Agile Planung verstehen und wie sie dir helfen kann

Funktioniert es?

Etwa 71% der Unternehmen nutzen diese Methode, und sie scheint wirklich etwas zu bewirken. Mehr noch, sie scheint sogar sehr erfolgreich zu sein, denn Projekte, die sie nutzen, kommen in 90% der Fälle schneller auf den Markt. Das ist auf jeden Fall ein guter Grund, sich näher damit zu befassen und es auch in deinem Unternehmen einzusetzen. Aber nicht jeder weiß, was agiles Marketing ist und wie es sich auf dein Unternehmen auswirken kann. Die Zahlen klingen großartig, aber wie geht das alles wirklich?

Das Vokabular, das du brauchst

Werfen wir einen kurzen Blick auf einige Begriffe, über die du vielleicht mehr wissen solltest, bevor wir uns damit beschäftigen, was agile Planung ist und wie du sie tatsächlich in deinem System einsetzen kannst. Du wirst wissen wollen, was diese Wörter bedeuten, denn wir werden sie im weiteren Verlauf dieses Leitfadens verwenden. Wenn du nicht weiterkommst oder vergisst, wovon wir sprechen, kannst du hier noch einmal nachsehen, was die einzelnen Wörter bedeuten.
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Agile Planung - Prozess, bei dem es darum geht, zu verstehen, wie schnell ein bestimmtes Team auf der Grundlage der eingegangenen User Stories fertige Produkte erstellen kann.
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User Stories - Die Probleme, die die Benutzer haben und die gelöst werden müssen, damit sie den gewünschten Erfolg erzielen können.
Master Story List - Die To-Do-Liste eines agilen Planungsprojekts, in der alles aufgeführt ist, was erledigt werden muss.
Story Point - Zahl, die die Komplexität des Prozesses bei der Erstellung einer User Story und der Lösung der Story selbst angibt.

Die Bestandteile eines agilen Plans

Als Erstes werden wir darüber sprechen, was die agile Planung eigentlich ausmacht. Sie ist eigentlich in nur vier Aspekte unterteilt, was es viel einfacher macht, sie zu betrachten, zu bewerten und zu verstehen. Schließlich geht es darum, die Dinge in deinem Unternehmen zu vereinfachen. Ein zu komplexer Plan oder ein Plan, der die Dinge erschwert, wird nicht umgesetzt werden, und wenn doch, werden deine Mitarbeiter/innen bestimmt nichts damit zu tun haben wollen.

1. Es ist in Sprints unterteilt

Zunächst wird ein agiler Plan in kleinere Abschnitte unterteilt, die Sprints genannt werden. Jeder dieser Sprints steht für eine bestimmte Zeitspanne, nicht für eine bestimmte Anzahl von Aufgaben. Das heißt, solange die Aufgaben innerhalb der Zeitspanne von 1-3 Stunden erledigt werden können, kann ein Sprint eine beliebige Anzahl von Aufgaben enthalten. Die Aufgaben, die auch User Stories genannt werden, müssen jedoch bereits bei der Erstellung des Sprints festgelegt und entschieden werden. Sie können nicht nachträglich hinzugefügt oder verschoben werden, um die Arbeit im Team zu erleichtern.

2. User Stories Den Plan erstellen

Diese User Stories, also die Aufgaben innerhalb des Sprints, konzentrieren sich auf die Bedürfnisse des Kunden oder Endnutzers, der das Produkt nach seiner Fertigstellung verwenden wird. Die Idee ist, sich auf den Nutzer selbst zu konzentrieren und herauszufinden, wie man das herstellt, was der Nutzer braucht, um das gewünschte Endergebnis zu erhalten. Die einzige Dokumentation muss sich darauf beziehen, was der Bedarf ist und wie er erfüllt werden kann. Während des gesamten Sprints sucht die gesamte Gruppe nach einem Weg, um sicherzustellen, dass der Bedarf umfassend und effektiv erfüllt wird.

3. Der Prozess ist vollständig iterativ

Im Grunde genommen sollte ein Sprint in der agilen Planung etwas sein, das immer wieder wiederholt werden kann. Das bedeutet, dass er wirklich nur ein einziges Mal erstellt wird und das Team von da an denselben Prozess weiterführen kann. Das ist nicht dasselbe wie die Erstellung eines Projekts. Vielmehr beziehen sich Iteration und Sprint auf einen Prozess, der zum Endergebnis oder zu einer Schlussfolgerung führt. Der Iterationsprozess ermöglicht es dem gesamten Team, mehr darüber zu erfahren, was sie erreichen können und wie sie es erreichen können, und auf dem Weg dorthin Probleme zu erkennen und zu lösen.

4. Es geht um das Team

Das Team ist für die gesamte Planung verantwortlich und muss abschätzen, wie und wann alles erledigt werden soll. Sie haben niemanden, der ihren Prozess überwacht oder zu viel Zeit einplant, was sie zu tun versuchen. Stattdessen kann das Team sicherstellen, dass der Plan, den es erstellt, funktioniert. Dann kann es Story Points zuweisen und ein umfassendes System erstellen, das auf die User Story zugeschnitten ist und die Situation verbessert. 

Wie das Ganze funktioniert - Der Release-Planungsprozess

Um die agile Planung zu nutzen, ist es wichtig, einen guten Plan zu haben. Der eigentliche Prozess der Anwendung dieser Methode kann für manche etwas kompliziert sein, und hier kommt gantt charts ins Spiel. Mit diesem Programm kannst du den Fortschritt von allem und jedem verfolgen, woran das Team arbeitet. Egal, ob sie gerade erst mit einem Projekt angefangen haben oder schon lange daran arbeiten, dieses System ermöglicht die Verwaltung der Arbeitsbelastung, die Verfolgung der Ausgangssituation und vieles mehr. Das bedeutet aber auch, dass jeder der unten genannten Schritte, die alle zum Lebenszyklus der Versionsplanung gehören, berücksichtigt werden muss. In diesem Prozess ist es wichtig, eine übergreifende Vision zu entwickeln, die den Rest des Projekts leitet und sicherstellt, dass alles auf dem richtigen Niveau ausgeführt wird, um die Ziele des Kunden zu erreichen. Hier geht es darum, einen Zeitplan zu erstellen, der sich auf die notwendigen Iterationen konzentriert, damit festgestellt werden kann, wann die Lieferung möglich sein wird. Es muss kein komplexer Prozess sein, aber es müssen Dinge wie diese bewertet werden:

• Wird der Produktverantwortliche verfügbar sein?
• Wurde das Backlog vom Produktverantwortlichen nach Prioritäten geordnet?
• Wurden die Teammitglieder und Interessengruppen bestimmt?
• Sind die Teammitglieder verfügbar und in der richtigen Zone?

Um den Release-Planungsprozess durchzuführen, muss eine Reihe von Schritten befolgt werden:

• Finde heraus, welche Merkmale nötig sind, um das Endziel zu erreichen.
• Finde heraus, welche Details die einzelnen Funktionen benötigen, um erfolgreich zu sein.
• Erkenne, wie viel Aufwand jedes Team für den Sprint betreiben kann.
• Verstehe, was genau die Geschichten innerhalb des Prozesses sind.
• Finde die Iteration innerhalb des Plans heraus.
• Bestimme die Geschichten in Bezug auf die Iteration im Plan.
• Berücksichtige alle Stories mit Iterationen oder entferne User Stories, um ein Eins-zu-Eins-Verhältnis zu erhalten.
• Nutze ein System, um den Plan anderen zur Verfügung zu stellen und die Idee an alle Mitglieder weiterzugeben.

So funktioniert's - Der Sprint-Planungsprozess

• Der erste Schritt ist ein Treffen, bei dem alle vorherigen Sprints besprochen werden, damit alle Teammitglieder verstehen, was gelernt wurde und was getan werden kann, um diesen Prozess noch einfacher zu machen.
• Als Nächstes sollte ein Planungstreffen genutzt werden, um den endgültigen Plan festzulegen und um sicherzustellen, dass alle Informationen auf dem neuesten Stand sind. Dazu gehören auch alle Prioritäten und alle Funktionen, die hinzugefügt werden müssen.
• Als Nächstes müssen die User Stories ausgewertet werden, um sicherzustellen, dass jede von ihnen so detailliert ist, dass etwas getan werden kann, um sie zu bearbeiten und um sicherzustellen, dass sie vollständig gelöst werden.
• Jede der User Stories sollte dann vollständig aufgeschlüsselt werden, damit Aufgaben festgelegt werden können und jede dieser Aufgaben verschiedenen Teammitgliedern zugewiesen werden kann, die an den Sprints arbeiten werden.
• Hier sollten die Aufgaben zugewiesen werden, und zwar so, dass jede Person, der eine Aufgabe zugewiesen wird, kein Problem damit hat, diese Aufgabe innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens zu erledigen.
• Für manche ist es einfacher, die Aufgaben schriftlich festzuhalten, um den Überblick zu behalten, wer was macht und welche Schritte nötig sind, um das gewünschte Endergebnis zu erreichen.
• Es ist immer eine gute Idee, ein Planungssystem wie Instagantt zu benutzen, um den Überblick darüber zu behalten, wer was macht und ob er alle oder nur einen Teil der Projekte, die er braucht, erledigt hat. Es geht darum, auf die einzelnen Phasen zu achten, und genau das ist bei Instagantt der Fall.
• Die Zeiterfassung über Instagantt ermöglicht auch die Verfolgung der Geschwindigkeit und stellt sicher, dass das Management und andere Führungskräfte genau sehen können, wie gut das Projekt läuft und ob alles im Zeitplan fertig wird.

Messung der Teamleistung

Wenn es darum geht, die Leistung des Teams innerhalb des Projekts zu messen, ist es wichtig, einige spezifische Aspekte genauer zu betrachten. Wir werden hier sowohl über die Funktionalität als auch über Dinge wie die Burn-Rate sprechen. Jeder dieser Aspekte ermöglicht es dem Team, besser zu verstehen, was gut gelaufen ist und welche Bereiche in Zukunft zusätzliche Hilfe und Unterstützung brauchen könnten. Mit Hilfe dieses Prozesses kann ein Team auf zukünftige agile Planungsprozesse vorbereitet werden und sicherstellen, dass Sprints effektiv genutzt und nach dem bestmöglichen Standard entwickelt werden.

Burn Rate - Hier bewertet das Team, wie viel Geld ausgegeben wurde und wie schnell es ausgegeben wurde. Die Kosten sind auf jeden Fall ein wichtiger Teil des Prozesses und die Beteiligten müssen in der Lage sein zu erklären, wofür sie Geld ausgegeben haben und warum, damit festgestellt werden kann, ob sich die Investition gelohnt hat.
Erbrachte Funktionalität - Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Ergebnisse dieses Prozesses zu bewerten, aber in erster Linie geschieht dies durch 1) die Messung der Geschwindigkeit (Velocity) oder der Anzahl der User Stories, die während der Iteration verbessert wurden; 2) die Messung der Fehler (Defects) oder der Anzahl der Bugs, die während des Entwicklungsprozesses entdeckt wurden; oder 3) die Messung des Burndown-Charts oder der Menge an Arbeit, die noch erledigt werden muss, um das Projekt abzuschließen.

Was es braucht, damit es funktioniert
Insgesamt ist es wichtig, dass alle, die am agilen Planungsprozess beteiligt sind, Teil eines Teams sind. Jeder kann beauftragt werden, zusammenzuarbeiten, aber wenn er es nicht wirklich tut, wird der Prozess nie erfolgreich sein. Jedes Teammitglied muss erkennen, dass sie alle wichtig sind und dass das Projekt nur dann erfolgreich sein kann, wenn alle ihre Aufgaben erfüllen. Jedes Mitglied ist ein wichtiger Teil des Prozesses und jede Person hat auch eine sehr wichtige Aufgabe (oder mehrere Aufgaben) innerhalb des Sprints, die erledigt werden muss.
Wenn das Team in der Lage ist, zusammenzuarbeiten und sich gegenseitig zu erklären oder auszudrücken, ist es für die gesamte Einheit besser möglich, das Endziel zu erreichen. Wenn Teile des Teams geheimnisvoll sind oder sich dem Rest der Gruppe nicht öffnen wollen, kann das den Erfolg untergraben und die Leistungsfähigkeit des Unternehmens als Ganzes drastisch verringern. Durch die Zusammenarbeit, das Verständnis für den Prozess der Teamarbeit und die effiziente Kommunikation wird jede Person im Team wachsen und das Endergebnis wird auf lange Sicht sogar noch besser sein.
Um die notwendige Zusammenarbeit und Kommunikation wirklich zu praktizieren, ist es auch wichtig, regelmäßige Treffen zu veranstalten, bei denen jedes Teammitglied die Möglichkeit hat, zu interagieren und seine Gedanken, Bedenken und Kommentare während des gesamten Prozesses zu äußern. Am besten ist es, dafür zu sorgen, dass jeden Tag Besprechungen stattfinden, egal ob es sich dabei um kurze und informelle Treffen oder um längere und ausführlichere Besprechungen handelt. Der Punkt ist einfach, dass alle die Möglichkeit haben müssen, zusammenzukommen und sich über den Prozess und alles, was passiert, auszutauschen.

Tägliche Meetups

Diese täglichen Treffen sollten in Form einer kurzen Besprechung stattfinden, es sei denn, es gibt ein größeres Problem oder Anliegen, das behandelt werden muss. Eine Möglichkeit, dies zu gewährleisten, sind Stehversammlungen, bei denen es keine Stühle gibt und jeder aufsteht. Das fördert die Idee eines kurzen Treffens, denn niemand will für längere Zeit stehen bleiben. Es sollte sogar ein Zeitlimit geben, damit das Treffen selbst nicht länger als 15 Minuten dauert. Das sollte genug Zeit für jedes Teammitglied sein, um zu sprechen, solange sie es kurz und einfach halten.
Bei dieser Besprechung muss trotzdem jedes Teammitglied sprechen. Das bedeutet, dass jeder zu Wort kommen muss und alle anderen zuhören müssen, während die betreffende Person spricht. Das Gesprächsthema sollte sein, was am Vortag getan wurde und was an diesem Tag getan werden soll. Jedes Mitglied kann auch besprechen, was es braucht, um sein nächstes Ziel zu erreichen. Das Wichtigste ist, die Aussagen kurz zu halten, damit sie auf den Punkt kommen. Es gibt keine Ausreden oder Abstriche bei einem Ziel oder einer Aufgabe. Es geht nur um die Fakten.
Es geht darum, festzustellen, was noch zu tun ist und wie lange es dauern wird, die Aufgabe zu erledigen. Von dort aus kann jedes Teammitglied bestimmen, wie lange es braucht, um seine nächste Aufgabe zu erledigen. Es sollten Ziele festgelegt werden und jedes Teammitglied sollte sich an die Fristen halten, die es sich selbst gesetzt hat. Wenn es unterwegs Probleme gibt, ist der Scrum Master dafür zuständig, diese Probleme zu lösen oder herauszufinden, was nötig ist, um diese Probleme zu lösen.

Der Grund, warum du Instagantt brauchst

Für alle, die ein Aufgabenmanagementsystem in Erwägung ziehen, aber nicht genau wissen, wo sie anfangen sollen oder was sie tun sollen, bietet Instagantt eine Vielzahl verschiedener Dienste und Funktionen, die es zu einer guten Wahl machen. Mit diesem System hast du alle Funktionen, die du brauchst, um deine Projekte auf den Weg zu bringen und sicherzustellen, dass sie im Team reibungslos ablaufen.

• Ziehe deine Daten, Längen und Abhängigkeiten per Drag & Drop, um den gesamten Prozess der Erstellung von Diagrammen und Zeitplänen extrem benutzerfreundlich zu gestalten.
• Nutze die Planungsfunktionen, um den idealen Zeitplan mit Meilensteinen, Abhängigkeiten und sogar Start- und Fälligkeitsdaten zu erstellen.
• Erstelle sowohl übergreifende Aufgaben als auch Teilaufgaben, um sicherzustellen, dass jeder Aspekt des Projekts geplant und organisiert ist.
• Verfolge den Fortschritt jeder Aufgabe sowie jeder Teilaufgabe und erstelle sogar Schätzungen für Stunden und Kosten oder Risiko und Priorität.
• Verwalte das Arbeitspensum für das gesamte Team, indem du kritische Zeiträume festlegst und jedem Teammitglied eine identifizierbare Aufgabenliste gibst.
• Verwende so viele Baselines wie du willst, um alle Änderungen am Zeitplan und eventuelle Verzögerungen zu verfolgen.
• Arbeite mit allen am Prozess Beteiligten zusammen, vom Team, das den Plan erstellt, bis hin zu den Kunden, die Antworten und Feedback benötigen.

Die wichtigsten Funktionen von Instagantt(Gantt Chart Maker) sind so konzipiert, dass jeder, der es benutzt, dies einfach und effektiv tun kann. Es gibt keine steile Lernkurve wie bei anderen Tracking-Systemen. Stattdessen ist es super einfach, alles zu importieren, was du im Auge behalten musst, und dann loszulegen. Außerdem kann jeder im Team seinen eigenen Aspekt der Gantt-Chart-Software kontrollieren und sicherstellen, dass seine Arbeit und Aufgaben regelmäßig mit dem Fertigstellungsgrad aktualisiert werden. Der Grundgedanke ist einfach, dass Planung und Projektmanagement so einfach wie nie zuvor sind.

Wenn es darauf ankommt, kann agile Planung für jedes Unternehmen ein äußerst effizienter und effektiver Weg sein, einen neuen Prozess durchzuführen und etwas Neues in die Tat umzusetzen. Durch den Einsatz der richtigen Werkzeuge, wie z.B. Instagantt, um den Überblick über die Prozesse und die zu erledigenden Aufgaben zu behalten, kann das Unternehmen ebenfalls sicherstellen, dass jeder weiß, was er tut und seinen Beitrag leistet. Es ist möglich, alle User Stories zum Erfolg zu führen, aber das erfordert Kommunikation und Teamwork in jeder Phase des Prozesses.