Projektstrukturplan
Wenn es um die Durchführung eines Projekts geht, ist einer der wichtigsten Aspekte der Projektstrukturplan. Das ist ein Verfahren, mit dem das Projekt aufgeschlüsselt und besser verstanden sowie besser durchgeführt werden kann. Aber weißt du eigentlich, was ein solcher Projektstrukturplan ist und wie er genau funktioniert? Wir werden über alle Schritte und den Prozess sprechen, der damit einhergeht. Wenn du weißt, wie du den Projektstrukturplan optimal nutzen kannst, wirst du Projekte in deinem Unternehmen viel leichter abschließen können.
Was ist ein Projektstrukturplan?
Zuerst wollen wir ein wenig mehr darüber erfahren, was ein Projektstrukturplan eigentlich ist. Bei dieser Art der Strukturierung geht es darum, dein Projekt genauer unter die Lupe zu nehmen und von dort aus zu arbeiten. Sobald du weißt, was das Projekt selbst ist, musst du verstehen, was nötig ist, um das Projekt als Erfolg zu betrachten. An dieser Stelle kommt die Aufschlüsselung ins Spiel. Du musst das Projekt in kleinere Schritte unterteilen. Du musst wissen, was zu welchem Zeitpunkt und wie erledigt werden muss. Du erstellst also Aufgaben innerhalb deines Projekts und dann, falls nötig, Unteraufgaben.
Innerhalb dieser Struktur musst du auch genau wissen, bis wann alles erledigt sein soll. Du erstellst auch einen Zeitplan. Außerdem solltest du wissen, wie viel die einzelnen Schritte, Aufgaben und Ergebnisse des Projekts kosten werden. Wenn du mit der Erstellung dieser Struktur fertig bist, solltest du ein solides Verständnis von allem haben, was nötig ist, um das Projekt nach den Vorgaben abzuschließen.
Wer braucht einen Projektstrukturplan?
Die Antwort ist, dass jeder, der seinen Projektdurchführungsprozess rationalisieren will, einen Projektstrukturplan braucht. Diese Art von System macht die Arbeit für jeden einfacher, der ein Projekt erstellen muss, und muss nicht nur von Personen verwendet werden, die für das gesamte System verantwortlich sind. Manager, Chefs, Teamleiter und andere hochrangige Personen können diese Struktur nutzen, um Aufgaben zu delegieren und mit dem Team zu interagieren, aber auch Einzelpersonen können diese Prozesse nutzen.
Teamleiter auf jeder Ebene des Unternehmens können diese Struktur nutzen, um die einzelnen Aufgaben und Teilaufgaben eines Projekts festzulegen. Anschließend können sie diese Struktur nutzen, um die einzelnen Aufgaben zu delegieren und festzulegen, wer für sie verantwortlich ist. Dies ist ein wichtiger Teil des Prozesses, wenn man einem Kunden oder einer noch höheren Person im Unternehmen ein Projekt vorschlägt. Aber was ist mit den einzelnen Personen, die für das Unternehmen arbeiten? Wie kann es für sie funktionieren?
Der Projektstrukturplan kann für alles verwendet werden, woran du arbeitest. Wenn du eine Aufgabe zu erledigen hast, ist es wahrscheinlich, dass du mehrere kleinere Aufgaben zu erledigen hast, um die endgültige Aufgabe zu erfüllen. Wenn du ein Badezimmer für ein Umbauprojekt entwerfen musst, musst du zuerst recherchieren und wissen, wie groß der Raum ist und wie die Sanitär- und Elektroinstallationen aussehen. Du musst wissen, welches Budget dir zur Verfügung steht, und du musst die Kosten für Baumaterialien und die Teile, die in die Struktur eingebaut werden müssen, abschätzen. Auch die Ausarbeitung der einzelnen Schritte kann für dich nützlich sein, damit du keinen Schritt übersiehst.
Jeder kann diese Art von Struktur verwenden, um ein zusammenhängendes System zu schaffen und sicherzustellen, dass er bei der Arbeit an einem Projekt keine Schritte übersieht. Auch Freiberufler können mit dieser Struktur arbeiten, um sicherzustellen, dass sie ihre Zeit richtig einteilen. Du kannst ein Diagramm erstellen, das zeigt, wie viel Zeit du für die Erstellung des Inhalts oder der Leistung brauchst, an der du arbeitest. Von dort aus kannst du den Wert jeder Aufgabe berechnen und Angebote für deine Zeit und deinen Aufwand erstellen.
Warum es funktioniert
Warum ist dies also ein wichtiger Schritt in deinem Prozess? Nun, es gibt ein paar Dinge, die du wissen solltest, und ein paar wichtige Gründe, warum du dieses Verfahren anwenden solltest. Erstens kannst du so sicherstellen, dass du genau weißt, was zu tun ist. Wenn du einen Projektstrukturplan erstellst, beginnst du mit dem obersten Teil, dem Endprodukt, und zerlegst es in kleinere Teilaufgaben, bis du zu den einzelnen Aufgaben und Teilaufgaben kommst, die erledigt werden müssen. Wenn du dieses System verwendest, kannst du keinen der Schritte vergessen.
Als Nächstes bekommst du einen besseren Überblick über den Zeitplan, den du brauchst. Weil du jeden einzelnen Schritt aufschlüsselst, weißt du, wie lange diese Schritte dauern sollten und welche Aufgaben gleichzeitig erledigt werden können und wo dein Team aufeinander warten muss. So hast du einen besseren Überblick über das Geschehen und kannst sicher sein, dass du nicht mit einer Frist überfordert bist, die du für realistisch gehalten hast, bis du mitten im Projekt steckst.
Außerdem kannst du das benötigte Budget viel besser einschätzen, weil du wiederum ein besseres Verständnis für die erforderlichen Aufgaben hast. Wenn du dir jede Aufgabe ansiehst und die benötigten Materialien und Ausrüstungen sowie die Größe des Teams, das du zusammenstellst, abschätzen kannst, hast du eine viel bessere Chance, ein realistisches Budget zu erstellen. Das wird dein Unternehmen zufriedener machen und auch den Kunden zufriedener.
Schließlich wirst du niemanden übers Ohr hauen, wenn du von vornherein eine bessere Vorstellung davon hast, was du verlangen kannst.
Schließlich wirst du wissen, wie du das Team zusammenstellen kannst, das du für die Ausführung der Aufgaben brauchst. Wenn du alle Aufgaben und Aufträge kennst, die für dein Projekt erledigt werden müssen, weißt du auch, wer in deinem Unternehmen für diese Aufgaben verantwortlich sein muss. Dann kannst du jede Aufgabe der richtigen Person zuweisen und sicherstellen, dass sie so erledigt wird, wie du es erwartest. Das Ergebnis wird für alle Beteiligten viel besser ausfallen, weil sie frühzeitig über das Projekt informiert werden, auch wenn ihre Aufgabe eine Zeit lang nicht benötigt wird.
Wie man den Projektstrukturplan ausführt
Okay, wir wissen jetzt, dass es wichtig ist und dass es mehrere Bereiche gibt, in denen es dein Leben einfacher machen wird, aber wie fängst du damit an? Zum Glück ist der Einstieg ganz einfach, und bevor du dich versiehst, kannst du es im Schlaf tun. Denn darum geht es doch bei der Optimierung deiner Arbeitsstruktur, oder? Du willst sichergehen, dass du in Zukunft immer nach dem gleichen Schema vorgehst, egal, was du als Nächstes vorhast.
1. Das ultimative Ziel kennen
Der erste Schritt besteht darin, zu wissen, was das Ziel deines Projekts ist. Sprich mit deinem Kunden oder deinem Chef (wenn er derjenige ist, der für dich mit dem Kunden interagiert) und definiere den Umfang deines Projekts und wie ihr es erreichen wollt. Dann besprichst du dich mit deinem Team und überlegst, welche Leistungen dein Team erbringen muss, um das Ziel zu erreichen. Welche Gegenstände oder Dienstleistungen werden benötigt, um dieses Ziel zu erreichen?
2. Kenne die erforderlichen Aufgaben
Als Nächstes besprichst du mit deinem Team die verschiedenen Aufgaben, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass alle Artikel oder Dienstleistungen, die zum Erreichen des Ziels erforderlich sind, bereitgestellt werden. An dieser Stelle wirst du die Dinge noch weiter herunterbrechen und Aufgaben und Teilaufgaben erstellen. Dein Team und du sollten in der Lage sein, herauszufinden, was die Aufgaben sind, wie man sie richtig erledigt und was den gesamten Prozess so einfach wie möglich macht. Du versuchst, den Zeitplan so realistisch wie möglich zu gestalten, also achte darauf, dass du alles einbeziehst, was du kannst, um eine genaue Vorstellung zu bekommen.
3. Know-How zur Ausführung von Aufgaben
Von dort aus wirst du die Dinge noch weiter untergliedern. Du solltest mindestens drei Ebenen von Punkten auf deiner Liste haben. Dein oberstes Ziel sollte ganz oben stehen. Darunter sollten die Leistungen stehen, die erbracht werden müssen, um das Endziel zu erreichen. Unter jeder dieser Leistungen sollten Aufgaben stehen, die erledigt werden müssen, um das Ziel zu erreichen. Darunter sollten Unteraufgaben stehen, und genau hier kommt dieser Schritt ins Spiel. Du solltest Teilaufgaben haben, die wirklich das Wesentliche dessen enthalten, was dein Projekt braucht, um erfolgreich zu sein.
4. Einrichten
Jetzt willst du sicherstellen, dass alles leicht zu lesen und von deinem gesamten Team zu verstehen ist. Wenn du es in deiner ersten Form belässt, ist es das vielleicht nicht. Genau dabei kann dir InstaGantt helfen. Mit diesen Diagrammen kannst du nicht nur so viele Aufgaben und Unteraufgaben erstellen, wie du willst, sondern auch die Aufgaben und Fristen zuweisen, die du für jede Person brauchst, um das Endziel zu erreichen.
5. Mit dem Kunden besprechen
Wenn du dir alles überlegt hast und weißt, wie lange es dauern wird, wie viel es kosten wird und was alles gemacht werden muss, ist dies ein guter Zeitpunkt, um mit dem Kunden zu sprechen. Erstelle einen Plan mit Budget und Zeitplan, um alles zu erreichen, was der Kunde erreichen will. So kannst du herausfinden, ob alles zu den Wünschen des Kunden passt. Du kannst dich vergewissern, dass du das Ziel verstanden hast und dass das Budget und der Zeitplan den Bedürfnissen des Kunden entsprechen. Wenn nicht, fährst du mit Schritt 6 fort. Wenn ja, fährst du mit Schritt 7 fort.
6. Den Plan überarbeiten
Wenn der Kunde ein kleineres Budget oder einen kürzeren Zeitrahmen benötigt, musst du einige Bereiche deines Plans kürzen. Wenn er bereit ist, das Budget oder den Zeitrahmen zu verlängern, um mehr zu erreichen oder mehr zu erhalten, musst du einige Bereiche des Plans hinzufügen. Dies ist der Schritt, an dem du einige Anpassungen vornehmen und mit dem Kunden ein wenig hin und her gehen musst. Du willst sicherstellen, dass du alles so geplant hast, dass es für ihn und für dich funktioniert.
7. Die Details ausfeilen
Wenn der Kunde mit allem einverstanden ist, kannst du jetzt den Zeitplan und die Fristen festlegen. Außerdem legst du die Budgets für die verschiedenen Aufgaben fest, die anfallen. Außerdem musst du sicherstellen, dass du jede Aufgabe einer Person zuweist, damit jeder weiß, wofür er verantwortlich ist. Dann sprichst du mit jeder Person einzeln und teilst ihr mit, für welche Aufgaben sie verantwortlich ist und wie lange sie Zeit hat, diese zu erledigen. Zeig ihnen die Tabelle und sorge dafür, dass sie wissen, wie man sie bedient, damit sie bei der Erledigung der verschiedenen Aufgaben einchecken können.
Fazit
Letztendlich macht ein Projektstrukturplan einen großen Unterschied in jeder Organisation und in jedem Arbeitssystem. Wenn du den Prozess richtig ausführst, kannst du ein ideales Gantt-Diagramm-System erstellen, das dir hilft, die Arbeit richtig zu erledigen. Auf diese Weise musst du dir keine Sorgen machen, dass du den Zeitplan oder das Budget unterschätzt, und das sorgt für ein zufriedeneres Team und einen zufriedeneren Kunden. Schließlich möchte niemand erfahren, dass sein Projekt das Budget überschreitet oder dass der Termin nicht eingehalten werden kann. Und genau das kannst du mit dieser Struktur vermeiden.
