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Wenn es darum geht, dass dein Team miteinander in Kontakt bleibt, brauchst du die bestmöglichen Apps und Systeme. Wenn alle im selben Raum oder zumindest im selben Gebäude sind, helfen diese Apps dabei, die großartige Arbeit, die ihr alle leistet, zu fördern. Sie helfen dir, den Überblick darüber zu behalten, was jeder braucht und wie ihr euch gegenseitig helfen könnt. Sie ermöglichen es dir auch, Hilfe zu bekommen. Aber in erster Linie sind sie eine Möglichkeit, die Dinge bequemer zu gestalten. Schließlich kannst du aufstehen und dich bei den Leuten erkundigen, die diese Apps mit dir teilen.
Für Teams, die aus der Ferne arbeiten, ist es entscheidend, die richtigen Apps zu haben, um alles zu schaffen. Du musst sicherstellen, dass du die bestmöglichen Apps verwendest, denn sonst kann es zu Missverständnissen kommen. Du könntest Schwierigkeiten haben, alle wichtigen Informationen an die Personen weiterzugeben, die sie benötigen. Schließlich kannst du nicht einfach aufstehen und mit jemandem über ein Problem sprechen. Deine Apps und Systeme müssen funktionieren, denn sie sind das Einzige, was du hast. Und das ist etwas, das wir verstehen. Deshalb haben wir eine Liste mit den 12 besten Tools für Fernarbeit im Jahr 2024 erstellt.
Wie wir die richtigen Systeme gefunden haben
Wir wissen, dass es für deinen Erfolg entscheidend ist, mit deinem Team in Kontakt zu bleiben, und wir wissen, dass es viele verschiedene Möglichkeiten gibt, um zu kommunizieren und Informationen auszutauschen. Es reicht nicht mehr aus, nur eine einzige App zu haben, um E-Mails hin und her zu schicken. Du brauchst mehr als das. Du brauchst Systeme, die dir helfen, Arbeit zu verteilen, gemeinsam an Projekten zu arbeiten, Videokonferenzen abzuhalten, organisiert zu bleiben und vieles mehr. Aber du hast auch nicht die Zeit, dich durch die Hunderte und Tausende verschiedener Apps zu probieren.
Unser Team hat das Ausprobieren für dich übernommen. Wir haben uns durch Tausende von Apps gewühlt, um die unnötigen, nicht hilfreichen oder einfach nicht benutzerfreundlichen Apps auszusortieren. Wir haben den App Store durchforstet, um Apps zu finden, von denen wir wussten, dass sie dein Leben einfacher machen und deinem Team helfen, das zu erreichen, was sie brauchen. Am Ende haben wir uns auf 12 verschiedene Apps geeinigt, von denen wir glauben, dass sie deinen Betrieb reibungsloser machen werden. Jede dieser Apps hilft dir bei einer anderen Aufgabe, und jede ermöglicht es dir, dein Team zusammenzuhalten.
Werfen wir einen Blick auf einige der besten verfügbaren Fernarbeitssoftware, damit du die beste Lösung für dich und dein Team auswählen kannst:
Instagantt ist eine der besten Fernarbeitssoftware(Gantt-Chart-Software) auf dem Markt. Instagantt ist ein cloudbasiertes Tool, das dir alles bietet, was du brauchst, um dein Team zu managen und den Überblick über alles, was zu tun ist, zu behalten. Egal, wie groß dein Team ist, mit dieser App kannst du Zeitpläne erstellen, Aufgaben zuweisen, die Arbeitsbelastung verwalten und vieles mehr. Sie verwendet Gantt-Diagramme, die sogar mit Asana (über das wir gleich noch sprechen werden) verknüpft werden können, damit dein ganzes Team jeden Tag auf dem gleichen Stand ist. Deine Diagramme können auf verschiedene Arten erstellt werden, aber egal, wie du sie erstellst, du willst mit deinem Team Schritt halten können. Das ist hier möglich.
Du kannst Instagantt nutzen, um dein Arbeitspensum zu verwalten, dein Team in Verbindung zu halten und Videokonferenzen abzuhalten. Das Beste daran ist, dass alles anpassbar ist, so dass du sicherstellen kannst, dass deine Diagramme für dich geeignet sind. Du kannst Meilensteine und Abhängigkeiten in deinen Diagrammen einrichten, Aufgaben und Unteraufgaben erstellen und sogar verschiedene Aufgaben per Drag & Drop verschieben, um sicherzustellen, dass alles an der richtigen Stelle sitzt. Das Ergebnis ist ein Organigramm, das alle Beteiligten bei der Stange hält und sicherstellt, dass alle wissen, was sie zu einem bestimmten Zeitpunkt zu tun haben.
Einigeder großartigen Funktionen von Instagram sind:
- Zeitleisten
- Abhängigkeiten und Meilensteine
- Aufgabe und Teilaufgaben
- Ziehen & Ablegen
- Grundlinien
- Kritischer Pfad
- Mehrere Projekte und Arbeitsbereiche
- Vielfältige Exportoptionen: Excel, Bild und PDF
- Öffentliche Optionen zum Teilen von Schnappschüssen
- Optionen für die Zusammenarbeit im Team: Benachrichtigung und Aufgabenzuweisung
- Benutzerdefinierte Ansicht und benutzerdefinierte Felder
- Benutzerdefinierte Farboptionen für Fortschrittsbalken
- Risiko und Priorität
- Geschätzte und tatsächliche Kosten
- Gantt- und Auslastungsansicht
TeamGantt ist eine sehr gute Option, wenn es um die Planung von Projekten geht, denn damit können Nutzer ihre Projekte einfach und übersichtlich verwalten. Was TeamGantt auszeichnet, ist das Verständnis der Projektmanagement-Mentalität und -Philosophie, das sie in ihr Produkt einfließen lassen. Dieses Tool bietet einen umfassenden Überblick über jedes Projekt, seine Aufgaben, Termine und Ressourcen.
Einigeder TeamGantt-Funktionen:
-Baselines
- Drag&Drop
- Mehrere Projektansichten in einem Gantt-Diagramm
- Gastrecht
Diese Suite besteht aus einer Reihe von verschiedenen Apps, die dir helfen, produktiver zu sein. Zunächst einmal ist die Google Suite wahrscheinlich der Ort, an dem sich deine E-Mails gerade befinden. So gut wie jeder hat eine Google Mail-Adresse, weil sie bequem, kostenlos und benutzerfreundlich ist. Darüber hinaus bietet dir die G Suite Google Docs, Google Drive und Google Calendar. All das zusammen hilft dir, über alles, was in deinem Unternehmen passiert, auf dem Laufenden zu bleiben, egal wo du gerade bist.
Mit Google Text & Tabellen kannst du Dokumente erstellen, die in Echtzeit mit deinem Team geteilt werden. So können alle gemeinsam an verschiedenen Projekten arbeiten und gemeinsam Ideen entwickeln. Mit Google Drive kannst du Dateien hochladen, die du an anderer Stelle erstellt hast, damit das ganze Team sie sehen kann, oder du kannst sie in Ordner hochladen, um deine Arbeit abzugeben. Mit Google Calendar schließlich kannst du Besprechungen und Zeitpläne erstellen. Du kannst sogar Daten und Zeiten direkt aus deiner E-Mail abrufen, damit du nichts vergisst. All das zusammen hilft dir, produktiver zu sein und dein Team auf dem Laufenden zu halten.
Wenn du den Überblick über die Projekte in deinem Team behalten willst, hilft dir Asana dabei. Dieses System ist mit Instagantt integriert, um sicherzustellen, dass alle auf der gleichen Seite stehen und sich jeder um die ihm zugewiesenen Projekte kümmert. Es gilt als Aufgabenmanager und das aus gutem Grund. Du kannst alles von einem Ort aus einrichten und kontrollieren und sicherstellen, dass das ganze Team mitmacht. Alles, was du tun musst, ist, die Projekte zu erstellen und jedem Mitglied deines Teams die Aufgaben zuzuweisen. Sobald sie ihre Aufgabe kennen, können sie sich darum kümmern und sicherstellen, dass alles richtig gemacht wird.
Asana ermöglicht es dir, Pläne in verschiedenen Formaten zu erstellen, um sie einfacher und nützlicher für dich zu machen. Außerdem kannst du verschiedene Prioritäten setzen, Abhängigkeiten festlegen und alles in einem Schritt-für-Schritt-Prozess abbilden. Du kannst sehen, wo jeder arbeitet und für welche Aufgaben jede Person zuständig ist. Du kannst auch sicherstellen, dass niemand in deinem Team mit zu vielen Aufgaben auf einmal überlastet wird. Und sie können immer sehen, welche Aufgaben ihnen zugewiesen wurden oder wofür sie verantwortlich sind. Dann können sie sich wegen dieser Aufgaben an das Team wenden.
Wenn du mit einem Team im Büro arbeitest, stempelt jeder ein und stempelt aus. Normalerweise hast du eine zentrale Stechuhr, mit der das möglich ist. Wenn aber alle von zu Hause aus arbeiten, kann das schwieriger sein. Du willst nicht einfach davon ausgehen, dass die Leute arbeiten, wenn sie es sollten. Du willst sichergehen, dass sie auch wirklich das tun, was sie tun sollen. Hier kommt TimeBilling ins Spiel. Mit dieser App kannst du verfolgen, wie viel Zeit deine Teammitglieder für die verschiedenen Aufgaben in deinem Unternehmen aufwenden.
So kannst du die verschiedenen Projekte, an denen du arbeitest, auch viel einfacher abrechnen. Wenn du weißt, woran dein Team arbeitet und wann es das tut, weißt du auch, wie du diese Stunden abrechnen kannst. Du weißt, welcher Kunde für den jeweiligen Zeitraum zuständig ist. Mit TimeBilling bekommst du nicht nur den Tracker, sondern auch einen Kalender, in dem du sehen kannst, wie sich alles zusammensetzt, und du kannst Berichte herunterladen, die du deinen Kunden vorlegen kannst. Außerdem kannst du die App auf jedem Gerät nutzen und Rechnungen direkt in der App erstellen.
Trello hat in letzter Zeit an Beliebtheit gewonnen, weil du damit den Überblick über alle deine Aufgaben behältst. Es ist eine Produktivitäts-App, die du auf deinem Desktop oder deinem Mobilgerät nutzen kannst. Du kannst Trello als individuellen Tracker nutzen, um deine Aufgaben zu verfolgen, oder dein ganzes Team kann es nutzen, um verschiedene Aufgaben an verschiedene Personen im Team zu verteilen. Es ist auch deshalb ein einzigartiges System, weil es die beste Option im Kanban-Stil ist. Für diejenigen, die Kanban bereits kennen und lieben, ist das wahrscheinlich alles, was du wissen musst. Aber auch für diejenigen, die es nicht kennen, ist es ein einfach zu erlernendes System.
Bei diesem System verwendest du Karten, die einem bestimmten Team oder Teammitglied zugewiesen sind. Wenn sie ihren Teil der Arbeit erledigt haben, verschieben sie die Karte in einen anderen Bereich. Dann ist das Team oder das Teammitglied dafür verantwortlich, seinen Teil zu erledigen. Wenn die Karte von einer Reihe in die nächste verschoben wird, ändert sich die Verantwortung. Aber die Karte selbst ermöglicht es allen, zu sehen, wo sie sich befindet, wer daran arbeitet oder was mit ihr gemacht wird. Du kannst Trello für so viele Karten und Boards nutzen, wie du willst, so dass es sowohl für große Unternehmen als auch für kleinere Unternehmen geeignet ist.
Brauchst du eine Möglichkeit, um Informationen und Ideen mit deinem Team zu teilen? Vielleicht müssen du und dein Team (oder zumindest ein Teil davon) in der Lage sein, über verschiedene Aufgaben zu kommunizieren, oder ihr müsst an einem Projekt zusammenarbeiten können. Wenn das der Fall ist, ist Miro eine hervorragende Option für dich. Du kannst mit Google Docs in der G Suite zusammenarbeiten, aber Miro bietet dir eher eine Art Whiteboard. Das kann die Zusammenarbeit sogar noch einfacher machen, weil ihr alle Phasen durcharbeiten könnt, die nötig sind, um vom Anfang einer Idee zum Ende zu kommen.
Miro bietet euch einen Ort, an dem ihr gemeinsam brainstormen und verschiedene Ideen entwickeln könnt. Du kannst dann alle deine Recherchen und Entwürfe über das System abwickeln. Die gemeinsame Nutzung aller Informationen und die Zusammenarbeit während der Arbeit sind ein Kinderspiel. Das Gleiche gilt für die Erstellung eines Workflow-Systems, das Agile nutzt, damit dein Team weiß, was vor sich geht, während du anfängst, die Details festzulegen. Wenn du ein bisschen weiter bist, kannst du auch anfangen, Strategien zu entwickeln und verschiedene Schritte der Umsetzung zu planen. Und schließlich kannst du Miro für den Mapping-Teil nutzen, um deinen Plan in die Tat umzusetzen.
Für Unternehmen, die in der Softwarebranche arbeiten, ist ein System, mit dem sie kommunizieren und zusammenarbeiten können, unerlässlich. Andere Tools für die Zusammenarbeit sind großartig, aber du brauchst etwas, das speziell für Entwickler entwickelt wurde. GitHub ist genau das. Es hilft dir, mit anderen Entwicklern über dein Unternehmen zusammenzuarbeiten, oder du kannst sogar Open-Source-Bereiche erstellen, um kreativ zu werden. Das Wichtigste dabei ist, dass GitHub für das Programmieren konzipiert ist. Das bedeutet, dass du Zugang zu all den verschiedenen Tools hast, die du brauchst, um deinen Code mit anderen zu teilen, anstatt zu versuchen, ihn auf einer Plattform zu teilen, die für die allgemeine Kommunikation gedacht ist.
Mit GitHub kannst du deine Software direkt in der App erstellen. Das macht es für dein gesamtes Team einfacher zu sehen, was vor sich geht und daran teilzuhaben. Du kannst verschiedene Projekte direkt von diesem System aus verwalten und mit anderen Teammitgliedern teilen, indem du sie einfach irgendwo im System erwähnst. Es gibt sogar zusätzliche Apps und Tools, die den gesamten Prozess von der Kommunikation bis zur Softwareerstellung so einfach wie möglich machen. Am Ende hast du einen Code, der für dich funktioniert, und dein Team bleibt auf dem Laufenden, um dir zu helfen.
Als Designer brauchst du eine Möglichkeit, kreativ zu werden, und du brauchst eine Möglichkeit, diesen kreativen Aspekt in etwas Physisches umzusetzen. Genau hier kommt InVision ins Spiel. Mit dieser App kannst du jeden Aspekt deines Designs gestalten, von den ersten Ideen und Prototypen an. Du kannst mit dem gemeinsamen Erstellen von Ideen auf einem Whiteboard beginnen, ähnlich wie bei Miro, aber du wirst mehr Designfunktionen haben, als du dort bekommst. Dieses System ist für Menschen gemacht, die echte Produkte herstellen, die eines Tages in einem Regal stehen und gekauft werden.
Jedes Mitglied deines Designteams kann an seinen Aufgaben arbeiten und mit der Erstellung seiner Prototyp-Ideen beginnen. Sie können auch gemeinsam an ihren Projekten arbeiten und das Feedback einholen, das sie brauchen, um ihre Arbeit zu verbessern und sie in ein echtes Produkt umzusetzen. Du kannst verschiedene Ideen und Inspirationen auf deinen Boards sammeln und alles denjenigen präsentieren, die es sehen müssen. Du kannst das Projekt sogar an eine andere Person weitergeben, damit sie die nächste Phase übernehmen kann. Mit diesem System kannst du von einer Skizze ausgehen und sie in etwas Reales verwandeln.
Wenn es darum geht, mit deinem Team zu kommunizieren, willst du sichergehen, dass du es richtig machst, oder? Du kannst über Slack kommunizieren und alle mit Chat-Funktionen auf dem Laufenden halten oder über E-Mails in der G Suite. Aber manchmal muss man sich auch persönlich unterhalten. Das bedeutet aber nicht, dass ihr physisch im selben Raum sein müsst. Mit Zoom kannst du Videokonferenzen mit einer anderen Person oder mit einer großen Gruppe von Personen abhalten. Es geht nicht nur um eine normale Videokonferenz. Es geht auch darum, ganze Konferenzen oder Meetings für das ganze Team zu veranstalten.
Zoom macht es einfacher, ein Meeting komplett online zu veranstalten. Aber was du mit diesen Meetings machst, ist ganz dir überlassen. Du kannst dieses System nutzen, um Telefonate zu führen, die dein Team mit anderen Teammitgliedern oder Kunden deines Unternehmens führen muss. Du kannst es für Webinare und die Zusammenarbeit mit deinem Team oder für Besprechungen mit verschiedenen Kunden nutzen. Du kannst auch die Messaging-Funktionen nutzen, um mit deinem Team in ständigem Kontakt zu bleiben. Letztendlich ist dies ein Kommunikationssystem, mit dem du mit allen und jedem in Kontakt bleiben kannst.
Fernarbeitsteams können schwierig sein, weil sich jeder an einem anderen Ort befindet. Wenn du dich für ein lokales Unternehmen entscheidest, ist es vielleicht einfach genug, mit allen zu kommunizieren, weil ihr euch in demselben kleinen Gebiet befindet. Wenn du hingegen ein großes Unternehmen hast, sind deine Mitarbeiter wahrscheinlich über das ganze Land verstreut. Sie könnten sogar über den ganzen Globus verstreut sein. Das macht es schwieriger, mit ihnen zu kommunizieren und sicherzustellen, dass sie ihre Aufgaben erfüllen.
Wenn du mit deinem Team in Kontakt bleibst und ab und zu nach ihnen siehst, kannst du am besten dafür sorgen, dass alle zufrieden und erfolgreich sind. Genau hier kommt Timezone.io ins Spiel. Mit dieser App kannst du ganz einfach die Zeitzone sehen, in der deine Mitarbeiter/innen arbeiten. So kannst du sehen, zu welcher Zeit sie arbeiten und wie du in dieser Zeit besser mit ihnen zusammenarbeiten kannst. So erhaltet ihr beide die Hilfe oder das Feedback, das ihr braucht, und müsst euch keine Sorgen machen, dass ihr wegen der unterschiedlichen Zeitzonen den Anschluss verpasst.
Das letzte Tool, das wir für dich haben, ist Zapier. Dieses Tool ist einzigartig und wird für dein Unternehmen immer wichtiger werden. Denn bei Zapier geht es darum, verschiedene Aufgaben zu automatisieren, die du erledigen musst. Es geht aber auch darum, dass du alle Apps, die du nutzen willst, einfach und zusammenhängend einsetzen kannst. Bei all den Apps, die wir erwähnt haben (und den Tausenden weiteren, die es gibt), ist es unrealistisch anzunehmen, dass sie alle zusammenarbeiten, oder? Wenn das nicht der Fall ist, kann Zapier dir auch dabei helfen.
Mit dieser App brauchst du Informationen nur an einem Ort zu speichern, und Zapier kann sie bei Bedarf übertragen. Mit dieser App kannst du verschiedene Apps miteinander verknüpfen und sie können Informationen austauschen, die sonst nicht möglich wären. Das macht es für alle in deinem Team einfacher und schneller, auf dem Laufenden zu bleiben und verschiedene Aufgaben zu verfolgen, ohne zwischen verschiedenen Apps hin und her springen zu müssen. Das beschleunigt deine Abläufe und verhindert, dass Dinge unter den Tisch fallen, was leicht passieren kann, wenn du nicht darauf achtest, jede App effektiv zu verwalten.
Abschlusszeit
Apps sollen deinem Team helfen, den Arbeitsablauf zu verbessern und deine Fähigkeiten zu steigern. Mit den richtigen Apps kannst du die Zeit verkürzen, die du brauchst , um deinem Team verschiedene Gedanken, Ideen und Aufgaben zu vermitteln. Du machst es ihnen leichter, den Überblick zu behalten, was sie tun müssen, und du kannst sicherstellen, dass jeder die Unterstützung bekommt, die er braucht.
Manche Tools sind für deine Branche sinnvoller, andere nicht. Das Wichtigste ist, dass du sie ausprobierst, um herauszufinden, wie sie dir helfen können.
Letztendlich sind du und dein Team die Einzigen, die entscheiden können, welche Apps für dich am besten geeignet sind. Ihr wollt sichergehen, dass ihr ein zusammenhängendes System schafft, das euch das Leben leichter macht.
