबंधों के प्रबंधन के लिए जिम्मेदार होता है। जैसे-जैसे टीमें रोजाना कार्य निष्पादित करती हैं, प्रोजेक्ट मैनेजर रणनीतिक गतिविधियों के लिए जिम्मेदार रहता है। बैठकों में, वे व्यापक सार, सामग्री और ऐसे अन्य मुद्दों में रुचि रखते हैं।

इन मुद्दों में विकास के मुद्दों के बजाय अन्य हितधारकों के साथ संचार रणनीतियों के कार्यान्वयन के लिए समय-सारिणी शामिल है। इसका मतलब है कि किसी तरह से द्वारपाल बनना, जहाँ वे परियोजना को आगे बढ़ाते हैं लेकिन एजाइल के सिद्धांतों के प्रति सच्चे रहते हैं।

उत्पाद स्वामी और अन्य हितधारक 

उत्पाद स्वामी ग्राहक की ज़रूरतों और उत्पाद बैकलॉग के लिए ज़िम्मेदार होता है। वे स्प्रिंट योजना और समीक्षा सहित कई बैठकों में सहायक होते हैं, ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि परियोजना टीम के लिए मूल्यवान है।

कुछ अन्य लोगों में ग्राहक या अधिकारी शामिल हो सकते हैं जो समीक्षा में भाग ले सकते हैं और यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक इनपुट दे सकते हैं कि विकास में उत्पाद उनकी व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुरूप है या नहीं। वे सुनिश्चित करते हैं कि परियोजना समय पर बनी रहे और अपने वादे पर खरी उतरे।

एजाइल मीटिंग के विभिन्न प्रकार 

जब आप प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में काम कर रहे होते हैं, तो आप 4 अलग-अलग तरह की एजाइल मीटिंग के साथ काम कर सकते हैं। इनमें से प्रत्येक प्रकार अपने लक्ष्यों और इसे संचालित करने के तरीके में थोड़ा अलग होता है। नीचे 4 तरह की एजाइल मीटिंग के बारे में जानकारी दी गई है, जिन्हें आपको जानना चाहिए।

स्प्रिंट योजना 

स्प्रिंट योजना का ध्यान अगले स्प्रिंट में प्राप्त करने के लिए परियोजना का लक्ष्य निर्धारित करने पर केंद्रित है। प्रत्येक विकास टीम, स्क्रम मास्टर और उत्पाद स्वामी प्राथमिकताओं पर बातचीत करते हैं। संयुक्त रूप से, वे स्प्रिंट के भीतर पूरा किए जा सकने वाले हर काम की सीमाएँ निर्धारित करते हैं।

उत्पाद स्वामी की जिम्मेदारी उत्पाद बैकलॉग को परिष्कृत करना है और इसमें शामिल प्रयासों का अनुमान लगाने के लिए गतिविधियाँ टीम द्वारा की जाती हैं। यह वह बैठक है जो स्प्रिंट पर काम शुरू होने से पहले सभी को इसके फोकस और लक्ष्यों से अवगत कराती है।

दैनिक स्टैंड-अप 

हर दिन आयोजित होने वाला स्टैंड-अप एक संक्षिप्त कार्यक्रम है जिसमें केवल पंद्रह मिनट लगते हैं। टीम के प्रत्येक सदस्य को संक्षेप में रिपोर्ट करना चाहिए कि क्या किया गया है, आज क्या करना है, और कौन से मुद्दे सामने आए हैं। स्क्रम मास्टर यह सुनिश्चित करता है कि अगर उन्हें कोई समस्या है तो उसका समाधान किया जाए।

यह मीटिंग टीम को एक ही पृष्ठ पर रखने में प्रभावी है और यह सुनिश्चित करती है कि दिन में कम से कम एक बार संचार का आदान-प्रदान हो और सभी समस्याओं का मौके पर ही समाधान हो। इस तरह यह टीम को लंबी चर्चाओं का उपयोग करके एकल स्प्रिंट की अवधि में चुनी गई दिशा से भटकने से रोक सकता है।

स्प्रिंट समीक्षा 

स्प्रिंट समीक्षा एक ऐसी प्रक्रिया है जो प्रत्येक चुने गए स्प्रिंट के अंत में होती है। हितधारकों को विकास टीम द्वारा किए गए कार्य की प्रगति दिखाई जाती है। उत्पाद स्वामी यह सत्यापित करता है कि क्या परिणाम लक्ष्य प्रदान करता है या केवल अपेक्षाओं को पूरा करता है।

पाठक टिप्पणियाँ देते हैं और संभावित बदलावों के बारे में बात करते हैं। इस बैठक के माध्यम से यह सुनिश्चित होता है कि व्यवसाय पारदर्शिता के कारण हुई प्रगति पर विचार कर सकते हैं।

स्प्रिंट रेट्रोस्पेक्टिव 

स्प्रिंट रेट्रोस्पेक्टिव पूरी तरह से टीम की प्रक्रिया के बारे में है। स्प्रिंट के अंत में स्क्रम मास्टर इस मीटिंग का संचालन करता है। टीम के सदस्य सफलता और असफलता के बारे में सोच सकते हैं।

वर्तमान स्प्रिंट पूरा करने के बाद, वे अगले स्प्रिंट के लिए तैयारी करने के बारे में बात करते हैं। यह मीटिंग सुनिश्चित करती है कि दृष्टिकोण में निरंतर वृद्धि हो और भविष्य में समस्याओं को हल करते समय टीम अधिक प्रभावी बने। 

अपनी एजाइल बैठकों को अधिक प्रभावी कैसे बनाएं? 

गैंट चार्ट का उपयोग करना आपके प्रोजेक्ट प्रबंधन कार्यों को बेहतर बनाने का एक प्रभावी तरीका हो सकता है। हालाँकि, जब आप एजाइल मीटिंग आयोजित कर रहे हों, तो आपको हर कदम सही तरीके से उठाना सुनिश्चित करना होगा। खैर, नीचे चर्चा की गई विशेषज्ञ युक्तियाँ आपको प्रभावी एजाइल मीटिंग आयोजित करने के लिए सही निर्णय लेने में मदद कर सकती हैं:

एजाइल मीटिंग्स को छोटा और केंद्रित रखें  

एजाइल मीटिंग्स छोटी होनी चाहिए ताकि प्रतिभागी ध्यान केंद्रित कर सकें और प्रभावी ढंग से काम कर सकें। शेड्यूल के उद्देश्य पर ध्यान केंद्रित न करें और केवल आवश्यक कार्यों को पूरा करें। इस तरह, छोटी बैठकें निर्णय लेने के लिए समय को कम करने में भी योगदान देती हैं।

बैकलॉग के साथ बैठक की तैयारी करें  

प्रोजेक्ट मैनेजर को मीटिंग शुरू होने से पहले उत्पाद बैकलॉग की प्रगति पर नज़र रखनी चाहिए। इससे टीम को कई प्राथमिकताओं पर विचार करने और काम को सबसे बेहतर तरीके से व्यवस्थित करने का मौका भी मिलता है। तैयार बैकलॉग के परिणामस्वरूप मीटिंग ज़्यादा कुशल होती हैं और आगे क्या करने की ज़रूरत है, इसकी बेहतर समझ होती है।

बैठक का एजेंडा निर्धारित करें ताकि उद्देश्यों के बारे में स्पष्टता हो  

बैठक के प्रवाह को नियंत्रित करने के लिए एजेंडा निर्धारित किया जाना चाहिए। यह लाभदायक है क्योंकि यह परियोजना के दायरे में आने वाली हर चीज पर चर्चा करने वाले लोगों की एक समिति की अनुमति नहीं देता है। इसलिए, यह लोगों को इस बारे में सूचित रखता है कि बैठक का उद्देश्य क्या होना चाहिए।

बैठक के मुख्य लक्ष्य की दिशा में काम करें  

बैठक के उद्देश्य के लिए विशेष रूप से प्रासंगिक चर्चा को बनाए रखें। योजना बनाने, समीक्षा करने या कुछ मुद्दों को हल करने के लिए लक्ष्य पर ध्यान केंद्रित रखें। इसका यह भी अर्थ है कि बैठकों का उपयोग परिवर्तन का नेतृत्व करने, काम करने के तरीके को आगे बढ़ाने के लिए किया जाता है।

लगातार प्रतिक्रिया दें  

सुनिश्चित करें कि आप एक प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में मीटिंग के दौरान लगातार फीडबैक देते रहें। आगे की चर्चा और उसके बाद सुधार के लिए हाइलाइट किए गए आइटम की समीक्षा करना मददगार होता है। टीम के सदस्य टीम के सामने आने वाली किसी भी समस्या को साझा करने के लिए स्वतंत्र महसूस करते हैं, और यह परिस्थितियों के अनुकूल जल्दी से ढलने में सहायता करता है।

टीम की अंतर्दृष्टि सुनें  

सभी टीम सदस्यों को विचार और/या संदेह व्यक्त करना सिखाएँ। उपयोगी समाधान पाने के लिए, उनसे सुनना बहुत मददगार होता है क्योंकि इससे सभी को टीम का हिस्सा बनने के लिए प्रोत्साहित करने में मदद मिलती है। यह जाँचता है कि सभी की आवाज़ को समान रूप से सुना और माना जाता है।

शंकाओं को स्पष्ट करके और सारांश देकर समाप्त करें

बैठक के अंतिम चरण में की गई कार्रवाइयों और निर्णयों का सारांश तैयार करें और उन सवालों के जवाब दें जो अनुत्तरित रह गए हों। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि सभी लोग समझ सकें कि आगे क्या करना है और इससे बाद में भ्रम की स्थिति को रोकने में मदद मिलती है।

इन बिंदुओं को लागू करके कोई भी परियोजना प्रबंधक अपनी एजाइल बैठकों को अधिक प्रभावी बना सकता है।

समाप्ति 

 परियोजना प्रबंधन की आधुनिक दुनिया में एजाइल मीटिंग्स का उपयोग एक विधि के रूप में व्यापक है क्योंकि इसमें लचीलापन लागू करने और टीमों में काम करने के अवसर हैं। सभी एजाइल मीटिंग्स में एक कठोर संरचना नहीं होती है। हालाँकि, कभी-कभी पारंपरिक प्रोजेक्ट की तरह गैंट चार्ट का पालन करना मददगार होता है।

इस तरह, मीटिंग छोटी और सीधी होती हैं और इन्हें आयोजित करते समय, प्रोजेक्ट मैनेजर उत्पादकता की गारंटी देते हैं। समस्याओं के बारे में फीडबैक और उनका समाधान, और स्पष्ट एजेंडा उनके समाधान की ओर ले जाते हैं और इसलिए प्रोजेक्ट की प्रगति होती है। वास्तव में, टीमों के लिए सफल मीटिंग्स से परियोजनाओं में दक्षता और आदर्श रूप से अनुकूल प्रवाह हो सकता है।