Was ist ein PMO im Projektmanagement?

Was ist ein Project Management Office?

Fangen wir ganz oben an. Falls du noch nie davon gehört hast: PMO ist eine Abkürzung für Project Management Office. Und das Project Management Office ist ein bestimmter Teil deiner Organisation, der dafür zuständig ist, zu entscheiden, was Projektmanagement eigentlich ist. Das klingt vielleicht ein bisschen seltsam. Wenn du schon lange im Projektmanagement arbeitest, ohne dieses Büro zu kennen, fragst du dich vielleicht, warum es überhaupt wichtig ist oder wie es überhaupt funktioniert.
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Um es etwas deutlicher zu machen: Dieses Büro ist eine eigene Abteilung innerhalb deines Unternehmens. Genauso wie du eine Buchhaltungs- und eine Marketingabteilung hast, hast du auch eine Projektmanagementabteilung. Diese Gruppe ist dafür zuständig, ein besseres Verständnis dafür zu schaffen, was Projektmanagement für dein Unternehmen bedeutet. Sie befasst sich mit den Standards, die für das Projektmanagement in deinem Unternehmen gelten, und sorgt dafür, dass diese Standards immer eingehalten werden.
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Im Grunde genommen sind sie dafür verantwortlich, dass Aufgaben und Projekte so durchgeführt werden, wie sie sein sollten. Sie können dir helfen, mehr über Projekte zu verstehen, wenn du die Pläne dafür erstellst, oder sie können die Grundregeln dafür aufstellen, was genau du tun musst, um die Regeln und Vorschriften des Unternehmens einzuhalten.

Warum du ein Project Management Office brauchst

Jetzt, wo du weißt, worum es bei diesem Büro oder dieser Abteilung geht, fragst du dich vielleicht, warum sie überhaupt so wichtig sind. Warum brauchst du eine Abteilung, die deine Projekte verwaltet? Schließlich ist das doch deine Aufgabe als Projektmanager, oder? Du kümmerst dich um die Planung und sorgst dafür, dass alles richtig gemacht wird. Aber eine eigene Gruppe, die für die allgemeinen Regeln und Vorschriften zuständig ist, kann ein wichtiger Teil des Prozesses sein.
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Das Projektmanagementbüro kann ein bisschen mehr sein als nur die Regelungsgruppe für deine Projekte. Es kann auch dafür verantwortlich sein, dich bei jedem Schritt während der Projektdurchführung zu unterstützen. Sie können dir also helfen, das Projekt, an dem du arbeitest, zu erleichtern. Sie können sogar die Leitung von Projekten oder das Portfoliomanagement für dein gesamtes Team übernehmen. Sie können dafür verantwortlich sein, die verschiedenen Projekte in deinem Unternehmen zu überwachen und Berichte über den Status der einzelnen Projekte zu erstellen.
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Mehr noch: Sie können dir helfen, die Unterstützung zu bekommen, die du für die Durchführung deiner Projekte brauchst. Je mehr du möchtest, dass sie die Verantwortung übernehmen, desto mehr kann man ihnen zugestehen. Generell gilt: Je mehr du ihnen Verantwortung und Kontrolle überlässt, desto weniger musst du dich um Projekte kümmern und desto zentraler wird der Prozess sein. Außerdem wird so sichergestellt, dass alle deine Projekte jedes Mal nach demselben System ablaufen. Dadurch kann dein Team die Projekte effizienter durchführen.
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Wenn das Projektmanagementbüro ein Projekt abgeschlossen hat, hat es dir geholfen, die richtigen Entscheidungen zu treffen und diese von den Personen zu erhalten, die sie treffen müssen (egal, ob das du oder die Vorgesetzten sind). Sie sorgen auch dafür, dass alle Prüfungen abgeschlossen werden und jeder zur Verantwortung gezogen wird. Außerdem sorgen sie dafür, dass alle, die Bescheid wissen müssen, Bescheid wissen und dass alle wichtigen Aspekte eines Projekts völlig transparent sind. So hat jeder das Gefühl, dass er gehört und verstanden wird.
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Sie sorgen dafür, dass ein System vorhanden ist und dass jeder weiß, was es ist. Wenn du das nächste Mal ein Projekt durchführst, weißt du bereits, wie du es angehen musst. Sie haben bereits alles geplant und so angelegt, dass es für dich einfach ist. Dies ist auch ein guter Ort, um dein Gantt-Diagramm auszuführen. Wenn du ein Musterdiagramm erstellst, kannst du die einzelnen Personen und Daten nach und nach eintragen, ohne jedes Mal bei Null anfangen zu müssen.
Von dort aus sorgen sie dafür, dass jeder, der Hilfe braucht, diese schnell und effizient bekommt, damit das Projekt nicht leidet. Sie können Wege finden, um Mentoren oder Schulungen für einige Teammitglieder (oder für das gesamte Team, wenn es gerade erst anfängt) zu organisieren. Und sie sorgen dafür, dass das Projekt ordnungsgemäß abgeschlossen wird, indem sie das richtige Maß an Qualitätskontrolle durchführen und dafür sorgen, dass alles dokumentiert und organisiert wird, damit es bei Bedarf wiederhergestellt werden kann.

Ein PMO einrichten

Bist du bereit, dein eigenes Projektmanagement-Büro einzurichten, aber du weißt nicht, wie du das anstellen sollst? Es ist gar nicht so schwer, wie du vielleicht denkst. Du brauchst eine gewisse Autorität in deinem Büro, denn du wirst neue Mitarbeiter/innen einstellen oder einige der Mitarbeiter/innen, die bereits in deinen Teams arbeiten, neu zuweisen. Aber es ist viel einfacher, als du denkst, sie auf die Übernahme dieser Aufgaben vorzubereiten, und es wird für alle Beteiligten viel einfacher sein, wenn du fertig bist.
Betrachte diesen Prozess ähnlich wie das Projektmanagement, für das sie am Ende deiner Ausbildung verantwortlich sein werden. Du musst sicherstellen, dass du alle notwendigen Schritte unternimmst, um die richtigen Leute für dieses Team auszuwählen und dass sie wissen, wofür sie verantwortlich sein werden, wenn sie schließlich die Leitung übernehmen. Denn wenn du ein PMO einrichtest, das nichts kann oder nicht weiß, wie es etwas tun soll, wird dir das bestimmt nicht weiterhelfen.
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Als Erstes solltest du genau wissen, was in deinem Unternehmen passiert, für das das Projektmanagementbüro zuständig sein soll. An welchen Arten von Projekten arbeitest du im Moment? Wie kommen diese Projekte voran? Wofür ist jeder verantwortlich? Wenn du bereits Gantt-Diagramme für diese Projekte hast, bist du der Zeit voraus und mehr als bereit, diese Informationen an eine einzelne Person oder Gruppe zu übertragen, die dafür verantwortlich ist.
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Als Nächstes musst du dir überlegen, wer für das Projektmanagementbüro verantwortlich sein wird und für wen das Projektmanagementbüro zuständig ist. Lege die Grundregeln fest, die sie befolgen müssen und wofür die Organisation überhaupt zuständig ist. Du musst dafür sorgen, dass jeder in diesem Team genau weiß, was seine Aufgabe ist. Sie müssen wissen, ob sie nur die geltenden Regeln und Vorschriften umsetzen oder ob sie die Befugnis haben, eigene zu schaffen (als Beispiel).
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Vielleicht sind sie dafür verantwortlich, bei der Ausbildung zu helfen oder das gesamte Projekt von Anfang bis Ende zu verwalten. Vielleicht sollen sie aber auch nur dafür sorgen, dass die Richtlinien eingehalten werden. Du und dein Unternehmen müssen die Regeln für dieses Team festlegen, bevor du Leute in das Team einstellst. Wenn sie nicht wissen, was sie tun sollen, wird das nur zu Problemen für sie und alle anderen in deinem Unternehmen führen, die nicht wissen, wofür sie da sind.
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Schließlich musst du es umsetzen. Du musst Leute für diese Gruppe oder dieses Team einstellen. Du musst sicherstellen, dass du sie richtig geschult hast, damit sie alle ihre Aufgaben erfüllen können und wissen, worum es geht. Sie müssen alles über ihre Aufgabe wissen, bevor jemand anderes weiß, dass sie eigentlich da sind. Wenn sie anfangen müssen, Fragen zu beantworten oder anderen zu helfen, bevor sie wissen, wie sie es tun sollen, wird das nur zu Problemen führen, und das willst du bestimmt nicht.
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Sobald alle im Team wissen, was sie tun und wie sie es tun müssen, ist es an der Zeit, sie dem Rest des Teams vorzustellen. Beginne damit, allen anderen im Unternehmen zu erklären, wer diese Leute sind und was diese neue Abteilung ist. Du möchtest, dass alle wissen, was sie tun werden und warum sie ein wichtiger Teil des Teams sind. Je reibungsloser du den Übergang zu einem Projektmanagementteam gestaltest, das sein volles Potenzial ausschöpft, desto besser wird es für alle sein. Deshalb musst du erklären, was sich ändert und was nicht.
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Sorge dafür, dass sich alle in deinem Unternehmen mit der neuen Arbeitsweise wohlfühlen. Du willst, dass alle die Regeln, Vorschriften, den Prozess und alles andere, was mit Projektmanagement zu tun hat, verstehen. Wenn dein Projektmanagementteam zu Beginn nur einige wenige Rollen übernehmen soll, dann lege das fest. Außerdem solltest du alles erklären, was sich noch ändern wird. Wenn die neue Abteilung anfangs nur eine begrenzte Rolle hat, aber im Laufe der Zeit weitere Rollen übernehmen wird, musst du das allen im Unternehmen mitteilen. Und sorge dafür, dass du sie auf dem Laufenden hältst.

Das Beste aus PMOs machen

Wenn es darum geht, den Prozess tatsächlich umzusetzen und dein PMO in Betrieb zu nehmen, wirst du auf jeden Fall Unterschiede und Verbesserungen in deinem Unternehmen feststellen. Wenn du diesen Prozess zentralisierst, ist es für alle einfacher zu wissen, was gerade passiert. Außerdem kannst du so sicherstellen, dass alle deine Projekte immer auf genau dieselbe Weise durchgeführt werden. Alles, was du jetzt noch brauchst, ist ein Softwaresystem, mit dem du den Überblick über alle Projekte behältst, für die deine PMOs zuständig sind.
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Gantt-Diagramm-Ersteller sind eine großartige Möglichkeit für dich und dein PMO, den Überblick über alles zu behalten, was sie tun müssen. Mit dieser Art von Diagramm können sie für jedes Projekt, das sie überwachen, ein eigenes Blatt erstellen und für jedes dieser Projekte einzelne Aufgaben anlegen. So behalten sie den Überblick über jedes Teil des Puzzles, das erledigt werden muss, und wissen, wer dafür verantwortlich ist, wann es erledigt werden muss und was sonst noch davon abhängt, dass es erledigt wird. Mit diesen Diagrammen kann jeder viel leichter den Überblick über die einzelnen Projekte behalten.
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Die Erstellung dieser Diagramme ist ein Kinderspiel, egal ob du der Projektmanager für ein einzelnes Projekt bist oder ob du das PMO leitest und mehrere Projekte verwalten musst. Jedes dieser Diagramme macht es dir leichter, den Überblick über alles zu behalten, was um dich herum passiert - und das ist schließlich der Sinn eines PMOs. Was wirst du also tun? Wirst du ein PMO in deinem Unternehmen einrichten? Wirst du die Gantt-Diagramme erstellen, die du brauchst, um die Dinge auf Kurs zu halten, oder wirst du alles so weiterlaufen lassen wie bisher? Wenn du darüber nachdenkst, ein PMO in deinem Unternehmen einzuführen, oder wenn du schon einmal darüber nachgedacht hast, können sie einen großen Unterschied machen. Wenn du noch nie über ein PMO nachgedacht hast oder weißt, was es eigentlich tut, hast du jetzt hoffentlich ein besseres Verständnis dafür und bist bereit, mit der Einführung eines PMOs in deinem Unternehmen zu beginnen. Es gibt keinen Grund, warum du keine neue Abteilung gründen solltest, vor allem nicht eine, die die Arbeit in deinem Unternehmen viel einfacher und effizienter machen wird.