कार्य योजना क्या है?
सबसे पहले, आइए देखें कि कार्य योजना क्या है। ये योजनाएं अनिवार्य रूप से परियोजना के विशिष्ट लक्ष्य हैं और उस परियोजना के लिए जिम्मेदार व्यक्ति इसे कैसे निष्पादित कर पाएंगे। हालांकि ये व्यक्तिगत काम के लिए भी प्रभावी हैं, वे मुख्य रूप से उन लोगों के लिए उपयोग किए जाते हैं जो एक कार्य असाइनमेंट में संलग्न हैं और वे आम तौर पर उन परियोजनाओं के लिए होते हैं जिनके लिए विभिन्न लोगों से बहुत सारे इनपुट की आवश्यकता होती है और उन्हें पूरा करने के लिए बहुत सारे कदम होते हैं।
कार्य योजना के साथ, आप एक एकल अंतिम लक्ष्य ले सकते हैं और इसे उन छोटे चरणों में तोड़ सकते हैं जिन्हें उस व्यापक लक्ष्य को सफल होने के लिए प्राप्त करने की आवश्यकता है। यह आम तौर पर सबसे अच्छा काम करता है यदि आप चीजों को सबसे छोटे चरणों में तोड़ सकते हैं और फिर प्रत्येक चरण को एक व्यक्ति को असाइन करते हैं जो यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार होगा कि चरण निष्पादित किया गया है और उस व्यक्ति के लिए तैयार है जिसके पास अगला कदम है। तो, आइए देखें कि कार्य योजना बनाने में क्या लगता है।
अपनी पहली कार्य योजना शुरू करना
चरण 1: अंतिम लक्ष्य/परिणाम निर्धारित करें
सबसे पहली चीज जो आपको जानने की जरूरत है वह यह है कि आप अपनी योजना के साथ क्या हासिल करने की उम्मीद करते हैं। आपको एक विशिष्ट और औसत दर्जे का परिणाम चाहिए जिसे आप प्राप्त करना चाहते हैं या आप वास्तव में कभी नहीं जान पाएंगे कि आपने उद्देश्य प्राप्त कर लिया है या नहीं। अब, यह एक विशाल, व्यापक लक्ष्य है या कुछ छोटा है, यह आप पर निर्भर है। कार्य योजनाएँ (जबकि आमतौर पर बड़ी परियोजनाओं के लिए सहेजी जाती हैं) निश्चित रूप से अभी भी छोटे लोगों के लिए उपयोग की जा सकती हैं। कुंजी कुछ ऐसा है जिसे कई चरणों के माध्यम से पहुँचा जा सकता है और वह है स्मार्ट। ये लक्ष्य वे हैं जो प्राप्त करने योग्य होंगे।
एक स्मार्ट लक्ष्य विशिष्ट, मापने योग्य, प्राप्त करने योग्य, प्रासंगिक और समयबद्ध है। इसका मतलब है कि आपको यह जानने की जरूरत है कि क्या किया जा रहा है और क्यों। आपको परिणामों को मापने और यह जानने में सक्षम होना चाहिए कि लक्ष्य हासिल कर लिया गया है। आपको लक्ष्य प्राप्त करने में सक्षम होने की भी आवश्यकता है। क्या यह यथार्थवादी है कि आप जिस तरह से प्रयास कर रहे हैं उसे पूरा करें? यह प्रासंगिक होना चाहिए, जिसका अर्थ है कि लक्ष्य के भीतर प्रत्येक चरण को उस अंतिम परिणाम में जोड़ना होगा जिसे आप ढूंढ रहे हैं। और अंत में, इसे समयबद्ध होने की आवश्यकता है, जिसका अर्थ है कि जब यह किया जाता है तो इसके लिए एक विशिष्ट समय सीमा होनी चाहिए।
चरण 2: इसे तोड़ दें
इसके बाद, आपको व्यापक लक्ष्य को छोटे चरणों में तोड़ने की आवश्यकता होगी जिसे आसानी से एक व्यक्ति या एक छोटी टीम द्वारा नियंत्रित किया जा सकता है। इनमें से प्रत्येक चरण विशिष्ट और मापने योग्य होना चाहिए ताकि टीम का प्रत्येक सदस्य बता सके कि उन्हें कब हासिल किया गया है। यदि चरण बहुत बड़े या बहुत परिवर्तनशील हैं, तो यह निर्धारित करना मुश्किल हो सकता है कि क्या वह चरण पूरा हो गया है और यदि अगली टीम या व्यक्ति परियोजना को आगे बढ़ाने के लिए अपने कदमों पर शुरू कर सकता है। उस कदम पर काम करने वाले व्यक्ति के लिए यह समझना भी मुश्किल हो सकता है कि वे क्या हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं।
गैंट चार्ट और अपनी स्मार्ट लक्ष्य सेटिंग का उपयोग करने से इसे पूरा करना आसान हो जाता है।
चरण 3: भूमिकाएँ असाइन करें
अपने अंतिम लक्ष्य को पूरा करने के लिए किए जाने वाले प्रत्येक विभिन्न चरणों पर एक नज़र डालें। अब, आपके द्वारा निर्धारित किए गए प्रत्येक छोटे कदम पर एक नज़र डालें, जिसे पूरा करने की आवश्यकता है। अंत में, इन कार्यों को सौंपने के लिए आपके पास जिस टीम के पास है, उस पर एक नज़र डालें। उनकी ताकत क्या हैं? वे परियोजना को आगे बढ़ाने में मदद करने में कहां सक्षम होंगे? प्रत्येक सदस्य किन कार्यों में सबसे अधिक उत्कृष्टता प्राप्त करेगा? इस तरह आप पहल करना चाहते हैं और कार्यों को सौंपना चाहते हैं ताकि प्रत्येक व्यक्ति उस क्षेत्र में काम कर रहा हो जहां वे सबसे अच्छा प्रदर्शन करेंगे।
चरण 4: समय सीमा निर्धारित करें
आपके प्रत्येक कार्य के साथ एक समय सीमा जुड़ी होनी चाहिए ताकि प्रत्येक सदस्य जान सके कि वे किस दिशा में काम कर रहे हैं और उन्हें इसे कब तक करना है। यदि उनके पास एक निर्धारित समय सीमा नहीं है, तो किसी को भी अपने कार्यों को पूरा करने के लिए पकड़ना बहुत मुश्किल हो जाता है। आखिरकार, उनके पास तब तक है जब तक वे चाहते हैं, है ना? ऐसा नहीं है, इसलिए समय सीमा निर्धारित करने के लिए समय निकालें, जिस पर सभी को टिके रहने की जरूरत है और सुनिश्चित करें कि टीम का प्रत्येक सदस्य अपनी समय सीमा जानता है। उन्हें अपने कार्य के लिए समय सीमा पता होनी चाहिए, उनके कार्य से ठीक पहले और समग्र परियोजना के लिए (कम से कम) ताकि वे यह सुनिश्चित कर सकें कि उनके कार्य समय पर किए जाते हैं और समग्र समयरेखा के अनुरूप होते हैं जिसे आप ढूंढ रहे हैं।
चरण 5: सभी के साथ अनुवर्ती
आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप यह सुनिश्चित करने के लिए टीम के प्रत्येक सदस्य के साथ अनुसरण कर रहे हैं कि हर कोई उनके लिए निर्धारित नियमों और समय सीमा का पालन कर रहा है। इसका मतलब यह नहीं है कि आपको हर कार्यालय में चलने और देखने की ज़रूरत है कि क्या हो रहा है। सही कार्य योजना और गैंट चार्ट के साथ आप उन कर्मचारियों की प्रगति की जांच करने में सक्षम होंगे जो कभी भी उन कार्यालयों में चलने के बिना चल रही है। ये चार्ट आपको टू-डॉस सेट करने और यह देखने की अनुमति देते हैं कि योजना और शेड्यूल का पालन कौन कर रहा है। आप यह भी देख पाएंगे कि आपकी टीम कहां संघर्ष कर रही है।
चरण 6: सभी को कार्य पर रखें
यदि आप इस परियोजना में शामिल सभी लोगों के साथ अनुसरण कर रहे हैं, तो आपको तुरंत पता होना चाहिए कि क्या कुछ गलत हो रहा है। आपको प्रक्रिया, इसमें शामिल लोगों या इसमें शामिल कदमों में तुरंत बदलाव करने में सक्षम होना चाहिए यदि आपको ऐसा लगता है। इससे भी अधिक महत्वपूर्ण, आप देख सकते हैं कि लोग कहां से भटक रहे हैं या अपना वजन नहीं खींच रहे हैं। ये पहलू आपके लिए परियोजना को समय पर और बजट पर पूरा करना आसान बनाते हैं क्योंकि आप इन सबसे ऊपर हैं।
चरण 7: चेक-इन सेट करें
संभावना है कि टीम के भीतर कई लोग हैं जिनके साथ आप काम कर रहे हैं जिन्हें दूसरों के साथ काम करने की आवश्यकता है। उन्हें हर समय सीधे एक साथ काम करने की आवश्यकता नहीं हो सकती है, लेकिन संभवतः उनके पास परियोजना के कम से कम कुछ चरण हैं जिनके बारे में उन्हें संवाद करने की आवश्यकता है। पूरी टीम के सदस्यों के लिए चेक-इन समय निर्धारित करें ताकि वे एक साथ मिल सकें और चर्चा कर सकें कि क्या हो रहा है और आपके या टीम के अन्य सदस्यों के बारे में कोई भी प्रश्न पूछ सकते हैं। यह परियोजना को कार्य पर बने रहने की अनुमति देता है और आपकी प्रत्येक टीम को एक दूसरे के साथ सकारात्मक रूप से, आमने-सामने बातचीत करने की अनुमति देता है।
अब, जब चेक-इन की बात आती है तो आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप इसे प्रभावी ढंग से कर रहे हैं। भले ही यह केवल आपके कर्मचारियों के साथ जांच करने के बारे में नहीं है, बल्कि हर किसी के एक-दूसरे के साथ जांच करने के बारे में है, कुछ सुझाव हैं और इससे आपको कुछ लाभ मिल सकता है। एक बात के लिए, आपको इस बात का सम्मान करना चाहिए कि उनका समय मूल्यवान है और आप इसे बहुत अधिक नहीं लेना चाहते हैं। आपको कार्य योजना और परियोजना के कुछ पहलुओं को समझने में मदद या स्पष्टीकरण मांगने से भी डरना नहीं चाहिए। यदि आप नहीं समझते हैं कि यह ठीक है, लेकिन यदि आप किसी और को यह बताने की कोशिश करते हैं कि क्या करना है जब आप नहीं जानते कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं, तो यह केवल लंबे समय में अधिक परेशानी पैदा करने वाला है।
चरण 8: कार्य की समीक्षा करें
एक बार परियोजना पूरी हो जाने के बाद या परियोजना के प्रत्येक चरण के पूरा होने के बाद भी, आप यह देखने के लिए करीब से देखना चाह सकते हैं कि क्या हर कोई कार्य योजना का अनुसरण कर रहा है। यह पूरी तरह से संभव है कि वे कार्यों को बिल्कुल सही तरीके से नहीं कर रहे हैं या कार्य योजना को बदलने की आवश्यकता है क्योंकि कुछ और बदल गया है। हो सकता है कि उन्होंने उस स्तर तक कार्य पूरा नहीं किया जिसकी आप अपेक्षा कर रहे थे या जिसकी आवश्यकता थी। जो कुछ भी है, आप वही हैं जो प्रभारी हैं। आप वह हैं जिसे यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि सब कुछ मानकों को पूरा करता है।
यदि आप परियोजना के एक हिस्से में आते हैं जो निर्धारित मानकों को पूरा नहीं करता है, तो यही वह समय है जब आपको थोड़ी और खुदाई करनी चाहिए और यह देखना चाहिए कि यह उस तरह से काम क्यों नहीं करता जैसा कि इसे माना जाता था। आप अपने आप को परियोजना के कुछ हिस्सों को फिर से प्राप्त करने के लिए पा सकते हैं और जितनी जल्दी आप पहचानते हैं कि आप और परियोजना पूरी तरह से बेहतर होने जा रहे हैं। आपके पास उतना डाउनटाइम नहीं होगा जहां कुछ भी नहीं हो रहा है जब इसे होना चाहिए।
चरण 9: अंतिम परिणाम का मूल्यांकन करें
जब परियोजना पूरी तरह से पूरी हो जाती है और आपको प्रस्तुत की जाती है तो इसका मतलब यह नहीं है कि सब कुछ किया गया है। इसका मतलब है कि टीम का मानना है कि उन्होंने कार्य योजना के सभी चरणों को पूरा कर लिया है, लेकिन प्रक्रिया में और भी कुछ हो सकता है। अंतिम परियोजना प्रबंधक के रूप में आपका काम, तैयार परिणाम पर एक नज़र डालना है। चाहे आपकी परियोजना एक कागज, एक भौतिक वस्तु या पूरी तरह से कुछ और हो, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि परिणाम वही है जो आप चाहते थे (या यदि आप जो चाहते थे वह संभव नहीं था तो यह एक प्रभावी परिणाम है)।
यदि आप परिणाम से खुश हैं या आप पहचानते हैं कि आपका परिणाम अभी एक संभावना नहीं थी, तो आप कर चुके हैं। आपको जिस भी तरह से आवश्यकता हो, परियोजना को पूरा करने का समय आ गया है। परियोजना को ग्राहक को प्रस्तुत करने की आवश्यकता हो सकती है या इसे किसी अन्य तरीके से निष्पादित करने की आवश्यकता हो सकती है। या इसे कहीं दूर रखने की आवश्यकता हो सकती है। दूसरी ओर, यदि आपने वह परिणाम प्राप्त नहीं किया है जो आप चाहते थे या आपको संतोषजनक कारण नहीं मिला है कि आप उस परिणाम को प्राप्त क्यों नहीं कर सकते हैं जो आप चाहते हैं तो यह कुछ चरणों का बैकअप लेने का समय है। यह वह जगह है जहां आपको अगली बार बेहतर परिणाम प्राप्त करने के लिए अपनी टीम को वापस शुरू करने की आवश्यकता है
चरण 10: आगे बढ़ें
अब आपके लिए अगली परियोजना शुरू करने का समय आ गया है। यदि आपके पास पहले से ही कुछ पंक्तिबद्ध है, तो यह सही कूदने और यह देखने का समय है कि आप इसे क्या बना सकते हैं। यदि आपके पास अभी तक कुछ भी नहीं है, तो आपको कुछ भी करने के लिए अपनी टीम की आवश्यकता नहीं हो सकती है। इसके बजाय, आप बस वापस बैठ सकते हैं, आराम कर सकते हैं और टीम की फिर से जरूरत पड़ने की प्रतीक्षा कर सकते हैं। यह वह चरण है जहां, चाहे कुछ भी हो, आप अपने द्वारा बनाई गई कार्य योजना को बंद करने जा रहे हैं और इसके साथ एक बार और सभी के लिए किया जा सकता है। यदि आपके पास एक और परियोजना है जिसे पूरा करने की आवश्यकता है, तो आपको एक नई कार्य योजना की आवश्यकता होगी। इसलिए, करीब से नज़र डालें, सुनिश्चित करें कि आपकी कार्य योजना पूरी हो गई है, और फिर अपने बाकी कार्य अनुसूची के साथ आगे बढ़ें।
जब यह नीचे आता है, तो आपको एक कार्य योजना की आवश्यकता होती है जो आपके लिए काम करने वाली है और यह संभव है यदि आप जानते हैं कि आप क्या कर रहे हैं। आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप प्रत्येक कार्य को कुशलतापूर्वक और प्रभावी ढंग से पूरा कर रहे हैं। आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप हर कदम की सर्वोत्तम तरीके से योजना बना रहे हैं, और आपको यह भी सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप सभी को उस काम पर रख रहे हैं जो उन्हें करना चाहिए। यह सब सही कार्य योजना और निश्चित रूप से गैंट चार्ट सॉफ्टवेयर के उपयोग से किया जा सकता है।
